As despesas operacionais de uma empresa devem ser bem gerenciadas. Afinal, sem essa prática, o negócio não tem recursos para investimentos e fica difícil sobreviver aos impactos econômicos que surgem a todo o instante. Para ter sucesso nesse processo, muitas organizações utilizam o centro de custo.
Neste artigo, abordaremos a definição desse conceito. Falaremos também sobre a sua importância, como implementá-lo e as vantagens que oferece para as empresas!
O que é centro de custo e qual a sua importância?
O centro de custo é uma estratégia de divisão interna das despesas organizacionais. Sendo assim, em vez de todos os custos serem centralizados em uma única área, como a “contas a pagar”, cada segmento da empresa tem autonomia para gerenciar suas despesas e adotar estratégias financeiras.
Dependendo da complexidade da empresa, é possível criar vários centros de custo de acordo com setores, produtos, projetos, filiais, equipes etc. Todo esse conjunto de pólos de despesas representa os custos mensais e anuais do negócio.
Para as empresas, os centros de custos facilitam muito o acompanhamento das despesas, o controle das finanças e o gerenciamento estratégico de investimentos. Outra vantagem é a possibilidade de utilizar indicadores de desempenho (KPIs) para identificar desperdícios no orçamento interno.
Podemos dividir os centros de custo em duas categorias:
- De produção (ou direto): impacta diretamente na geração de receita do negócio, pois está relacionado com as despesas de fabricação e comercialização de produtos e serviços;
- Não produtivos (ou indiretos): abrange as despesas administrativas que não influenciam diretamente na produção, comercialização ou geração de receitas.
Qual é a diferença entre centro de custo e departamento?
O centro de custo não é um departamento, mas uma ou várias unidades dentro dele. Por exemplo, o setor de recursos humanos pode dividir as suas áreas internas em centros de custo para gerenciar:
- O departamento pessoal;
- Os programas de treinamentos;
- A política de cargos e salários;
- A gestão dos benefícios.
O resultado desse fracionamento é uma melhor gestão do orçamento e a estruturação de estratégias eficientes de investimento para cada área.
Por outro lado, existem empresas que definem um centro de custo responsável pela administração de todos os outros pólos internos de despesas. Nesse caso, o centro de custo assume uma função de departamento.
Como funciona esse recurso?
Apesar dos centros de custos terem o foco no gerenciamento das despesas, as suas atividades vão além disso. Por meio deles, a empresa:
- Realiza pesquisas orçamentárias;
- Entende se existe capital para o desenvolvimento de novos produtos e serviços;
- Identifica a melhor estratégia de alocação de recursos financeiros;
- Observa se o negócio gera lucratividade.
Como implementar um centro de custo na sua empresa?
Para ter um ou vários centros de custo, a empresa precisa adotar algumas estratégias essenciais para a implantação deles. Dessa forma, esses polos cumprirão o seu objetivo.
A seguir, elencamos algumas ações importantes para essa implementação.
Divida o escopo financeiro
A primeira atitude dos gestores deve ser dividir o escopo financeiro da empresa entre departamentos-chave, como o de vendas, de produção e o administrativo. Após isso, é possível dividir os centros de custos por serviços. Por exemplo, se na área de vendas já existe um centro de custo, um outro pode ser criado para o atendimento ao cliente.
Liste todas as despesas
Cada centro de custo precisa ter uma lista com as principais despesas da área que gerencia. Nessa listagem estão incluídos:
- Custos fixos: aqueles gastos que aparecem todo mês, como as contas de consumo e o salário dos colaboradores;
- Custos variáveis: as despesas que são geradas em virtude de acontecimentos específicos, como o comissionamento de vendedores que tiveram um bom resultado nas vendas.
Utilize métricas
Os centros de custos devem ter métricas ou indicadores de desempenho para o acompanhamento das despesas, bem como a geração de relatórios com esses resultados. Dessa forma, os gestores entendem como está o volume de gastos de cada polo.
Integre os centros de custo
É importante que todos os centros de custo estejam conectados a uma área específica. Seria um setor responsável por todos eles. Com isso, os gestores obtêm uma visão geral de todas as despesas da empresa.
5 vantagens de aplicar esse conceito
São muitos os benefícios que os centros de custos oferecem para as empresas, apontamos os principais entre eles:
1. Análise financeira
Visto que a empresa é dividida em vários centros de custo, os gestores conseguem realizar uma análise financeira mais completa e eficiente. Desse modo, é possível cortar despesas desnecessárias que somente oneram o orçamento interno.
2. Compartilhamento de informações
Os centros de custo favorecem o compartilhamento de dados importantes entre os setores e a empresa. O resultado disso é a possibilidade de realizar comparações de despesas entre os polos. Além disso, os gestores divulgam com transparência e exatidão os dados gerais de gastos internos.
3. Distribuição de responsabilidades
Dependendo do tamanho da empresa, é um desafio gerenciar todos os custos internos por meio de um único setor. Com os centros de custos, essa pesada responsabilidade é dividida na empresa.
Quando isso acontece, cada polo visualiza os seus próprios gastos, levando assim, a uma maior conscientização sobre as despesas. Em contrapartida, o gerenciamento feito por um único setor pode impedir que os outros departamentos entendam a realidade dos seus custos.
4. Alcance de metas
Diante da compreensão clara das despesas operacionais, as áreas que têm um centro de custo conseguem definir metas compatíveis com as suas necessidades e o seu orçamento. Sendo assim, ao pensar em um projeto ou investimento, o setor analisará o quanto do capital está sendo consumido pelos custos.
5. Redução das despesas
Os centros de custos ajudam os setores a entender como e onde reduzir despesas. Isso é importante pois existem atividades essenciais em cada área que não podem perder investimentos financeiros e outras que permitem uma redução no capital investido.
Por exemplo, talvez o setor precise investir mais em tecnologias para otimizar as demandas internas. Esse recurso pode vir do corte de gastos com materiais de escritório que não são essenciais para a realização dos serviços da área.
Como vimos neste artigo, os centros de custos são ferramentas importantes para alcançar esse objetivo. Sendo assim, o negócio alcança metas importantes.Entendeu o que é um centro de custo? Continue aumentando os seus conhecimentos, baixe agora mesmo o nosso e-book: 10 ações para a redução de custos nas empresas.
