Redução de custos: 12 estratégias para aplicar nas empresas

Redução de custos: 12 estratégias para aplicar nas empresas

Redução de custos: 12 estratégias para aplicar nas empresas

Custos elevados podem prejudicar a empresa de várias formas, reduzindo sua rentabilidade e sua capacidade de investimento. Mais: mitigam o nível de competitividade do empreendimento. Por isso, é importante conhecer boas estratégias de redução de custos.

Antes, é preciso deixar claro: cortar gastos não é fácil. Alguém sempre se considera lesado e as reclamações costumam ocorrer. Para que não seja assim, desde o início, é preciso adotar uma comunicação clara com o time e explicar a importância dos cortes que serão feitos.

Entendemos muito do tema e queremos ajudar você. Por isso, vamos esclarecer 12 estratégias de redução de custos para implementar com sucesso na sua empresa. Continue a leitura!

A importância de reduzir os custos durante a Pandemia

A Pandemia causada pelo Covid-19 proporcionou uma crise mundial e trouxe diversos prejuízos para os negócios. A economia foi afetada, afinal, os países precisavam salvar as vidas e a população ficou sem poder sair na rua com a mesma frequência de sempre. Com isso, as consequências vieram: o consumo diminuiu, houve demissões em massa, a receita caiu e muitos projetos foram parados. 

Por isso, é fundamental que, nesse momento, as empresas coloquem em ação estratégias de redução de custos para sobreviver a este momento de crise e conseguir passar por ele sem que mais prejuízos apareçam. Caso as medidas necessárias não sejam tomadas, muitas empresas podem acabar não sobrevivendo, principalmente micro, pequenas e médias. 

Contudo, as organizações podem optar por soluções estratégicas para manter o equilíbrio nos negócios. É por isso que no próximo tópico abordaremos algumas práticas que podem ser essenciais durante este período. Continue acompanhando!

Como fazer a redução de custos na empresa? Veja 12 estratégias

Confira abaixo 12 estratégias para a redução de custos na empresa:

1. Analise os processos da empresa

Antes de todas as práticas de redução de custos que iremos abordar, é fundamental que elas se iniciem por uma análise dos processos. Assim, é possível verificar como eles estão funcionando atualmente na empresa, o quanto demandam de orçamento, entre outras questões que auxiliam a identificar a origem das despesas. 

Dessa forma, é possível saber quais são os desperdícios, quais são as melhorias necessárias e o que pode ser cortado sem perder a qualidade. Afinal, ao mapear os processos, você terá uma visão mais abrangente de toda a organização, o que contribui para os resultados de redução de custos a longo prazo e de maior impacto nos negócios.

2. Divida os custos estratégicos e não estratégicos

Alguns custos são realmente bons para a empresa, pois ajudam a fechar novos negócios e a aumentar a eficiência diária. É o caso dos investimentos em marketing ou integração de novas tecnologias. Eles são chamados de estratégicos, pois possibilitam mais ganhos financeiros.

Por outro lado, existem gastos necessários exclusivamente à manutenção da empresa e que não agregam muito valor. Os custos tributários, de energia elétrica ou aluguel do imóvel são exemplos. Sim, eles são importantes, mas certamente não são estratégicos para a empresa.

Então, como primeira dica, aproveite para listar todos os seus custos. Depois, avalie-os como estratégicos ou não estratégicos, de acordo com o nível de retorno oferecido à empresa. Assim, de imediato, terá uma visão sistêmica dos possíveis cortes de gastos.

3. Maximize a eficiência dos custos estratégicos

Os custos estratégicos ajudam a sua empresa a ser melhor do que a concorrência e alcançar uma posição defensável no mercado. Por isso, é difícil simplesmente cortá-los. O recomendado é reduzir o investimento feito ou estabelecer metas mais elevadas de retorno sobre investimento (ROI).

No primeiro caso, faça pequenos cortes, de até 5% ou 7%. O orçamento destinado para o marketing, por exemplo, pode ser 5% menor e mais bem aproveitado. É um corte pequeno, que não afeta tanto o orçamento do setor e que ajuda na rentabilidade do negócio.

A outra dica é: maximize a eficiência. Avalie como os atuais investimentos estratégicos podem gerar mais retorno sobre investimento, com os mesmos recursos financeiros ou até com recursos inferiores. Para tanto, estabeleça metas desafiadoras de ROI.

4. Corte os gastos que não são estratégicos

Na medida do possível, corte os custos que não são estratégicos. Alguns gastos triviais e que não se justificam podem ser eliminados totalmente. Outros, só precisam ser reduzidos para que se adequem à realidade da empresa. O objetivo é arquitetar um negócio mais enxuto.

Um bom exemplo são os tributos. Estar enquadrado em um regime tributário inadequado pode fazer com que tenha mais despesas que o devido, sem que isso gere qualquer ganho. Então, sente-se com o contador da empresa para avaliar quais tributos podem ser cortados.

Outros recursos essenciais, como energia elétrica e materiais de limpeza, podem passar por reduções significativas, de 25% a 50%. Por exemplo, chame um representante da operadora de energia elétrica para avaliar quais mudanças podem reduzir o consumo elétrico mensal.

5. Estabeleça um teto de gastos mensais

Em muitas empresas, há um verdadeiro descontrole do limite de gastos mensais. Como ninguém sabe até quanto pode gastar, usa sua consciência para definir esse limite e acaba por ultrapassar o que seria ideal. Para mudar isso, é simples: tenha um teto de gastos.

Reúna-se com os principais líderes da empresa, em especial do setor financeiro, e avalie a trajetória de gastos dos últimos meses. Quais foram os custos? Foram suficientes? Depois, defina um teto que oriente os gastos futuros, algo entre 5% e 10% inferiores aos meses passados.

Comunique todos os funcionários sobre a mudança financeira. Explique que todos terão que se adaptar, em maior ou menor grau. Depois, alinhe a liderança para que promova cortes em seus respectivos setores, eliminando primeiramente os custos não estratégicos.

6. Renegocie com os principais fornecedores

Uma das maneiras menos dolorosas de reduzir custos é renegociar com os fornecedores. Caso consiga diminuir os custos de compra, terá uma margem de venda superior e poderá desfrutar de um negócio mais lucrativo. A questão-chave é: como fazer essa negociação?

Primeiro, avalie se está pagando um preço justo. Investigue quanto os seus concorrentes pagam pelo mesmo produto/serviço. Avalie, ainda, quanto outros fornecedores cobram pelo mesmo produto/serviço. O objetivo é obter o máximo de informações antes da negociação.

Depois, convide seu fornecedor para conversar. Envolva-se pessoalmente na negociação, tenha os dados levantados à mão e estabeleça uma meta de redução dos gastos entre 2% e 5%, por exemplo. Se não conseguir negociar, avalie a possibilidade de trocar de fornecedor.

 

7. Mantenha equipes enxutas

Uma enorme fonte de custos é a folha de pagamento. Em empresas menores, os gastos com pessoal representam facilmente 1/3 das contas. Nas prestadoras de serviço, como escolas ou clínicas de estética, a folha de pagamento representa 50% ou mais dos gastos. Entender o custo de um funcionário é parte fundamental da estratégia.

Exatamente por isso, é preciso aproveitar ao máximo os funcionários e garantir que todos tenham uma boa performance no expediente. Definir metas individuais, monitorar os indicadores de desempenho e estimular uma liderança mais presente são bons passos.

No entanto, o mais interessante é optar por equipes enxutas. Estabeleça times pequenos e competentes para entregar bons resultados. Recompense essa equipe de acordo com o nível de entrega diária. Assim, terá maior produtividade e poderá reduzir os custos com pessoal.

8. Busque profissionais qualificados

Em tempos de crise, muitas empresas optam por demitir funcionários. Contudo, a demissão também traz impactos financeiros para a organização. Por isso, é fundamental que os gestores utilizem estratégias eficientes durante o recrutamento e seleção para buscar profissionais qualificados que realmente atendam as necessidades dos negócios e que se encaixem na cultura da empresa. Assim, a taxa de turnover irá diminuir e consequentemente, os custos com demissões também.

9. Reavalie os benefícios oferecidos

Reavaliar os benefícios oferecidos atualmente aos funcionários também pode ser uma estratégia para a redução de custos. O plano de saúde, por exemplo, é um dos maiores investimentos na gestão de pessoas. Portanto, é possível reavaliar o plano oferecido e reduzir custos sem prejudicar os funcionários.

Já em períodos de Pandemia, em situações em que o trabalho passou a ser remoto, a empresa pode suspender o vale-transporte e cortar os gastos com o deslocamento dos funcionários até a empresa. 

10. Conscientize a equipe

Se a empresa deseja reduzir os custos, é essencial que ela envolva todos os colaboradores nesse processo. Informe a equipe sobre as necessidades e promova práticas para economizar, como por exemplo, desligar equipamentos enquanto não estão sendo utilizados, evitar o desperdício de materiais, etc. 

A organização pode estabelecer metas de redução de custos, podendo até futuramente premiar os profissionais que mais se engajaram nesta missão quando alguma meta for alcançada. Portanto, deixe-os cientes da atual situação da empresa e faça com que estejam envolvidos com os objetivos organizacionais. 

11. Elabore um planejamento de redução de custos

Algo que não pode ficar de fora dessas práticas é o planejamento de redução de custos. Com ele, é possível estipular objetivos, metas (mensais, semestrais ou anuais) e traçar de forma mais assertiva as estratégias que a empresa irá utilizar. Utilize as análises dos processos já citados aqui anteriormente e planeje todas as ações necessárias. 

Além disso, também é fundamental incluir o plano financeiro. Assim, a empresa pode prever futuras despesas ou possíveis quedas no fluxo de caixa. Dessa forma, as necessidades são identificadas e é possível saber o melhor momento para efetuar cada estratégia. Além de viabilizar um monitoramento mais constante, avaliando o progresso e resolvendo os imprevistos com agilidade.

12. Invista em bons softwares de gestão

A tecnologia também reduz custos. Ela permite que muitas tarefas sejam automatizadas, deixando que os funcionários foquem no que é estratégico, enquanto as máquinas cuidam das rotinas repetitivas. Além disso, reduz o número de erros e problemas no expediente.

Um bom exemplo é o software de departamento pessoal. Ele simplifica e automatiza algumas tarefas ligadas ao controle da folha de pagamento: férias, distribuição de holerites, contratos, comunicação com os funcionários, e assim por diante. Isso, claro, diminui os gastos com papéis, impressões e até com possíveis processos trabalhistas, reduzindo, assim, os custos indesejados.

Como pode observar, existem diferentes estratégias de redução de custos. Classificar os gastos e estabelecer o teto são os primeiros passos. Também é preciso contar com tecnologias que tornem as tarefas diárias mais fluidas e assertivas, como softwares de gestão de RH digital. Assim, poderá reduzir custos, ganhar produtividade e garantir a construção de um negócio bem-sucedido.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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