Eliminando a papelada no escritório

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Pense no que é mais convidativo a um dia de trabalho proveitoso no escritório: uma mesa cheia de papéis diversos e desordenados, ou uma mesa limpa, só com o necessário para trabalhar?

Se pensarmos que um ambiente limpo e organizado estimula a produtividade, já que se pode focar mais facilmente no que importa, e torna o escritório um local mais agradável para os colaboradores, parece que é óbvio que a resposta é a segunda opção, certo?

Ainda assim, eliminar a papelada é um desafio para muitas empresas. Felizmente, hoje em dia o papel é dispensável na maioria das vezes, e existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para substituí-lo. Assim, além de mais produtiva, sua empresa também se torna mais sustentável e ganha espaço físico.

Trazemos neste post algumas dicas para você eliminar a papelada do seu escritório e ganhar tempo. Veja como:

Faça uma limpeza geral

Para acabar com o problema do excesso de papéis, o melhor é começar tirando tudo das mesas, gavetas e prateleiras e fazendo uma grande pilha. Isso dá uma dimensão do problema e ajuda a arrumar tudo de uma vez, sem deixar nada para trás para reiniciar o acúmulo.

Analise cada um desses documentos e divida-os em pilhas: o que pode ir para o lixo, o que pode ser digitalizado antes do descarte e o que precisa ser mantido de qualquer forma. Vale fazer um mutirão, engajando todos os colaboradores. Essa primeira etapa pode levar algumas horas, mas valerá a pena!

Organize os papéis que restaram

Não tem jeito, alguns impressos você precisará manter. É importante determinar um local que seja o lugar dos papéis, para que eles não fiquem espalhados por todo lugar.

O melhor a fazer com os que restaram é mantê-los bem organizados, por exemplo em pastas de arquivo, separando-os por categoria, como contas, recibos, contratos etc. Guarde os novos que chegarem na categoria correta. De vez em quando, volte a eles para ver se a data de algum já expirou e se você pode descartá-lo também.

Digitalize os que puderem ficar em formato digital, organizando-os em pastas no computador para não transferir a bagunça do espaço físico para o digital e use o armazenamento em nuvem. Soluções como Dropbox e Google Drive são boas opções, pois permitem que você tenha um backup virtual caso seus computadores sofram algum dano.

Se tiver espaço, invista em um arquivo morto para guardar contratos ou documentos antigos, mas que precisam ser mantidos. Assim, eles têm seu próprio espaço e não se misturam com os papéis que você precisa manusear com mais frequência.

Faça uma mudança de hábitos

Certo, você e sua equipe colocaram a mão na massa e jogaram fora toda a papelada desnecessária. Mas passe algumas semanas sem realizar nenhuma mudança de hábito e você verá impressos de todo tipo se acumularem pelo escritório outra vez.

Para que a bagunça não volte, elimine comunicações como newsletters, convites e recados impressos. Tudo isso pode ser feito por email, sinalização digital, redes sociais e outros métodos que não só reduzam a quantidade de papel como tornam sua comunicação interna mais atrativa.

Adote sistemas de gestão

Adotar um sistema de gestão é uma ótima alternativa também para diminuir o uso de papel no escritório. Esse tipo de ferramenta permite integrar diferentes setores da empresa e concentrar os dados no mesmo lugar. Dessa forma você elimina os papéis e ainda automatiza atividades repetitivas e facilita a geração de relatórios, ganhando ainda mais produtividade. Com menos papéis e processos, sobra tempo no que interessa: a estratégia.

Um exemplo desse tipo de ferramenta é o Convenia, que permite que a sua empresa profissionalize a gestão de RH, organizando rotinas de departamento pessoal, gestão de ponto, férias, dentre outros.

Mantenha as boas práticas

Agora que está tudo organizado, é importante fazer um trabalho de educação com os colaboradores para que evitem ao máximo o uso de papel, imprimindo só o necessário e jogando no lixo panfletos e outros materiais sem utilidade que surgirem nas mesas do escritório.

Seguindo essas dicas, o ambiente da sua empresa ficará mais leve, organizado e produtivo! E você, quais ações adota para reduzir o uso de papel em seu escritório? Compartilhe sua experiência com a gente nos comentários!

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