O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) foi criado em 1966, pelo Governo Federal, para garantir a proteção do trabalhador demitido por justa causa. De lá para cá, esse benefício sofreu algumas alterações importantes para se adequar às evoluções do mercado de trabalho.
Seguindo essa linha de evolução, o benefício ganhou uma nova “roupagem”: o FGTS Digital. Mas diferente de outras alterações, essa foi para beneficiar o Departamento Pessoal, responsável por lidar com o pagamento do FGTS na empresa.
Neste artigo, explicaremos o que é, como funciona e como acessar esse sistema. Além disso, mostraremos quais serviços serão disponibilizados e como o departamento pessoal (DP) precisa se alinhar com o FGTS digital.
O que é o FGTS Digital?
O FGTS Digital representa uma abordagem inovadora para a administração integral de todo o processo de arrecadação do FGTS. Seu propósito é melhorar a forma como os recursos do FGTS são arrecadados, fornecer informações mais eficientes tanto aos trabalhadores quanto aos empregadores, e aprimorar o processo de apuração, lançamento e cobrança desses recursos.
A Subsecretaria de Inspeção do Trabalho (SIT), que faz parte da Secretaria de Trabalho (STRAB) do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é responsável pela elaboração e implementação do Sistema FGTS Digital, conforme estabelecido pela Resolução nº 985 do Conselho Curador do FGTS em 15 de dezembro de 2020.
Como base de informações, o portal do FGTS usará a plataforma e-Social. Quanto a interface, ou seja, as opções de serviço, serão 100% digitais. No sistema, haverá diversas alternativas para gerar as guias de recolhimento.
FGTS Digital: quando inicia e qual é o cronograma?
Atenção, em novembro de 2023 foi anunciado mais um adiamento do cronograma para o FGTS Digital. De acordo com o Governo Federal, o FGTS Digital vai iniciar oficialmente em março de 2024. As empresas terão a oportunidade de realizar testes e se familiarizarem com o sistema durante o período de agosto de 2023 a janeiro de 2024, antes de sua implementação oficial.
Confira abaixo o cronograma oficial atualizado do FGTS Digital:
Período de Testes do FGTS Digital
De acordo com o Governo Federal, as empresas pertencentes ao Grupo 1 do eSocial começaram a utilizar o ambiente de testes a partir de 19/08/2023, enquanto as demais empresas iniciaram seus testes a partir de 23/09/2023.
O que muda com o FGTS Digital?
Com o FGTS Digital, haverá mudanças significativas no cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS. As principais mudanças são:
- Alteração na data de vencimento
- Recolhimento através do PIX
- eSocial como fonte de dados
- Geração do Certificado de Regularidade do FGTS
Data de Vencimento
A data de vencimento do recolhimento mensal do FGTS será alterada para o vigésimo dia (20) do mês seguinte à competência, mas essa mudança afetará apenas os fatos geradores ocorridos após o início do FGTS Digital. As empresas devem se preparar e ajustar seus processos, rotinas e sistemas para essa nova data de vencimento.
Recolhimento através do PIX
Com o FGTS Digital em operação, o recolhimento dos valores devidos ao Fundo será realizado exclusivamente via PIX. As empresas precisam estar preparadas para usar esse canal de pagamento, incluindo o ajuste dos limites de pagamento via PIX em seus sistemas bancários.
eSocial como fonte de dados
O FGTS Digital será alimentado quase simultaneamente pelas informações transmitidas ao eSocial. O valor devido de FGTS será gerado com base nas informações prestadas pelos empregadores no sistema de escrituração eSocial.
Geração do Certificado de Regularidade do FGTS
Com o início do FGTS Digital, o não recolhimento dos valores devidos no prazo do vencimento pode afetar a emissão da Certificação de Regularidade do FGTS (CRF). É importante que os empregadores fiquem atentos e cumpram suas obrigações de recolhimento de FGTS dentro do prazo para garantir sua regularidade.
Outro ponto importante é que para os fatos geradores anteriores à implantação do FGTS Digital, os empregadores devem continuar cumprindo suas obrigações por meio do sistema Conectividade Social (CAIXA), como já fazem atualmente. A partir da competência de implantação do FGTS Digital, os valores devidos deverão ser recolhidos através do FGTS Digital.
Como o FGTS Digital vai funcionar?
As informações e recursos do FGTS portal foram desenvolvidas pela Subsecretaria de Inspeção do Trabalho (SIT). Para gerar praticidade, o sistema utilizará o número do Cadastro de Pessoa Física (CPF) como a principal forma de identificação do trabalhador. O fato de o PIX ser escolhido como ferramenta de pagamento também gera muitas vantagens.
É uma forma de pagamento sem taxas e com mais agilidade que outras transferências. Por exemplo, aumento da facilidade, confiabilidade e agilidade. Dessa forma, o processo de individualização da conta do trabalhador é otimizado.
Quando for necessária a emissão de guias de pagamento do FGTS, haverá duas opções: direto na tela do portal do eSocial ou do FGTS digital. Esses recursos irão garantir que os valores recolhidos sejam totalmente depositados nas contas vinculadas dos trabalhadores.
No futuro, o MTPS e a SIT pretendem desenvolver sistemas para controlar, gerenciar e automatizar os procedimentos de compensação e restituição de quantias pagas de forma indevida.
Sendo assim, o trabalhador terá mais autonomia para efetuar a recuperação e a compensação dessas quantias. Cabe aos profissionais do DP acompanhar o FGTS digital, seguindo cada nova atualização .
Quais são os serviços disponíveis?
Ao acessar o portal FGTS digital, o usuário terá a sua disposição diversos benefícios e facilidades, como:
- Consulta e individualização de extratos de pagamento;
- Pagamentos via sistema PIX;
- Conferência de débitos em aberto;
- Emissão de guias de recolhimentos;
- Pagamento de multas indenizatória;
- Notícias recentes sobre o FGTS;
- Canais de contato;
- Legislações;
- Perguntas e respostas frequentes.
Como dito no tópico anterior, com o tempo, nossos recursos e funcionalidades serão disponibilizadas. A intenção é tornar os serviços cada vez mais personalizados, práticos e otimizados.
Como acessar o FGTS digital?
O acesso ao FGTS digital é bem simples. Para isso, basta a empresa cadastrar uma conta no site gov.br. Para utilizar essa conta, o empregador deve registrar uma senha neste portal ou utilizar um certificado digital. Todo esse processo é feito de forma gratuita e acessível para todos os brasileiros — incluindo as empresas.
Após a criação da conta e senha, o acesso do FGTS digital estará disponível para o usuário com nível prata ou ouro (recurso de segurança da informação). Apenas pessoas físicas que são empregadoras ou responsáveis legais da empresa têm acesso aos níveis citados.
Se o acesso for feito por meio de procuração, o sistema exige que aconteça via certificação digital. Falando nesse tipo de acesso por meio do certificado, o FGTS digital exige os seguintes passos:
- Cadastro no site gov.br;
- Vincular ou cadastrar o CNPJ ou login do usuário.
A seguir, aparecem as opções dos seguintes certificados:
- A1 — assinatura armazenada no dispositivo eletrônico do usuário;
- A3 — armazenamento em tokens USB, mídias portáteis e cartões com chip;
- Em nuvem — armazenamento no servidor de um prestador desse tipo de serviço. Como o acesso acontece via internet, é dispensado o uso de dispositivos eletrônicos.
Quais os perfis de acesso ao FGTS digital?
Existem quatro categorias de perfis de acesso ao FGTS digital. São eles:
- Meu perfil (titular) — acesso realizado pelo titular do certificado digital ou de seu usuário e senha que foram registrados no site gov.br (conta nível prata ou ouro) e pelo empregador (CPF ou CNPJ). Esse último visualizará e editará as informações dos colaboradores atrelados ao respectivo CPF ou CNPJ;
- Procurador de pessoa jurídica — alternativa de informar o CNPJ do empregador que terá os seus dados editados ou consultados. Para isso, é preciso a realização de um cadastro prévio de autorização dos poderes a serem concedidos na área de procurações do portal FGTS. Vale lembrar da obrigatoriedade do uso do certificado digital;
- Procurador pessoa física — opção de informar o CPF do empregador que terá os seus dados consultados ou editados. Também é necessário o cadastramento prévio de autorização dos poderes a serem concedidos na área de procurações do FGTS digital. Além da utilização do certificado digital do procurador;
- Responsável legal perante a Receita Federal do Brasil (RFB) — acesso feito com o certificado digital pessoa física (e-CPF). Outro meio de acessibilidade é por meio do usuário e senha de uma conta nível prata ou ouro do site gov.br. Porém, é preciso que esteja cadastrado como representante da empresa no CNPJ da mesma que está na base de informações da RFB.
Esses acessos estarão mais claros quando o sistema estiver no ar, pois atualmente temos informações advindas apenas da FAQ do Governo Federal. Não há imagens, modo de navegação ou um tutorial mais detalhado de todas as possibilidades de acessos e funções.
É possível cadastrar pessoas físicas (CPF) e jurídicas (CNPJ) como procuradores de minha empresa?
Existe a opção de cadastrar pessoas físicas e jurídicas como procuradores da empresa (profissionais ou gestores do DP). É possível também permitir que o procurador transfira os poderes que lhe foram concedidos a uma terceira pessoa física ou jurídica.
Porém, esse último procurador não poderá fazer o mesmo, ou seja, repassar seus poderes para outros.
Todos os procuradores da empresa precisarão usar o certificado digital para acessar o portal FGTS. Uma vez no sistema, o próximo passo é clicar no campo “trocar perfil” e registrar o CPF ou CNPJ da empresa que deseja ver ou editar as informações. Dessa forma, o procurador recebe os poderes que lhe foram concedidos.
Cabe aqui um lembrete: a transmissão (ou substabelecimentos) de poderes sempre será feita com reserva integral de poderes — transferência provisória dos poderes a um terceiro procurador, podendo o procurador original reassumi-los a qualquer tempo.
Em vista disso, não é possível transmitir sem reserva de poderes – quando o procurador original renuncia de forma definitiva os poderes e os entrega ao terceiro procurador.
Isso significa que os procuradores terão plenos poderes no FGTS digital? Não. Na verdade, o sistema disponibiliza uma lista de serviços que podem ser concedidos aos procuradores. Cada um desses serviços está atrelado a módulos específicos do sistema.
Ao procurador, será permitido consultar (visualizar dados do sistema e gerar guias) ou editar (solicitar compensações, estornos, editar históricos de remunerações rescisórias etc.).
O SEFIP vai acabar com a chegada do FGTS Digital?
Na prática, os empregadores continuarão a recolher o benefício por meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) e Conectividade Social.
No entanto, a última etapa do sistema prevê o fim da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), hoje realizada na SEFIP. Após esta última etapa de implantação, todos os recolhimentos serão realizados via FGTS Digital.
Após o término desse período, o SEFIP, GRRF e Conectividade Social serão integrados ao portal FGTS e também disponibilizados no e-Social.
Dicas para o DP se adequar ao novo acesso e instruir colaboradores
Além de entender sobre as funcionalidades e serviços do portal FGTS digital, os gestores do DP precisam treinar os colaboradores. Para ajudar nessa tarefa, separamos algumas dicas importantes sobre o sistema.
Consulta da relação de trabalhadores
Ao acessar a tela principal do FGTS digital, o usuário visualizará o campo “Consultas do Empregador”. Nesse módulo, ao clicar na opção “Consulta FGTS por Vínculo”, é possível consultar todos os colaboradores desligados, afastados e ativos.
Além disso, há a funcionalidade de verificar o histórico de FGTS (pago e devido) de cada um dos trabalhadores.
Outra possibilidade é obter um detalhamento sobre retificações realizadas pela empresa na base de cálculo no e-Social. Já no campo “Consulta FGTS Consolidado do Empregador”, são exibidos relatórios por competência (informações sobre valores arrecadados e em aberto no mês).
Clicando em “Consulta Pendências do Empregador”, o usuário visualiza todas as quantias já declarados no e-Social, mas que não foram quitadas pela empresa no portal FGTS digital.
O importante aqui é mostrar para toda a equipe como realizar essas consultas para evitar problemas no futuro, com a implantação do sistema.
Verificação de trabalhadores cadastrados no e-Social
Pode acontecer do DP cadastrar um colaborador no eSocial e não o visualizar imediatamente o FGTS digital. Por que isso acontece?
O motivo é que o trabalhador só aparece no portal FGTS se algum evento relacionado a ele (como o SST — Saúde e Segurança do Trabalho, folha de pagamento etc.) é enviado ao eSocial.
Quando isso é feito, todos os dados cadastrais e contratuais serão carregados no sistema FGTS automaticamente. A integração com o e-Social já acontecerá nesta primeira etapa da implantação, portanto quanto mais completo o e-Social estiver, o FGTS Digital estará.
Remunerações que não aparecem no FGTS digital
Talvez o DP tenha inserido dados de remunerações de estagiários ou prestadores de serviços autônomos no eSocial. Entretanto, esses rendimentos não aparecem ativos no campo “Consultas do Empregador” no portal FGTS digital. Será que existe algum erro de lançamento?
A resposta é não. No FGTS digital, o cálculo só é feito quando os trabalhadores estão em uma categoria profissional que garanta o direito ao benefício. Mesmo que o usuário tenha confirmado a incidência de FGTS no e-Social, o FGTS digital reconhecerá que essa solicitação é improcedente.
O ideal é que os procedimentos relativos ao portal FGTS comecem a fazer parte do programa de treinamento dos profissionais do DP. Para isso, os gestores podem utilizar o Manual do FGTS digital, publicado pelo MTPS. Outra fonte de conhecimento é a seção “Perguntas Frequentes” e os vídeos produzidos no site gov.br.
Sem dúvidas, o departamento pessoal precisará de tempo para absorver tantas novas informações e se adaptar ao sistema FGTS digital. Isso é compreensível.
No entanto, o melhor a fazer é começar a fase de migração mesmo sem ter uma data definida para a implementação total do portal. Sendo assim, os processos correrão com maior suavidade e os impactos nas demandas do DP serão menores.
Agora que você já entendeu como vai funcionar o FGTS digital, seus recursos e funcionalidades, é hora de preparar o DP para essa nova era do mundo digital. Por isso, baixe agora mesmo nosso Kit Automação do Departamento Pessoal.
