Desde o ano passado, todas as empresas brasileiras já são obrigadas a adotar o eSocial — sigla criada para definir o Sistema de Escrituras Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — no qual se inclui a Folha de Pagamento Digital. Ela foi criada com o objetivo de facilitar o repasse de informações de funcionários ao Governo Federal, que utiliza os dados em órgãos como a Previdência Social e o Ministério do Trabalho.
Com esse novo procedimento, a gestão de encargos trabalhistas poderá ser feita com mais agilidade e organização pelas empresas, o que trará vários benefícios. Mas, como funciona a Folha de Pagamento Digital? Como emiti-la? Continue lendo para descobrir a resposta a essas perguntas e conhecer melhor essa mudança do contracheque de papel para o digital.
O que é a Folha de Pagamento Digital
A Folha de Pagamento Digital surgiu em 2014, quando passou a ser exigida na declaração das empresas que tiveram faturamento superior a R$48 milhões no primeiro semestre daquele ano. No segundo semestre, microempreendedores individuais e empresas do Simples Nacional, entre outros, também tiveram que adotá-la.
Por meio de um sistema único, o empregador pode ter acesso aos contracheques de seus colaboradores em ambiente digital. Nele, os contadores lançam todos os dados relativos ao pagamento de funcionários, como salário, vale-transporte, alimentação, INSS e IRPF.
É uma forma de garantir maior segurança e confiabilidade às informações. Seu agrupamento de forma digital oferece múltiplas vantagens em relação ao contracheque de papel. Confira, a seguir.
As vantagens da Folha de Pagamento Digital
Unindo declarações essenciais para qualquer empresa nacional (como Caged — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, Dirf — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte e Rais — Relação Anual de Informações Sociais) em um só documento, o eSocial exige que os profissionais se adaptem, realizando declarações anteriormente separadas e com diferentes prazos em uma única base de dados. Nela, as informações são alimentadas de maneira quase simultânea às mudanças ocorridas na organização.
Toda alteração leva certo tempo e preparo. Por isso, é importante começar a adoção da folha digital desde já, de forma a evitar contratempos futuros. Vejamos, então, alguns benefícios da adoção desse sistema em sua empresa.
Otimização do tempo
Com o software do eSocial, os dados relativos a horas trabalhadas, impostos, previdência e benefícios são feitos de forma mais rápida. Por meio da seleção da faixa salarial, tempo de serviço e outros valores fixos disponíveis, os cálculos são realizados automaticamente. Com isso, o contador põe um fim às extensas horas gastas com o trabalho manual, além de minimizar as chances de erro.
Eficiência operacional
O novo sistema também traz mais eficiência na gestão das informações. Com ele, todos os dados relativos ao pagamento dos honorários são reunidos em um único lugar. As faltas, horas-extras e reajustes são facilmente aplicados, o que evita problemas gerados por variações mensais nos pagamentos.
Caso necessário, por meio do eSocial, pode-se ainda emitir relatórios, o que traz um fim ao acúmulo da papelada nas empresas e nos escritórios de contabilidade.
Cumprimento de obrigações legais
Conforme apontamos, o cadastro das informações no esocial já é exigência do Governo Federal. Por isso, é importante adotá-la desde já, a fim de evitar problemas com a Justiça. A implementação da nova folha começou, efetivamente, no ano passado, segundo o seguinte cronograma:
Fonte: Portal Esocial
Enquanto o recebimento dos dados por parte do governo é altamente facilitado com essa nova providência, cabe aos atuantes do RH e do DP se familiarizarem com o procedimento. Afinal, ele abre mais portas para multas e penalizações para as empresas que não registrarem suas alterações dentro dos prazos estabelecidos, completamente diferentes dos que eram adotados antes da existência do eSocial.
Essa familiarização já é essencial a partir de agora, levando em conta que, pouco tempo antes da obrigatoriedade da declaração, cerca de 70% das empresas que deveriam fazê-la ainda não contavam com planos de adaptação ao novo formato exigido.
Como vimos, a adoção da Folha de Pagamento Digital é uma exigência do Governo Federal a todas as empresas no Brasil, de forma a facilitar o repasse das informações trabalhistas e, assim, favorecer a atuação dos órgãos federais. Ademais, o uso do eSocial traz várias vantagens ao empreendedor. Por meio do lançamento dos dados em um sistema único, elimina-se o risco de perda de informações importantes e pode-se realizar as rotinas de departamento pessoal com mais agilidade.
Este artigo foi útil para você? Que tal aprender ainda mais sobre o funcionamento da Folha de Pagamento Digital? Confira mais um post do nosso blog, que mostra como funciona esse processo usando o eSocial.
