Como funciona a folha de pagamento online? 4 passos essenciais

Como funciona a folha de pagamento online? 4 passos essenciais

De acordo com o artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), bem como o artigo 225 do Decreto n0 3.048/99, são obrigatórios os registros, na folha de pagamento, das remunerações, descontos, adicionais salariais e outras informações que integram o salário do trabalhador. 

E com a folha online, o RH consegue realizar esses lançamentos com segurança e agilidade durante o processo!

Neste artigo, falaremos sobre a importância da folha online para as empresas e os seus colaboradores. Mostraremos também, como funciona o registro e a migração para esse documento digital. 

Acompanhe os próximos tópicos!

A importância da folha online para empresa e colaborador

A folha online otimiza os cálculos remuneratórios dos colaboradores da empresa. Afinal, essas equações trabalhistas são feitas automaticamente e com incrível rapidez. Além disso, esse documento digital oferece mais segurança contra erros de lançamentos manuais e a perda de informações importantes.

Quando é necessário fazer reajustes salariais, inserir um novo desconto ou adicional, a folha online cuida para que os cálculos sejam realizados de acordo com as regras da legislação trabalhista. 

Mas, quais são as vantagens desse sistema digital para os colaboradores?

Uma delas é a tranquilidade de que as remunerações estão sendo pagas da maneira correta. Outro benefício é o registro dos dados em tempo real. Dessa forma, os profissionais se mantêm atualizados sobre mudanças no seu salário.

Como vimos na introdução, a legislação obriga as empresas a produzirem a folha de pagamento. No caso da folha online, as organizações utilizam aplicações virtuais para cumprirem essa obrigação.

Essas tecnologias facilitam também o envio das informações da folha de pagamento ao eSocial.

Como funciona a folha de pagamento online?

A folha de pagamento online tem todos os dados que são obrigatórios por lei, como:

  • Tipo de contrato;
  • Nome do colaborador;
  • Número da Carteira de Trabalho por Tempo de Serviço e Previdência Social (CTPS);
  • Dados da empresa;
  • Cargo ou função do colaborador;
  • Número de dias trabalhados;
  • Valor salarial bruto;
  • Valor salarial líquido.

Descontos

Os descontos também integram a folha online. Mas quais são os principais descontos que as empresas precisam lançar neste documento digital? Entre eles, podemos destacar:

  • Seguro saúde e odontológico;
  • Vale transporte e refeição;
  • Despesas adicionais;
  • Convênios com academias, instituições de ensino etc.;
  • Recolhimento das contribuições ao Instituto Nacional de Seguro Social (INSS);
  • Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
  • Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

Passo a passo de migração para o digital

Caso o RH da empresa ainda utilize a folha de pagamento manual, é essencial que inicie o processo de migração para o documento digital. Uma vez que, além das vantagens para o negócio e suas equipes, como vimos, o eSocial é uma plataforma digital.

Sendo assim, quanto mais rápido o RH se adequar ao modelo online da folha de pagamento, melhor será o alinhamento com as regras do eSocial. Para facilitar o processo de migração, a seguir, mostramos um passo a passo.

1. Conheça a folha online

Os gestores do RH precisam se familiarizar com as funcionalidades da folha online. Esse conhecimento facilitará a implantação, otimizará o processo de aprendizagem sobre esse documento e dará maior eficiência no uso dele.

2. Verifique a legislação

É importante também conhecer as regras da CLT e do manual de orientações do eSocial. Dessa forma, o time do RH lançará e enviará os dados corretamente, evitando, por exemplo, que o sistema realize cálculos que não condizem com a realidade salarial dos colaboradores

3. Escolha a tecnologia

Existem muitas aplicações virtuais customizadas para facilitar os processos do RH. No caso da folha online, o ideal é que o RH implante um sistema de gestão. Com as funcionalidades dessa tecnologia, a empresa integra informações e otimiza a geração da folha de pagamento.

4. Treine o RH

Outra medida importante é o treinamento do time de RH com respeito ao uso da folha online. Essa aprendizagem pode ser incluída no programa oficial de treinamento da empresa por meio de palestras, aulas teóricas e práticas.

8 vantagens de contar com a folha online

São muitos os benefícios de implantar a folha online no RH. Os principais são:

  1. Tecnologia inovadora: é um sistema que acompanha a transformação digital, gerando inovação e eficiência para o RH;
  2. Simplificação de processos: as demandas relativas à folha de pagamento ficam mais simples. Sendo assim, o time de RH se concentra em tarefas internas mais estratégicas;
  3. Redução de erros: em vista da precisão do sistema da folha online, o RH reduz consideravelmente os erros de lançamento na folha de pagamento. Desse modo, se evita processos trabalhistas;
  4. Integração de dados: todo mês, o RH gera novas folhas de pagamento para os colaboradores. Por meio da folha online, esses dados ficam integrados e centralizados em um único sistema. Com isso, a equipe do RH encontra informações com facilidade;
  5. Controle financeiro: os balancetes feitos pelo setor financeiro da empresa dependem de dados exatos vindos da folha de pagamento. Após a implantação da folha online, os balanços das receitas mensais da empresa serão gerados com exatidão;
  6. Histórico dos colaboradores: a folha digital é um acervo de dados que compõem o histórico dos colaboradores. Por meio desse documento digital, o RH descobre a quantidade de férias, afastamentos, licenças, horas extras e ajustes salariais de todo o time;
  7. Geração de relatórios: caso o RH queira saber quanto foi pago em benefícios para os colaboradores ou em impostos aos órgãos tributários, a folha online será uma fonte segura para a geração de relatórios com essas informações;
  8. Utilização de indicadores de desempenho: o RH deve utilizar indicadores de desempenhos (KPIs) para monitorar e acompanhar os processos internos. Para isso, a folha online é um ótimo recurso. Por exemplo, os gestores conseguem medir o nível de absenteísmo entre as equipes.

Conclusão

Sem dúvidas, a folha online faz parte do RH 4.0 e da gestão estratégica. As empresas que implantam essa ferramenta virtual estão no caminho da inovação. Os resultados positivos dessa estratégia serão vistos na gestão de pessoas e no fortalecimento da marca no mercado.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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