A gestão de ponto é uma das rotinas mais trabalhosas e importantes do departamento pessoal de uma companhia, sobretudo quando as informações provenientes do ponto refletem na folha de pagamento, compra de benefícios, indicadores e muito mais.
Muitas empresas ainda coletam as marcações informalmente sem o ponto eletrônico e todo e qualquer trabalho manual pode ocasionar erros: neste caso, errar para mais pode causar prejuízo para a empresa e errar para menos pode acarretar em prejuízo ao funcionário.
Pensando nisso, reunimos neste post as principais dúvidas a respeito da gestão de ponto e mostramos em detalhes como práticas mais avançadas (assim como o banco de horas) podem ser importantes para sua empresa. Mas, se você estiver buscando por uma solução que te ajude a evitar problemas neste sentido, fale com os nossos consultores.
Como funciona a gestão de ponto dos funcionários?
Realizar um controle preciso do ponto dos colaboradores é primordial para que o sistema do empreendimento possa funcionar dentro da lei e, sobretudo, de forma coesa: uma má gestão pode resultar em dor de cabeça, multas e despesas inesperadas pelo administrador.
Contabilizar horas trabalhadas, folgas, faltas abonadas e injustificadas, bem como eventuais horas extras ou banco de horas pode ser tarefa complexa para o profissional de RH. Por isso, é altamente recomendada a utilização de sistemas automatizados para que ele possa realizar seu trabalho com maior clareza, precisão e segurança.
Assim, o registro eletrônico do ponto dos empregados é a forma mais ágil e segura de se otimizar o tempo gasto com a gestão das horas trabalhadas pelos funcionários e até mesmo para a elaboração da própria folha de pagamento, ainda auxiliando na fiscalização da rotina dos colaboradores, integrando eventos que podem ocorrer, tais quais atrasos e faltas.
A partir de quantos funcionários a empresa é obrigada a realizar a marcação de ponto?
Toda empresa com dez ou mais funcionários é obrigada a marcar seu ponto, seja com cartão manual, livro de ponto ou aparelho eletrônico específico.
Estão desobrigados da marcação aqueles funcionários que ocupam cargos de confiança e aqueles que trabalham com serviços essencialmente externos. Esses detalhes devem estar anotados na CTPS e na ficha de registro do empregado.
Como se realiza uma gestão de ponto eficiente e completa?
Para realizar uma gestão de ponto eficiente e assegurar que esteja agindo dentro dos limites da lei, o profissional de RH deve realizar a coleta de dados no REP (Registrador Eletrônico de Pontos) e importá-los para o software de tratamento dessas informações.
Em seguida, ele deve tratar sobre divergências e imprecisões dos dados coletados junto aos empregados e gestores, oferecendo auxílio para elaborar termos que justifiquem faltas ou atrasos, bem como solicitar a entrega de atestados.
Ao finalizar o tratamento, caso não haja um banco de horas, enviar os débitos e créditos referente ao saldo de horas trabalhadas para o processamento da folha e a própria folha de ponto para a assinatura do empregado.
A gestão de um banco de horas é uma das práticas mais bem recebida pelos funcionários, já que confere à atividade um senso de flexibilidade que a marcação em si parece tirar.
Para a empresa, ela ainda permite que esta mantenha uma postura ativa no controle de horas extras e maior segurança na realização do procedimento, permitindo a flexibilização da jornada de trabalho de acordo com a necessidade das duas partes.
O que o profissional de RH deve saber antes de implementar a gestão de ponto?
Algumas noções básicas sobre gestão de ponto, banco de horas e horas extras são essenciais para o profissional de RH que deseja administrar a vida dos funcionários na empresa com competência, sobretudo após a edição da Reforma Trabalhista. São elas:
- as horas extras não podem ser habituais, rotineiras. No máximo o funcionário possui 10 horas diárias (2 adicionais) de trabalho e um total de 44 horas semanais, segundo a legislação;
- horas extras habituais já foram descaracterizadas e consequentemente incorporadas em problemas trabalhistas;
- o banco de horas deve ser acordado em convenção coletiva antes de tudo e formalizado com os funcionários. A criação de um documento com detalhes é necessária;
- é necessário também definir um período de compensação, de no máximo um ano. A maioria das empresas compensa de 3 em 3 ou 4 em 4 meses;
- mesmo com o banco de horas em prática, caso o funcionário exceda as 2 horas diárias adicionais de trabalho, ele deverá receber como hora extra naquele mesmo mês.
Portanto, após o tratamento dos dados do REP, é importante que haja um sistema que auxilie os participantes, funcionário, gestor e RH a gerenciarem esse banco de forma que todos os envolvidos saiam satisfeitos e que o impacto na empresa seja positivo.
Como funciona o banco de horas?
O banco de horas é uma inovação trazida pela lei nº 9.601 de 1998 que prevê e determina a possibilidade de flexibilização da jornada de trabalho do empregado para que este possa vir a realizar uma compensação de horas trabalhadas no futuro, a depender do que ele e seu patrão combinarem.
Neste instituto, colaborador e empregador criam uma espécie de “conta”, ou seja, realmente um banco em que registram as horas trabalhadas para além de sua jornada diária quando necessário, construindo assim o seu saldo, que pode ser compensado em até um ano. Essa compensação pode aparecer como prolongamento de férias, seja como dia de folga, seja como antecipação da saída ou mesmo como “atraso” no início da jornada.
Para aplicá-lo, o empreendedor deve ter uma justificativa clara e deve contar com a aceitação dos empregados. O banco não pode ultrapassar os limites da jornada semanal dos funcionários (44 horas) e quando as horas não forem compensadas no prazo de um ano, deverão ser pagas.
Qual a diferença entre banco de horas e horas extras?
As horas extras são velhas conhecidas dos brasileiros e são configuradas quando o funcionário passa a desempenhar suas tarefas para além da jornada diária que deve cumprir (de até no máximo 8 horas diárias e 44 horas mensais, incluindo seu período de almoço, a ser acordado com o patrão de acordo com o que determina a Reforma Trabalhista).
A lei trabalhista, ainda, define que o empregado só pode cumprir até duas horas extras por dia trabalhado, sendo remunerado em, no mínimo, cento e cinquenta por cento do valor recebido por sua hora normal.
Logo, fica bem fácil perceber que as horas extras são bastante diferentes do banco de horas: este último pretende utilizar a força de trabalho do empregado quando for mais necessário e dar a chance de ele conseguir folga quando não for tão imprescindível, enquanto no primeiro caso ele já é pago quando o negócio necessita de sua força, sendo algo mais pontual.
Quais as vantagens de se fazer uma boa gestão de ponto dos funcionários?
A boa gestão do ponto é capaz de evitar que a empresa passe por alguns apertos e também pode beneficiar os funcionários. Entenda.
1. Evita disputas judiciais trabalhistas
O controle exato do ponto dos colaboradores é a única forma de monitorar sua entrada e saída no local de serviço, sendo um instrumento importante para se verificar o quanto sua jornada durou.
Se o controle do ponto não for sistematizado e anotado (preferencialmente por softwares feitos para isso, já que não sofrem com incorreções), o empregador corre o risco de não ter como comprovar suas alegações em eventuais processos judiciais, nem demonstrar que agiu com boa-fé.
2. Permite que horas extras sejam pagas corretamente
Ainda que as “anotações na caderneta” possam parecer uma boa alternativa para quem buscar diminuir custos de operação, o registro eletrônico já é obrigatório para empresas que contem com 10 ou mais funcionários e é, na realidade, um investimento para instituições de todos os tamanhos.
Isto porque somente o registro eletrônico, em conjunto com a utilização de softwares de gestão especializados, permite que o profissional de RH acompanhe de perto as rotinas dos empregados e não sofra com imprecisões, sobretudo de cálculos, e possa pagar horas extras corretamente.
3. Confere maior transparência para a relação entre patrão e empregado
Fazer uma gestão de ponto eficiente também é a melhor maneira de se criar uma relação de transparência entre patrões e empregados, evitando dores de cabeça e problemas futuros: os papéis com registros de entrada e saída podem ser rasurados e até mesmo perder a tinta ou desaparecerem com o tempo.
Registros no “livro ponto”, por sua vez, ainda abrem margem para erros de cálculo de pagamento de valores, bem como para fraudes. Ao aderir ao ponto eletrônico e sistematizar o processo, o empreendedor assegura ao funcionário que pretende manter uma relação de transparência e que está agindo sempre de boa-fé.
4. Dá maior segurança para o empregador
Uma boa gestão do ponto dos empregados também possibilita ao gestor o controle da jornada de trabalho de seus funcionários e torna bem mais simples a realização de cálculos de férias, repouso e almoço.
Grande parte dos acidentes de trabalho se dá por excesso de horas trabalhadas, cansaço, stress e fadiga. A falta do controle de tempo gasto na jornada pelo colaborador torna mais fácil a criação de vícios e fraudes em casos de acidentes.
E então, entendeu como fazer uma boa gestão de ponto em seu negócio e por que ela é tão importante? Assine nossa newsletter e não perca mais nenhuma novidade sobre a gestão dos funcionários e outras ferramentas úteis para o setor de RH!
