O tempo é um dos recursos mais preciosos que nós temos. Quando ele é bem administrado, realizamos muito dentro de um curto período, sem comprometer os prazos, a qualidade e a eficiência dos serviços.
Mesmo diante dessa importância, algumas empresas não conseguem implantar a gestão do tempo em suas equipes.
Neste artigo, mostramos os principais métodos e técnicas que ajudam as organizações a atingirem esse objetivo. Falaremos também sobre as vantagens da gestão do tempo e os seus efeitos positivos sobre o time interno. Acompanhe os próximos tópicos!
O que é gestão do tempo?
O conceito de gestão do tempo é utilizado para definir a priorização, a organização, o planejamento e a execução de atividades, visando o bom aproveitamento das horas diárias.
A principal finalidade dessa prática é elevar a produtividade ao passo que as tarefas vão sendo realizadas com “suavidade”.
Ao citarmos a produtividade, é fácil pensarmos somente na quantidade de demandas finalizadas. Porém, esse termo está mais relacionado com o cumprimento eficaz das tarefas prioritárias – é nesse aspecto que a gestão do tempo faz a diferença.
Sendo assim, quando os colaboradores aprendem a gerenciar o seu tempo, atingem metas e objetivos a nível pessoal e organizacional. Além disso, o time se torna eficiente, estratégico e cumpre com vigor todas as etapas de um projeto.
Principais métodos e técnicas utilizadas
Não é possível parar e nem guardar o tempo. Por isso, a humanidade sempre buscou maneiras de aproveitar, da melhor forma possível, cada instante de um dia. No mundo corporativo, a gestão do tempo é a receita para o sucesso nos negócios.
Em busca desse gerenciamento eficiente, ao longo dos anos, foram criados muitos métodos e técnicas para a otimização do tempo. A seguir, elencamos os principais!
Kanban
O kanban é um método voltado para o gerenciamento de atividades de um projeto. Por meio de cartões coloridos (post-its), as tarefas são divididas em, no mínimo, três colunas:
- To Do (a fazer);
- Doing (fazendo);
- Done (feito).
Ao passo que uma etapa é cumprida, o cartão colorido da tarefa migra para a próxima coluna. Dessa forma, o time tem uma visão geral do andamento e dos prazos das atividades. Com isso, a equipe atinge as metas do projeto dentro do período estipulado.
Getting Things Done
Getting things done (GTD) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen, escritor do livro “A arte de fazer acontecer”. A ideia do GTD é implantar na mente humana o conceito mind like water que significa “manter a tranquilidade tendo todas as atividades sob controle”.
Para isso, a metodologia sugere a inserção de cinco passos na rotina diária:
- Capturar – esvaziar a mente;
- Esclarecer – focar nas tarefas importantes;
- Organizar – fazer uma lista com essas tarefas;
- Refletir – pensar em como realizar as atividades;
- Engajar – se envolver com as demandas.
Pomodoro
A técnica pomodoro gerencia o tempo utilizado nas demandas, facilitando o fluxo contínuo delas. Para isso, as atividades são divididas em blocos que têm intervalos entre si.
Desse modo, as equipes mantêm o foco nas atividades durante um período e relaxam a mente nos intervalos.
Essa técnica é dividida em 6 estágios:
- Listar: ordenação das tarefas;
- Cronometrar: programação dos períodos de trabalho;
- Trabalhar sem pausas: atividades que não podem ser interrompidas;
- Pausar: definição de intervalos longos e curtos;
- Retomar: momento de reinício das atividades;
- Conclusão: fechamento de uma tarefa.
4 dicas para implementar a gestão do tempo
Não importa a metodologia escolhida, sem um plano de ação, a implementação da gestão do tempo nas equipes ficará comprometida. Esse entendimento é revelado no livro “A tríade do tempo”, escrito por Christian Barbosa.
As dicas de gestão do tempo que daremos a seguir, tem como referência a metodologia apresentada nesse livro e outras estratégias eficazes utilizadas por empresas bem sucedidas no mundo corporativo.
1. Planejamento
Os colaboradores precisam planejar as atividades do dia de acordo com a ordem de relevância delas. Para incentivar esse hábito, os gestores podem realizar reuniões breves no início do expediente para apontar as atividades mais importantes.
2. Metas
Após definir as tarefas, o time foca nas metas voltadas para o cumprimento do projeto. Esses objetivos garantirão um ritmo constante ao projeto, evitando desvios que comprometem a eficiência das demandas.
3. Organização
A organização visual das atividades é muito importante para a gestão do tempo. Isso é possível quando os gestores utilizam um quadro ou dashboard com informações sobre prazos, responsáveis pelas etapas e o tipo de serviço a ser realizado.
4. Execução
Nessa etapa, o time foca na produtividade e na prevenção de imprevistos que possam bloquear o andamento das tarefas. É importante que haja intervalos programados durante a execução das atividades, bem como um prazo final para a entrega dos serviços
Quais são as suas vantagens no dia a dia?
Entre os benefícios de incentivar a gestão do tempo nas equipes, podemos destacar:
- Elevação da produtividade;
- Cumprimento dos prazos;
- Aumento da taxa de finalização de projetos;
- Organização dos setores;
- Otimização do tempo;
- Elevação do índice de satisfação entre as equipes.
Como o RH pode incentivar essa prática?
O RH tem um papel importante na implantação da gestão do tempo no time interno. A melhor maneira de conseguir esse objetivo é mudando a cultura do negócio por meio de pequenas ações estratégicas de incentivo.
Uma delas é a educação corporativa. Isso envolve a criação de um programa de treinamento que ensina aos colaboradores como gerir o tempo, utilizando os métodos e técnicas mais adequadas.
Outra maneira de estimular a gestão do tempo é implantando tecnologias que automatizam e otimizam as tarefas corporativas. Dessa forma, a energia das equipes é canalizada para os projetos mais importantes para a empresa.
É importante ressaltar também o valor que o exemplo da liderança tem na atitude dos times. Quando os líderes são hábeis no gerenciamento do tempo, a tendência é que os colaboradores imitem essa conduta.
Sem dúvidas, a gestão do tempo é algo que deve ser levado a sério nas organizações. Afinal, ao analisarmos as empresas que permanecem sólidas e competitivas por décadas, logo notamos que sabem usar bem o tempo.
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