No livro “Scrum — A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, Jeff Sutherland argumenta que os sistemas, não as pessoas, são responsáveis pelo fracasso. Apesar de soar um pouco estranha, essa frase revela que a gestão do tempo, como fazemos, pode ser inimiga da eficiência.
O tempo é um dos recursos mais preciosos que nós temos. Quando ele é bem administrado, realizamos muito em um curto período, sem comprometer os prazos, a qualidade e a eficiência dos serviços.
Neste artigo, explicaremos o que é gestão do tempo e também a relação entre essa gestão e produtividade. Além disso, explicaremos seus principais desafios, como o Departamento Pessoal pode acompanhar a evolução da empresa e daremos dicas para melhorar a maneira de lidar com as horas. 😉
O que é gestão do tempo?
Gestão do Tempo é uma técnica para priorização, organização, planejamento e execução de atividades, visando o bom aproveitamento das horas diárias. Sua principal finalidade é elevar a produtividade ao passo que as tarefas vão sendo realizadas com “suavidade”.
Ao citarmos a produtividade, é fácil pensarmos somente na quantidade de demandas finalizadas. Porém, esse termo está mais relacionado com o cumprimento eficaz das tarefas prioritárias — é nesse aspecto que a gestão do tempo faz a diferença.
Sendo assim, quando os colaboradores aprendem a gerenciar o seu tempo, atingem metas e objetivos ao nível pessoal e organizacional. Além disso, o time se torna eficiente, estratégico e cumpre com vigor todas as etapas de um projeto.
Gestão do tempo e produtividade andam lado a lado
A gestão do tempo no trabalho implica na prática de planejar, organizar as horas diárias e mensurar os resultados obtidos.
Aplicando na vida profissional, envolve elevar a produtividade no trabalho e reduzir a quantidade de tempo dedicado a elas. Fazendo assim, a equipe do Departamento Pessoal (DP) consegue otimizar as tarefas sem prejudicar a qualidade dos serviços.
Outro ponto de destaque é que, ao relacionar gestão de tempo com produtividade, os colaboradores conseguem se dedicar mais em projetos inovadores e estratégicos. Essa eficácia obtida por meio do gerenciamento eficiente do tempo traz uma série de vantagens para o DP, entre os principais pontos destacamos:
Melhoria da qualidade de vida
Quando a gestão do tempo é priorizada, os profissionais lidam melhor com a carga de trabalho, evitando prazos apertados e períodos de descanso insuficientes. Como o tempo está bem organizado, mesmo com grande volume de tarefas, as entregas são realizadas dentro do prazo, o que melhora a qualidade de vida e a satisfação dos profissionais.
Isso contribui para uma experiência positiva no trabalho, conhecida como “employee experience”, promovendo uma rotina mais equilibrada e permitindo momentos de descanso e interação entre a equipe.
Além disso, um tempo bem gerenciado permite que todos se dediquem mais aos treinamentos corporativos. Ou seja: a vivência agradável no trabalho proporcionada pelo bom aproveitamento das horas auxilia no desenvolvimento profissional.
Diminuição da procrastinação
O ato de deixar para fazer as tarefas na última hora reduz a eficiência e a qualidade. Segundo uma pesquisa divulgada no portal Contábeis, cerca de 70% dos brasileiros são procrastinadores.
Procrastinação ocorre quando alguém adia uma tarefa para a última hora, esperando que a pressão a torne mais produtiva. No entanto, essa prática mais atrapalha do que ajuda, causando ansiedade e desperdício de tempo.
Com uma gestão eficaz do tempo, é possível evitar a procrastinação e minimizar seu impacto na equipe interna.
Redução de doenças emocionais
Sem o tempo “escapando pelas mãos”, o time reduz o estresse, a ansiedade e a síndrome de burnout. Essas doenças estão ligadas às pressões sofridas no ambiente de trabalho, o que também diz respeito à má gestão do tempo.
De acordo com um estudo divulgado no Jornal da USP, 30% dos trabalhadores brasileiros são acometidos pelo esgotamento do burnout. Além disso, outra pesquisa, desta vez divulgada pela CNN, revela que 67% são influenciados negativamente pelo estresse.
Em contrapartida, quando os colaboradores estão felizes e satisfeitos, há uma melhora no clima interno e na produtividade no trabalho.
É claro que, além da gestão do tempo, existem outros fatores que expõem os colaboradores à pressão. No entanto, a quantidade de trabalho operacional é uma das principais fontes de preocupação, culpa e pressão para os profissionais.
Quais são os desafios do departamento de pessoal?
Quando tratamos sobre como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho, o departamento pessoal certamente é um dos setores mais interessados. Afinal, o DP é uma área que enfrenta diversos desafios nesse sentido, começando pelo excesso de demanda operacional e burocrática.
Tarefas como processamento de folha de pagamento, registro de horas, gestão de benefícios e questões relacionadas a férias e licenças podem consumir muito tempo devido à sua natureza detalhada e repetitiva.
Sem falar, é claro, que as leis trabalhistas e regulamentações relacionadas ao setor estão em constante evolução. Ou seja, a necessidade de atualização em relação à legislação e boas práticas de gestão é contínua.
Como se não bastasse, em meio a todas as demandas e pressões com prazos, o DP ainda precisa manter altos níveis de produtividade e entregar um trabalho de qualidade, que agregue valor à empresa.
Evidentemente, esses desafios exigem habilidades eficazes sobre como fazer a gestão do tempo no trabalho. Veja abaixo como conciliar a administração do tempo ao processo de crescimento organizacional e depois confira as melhores práticas para otimizar a administração das horas de trabalho.
Como o DP pode acompanhar a evolução da empresa?
A boa gestão do tempo do departamento pessoal pode ser prejudicada pelo crescimento da empresa. Atualmente, existem startups que registram um desenvolvimento rápido, impulsionado por investimentos milionários.
Segundo a Forbes, as startups brasileiras receberam mais de R$ 1,9 bilhão em investimentos no ano de 2023. Só a QI Tech, por exemplo, que recebeu um dos maiores aportes do país, anunciou um financiamento de US$ 200 milhões em outubro do mesmo ano.
Imagine o quanto esses valores impactaram também no número de colaboradores e, consequentemente, nos processos do DP de empresas como essas. Para evitar que o departamento pessoal não consiga acompanhar o ritmo do negócio, é importante haver um alinhamento com as metas globais da empresa. Do contrário, o gerenciamento do tempo entra em colapso.
Esse colapso significaria que a organização das demandas e prazos saíram dos trilhos. E, para piorar, a produtividade e o desempenho da equipe iria cair consideravelmente. Por outro lado, a sintonia entre o DP e a alta gestão da empresa ajudará no planejamento do crescimento. Dessa forma, é possível entender o que será necessário: tecnologias, treinamentos, mais profissionais e metodologias ágeis.
O resultado será um departamento pessoal pautado no desenvolvimento sustentável e na governança de alto desempenho. Podemos dizer que assim ele não anda atrás da organização, mas ao lado. Enfrentando desafios e se ajustando à nova realidade vivida pela empresa.
Dicas para uma boa gestão do tempo no DP
Para ter um alto desempenho, primeiro é necessário garantir que a equipe dê conta das suas demandas. Sem dúvidas, esse é um excelente motivo para realizar a gestão do tempo. A seguir, apontamos várias práticas para atingir esse objetivo.
Organização é tudo, então planeje
Uma das melhores ações para a gestão do tempo é a organização dos horários e das tarefas, ou seja, o planejamento. Para isso, você pode fazer o seguinte:
Analise o fluxo produtivo da equipe
Por meio de indicadores de desempenho (KPIs), o ritmo produtivo dos colaboradores será mensurado. Nos momentos de pico de produtividade, agende as tarefas mais complexas, deixando as menos desafiadoras para os horários que registram queda no rendimento.
Também é essencial elencar todas as demandas e pendências, as dividindo em subtarefas e adicionando informações complementares, como responsáveis, prazos e nível de importância, por exemplo.
Observar o andamento das tarefas é essencial para entender o fluxo de produção dos colaboradores.
Defina intervalos e preveja imprevistos
Programe pequenas pausas para a descontração da equipe. Afinal, intervalos breves em meio à jornada melhoram a capacidade de concentração e desempenho, evitando o desgaste físico e mental.
Não deixe ainda de contar com a possibilidade de imprevistos, pois é mais comum que eles aconteçam do que o contrário.
Nesse sentido, é importante ensinar os colaboradores a lidar com situações não programadas de forma inteligente e criar um ambiente de colaboração quando imprevistos prejudicam o trabalho.
Integre a equipe
A integração de todo o time é essencial para a gestão do tempo, ainda mais se ele estiver dividido em trabalho remoto, presencial ou híbrido. Isso ajuda na comunicação dos profissionais e garante que os projetos e serviços fluam com suavidade.
Alguns pontos que ajudam nessa integração:
- Reuniões de alinhamento semanais;
- Uso de ferramentas de gestão de tarefas;
- Planejamento de feedbacks para o líder saber onde cada colaborador pode contribuir.
Defina OKRs de cada setor
Os Objectives and Key Results (OKRs) — em português, objetivos e resultados-chave — são verdadeiros aliados para a gestão do tempo. É necessário descrever os objetivos com clareza e direcionamento, enquanto os resultados-chave precisam ser mensurados e analisados com frequência.
Na prática, o ideal é definir, no máximo, 3 objetivos. Após alcançá-los, outros 3 são definidos e assim por diante. Vamos criar um exemplo prático e hipotético de OKR no DP para te ajudar:
- Objetivo: redução do tempo de resposta em 50% aos pedidos de férias e faltas dos colaboradores em 3 meses;
- Para chegar nesse objetivo, a liderança do setor elencou 3 prioridades: Resultado-chave 1: implementar um software de gestão de férias e ausências;
- Resultado-chave 2: diminuir o tempo de aprovação das férias para 2 dias;
- Resultado-chave 3: reduzir o tempo que a equipe gasta computando faltas todos os meses.
Durante a jornada para o alcance do OKR, os gestores devem se reunir para discutir sobre a eficácia, pontos a melhorar e possíveis falhas. Qualquer alteração nos KRs deve ser avisada à equipe para que não se perca o alinhamento com o objetivo principal.
Defina prioridades
Outra estratégia para melhorar a gestão do tempo é a definição de prioridades diárias. Ao contrário dos OKRs, que são medidos mais a médio prazo, as prioridades fazem parte da rotina do dia a dia.
Os gestores podem classificar projetos e tarefas nas seguintes categorias:
- Urgentes — atividades com prazos curtos;
- Importantes — tarefas que levam um tempo maior para serem executadas, mas são fundamentais para alcance de metas do setor;
- Circunstanciais — demandas com um prazo maior e que não levam muito tempo para serem feitas.
Para facilitar a organização das prioridades, existe o método Kanban, que é facilmente utilizado por meio de aplicativos e ferramentas virtuais. Se o seu time já o utiliza para integrar melhor a equipe, será de grande ajuda para entender os prazos e prioridades.
Pesquise maneiras de otimizar as operações
Você pode criar uma cultura sustentável e políticas internas para a otimização da gestão do tempo. Uma das maneiras de fazer isso é por meio da aquisição de novas técnicas e conhecimentos que serão utilizados nos programas de treinamentos e aprendizagem.
Existem diversos materiais que podem ser encontrados, como ebooks, planilhas automatizadas e guias práticos. Voltando ao exemplo do DP, a Convenia tem alguns materiais ricos gratuitos que podem ajudar:
- Planilha de pontos e horas extras — aprenda a reduzir o tempo gasto com o fechamento da folha de pagamento;
- Planilha controle de férias (para não pagar em dobro) — veja como controlar prazos e lançar as férias corretamente;
Gerencie bem as demandas
Graças à transformação digital e suas tecnologias, as empresas hoje contam com ferramentas que auxiliam na gestão do tempo e das demandas.
Para organização de tarefas, existem as plataformas Airtable e Trello. Ambas têm recursos e funcionalidades que facilitam tanto a vida dos gestores quanto dos colaboradores. Se a necessidade é de não esquecer de prazos e compromissos, o Google Agenda é a ferramenta ideal.
Esse sistema tem o recurso de lembrete que pode ser usado de forma individual ou para todos que participam de uma reunião, por exemplo. Por outro lado, há gestores que notam dificuldades em manter o foco e a concentração dos colaboradores. Um aplicativo que pode ajudar é o Pomodoro Timer, que programa o período de foco no trabalho e os intervalos para descanso por meio de notificações.
Podemos citar também as tecnologias que reduzem o tempo gasto com determinadas demandas do DP, como a admissão e demissão de colaboradores. Os profissionais precisam gerenciar melhor o tempo para que as tarefas não fiquem para depois e a tecnologia é uma grande auxiliar em todo o processo.
O que levaria horas ou até dias é realizado em alguns minutos. Isso é possível porque toda a documentação é enviada por meio da plataforma e as assinaturas são colhidas online. Sendo assim, se evita a necessidade de deslocamento do contratado até a empresa.
Use a tecnologia ao seu favor
No tópico anterior, citamos como um software de admissão pode ajudar na otimização do tempo.
Na Convenia, por exemplo, fazemos gerenciamento de admissão e demissão, férias, folha de pagamento. benefícios, envio de contracheques, portal do colaborador e outras diversas funcionalidades para ajudar nas rotinas do DP.
Enfim, a gestão do tempo é essencial para o sucesso. Não é por acaso que dizem que o tempo é ouro. Seguindo as dicas apresentadas em nosso artigo você dominará todas as práticas necessárias para que a produtividade da sua equipe decole.
Entendeu como fazer uma boa gestão do tempo? Então, aproveite e baixe agora mesmo o nosso Checklist: Atividades Mensais do Departamento Pessoal para organizar a sua rotina de forma prática!
Confira alguns dos benefícios de baixar nosso checklist:
- Tenha destacado os principais processos de DP;
- Organize seu cronograma mensal;
- Conquiste produtividade e agilidade.
