Estar em dia com as obrigações trabalhistas e tributárias é essencial para o bom funcionamento de qualquer empreendimento. Relações transparentes com órgãos federais e com os próprios trabalhadores garantem, para além da satisfação entre as partes, que não se perca dinheiro pagando multas ou enfrentando ações judiciais.
Ainda que o gestor esteja em dia com suas obrigações, é importante também que os documentos oficiais que regem a relação entre patrão e colaborador sejam preenchidos corretamente — mesmo erros simples na elaboração da folha de pagamento do funcionário podem gerar problemas e prejuízos.
Pensando nisso, elaboramos um guia explicando melhor como organizar folha de pagamento e dando 6 dicas para fazê-lo da maneira correta, evitando, definitivamente, equívocos em seu processamento. Acompanhe!
A importância de saber como organizar folha de pagamento
A folha de pagamento é o documento que guarda dados essenciais sobre o funcionário e sua vida em uma empresa, trazendo de forma especificada informações sobre sua jornada de trabalho, rendimentos, benefícios etc.
Um cálculo bem-feito dos valores nela expostos assegura que as taxas e impostos sejam recolhidos corretamente. Também é um modo de fazer com que os colaboradores tenham seus direitos resguardados. Especialmente com a obrigatoriedade do eSocial, alimentar a nova plataforma com dados precisos evita retrabalhos e erros.
Embora a folha de pagamento seja obrigatória, não há um modelo oficial de documento a ser seguido, de forma que cada profissional pode escolher um sistema para o processamento — desde que nela estejam contidos os dados exigidos pela legislação e conste o histórico de cada funcionário na companhia.
Além disso, os seus colaboradores precisam estar seguros quanto ao pagamento correto dos seus salários e direitos. Ao perceber que podem ser enganados pela empresa, eles se sentirão desmotivados, vão se recusar a trabalhar ou poderão começar ações trabalhistas — que resultam em estresse e perda de tempo/dinheiro para você e sua instituição.
Apesar de entender a importância de se manter uma folha de pagamento alinhada às exigências legais, mesmo profissionais experientes acabam enfrentando problemas com seu preenchimento e tendo algumas dúvidas quanto ao seu funcionamento. Tudo isso pode ser resolvido com a tomada de pequenas precauções. Veja, a seguir, nossas dicas para manter a sua folha de pagamento atualizada e mais precisa!
6 dicas para criar uma folha de pagamento correta
Preparar-se com antecedência e saber o que deve constar na folha de pagamento, de acordo com as necessidades do modelo do negócio, é primordial para quem busca seguir as determinações da Consolidação das Leis do Trabalho e andar dentro da lei. Entenda o que mais deve ser considerado para uma boa confecção do documento.
1. Mantenha um controle rígido da folha de ponto dos funcionários
De acordo com a Lei da Liberdade Econômica, sancionada em setembro de 2019, fica determinado que o ponto dos funcionários em empresas com mais de 20 colaboradores deve ser sempre controlado, sendo que o Ministério do Trabalho e Emprego traz em suas portarias os moldes que essa gestão deve seguir.
Fazer uma boa gestão do ponto dos funcionários, no entanto, é essencial não apenas para atender às determinações da lei, mas também para que o próprio gestor conheça o histórico de seus colaboradores, calcule descontos e bônus e conduza bancos de horas corretamente.
Softwares de gestão, nesse sentido, são essenciais para se fazer um gerenciamento de ponto e dados com segurança e eficiência. Os sistemas online permitem que as informações sejam acessadas a qualquer momento por meio de aparelhos com acesso à internet.
2. Planeje com antecedência o que fará parte da folha de pagamento
O planejamento de processos também é importante para a elaboração de uma folha de pagamento coesa, mas, muitas vezes, é deixado de lado até mesmo por gestores experientes. Apesar de cansativa, a tarefa deve ser feita para que se diminua a chance de incorrer algum erro na elaboração do documento.
É preciso definir, assim, o que é importante para o gestor — como dados cadastrais e atividades que constarão na folha —, já que apenas desse modo o documento lhe será útil, bem como será possível definir o profissional responsável por cada etapa da confecção.
3. Classifique os funcionários corretamente de acordo com sua função
Uma boa folha de pagamento evita que o empregador fique vulnerável, uma vez que a documentação funciona como histórico da vida dos colaboradores na empresa. Ela também é útil para que se apurarem valores precisos nos casos de prestação de contas, pedidos de demissão, cálculo de férias etc.
Logo, é importante que o gestor classifique corretamente seus funcionários e identifique a que categoria pertencem (comércio, indústria, entre outros). Isso é extremamente importante, porque cada uma delas tem uma convenção coletiva própria, que pode ditar regras especiais a serem seguidas pelo empregador.
4. Reveja os extras
Uma vez que todos os funcionários já foram categorizados, é hora de repassar a folha de ponto de cada um deles e contabilizar o tempo trabalhado no mês, eventuais benefícios e horas extras a serem pagas. Faltas injustificadas devem ser descontadas e bancos de horas devem ser considerados.
Além disso, adicionais como de insalubridade ou periculosidade, bem como salário-família ou descanso semanal remunerado, também devem ser levados em consideração e creditados. Lembre-se de deixar a política de pagamento clara para qualquer leitor do documento compreendê-la facilmente.
5. Dê atenção especial ao cálculo de impostos e descontos
Também é fundamental atentar para o cálculo do valor líquido a ser pago aos funcionários, após a dedução de benefícios legais — a exemplo do vale-transporte — e contribuições regulamentares ou outros descontos em folha.
O cálculo da contribuição feita para o INSS e o FGTS deve ser realizado pelo gestor tendo como base a faixa salarial de seu empregado, sendo os valores retidos diretamente na fonte. Apontar os valores corretos na folha de pagamento é essencial para quem quer evitar problemas legais no futuro, sendo importante redobrar a atenção nesse sentido.
6. Não se esqueça do pagamento de benefícios especiais
Colocar na folha de pagamento valores de benefícios considerados especiais também é crucial para quem quer evitar erros — como é o caso de comissões, programa de participação nos lucros, licença-maternidade ou mesmo adicionais.
Novamente, vale ressaltar que sistemas informatizados e softwares personalizados são de grande valia para a organização de dados e o controle das rotinas do departamento pessoal como um todo, com segurança e agilidade. Dê preferência àqueles que trabalham com sistema em nuvem e permissões para acesso.
Conheça o melhor sistema de folha de pagamento
Ao utilizar o BPO de folha de pagamento, como o da Convenia, o usuário terá acesso a uma equipe especializada que processará esse documento, bem como todas as rotinas do departamento pessoal. Com isso, a empresa em si não precisará se preocupar com essas atividades, já que elas serão devidamente feitas e integradas ao seu sistema contábil, conforme a necessidade do empreendimento.
Em caso de dúvidas, é possível também contar com um atendimento qualificado e personalizado. Além disso, você tem a oportunidade de adquirir um software de departamento pessoal. Por meio dele, são realizadas diversas atividades dentro da área de DP, como gestão de férias, admissão automatizada, relatórios em nuvem, desligamentos, entre outra funções.
Sua equipe também sai beneficiada, pois oferecemos um clube de vantagens com mais de duzentos parceiros. Isso faz com que seus colaboradores se sintam mais engajados e felizes de atuarem na sua empresa — o que gera ótimos resultados de desempenho e lucro empresarial. Assim, entendendo a importância de como organizar folha de pagamento, você conseguirá ter mais agilidade com a sua equipe de recursos humanos.
Para ajudar ainda mais na produção, baixe nossa planilha e saiba como fazer todos os cálculos necessários na folha de pagamento!
