O dia a dia de quem trabalha no Departamento Pessoal (DP) é corrido, com a realização de muitos cálculos, cumprimento das obrigações trabalhistas, verificação de dados com a contabilidade, gestão da folha de pagamento etc. Ficou cansado só de ler? Pois saiba que é possível fazer mais em menos tempo com a técnica pomodoro.
A ideia é gerenciar o tempo para aproveitar ao máximo as horas em que está na empresa. Assim, consegue cuidar de todas as atividades burocráticas e executar outras que são estratégicas e aumentam a eficiência do setor. Porém, é fundamental que esse processo seja feito com qualidade, isto é, que também vise à eliminação de perdas trabalhistas, operacionais e financeiras.
É aí que reside a relevância do método pomodoro. Com ele, você tem a oportunidade de focar uma atividade por vez e identificar os pontos de distração. Ao mesmo tempo, garante a revisão das atividades e utiliza todo seu potencial.
Ficou interessado? Então, conheça mais sobre a técnica e veja como ela pode ajudar nas rotinas de DP!
O que é a técnica pomodoro?
O método de gerenciamento de tempo pomodoro consiste em dividir os fluxos de trabalho em quatro períodos de 25 minutos. Nesse intervalo é preciso ter atenção total à atividade. Depois de cumprir o prazo previsto, tem uma folga de cinco minutos para descansar o cérebro e realizar outras tarefas importantes, como ler os e-mails, atender ligações, tirar dúvidas de colaboradores etc.
A palavra pomodoro significa tomate, em italiano. A ideia de separar o tempo em pomodori veio de Francesco Cirillo, que usou os cronômetros de cozinha no formato da fruta para administrar suas atividades. Enquanto os minutos estavam sendo contados, ele se mantinha focado.
O resultado? Um incremento significativo da produtividade, com o cumprimento das atividades no prazo e a diminuição da lista de tarefas acumuladas. Devido aos efeitos positivos, a técnica se tornou uma das mais conhecidas e utilizadas.
Como funciona a técnica pomodoro?
Basicamente, o funcionamento do pomodoro é o que já foi explicado: trabalhar durante 25 minutos de maneira ininterrupta e ter um intervalo de cinco minutos depois disso. Ao fechar quatro pomodori, descanse por um período maior, entre 15 e 30 minutos.
O tempo é cronometrado por meio de aplicativos específicos, como Tomato Timer, Pomodoro Timer e Focus Keeper. Agora, só falta sua lista de tarefas e um campo para anotações.
Assim, no início da manhã ou ao final do dia, programe todas as atividades que serão realizadas durante o período de trabalho. Por exemplo: cálculo de demissão de determinado colaborador, geração da folha de pagamento, conciliação dos valores com a contabilidade, análise de relatórios e o que mais for necessário.
Com a lista pronta, inicie o timer e concentre-se na primeira tarefa. A ordem de execução é definida por você. Sempre que um pomodoro terminar, faça um X nas atividades concluídas ou anote quanto foi realizado naquele intervalo, por exemplo, 25%.
Caso você esteja no meio da tarefa e perca a concentração, faça uma marcação ao lado dela com um símbolo específico — por exemplo, — e anote o que chamou sua atenção abaixo da lista de atividades. Alguns exemplos de situações que se encaixam nesse caso são a ligação de alguma pessoa, a entrada de algum colaborador na sua sala, o pensamento nos filhos, a lembrança de que precisa enviar um e-mail etc.
Ademais, se concluir a tarefa enquanto está no meio dos 25 minutos, revise-a até finalizar o tempo. Quando os quatro pomodori terminarem, descanse. Esses intervalos são essenciais para ter mais agilidade mental e oxigenar o cérebro.
Com o tempo, essas anotações são valiosas, porque evidenciam os assuntos que mais tiram sua atenção e com quais aspectos precisa ter um cuidado maior. Também verifica quais atividades levam mais tempo e o prazo médio de execução de cada uma delas.
Como ela ajuda na produtividade do DP?
A técnica pomodoro tem como objetivo melhorar o gerenciamento do tempo e aumentar o foco e a concentração nas tarefas. A anotação das atividades a serem realizadas e a definição de metas contribui para identificar como está seu desempenho e o que precisa ser aperfeiçoado na organização diária.
Porém, ainda existem outros aspectos que deixam claro de que forma esse método contribui para o DP.
Mapeamento do tempo
Uma situação bastante comum nos DPs é o profissional ter que lidar com diferentes atividades todos os dias. Em muitos casos, o que acontece é que determinada tarefa foi iniciada, mas não finalizada. Ou surgiu algum imprevisto, que mudou a prioridade e deixou o que estava programado em segundo plano. Quando vê, a lista de afazeres cresceu e está incontrolável.
Com o pomodoro, você consegue descobrir como seu tempo é gasto e quantas horas ou minutos cada atividade leva. Ao mesmo tempo, aprende a lidar com as distrações. Por exemplo, se alguém chega para conversar no meio da tarefa, informe que não pode falar naquele momento, mas que entrará em contato assim que estiver livre.
Quando as distrações forem internas (como é o caso de e-mail, redes sociais, pensamentos etc.), anote-as e deixe para o final do pomodoro. Ao longo dos dias, você se tornará mais disciplinado e conseguirá produzir mais em menos tempo.
Elaboração de um planejamento eficiente
Os profissionais precisam programar seu dia a dia, sob pena de terminarem o trabalho com a sensação de que fizeram muito, mas não concluíram nada. O pomodoro traz mais responsabilidade, porque a montagem de uma lista de tarefas evidencia tudo que se tem para realizar. No entanto, a técnica também oferece satisfação, porque você enxerga tudo o que já finalizou.
Ao ver quanto tempo leva para fazer os processos de admissão e desligamento, gestão da folha de pagamento e outros que são comuns ao DP, consegue programar suas atividades para os próximos meses. Acha muito? Na verdade, não é um exagero!
Imagine que você leva um dia para fazer a gestão da folha de pagamento devido ao grande número de colaboradores. Nesse caso, já define que fará essa tarefa no dia 1º (por exemplo) de cada mês. Isso permite um planejamento mais eficiente para os dias anteriores e também para os seguintes.
De quebra, é possível delimitar metas, como realizar uma atividade da lista de tarefas acumuladas por dia. Conforme executá-las, ficará mais satisfeito com sua própria carreira.
Identificação de falhas nos processos
O monitoramento do tempo possibilita fazer uma análise aprofundada de como as rotinas são executadas. É possível concluir, por exemplo, que são feitas reuniões em excesso, que tomam muitas horas e trazem pouco retorno. Ou que existem atividades em duplicidade, que são obrigatórias, mas desnecessárias.
Com essas questões em mente, tem mais argumentos para mudar os processos e sugerir uma reestruturação que otimize o trabalho e maximize sua produtividade.
Quais são as vantagens de melhorar sua produtividade?
A maioria dos gestores reclama que o colaborador brasileiro produz pouco. Isso acontece por uma série de fatores, mas se resume a saber aumentar a produtividade. Os benefícios derivados da gestão do tempo são variados e passam até pela qualidade dos processos.
Isso porque o não cumprimento de um padrão ocasiona conflitos e gera pressão entre os profissionais, que precisam realizar as tarefas com muita agilidade e sem o cuidado necessário. Da mesma forma, é mais fácil estabelecer prioridades e delegar tarefas.
Com essa prática, você define exatamente o que precisa ser feito com urgência, o que é importante e o que pode ser deixado para depois. Também identifica atividades que podem ser delegadas para outras pessoas e apenas acompanhadas, para evitar a sobrecarga de trabalho. No final, isso leva à economia de recursos, já que os erros e retrabalhos são diminuídos.
Em suma, a técnica pomodoro é uma boa alternativa para identificar seus erros e acertos, aprender a se planejar e saber como programar suas atividades. Com o tempo, as rotinas do DP serão executadas com mais rapidez e precisão, o que tornará todo o processo mais fácil.
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