Rotinas de RH  e departamento pessoal: quais os benefícios da automatização de processos?

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Há diversas rotinas de RH e DP que podem ser aprimoradas com tecnologias de ponta, muitas até automatizadas por sistemas de gestão. Isso é um reflexo da indústria 4.0, também chamada de quarta revolução industrial.

Um recente estudo da Deloitte mostra que 56% dos líderes de RH estão redesenhando seus processos para aproveitar ferramentas digitais. Isso significa deixar o tradicional e apostar no novo.

Entre as rotinas que podem ser aprimoradas, é possível destacar a distribuição de holerite, a comunicação interna, a gestão dos benefícios, controle do ponto, recrutamento e seleção, entre outras. Tudo com mais acerto, eficácia e agilidade.

Quer entender mais sobre as rotinas de RH e DP e os benefícios da automação? Criamos um post sobre o assunto especialmente para você. Portanto, leia os próximos tópicos com atenção. Vamos lá!

Quais rotinas de RH e departamento pessoal podem ser automatizadas?

Automação significa o avanço da tecnologia e substituição do trabalho manual. Neste caso, é uma série de tarefas que podem deixar de ser feitas de modo manual.

Em geral, são as tarefas mais burocráticas e repetitivas. Elas demandam um bom tempo dos gestores e impedem que ele foque outros pontos importantes, como o relacionamento com a equipe de trabalho.

Já é grande o número de tarefas que podem ser automatizadas, total ou parcialmente, e tem crescido ainda mais, afinal de contas, a tecnologia avança a passos largos. Entre as principais, é possível destacar:

  • relatórios, dados e gráficos (painel de controle);
  • triagem de currículos profissionais;
  • integração de novos funcionários;
  • gestão da folha de pagamento;
  • monitoramento de indicadores-chave;
  • administração dos dados do relógio de ponto eletrônico;
  • comunicação com o público interno.
  • folha de pagamento

A automação dessas atividades não significa que elas serão deixadas em segundo plano, só que ganharão um reforço da tecnologia. Softwares poderão ajudar na execução, monitoramento e aprimoramento das rotinas.

Para tanto, é preciso contar com tecnologias específicas, como um software de recrutamento e seleção (R&S) ou de controle do departamento pessoal. Esse tema será abordado nos próximos tópicos!

Qual a importância da automação dos processos?

Seus benefícios são vários. O primeiro é a transição digital do setor de RH. Ao entrevistar mais de 10 mil líderes, a pesquisa da Deloitte citada anteriormente descobriu que 80% consideram o RH digital “importante” ou “muito importante”. Ou seja, a integração de tecnologias digitais é uma necessidade básica para a competitividade.

Para muitos especialistas, esse novo RH é chamado de 3.0. Enquanto o RH 1.0 concentrava-se só nas demandas operacionais e o 2.0, no estratégico, o RH 3.0 engloba também o digital. Ou seja, tem responsabilidades mais amplas. Os benefícios do RH moderno e automatizado, claro, também são muitos. Confira:

Foco na atividade-fim

Manter o foco é um desafio cada vez maior, em especial para os profissionais de RH e DP. São muitas as tarefas diárias, várias burocráticas e que “roubam” boa parte do tempo de trabalho. Nesse caso, a automação é bastante útil.

As novas tecnologias permitem que processos repetitivos sejam realizados pelo próprio sistema, com pouca ou nenhuma interferência humana. Isso permite que o gestor foque as tarefas mais importantes e urgentes.

Aumento da produtividade diária

Em geral, a produtividade no trabalho é considerada baixa. Alguns estudos afirmam que só 39% do expediente é realmente produtivo. Com a tecnologia aplicada ao RH, a performance pode ser muito maior.

A automação faz com que os processos funcionem ininterruptamente, mesmo sem a presença do profissional de RH. Além disso, garante um maior grau de acerto e, portanto, evita a perda de tempo com o retrabalho.

Otimização da competitividade

Ao analisar 53 empresas entre 2011 e 2015, pesquisadores concluíram que as que têm boas práticas de RH são 51% mais competitivas, em média. Ou seja, a gestão de pessoas é essencial para a competitividade do negócio.

O problema é que, hoje, a adequada gestão de pessoas depende da tecnologia e da automação dos processos. É preciso focar uma série de tarefas, e só com boas ferramentas pode-se manter a qualidade do trabalho.

Melhoria da comunicação

O bom diálogo é crucial para o alinhamento da equipe, assim como para o alcance das metas e objetivos da empresa. O problema é que, muitas vezes, faltam canais apropriados à comunicação entre RH e funcionários.

A automação facilita a comunicação, pois permite que relatórios, documentos e avisos sejam disparados de maneira automática por meio do software de gestão. Assim, cada profissional estará mais bem informado.

Maior agilidade no que é feito

Tarefas feitas de modo manual tendem a ser mais demoradas. Imagine a triagem de currículos: analisar um a um pode demorar horas ou até dias, mas um bom sistema pode fazer o mesmo trabalho em poucos minutos.

Portanto, a automação agrega agilidade ao RH sem perder qualidade. É possível investir o expediente no que realmente importa e é estratégico para o sucesso do RH, das equipes de trabalho e de toda a empresa.

Qual a importância do software para a automação?

O software de gestão de pessoas é a espinha dorsal do processo de transformação digital do RH, bem como da automação de muitas atividades. Sem ele, seria impossível alcançar os resultados descritos anteriormente.

Um bom software, como o Convenia, ajuda a administrar todas as rotinas de admissão e demissão, gestão do pacote de benefícios, distribuição online de holerites e centralização da comunicação interna. Tudo isso, claro, facilita o trabalho do RH e contribui para que resultados fora da curva sejam alcançados.

Mas é preciso ter atenção à escolha do software ideal. Analisar o fornecedor, o custo-benefício e os atuais casos de sucesso e fazer um teste grátis são algumas medidas importantes. Assim, poderá tomar a melhor escolha.

Enfim, a automação de processos pode beneficiar o RH, tornando-o mais ágil, produtivo e preciso em cada atividade. Também gera vantagens à empresa, tornando-a competitiva e eficaz na atração e retenção de talentos. Por essa razão, é importante investir no assunto e integrar novas ferramentas às rotinas de RH.

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