Guia completo: tudo que você precisa saber sobre DCTFWeb

O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social) tem suas regras e exigências controladas pelo Governo Federal. Uma nova obrigação imposta às empresas é o envio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWeb).

Essa declaração pode gerar algumas dúvidas: como funciona o DCTFWeb? Quais são os prazos e como realizar o envio? Existem penalidades para atrasos? É possível retificar em caso de erros? Essas e outras perguntas serão respondidas neste artigo. Acompanhe!

O que é a DCTFWeb?

Por meio da Instrução Normativa RFB n0 2005 – 29 de janeiro de 2021, a Receita Federal determinou que a DCTFWeb substituirá a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP).

O objetivo dessa nova declaração é apresentar à Receita Federal todas as contribuições previdenciárias realizadas pelas empresas. Para isso, é preciso enviar a DCTFWeb mensalmente e em dezembro uma específica para o 13° salário.

Para se adequar a essa obrigação, as empresas terão prazos estipulados em um cronograma. São eles:

  • 19 de novembro de 2021 – 20 grupo (empresas não optantes pelo Simples Nacional que ainda não tenham entregado a declaração e tiveram um faturamento inferior a R$ 4,8 milhões em 2017) e 30 grupo (produtores rurais, empregadores pessoa física (excluem-se os domésticos), entidades isentas, microempreendedores individuais – MEI – e optantes pelo Simples Nacional);
  • Junho de 2022 – 4° grupo (instituições da administração pública e organizações internacionais).

Como funciona?

Quando não ocorre a emissão dessa obrigação acessória, a instituição não consegue gerar o Documento de Arrecadação das Receitas Federais (DARF). Além disso, não é possível manter os dados sobre a escrituração do e-Social e da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).

Isso acontece por que esses dois sistemas são interligados com a DCTFWeb. Sendo assim, antes e enviar a declaração, a empresa precisa:

  • Preencher as informações do eSocial e do EFD-Reinf;
  • Acessar o portal e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) com um certificado digital do tipo A1 ou A3;
  • Consolidar os dados.

Quais são os prazos de envio da DCTFWeb?

É importante que as empresas fiquem atentas aos prazos para a transmissão da DCTFWeb. Esse envio deve ser feito:

  • Mensalmente – até o 150 dia útil do mês seguinte ao de ocorrência dos fatos gerados;
  • Anualmente – até 20 de dezembro (ou antes, se essa data não cair em um dia útil). Nessa declaração, a empresa informará os valores referentes ao 130 salário pago aos colaboradores.

Na prática, o DCTFWeb é uma obrigação acessória que deve ser enviada por alguns tipos de pessoas jurídicas ativas e pessoas físicas. De acordo com a Instrução Normativa RFB n0 1.787/2018, são obrigadas a entregar a declaração:

  • Unidades gestoras de orçamento;
  • Consórcios;
  • Empregadores pessoa física;
  • Entidades de fiscalização do exercício profissional;
  • Pessoas jurídicas do direito privado e as equiparadas a empresa;
  • Fundos especiais dotados de personalidades jurídicas sob a forma de autarquia.

Como gerar e transmitir a DCTFWeb?

Não é difícil gerar e enviar a declaração. Para isso, basta seguir o passo a passo:

  • Acessar o portal e-CAC;
  • Inserir o certificado digital ou código de acesso;
  • Entrar no sistema DCTFWeb.

Na tela inicial, aparecerá o quadro “relações de declarações” com todas as declarações que ainda não foram enviadas e estão no status “andamento”;

  • Clicar em “editar a DCTFWeb” para visualizar, conferir e inserir os dados;
  • Enviar por meio da opção emitir DARF.

Retificação da DCTFWeb

O sistema e-Social permite realizar alterações nos dados declarados por meio da funcionalidade “DCTFWeb retificadora”. Para realizar esse processo, é preciso enviar a nova escrituração do e-Social ou do EFD-Reinf. Em seguida, o sistema gera automaticamente a declaração de retificação com o status “em andamento”.

Essa é a sinalização de que a retificação pode ser feita normalmente. Vale lembrar que o Governo Federal impôs limites às retificações da DCTFWeb. Esse processo é impedido se a nova declaração reduzir o valor dos tributos repassados anteriormente nas seguintes situações:

  • Saldos a pagar que foram enviados à Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN) para inscrição em DAU (Dívida Ativa da União);
  • Valores que tenham sido objeto de exame em procedimento de fiscalização;
  • Valores apurados por meio de auditoria interna, sendo relativos a informações indevidas ou não comprovadas (exclusão, pagamento, parcelamento, compensação ou suspensão de exigibilidade) inseridas na DCTFWeb. Esses dados já devem ter sido transmitidos à PGFN para inscrição em DAU.

Além da DCTFWeb de retificação, existem mais dois tipos:

  • Original – a primeira declaração de uma categoria ou período;
  • De exclusão – a declaração que substitui e exclui a feita anteriormente.

Quais são as penalidades para a não emissão da DCTFWeb?

Caso a declaração não seja enviada dentro do prazo ou tenha sido transmitida com erros ou omissão de informações, à Receita Federal atuará da seguinte forma:

  • Criação de um prazo para a retificação – caso de erros ou omissão de dados;
  • Multa de 2% a 20% (referente ao mês ou fração) que incide sobre o valor total das contribuições que foram informadas na declaração – mesmo que tenham sido pagas integralmente;
  • Multa de R$ 20,00 para cada conjunto de 10 informações omitidas ou incorretas.

De acordo com a já citada Instrução Normativa RFB n0 1.787/2018, o valor mínimo das multas aplicadas é de:

  • R$ 200,00 – omissão de informações;
  • R$ 500,00 – nas outras situações.

Enfim, a melhor maneira de se manter em dia com a legislação e evitar punições judiciais é conhecer as regras e os prazos. Fazendo assim, a empresa não sofre danos financeiros e nem prejudica sua reputação perante os colaboradores, investidores e parceiros de negócios.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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