Foi por meio do Decreto 8.373/2014 que o Governo Federal criou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). De lá para cá, as regras desse sistema foram modificadas visando a simplificação dos procedimentos. Todas essas mudanças geram dúvidas nas empresas em relação, por exemplo, a admissão eSocial.
Para esclarecer melhor como funciona o processo admissional no eSocial, neste artigo, mostraremos as suas principais regras. Acompanhe os próximos tópicos!
O que é e para que serve o eSocial
O eSocial é um sistema criado para unificar os dados trabalhistas que as empresas precisam enviar as seguintes entidades públicas:
- Caixa Econômica Federal (CEF);
- Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
- Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
- Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Sendo assim, podemos dizer que o eSocial funciona como uma folha de pagamento digital na qual as empresas fornecem informações sobre:
- Contribuições previdenciárias;
- Vínculos empregatícios;
- Acidente de trabalho;
- Escriturações fiscais;
- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
- Aviso prévio;
- Folha de pagamento.
Outra atribuição do eSocial é unificar o envio de documentos obrigatórios, como:
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CADEG);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).
Além de organizar e unificar informações, o eSocial evita a sonegação de impostos, além de garantir que os trabalhadores recebam os seus direitos previdenciários e trabalhistas.
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Como o eSocial influencia diretamente o RH?
Um dos impactos positivos que o eSocial tem no RH é na gestão de processos que fica mais prática, intuitiva e segura. Dessa forma, a burocracia é reduzida. Uma vez que, como dito, o RH não precisa enviar dados para várias instituições públicas com diferentes regras e formulários.
Outros impactos positivos sentidos pelo RH são a otimização, a diminuição dos erros e o registro simples:
- Das alterações da jornada de trabalho e dos salários;
- em demissões e admissões de funcionários.
Como realizar a admissão eSocial: passo a passo
As empresas enviam as admissões por meio do evento “S-2200” (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador). A forma de envio vai depender bastante de qual sistema para gerenciamento e confecção de folha de pagamento a empresa está utilizando.
Para fazer a admissão diretamente no portal, é necessário que a empresa:
- Acesse o site do eSocial;
- Utilize o certificado digital para fazer login no sistema;
- Clique “Empregado” e em seguida em “Admitir/Cadastrar”;
- Faça o preenchimento dos dados do profissional;
- Salve após a conclusão do preenchimento;
- Assine digitalmente para processar o evento.
Dentro do sistema de folha de pagamento, existe a opção de acompanhamento dos eventos enviados, este acompanhamento é feito através do “andamento dos eventos”. Quando o status do andamento está como “processado”, isso significa que o envio do “S-2200” foi realizado com sucesso e gerou um número de protocolo.
Por outro lado, se aparecer o status “processado com erros”, “rejeitados” ou “erros de estrutura do XML”, será necessária a realização de ajustes nas pendências indicadas.
Como alterar a data de admissão eSocial
Não é possível alterar a data de admissão no eSocial. Caso tenha sido lançada de forma errada, o RH precisará gerar um evento de exclusão do “S-2200” e realizar um novo cadastramento. Este passo a passo também vai depender do sistema de folha de pagamento utilizado, mas para fazer este processo diretamente no portal você deve:
- Acessar o menu “empregados” e clicar em “gestão de empregados”;
- Digitar o CPF do colaborador que você deseja excluir, ou o nome se esta opção estiver disponível;
- Clicar em “movimentações trabalhistas”;
- E excluir a movimentação “Admissão do Trabalhador” no campo indicado “Excluir”. Será necessário assinar digitalmente esta opção.
É possível fazer uma admissão fora do prazo?
Para que a admissão seja aceita pelo e-Social, o RH deve respeitar os seguintes prazos:
- A admissão preliminar precisa ser enviada até do dia anterior ao início das atividades do trabalhador por meio do evento “S-2190”;
- Esse evento terá a validade estendida até o dia 7 do mês seguinte ao início das atividades do trabalhador na empresa;
- Se até essa data a empresa não enviar todos os dados cadastrais por meio do “S-2200”, a admissão não será efetivada no sistema;
- A empresa também pode optar por enviar diretamente o evento S-2200, neste caso, o prazo é o dia que antecede o início das atividades laborais do trabalhador.
Regras
Vale lembrar que admissões com datas retroativas geram multas para a empresa. Além disso, o “S-2200” não é utilizado para trabalhadores sem vínculo empregatício com a organização e nem para profissionais sob o regime estatutário.
Principais mudanças que o eSocial trouxe
Dentre as principais alterações no eSocial para 2021, podemos destacar:
- Redução do número de eventos e campos do leiaute;
- Flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações;
- Facilitação no envio de dados relativos ao cumprimento de obrigações fiscais e previdenciárias, bem como dos depósitos de FGTS;
- Utilização somente do CPF para identificar o trabalhador;
- Simplificação na declaração de remuneração e pagamentos;
- Substituição das obrigações acessórias (CAT, CD, PPP, DCTF, MANAD, GRF e folha de pagamento) pelo novo sistema.
Como funciona a admissão preliminar eSocial?
Quando a empresa ainda não reuniu todas as informações necessárias para preencher o “S-2200” de um novo colaborador, é possível enviar o “S-2190” (admissão de trabalhador – registro preliminar).
Como dito no tópico anterior, o “S-2190” precisa ser preenchido até o dia anterior ao início da prestação de serviço do profissional e terá validade até o dia 7 do mês subsequente. Para enviar esse evento, o RH informará:
- A data de nascimento;
- A data da admissão;
- O CPF do trabalhador.
Assim como no evento “S-2200”, caso alguma informação seja preenchida de maneira errada no “S-2190”, o RH precisará excluir o evento e enviar outro. Já os trabalhadores sem vínculo empregatício ou sob o regime estatutário, o evento da admissão é o “S-2300”. Quanto aos colaboradores reintegrados, o processo começa com o envio do evento “S-2298”.
Conclusão
Sem dúvidas, o eSocial é um avanço na infraestrutura trabalhista do Brasil – e podemos esperar ainda mais melhorias nesse sistema para os próximos anos. Na verdade, o eSocial é um parceiro do RH estratégico e inovador.
Afinal, esse conceito de RH preza pela automação, otimização e potencialização de processos internos por meio de ferramentas virtuais. O resultado disso é uma empresa voltada para a transformação digital e preparada para o futuro do mundo empresarial.
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