Durante a rotina de trabalho, imprevistos acontecem e acabam gerando extensão de horário. Para uma compensação legal e adequada, é necessário fazer um bom controle de banco de horas.
Nesse contexto, quando um colaborador excede o período habitual de trabalho, esse tempo extra é adicionado a um sistema para que mais tarde possa ser ressarcido conforme a política da organização, acordo ou convenção coletiva.
Este artigo aborda justamente esse monitoramento, sua importância e a melhor forma de realizar essa tarefa. Ao final, você poderá conhecer esse controle também no sistema home office. Acompanhe e confira!
Qual a importância do controle de banco de horas?
O controle do banco de horas é fundamental para garantir a tranquilidade da empresa perante a legislação trabalhista e a segurança do colaborador nos aspectos relativos à jornada individual de trabalho.
A falta de um sistema de monitoramento efetivo traz riscos aos gestores, caso um trabalhador resolva acionar a Justiça do Trabalho. Cabe à empresa comprovar se esse indivíduo estava ou não laborando além do horário previamente estabelecido por contrato.
Além das questões judiciais, o controle é uma ótima ferramenta de avaliar e compreender a produção. Quando a empresa tem conhecimento do quanto suas equipes estão trabalhando além do habitual, ela colabora para que os processos sejam otimizados, com o objetivo de produzir mais em menos tempo.
Caso seja verificado que a realização de horas extras é uma prática rotineira, é necessário ficar alerta. Possivelmente, a gestão do tempo não é realizada de maneira adequada — e será preciso revisar os processos internos.
Quais são as regras para o banco de horas?
Para uma boa aplicação das regras, o empregador deverá observar primeiramente o total diário de horas trabalhadas, que não poderá exceder 10 horas. Qualquer serviço prestado que ultrapasse esse limite invalida o banco e obriga o pagamento de adicionais de hora extra — isso de acordo com o que for estabelecido em Convenção Coletiva de Trabalho.
O empregador pode compensar as horas trabalhadas até o limite de 6 meses de acordo com a nova reforma trabalhista. Já no caso de não compensação, o empregado terá o direito ao pagamento de horas extras, sendo respeitados os devidos adicionais.
É importante, ainda, que o acordo para definição das horas extras seja feito com antecedência para que tanto o empregado quanto o funcionário organizem sua agenda e consigam um fluxo de trabalho equilibrado. Veja em tópicos os principais pontos das regras:
- não é permitido ultrapassar duas horas diárias de horas extras;
- o limite máximo de compensação é de 6 meses;
- o banco é iniciado a partir de sua implementação, e os excedentes anteriores devem ser pagos de acordo com a legislação;
- domingos e feriados não devem ser contabilizados e exigem pagamento com 100% de adicional – verificar sempre o que foi acordado no documento de BH da empresa;
- não é permitido implementar o controle de banco de horas para menores de 18 anos ou trabalhadores de atividades insalubres – neste último caso, mesmo que previsto em norma coletiva, a validade do banco de horas fica condicionada à apresentação de autorização prévia das autoridades em matéria de higiene do trabalho, conforme o artigo 60 da CLT.
O que muda no banco de horas após a reforma trabalhista?
A reforma trabalhista, instituída pela Lei n.º 13.467 de 13 de julho de 2017, teve a função de adequar a legislação às novas relações de trabalho. A partir do parágrafo 5º do artigo 59, é abordado o assunto de banco de horas.
Uma das mudanças mais importantes se refere à dispensa de sindicato para a formalização do banco de horas. Dessa forma, basta um acordo individual entre patrão e empregado para esse tipo de pacto.
Importante destacar que o artigo 611A da mesma lei dispõe que:
Art. 611-A A convenção coletiva e o acordo coletivo de trabalho têm prevalência sobre a lei quando, entre outros, dispuserem sobre:
II – banco de horas anual;
Finalmente, como falado anteriormente, destacamos a mudança de 1 ano para 6 meses como limite máximo estabelecido para a compensação do empregador pelas horas extras trabalhadas.
Como o controle de banco de horas pode ser feito?
A responsabilidade do controle de banco de horas geralmente é destinada ao departamento de recursos humanos. O setor mensura a demanda de trabalho, os gastos relativos ao pagamento da jornada extra e define se tais horas serão pagas em dinheiro ou descontadas do tempo de trabalho.
Quanto mais organizado for o esquema para monitorar esses dados, mais simples será para definir o modelo ideal para a empresa. O mais comum é o uso das planilhas, por ser um método simples. Entretanto, para que seja eficiente, deve conter as seguintes informações:
- carga horária individual;
- entrada e saída do colaborador;
- horas noturnas trabalhadas;
- adicional de periculosidade;
- registro das horas devidas, horas trabalhadas e horas extras de cada colaborador;
- relatório das horas trabalhadas mensalmente por cada colaborador;
- relação das horas trabalhadas e horas descontadas.
De que maneira é possível otimizar esse processo?
Embora efetiva, a planilha apresenta algumas desvantagens. Por ser um método totalmente manual, podem existir falhas nos registros. Com isso, é possível que a empresa se complique diante a Justiça do Trabalho, mesmo sem intenção ou conferindo os registros regularmente.
Além disso, alimentá-la toma um tempo além do necessário na rotina do profissional, e dificulta até mesmo que os colaboradores façam esse acompanhamento. Assim, o RH acaba por perder um precioso tempo de sua rotina de trabalho tirando dúvidas e conferindo os dados, quando poderia preenchê-lo com ações que melhoram o engajamento e trazem resultados.
Felizmente, é possível otimizar o gerenciamento do banco de horas, reduzir custos e auxiliar para que o setor tenha uma rotina mais produtiva. Tudo isso se for realizado por meio da tecnologia.
1. Softwares automatizados
Atualmente o mercado conta com uma vasta oferta de softwares capazes de realizar cálculos automáticos, fazendo com que a gestão do ponto e a de pessoas seja facilitada.
2. Ponto eletrônico
Essas plataformas permitem que o gestor administre diferentes ciclos de jornada por meio de um sistema de ponto eletrônico, que se integra à folha de pagamento e otimiza a rotina do profissional responsável por fazer esse controle.
O sistema de RH é capaz de otimizar essa tarefa, deixando o banco de horas organizado. Além disso, é possível coletar os dados em tempo real, o que garante a mais alta eficácia a esse monitoramento.
Quais os benefícios de se adotar um sistema moderno de controle?
Ao adotar um sistema moderno de controle de banco de horas, são inúmeros os benefícios promovidos para a empresa. Em primeiro lugar, dependendo o número de colaboradores, o relógio de ponto é uma exigência estabelecida por lei. Veja agora alguns aspectos importantes.
Centralização das informações
Independente do tamanho da organização, é possível centralizar e integrar os dados do sistema à folha de pagamento. A automatização desse controle permite que os gestores tenham informações precisas sobre as horas trabalhadas e extras, faltas, jornadas reduzidas, entre outros dados.
Atualização em tempo real
Todo esse controle é realizado de maneira automática, rápida e segura. Além disso, alguns softwares permitem que esses dados sejam compartilhados com a equipe, como o setor financeiro. O resultado é uma rede acessível e ágil para todos os envolvidos com a gestão de pessoas e pagamento dos colaboradores.
Veja outros benefícios que a escolha da plataforma certa é capaz de promover:
- atendimento rápido e personalizado com consultores online capacitados para tirar dúvidas e resolver eventuais problemas do sistema;
- segurança no cumprimento das obrigações do eSocial;
- prestação de consultorias trabalhista e previdenciária;
- integração da folha de pagamento com o sistema de gestão de DP;
- sistema de armazenamento em nuvem, permitindo o acesso 24 horas de qualquer lugar que tenha conexão com a internet disponível e backup em tempo real dos registros feitos na plataforma, ou seja, você não perde nenhum dado;
- envio de arquivos bancários para todos os bancos.
O controle de banco de horas por meio do ponto eletrônico facilita, ainda, a consulta de relatórios. Ao ser questionado a respeito da jornada de trabalho, o RH rapidamente consegue enviar esses dados ao funcionário, de maneira prática e organizada.
Controle do banco de horas no home office
Com a atual crise vivida por conta da pandemia de COVID-19, as empresas se viram praticamente obrigadas a implantar um sistema home office. E uma dúvida muito comum nessa implementação é sobre o controle de banco de horas.
Primeiramente, é importante salientar a necessidade de um novo mindset de gestão que tende a priorizar um controle mais sobre atividades do que sobre horário. Uma das vantagens do home office é a flexibilidade e encontrar meios mais inteligentes de controle é fundamental.
Mesmo que a moderação seja feita por atividade ou por horário, o processo fica muito mais facilitado com soluções digitais. Elas podem, além de fazer o controle mecânico, oferecer respostas importantes por meio de relatórios, consultas e filtragens para trazer mais possibilidades de insights para o gestor.
Um sistema virtual desobriga o colaborador a estar fisicamente em um lugar, permitindo que ele mesmo encontre o seu melhor ambiente — que pode ser em casa, em coworkings ou qualquer local apropriado para o desenvolvimento do trabalho.
A plataforma Convenia possibilita o acesso a todos esses benefícios. O nosso software de departamento pessoal foi pensado para digitalização do RH das empresas, tornando o cálculo de folha de pagamento, o controle de banco de horas e férias de colaboradores, a gestão das admissões e desligamentos, bem como a distribuição de holerites e a comunicação interna, tarefas muito mais seguras e eficientes.
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