O Departamento Pessoal e a Contabilidade são as áreas empresariais que mais lidam com a burocracia imposta pelas obrigações tributárias e trabalhistas.
São tantos detalhes e procedimentos obrigatórios envolvidos nas rotinas contábeis e de administração de pessoal, que não é de se admirar que os profissionais em questão fiquem confusos com alguns conceitos — ou mesmo que não conheçam bem alguns deles.
As guias e impostos da Folha de Pagamento são bons exemplos da situação descrita acima. Contadores e profissionais do Departamento Pessoal, não raro, precisam resgatar cálculos e informações para fazer levantar documentações tributárias e trabalhistas como DIRF, GFIP, RAIS, CAGED, GPS etc.
Se você quer entender melhor o que são as siglas das obrigações tributárias, quais são suas principais funções e como suas aplicações vão mudar com a chegada do eSocial, este artigo vai descomplicar toda essa confusão!
Obrigações tributárias e trabalhistas
Antes de explicar sobre a sigla de cada uma das obrigações tributárias , vamos assentar o terreno passando por conceitos básicos sobre as obrigações tributárias e trabalhistas brasileiras.
Existem dois tipos de obrigações tributárias no Brasil: as principais e as acessórias. As obrigações principais são o pagamento do tributo ao Governo; as obrigações acessórias são as declarações – comumente chamada de recolhimento – desse pagamento ao Governo.
Em alguns casos, o contribuinte é responsável tanto pelo pagamento das obrigações tributárias como pelo seu recolhimento. No entanto, há situações para as quais a legislação determina a responsabilidade tributária de terceiros, transferindo o ônus do recolhimento para outra parte, de modo que o contribuinte só arque com o pagamento do tributo.
Há também obrigações trabalhistas que não envolvem tributos, mas que possuem caráter de fiscalização e estatística. Algumas delas são mensais e outras anuais.
O que é DIRF?
DIRF é a sigla de Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, que é uma das obrigações tributárias. Seu recolhimento é de responsabilidade da fonte pagadora, ou seja, da empresa.
O Imposto de Renda é uma das obrigações tributárias que é direcionado a todas as pessoas físicas e jurídicas (exceção feita a alguns casos descritos na lei). O IR, como é popularmente conhecido o Imposto de Renda, é a maior fonte de arrecadação do governo brasileiro.
Conforme a Instrução Normativa RFB n 1587/2015, o papel da da DIRF é:
- Informar os rendimentos pagos a pessoas domiciliadas no Brasil;
- Valor do imposto de renda e de contribuições retido na fonte;
- Pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa pagos a residentes ou domiciliados no exterior;
- Valor pago a plano de saúde coletivo empresarial.
Como entregar a DIRF?
Atualmente, a declaração da DIRF — cuja data limite é até as 23h59min59s do último dia útil do mês de fevereiro — é efetuada por meio do Programa Gerador de Declaração, o Receitanet, que pode ser acessado no site oficial da Receita Federal.
As etapas para o envio da DIRF são:
- Baixar o programa gerador escolhendo entre os sistemas: Windows 7.32 bits (ou superior) e 7.64 bits (ou superior) ou Linux 32 bits e 64 bits;
- Na tela de boas-vindas, confirmar o início da instalação do programa;
- Após a conclusão da instalação, seguir as orientações dadas pelo sistema para o preenchimento e envio.
O serviço online de declaração da DIRF pode ser utilizado:
- Pelo contribuinte ou seu representante legal;
- No caso de pessoas jurídicas (empresas), o solicitante precisa fazer parte do quadro de sócios e administradores (QSA) do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).
E quanto a documentação? Os documentos comuns em todas as declarações enviadas à Receita Federal, o que inclui a DIRF, são:
- Documento oficial de identificação do contribuinte;
- Formulário de solicitação de cópias;
- Documento que comprove a condição de representante legal (estatuto, ato constitutivo, contrato social ou ata).
Nos casos de empresas com filiais, a matriz fica responsável por agrupar a DIRF de cada unidade e fazer a declaração utilizando um só arquivo digital.
O que é RAIS?
Essa sigla significa Relatório Anual de Informações Sociais. Essa declaração foi instituída em 1975 por meio do Decreto nº 76.900. Entre às finalidades da RAIS, podemos destacar o fornecimento de dados e capital para a gestão:
- Do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
- Sistema de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
- Dos estudos técnicos e de natureza estatística e atuarial;
- Da identificação do trabalhador com direito a abono salarial PIS/PASEP.
Quem deve declarar a RAIS?
Entre as empresas que precisam enviar a RAIS, estão:
- As inscritas no CNPJ (com ou sem empregados);
- Todas as organizações definidas como empregadoras pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
- Empresas individuais – mesmo que não possua colaboradores;
- Empresas do direito privado;
- Autônomos e profissionais liberais que tenham, pelo menos, um funcionário;
- Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à empresa com endereço no exterior;
- Grupos 3 (empregadores optantes pelo regime Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos);
- Grupos 4 (órgãos públicos e organizações internacionais – âmbito federal), definidos no eSocial.
É importante ressaltar que caso a empresa não tenha empregados ou teve suas atividades paralisadas durante o ano-base, ainda assim está obrigada a entregar a RAIS Negativa.
Para enviar a RAIS, é necessário utilizar dois sistemas governamentais que podem ser acessados pelo site do Ministério do Trabalho:
- o GDRAIS, que é o programa gerador de arquivos RAIS;
- o RAISNET, o programa transmissor de arquivos.
O prazo de transmissão da RAIS é publicado anualmente. Normalmente, ele ocorre entre março e abril do ano subsequente ao dos dados que constam no relatório. Caso a empresa precise enviar declarações dos anos-base de 1976 a 2019, é necessário utilizar o programa GRDAIS Genérico (1976-2019).
Por meio da Portaria SEPRT n0 1.127/2019, algumas empresas não precisam mais enviar a RAIS.
São as que fazem parte dos grupos do eSocial:
- 1 (com faturamento acima de R$ 78 milhões);
- 2 (com faturamento de até R$ 78 milhões e não optantes pelo regime Simples Nacional).
Para esses grupos, as informações referentes à RAIS são enviadas por meio de eventos periódicos (folha de pagamento) ao sistema do eSocial.
CAGED: o que é?
Criado por meio da Lei nº 4.923/65, o CAGED — sigla de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados — é um banco de dados que toda empresa atualiza mensalmente informando suas admissões e desligamentos para que o governo saiba quem está empregado e quem está desempregado no Brasil.
Ele surgiu com a função inicial de suprir o Programa de Seguro-Desemprego com dados sobre vínculos trabalhistas para que a oferta de benefícios fosse liberada. Além disso, ele atua como fonte de informações para que o Governo elabore estatísticas sobre o emprego no Brasil e, assim, possa planejar suas ações relacionadas a trabalho e salário.
No CAGED a empresa deve declarar:
- Empregados contratados sob regime CLT;
- Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
- Aprendizes;
- Trabalhadores temporários.
Por outro lado, não devem ser declarados casos como:
- Servidores da administração pública;
- Trabalhadores avulsos;
- Dirigentes sindicais;
- Autônomos;
- Ocupantes de cargos eletivos;
- Estagiários;
- Empregados domésticos residenciais e outros casos específicos.
Quem deve declarar o CAGED?
O CAGED deve ser enviado por todas as organizações inscritas no CNPJ que fizerem alguma alteração no quadro de colaboradores contratados pelo regime da CLT. Essas mudanças podem ser: admissão, transferência e demissão.
Para enviar o CAGED, o profissional de DP pode utilizar:
- Aplicativo do CAGED informatizado (ACI);
- Formulário Eletrônico do CAGED (FEC) com certificação digital e sem certificação digital;
- Sistema próprio de Folha de Pagamento, disponível em www.caged.gov.br.
O prazo de envio é até o dia 7 do mês subsequente àquele sobre o qual as informações se referem. Outras informações importantes sobre o envio do CAGED estão na seção “entrega da declaração” no site do Ministério da Economia.
É importante ressaltarmos que, de acordo com o art. 1º da Portaria SEPRT 1.127/2019, publicado em setembro de 2019, e a Portaria SEPRT 1.195/2019 o CAGED, sistema para Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, deixou de ser obrigatório a partir da competência Janeiro/2020.
SEFIP/GFIP: o que é?
O SEFIP (Sistema Empresa de Fundo de Garantia e Informação à Previdência Social) é um aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal (CEF). Por meio dele, as empresas que recolhem o FGTS geram a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social).
Com esses dados, o Governo Federal repassa informações dos trabalhadores ao FGTS e à Previdência Social. Atualmente, todas as empresas que possuem empregados estão obrigadas ao envio da GFIP, pois é através desta declaração que é gerada a guia de FGTS.
Com a publicação da Instrução Normativa RFB n0 2005/2021, as empresas dos grupos 1 a 3 enviam dados previdenciários por meio do DCTFWeb. Essa sigla significa Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Essa obrigação acessória é gerada automaticamente por meio do eSocial e da EFD-Reinf.
Por isso, as empresas precisam enviar corretamente os eventos do eSocial relacionados aos dados previdenciários. Feito isso, a DCTFWeb será gerada até o dia 15 do mês seguinte aos fatos geradores.
Quem é responsável pelas obrigações: Departamento Pessoal ou Contabilidade?
Não existe uma única resposta certa para essa pergunta. O ônus de arcar com todas as obrigações tributárias, trabalhistas e fiscais é da empresa, e compete a ela decidir qual profissional será dedicado a cumprir as tarefas.
É comum que a pequena ou média empresa terceirize completamente a execução para uma Contabilidade externa, devido à competência e especialização de seus profissionais nos assuntos tratados ao longo deste artigo.
No entanto, não há uma norma legal que impeça um profissional de Departamento Pessoal de executar as obrigações tributárias e trabalhistas internamente. Independentemente da sua escolha, é fundamental zelar para que todas as rotinas sejam feitas conforme a legislação, tomando o devido cuidado com prazos, detalhes e cálculos.
Faça um planejamento das obrigações tributárias e trabalhistas
Para que a empresa fique em dia com toda a obrigação trabalhista e tributária, é importante que seja feito um planejamento estratégico. Essa prática envolve a elaboração de um conjunto de estratégias, estudos e ações. O objetivo é estruturar, organizar, gerenciar e reduzir a carga tributária da organização, evitando problemas com as obrigações tributárias e trabalhistas.
É importante que esse planejamento seja realizado por contadores ou com a ajuda de tecnologias eficientes, como softwares de gestão financeira. As etapas para a criação de um planejamento para organizar as obrigações tributárias são:
- Coleta de dados – enquadramento tributário, atividades operacionais, contábeis, financeiras e administrativas, porte e estrutura da empresa;
- Definição da natureza jurídica – formato legal da empresa: sociedade anônima (AS), empresa de pequeno porte (EPP), microempresa (ME) etc.;
- Escolha do regime tributário – simples nacional, lucro real ou lucro presumido;
- Análise do impacto dos impostos na empresa.
Depois que é realizado o planejamento tributário, a organização ganha economia, segurança e competitividade. Além disso, evita multas e processos judiciais vindos com a ausência do recolhimento dos tributos obrigatórios.
Enfim, as obrigações tributárias e trabalhistas fazem parte dos procedimentos que as empresas precisam ficar atentas. Dessa forma, o negócio fica livre de pendências e prejuízos que mancham a imagem da organização e afetam o orçamento.
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