A aplicação da transformação digital é uma necessidade para qualquer empresa hoje em dia. Isso inclui também o setor de análise de dados. Por isso, a planilha de indicadores é o primeiro passo para um setor que pretende se especializar em mensuração de indicadores , incluso o RH que está cada vez mais orientado a dados.
Quando uma empresa está mais preparada para o uso de tecnologia para análise de dados, com equipes especializadas em People Analytics e Business Intelligence, aplicar relatórios gerenciais nos setores gera ações mais assertivas, além de facilitar sua tomada de decisão e manter o negócio competitivo no mercado.
Neste conteúdo, você aprenderá tudo sobre as planilhas de indicadores de desempenho, como elas são importantes para o Recursos Humanos, e de que maneira a tecnologia consegue otimizar essa tarefa para poupar seu tempo no DP e RH e ter foco nos colaboradores. Confira!
O que é uma planilha de indicadores?
A planilha de indicadores é uma coletânea de informações mensuráveis sobre determinado fator. Ela pode ser desenvolvida desde o setor financeiro até o Recursos Humanos.
O intuito da planilha de indicadores está ligado há três finalidades, sendo elas:
- Reconhecer a situação real da empresa sobre tal aspecto;
- Ajudar a definir metas;
- Facilitar a análise comparativa sobre o planejamento estratégico desenvolvido previamente.
É por meio dela que a empresa consegue afirmar se a execução de suas atividades sobre certo período estão contribuindo para os objetivos organizacionais. Por isso, é importante que os indicadores sejam bem alinhados internamente, para que sigam o planejamento estratégico do negócio.
Na área de RH, eles devem ser bem detalhados e focados na solução de desafios que envolvem a gestão de pessoas. Dependendo da quantidade de colaboradores, o volume de números e atualizações serão mais recorrentes. Nesses casos, utilizar planilhas de Excel não é tão viável, ainda que em um primeiro momento ajude.
Os relatórios gerenciais, quando bem aplicados, facilitam a otimização de processos, aumentam a produtividade, e melhoram a gestão dos dados. Mais adiante falaremos mais sobre o funcionamento desse recurso. Por agora, voltemos aos indicadores.
Qual é a importância de indicadores?
A realidade do mercado é cada vez mais a orientação a dados. A pesquisa Data Paradox, da Dell, mostra que 66% das empresas usam dados como ferramenta organizacional. Porém, apenas 21% utilizam-os corretamente.
Isso demonstra, primeiramente, a importância de estabelecer uma política e cultura interna que incentive essa transformação digital nos setores.
Até porque, sem medir os resultados, é inviável entender a eficácia das ações organizacionais.
Portanto, você que veio até aqui buscar formas de usar tecnologia para ter mais tempo no RH, está no caminho certo. É por meio das planilhas de indicadores que melhorias são implementadas e erros não voltam a acontecer. Ou seja, ela contribui para o sucesso da empresa como um todo.
Quando falamos de Recursos Humanos, podemos usar como exemplo as soluções aplicadas sobre um plano de carreira. É comum que o profissional de RH tenha uma visão abstrata do que esperar das promoções dadas aos colaboradores.
Mas, com uma planilha de indicadores de RH, você entende:
- Quantas promoções a empresa consegue oferecer sem afetar negativamente o financeiro;
- Qual o impacto delas no caixa da empresa;
- Se as promoções proporcionam uma redução do turnover;
- entre outros.
A vantagem dos relatórios gerenciais é que eles se estendem a todas as funções do RH, indo desde o endomarketing até a contabilidade.
A única questão é que, para implementar essa estratégia na sua empresa, você precisa entender bem quais métricas utilizar em cada análise e como fazer uma planilha de indicadores.
No Kit abaixo sobre RH Data Driven, oferecemos gratuitamente uma planilha de indicadores, com uma aula completa sobre como visualizar indicadores de RH e DP por meio de uma planilha. Não perca essa oportunidade de crescer profissionalmente e mudar a realidade da sua empresa!
Planilha de indicadores de RH: descubra quais são os mais importantes para o setor
Em um dashboard de Recursos Humanos, pode e deve conter os mais variados tipos de indicadores. Até porque, quando se analisa a gestão de pessoas, vários fatores influenciam na produtividade, satisfação, qualidade, entre outros.
Confira abaixo quais são as métricas que não podem faltar na sua planilha de indicadores de RH:
Satisfação dos funcionários
O bem-estar dos colaboradores é extremamente importante para manter a produtividade e entregas de uma instituição. Segundo pesquisa da Sodexo, a empresa se torna 70% mais rentável e 86% mais produtiva quando investe em satisfação interna. Portanto, saber mensurar esse fator é muito necessário.
Para isso, utiliza-se o método E-NPS (Employer Net Promoter Score), que transforma em número essa questão abstrata. Para aplicá-lo, você deve realizar uma pesquisa (de preferência anônima) com perguntas, como:
- De 0 a 10, o quanto indicaria nossa empresa como um bom lugar para trabalhar?
- De 0 a 10, o quanto indicaria seu superior imediato como um bom líder?
Assim, quando a resposta for entre 0 e 6, você saberá quantos detratores (profissionais infelizes) existem na sua instituição. Já as respostas entre 7 e 8 são representam aqueles que estão neutros perante a relação com a empresa. E todas acima de 9 demonstram os funcionários promotores (satisfeitos e fidelizados).
Para identificar o percentual total de E-NPS, basta utilizar a seguinte fórmula:
E-NPS = % de funcionários promotores – % de funcionários detratores
Turnover
Você bem sabe o quão prejudicial um índice de rotatividade elevado pode ser a um negócio. Aprender a como calcular turnover é simples, basta aplicar a seguinte fórmula:
Turnover = nº de funcionários desligados ÷ nº de funcionários daquele período × 100
O recomendado é que o resultado dessa fórmula fique abaixo de 5%. Quando o valor ultrapasse essa porcentagem, a empresa começa a apresentar desafios na produtividade, bem-estar, competitividade, entre outros.
Se você fez o cálculo e percebeu que está acima do ideal, é possível aplicar algumas soluções para reduzir o índice, como:
- Incluir um plano de cargos e salários;
- Investir em novas ferramentas de comunicação interna;
- Incentivar a liderança pelo exemplo;
- Recompensar as pessoas por suas conquistas.
Absenteísmo
Outro ponto importante para o RH é saber se os colaboradores estão faltando com frequência no trabalho. Para mensurar o absenteísmo, recomenda-se utilizar o fator Bradford, que resume-se a seguinte fórmula:
Absenteísmo = nº de ocorrências²× nº total de faltas
Por exemplo, digamos que seu colaborador faltou 3 vezes no ano, sendo na primeira vez uma abstenção de 2 dias, na segunda 3 dias e na terceira 5 dias. Ao fazer o cálculo e multiplicar 3 × 3 × 10, descobre-se que a taxa de ausência desse colaborador é de 90 pontos.
É importante que não haja nenhum funcionário com uma pontuação igual ou maior que 250, pois isso aponta que existe um problema muito maior para lidar.
Retorno Sobre Investimentos (ROI)
A área de RH também precisa prestar contas sobre os gastos de suas ações, como treinamentos, bonificações, eventos corporativos, entre outros. Uma forma de metrificar esses investimentos é através do cálculo do ROI (Return On Investiment). A fórmula desse indicador é:
ROI = (retorno obtido – valor do investimento) ÷ valor do investimento × 100
Para exemplificar, pense que você percebeu através da planilha de indicadores de desempenho que a qualidade do trabalho de seus colaboradores estava abaixo do esperado. Isso estava resultando em um churn alto, afetando assim a receita da empresa.
Como solução, foi feito um treinamento para o time, que custou R$3.000,00. Após esse período, novos clientes contrataram a organização, dando um retorno financeiro de R$5.000,00.
Ao aplicar a fórmula e calcular 5.000 – 3.000, dividir posteriormente por 3.000 e multiplicar por 100 ao final, o ROI desse investimento será de 60%. Esse indicador é importante, principalmente, para o RH ter argumentação com a diretoria e mostrar que o dinheiro investido na gestão de pessoas está (ou não) dando resultados à empresa.
Benefícios
Os benefícios corporativos – ou mesmo os benefícios flexíveis – são uma das formas de se manter atrativo para candidatos . Mas, é importante que o RH saiba o custo per capita dessas vantagens oferecidas, para que exista alinhamento com o orçamento da instituição.
Para isso, deve-se fazer o seguinte cálculo:
Custo per capita = total de gastos com benefícios ÷ total de colaboradores
Para empresas que desejam ver quanto teoricamente cada colaborador custa mensalmente, basta somar o total de salários ao custo dos benefícios. Por mais que não dê um resultado totalmente conformado à realidade, já que há diferentes salários, bonificações, etc, esse cálculo auxilia a entender a rentabilidade da equipe em geral.
Recrutamento e seleção
A planilha de indicadores de RH também serve como uma solução para visualizar quais melhorias devem ser feitas no processo seletivo. Nesse dashboard, algumas métricas importantes para se aplicar, são:
- Tempo médio investido em cada contratação;
- Valor médio investido em cada contratação;
- Número de candidatos/vaga;
- Índice de vagas fechadas no prazo certo;
- Índice de desligamentos de recentes contratações.
Todos esses números, quando elevados, apontam problemáticas que existem no processo de recrutamento.
Portanto, é importante que você não faça apenas um ou outro cálculo, mas, sim, um conjunto de fórmulas que se aplicam a cada etapa da seleção. Assim, a análise do R&S será, de fato, completa e realista.
Como fazer planilha de indicadores?
Esse é um dos tópicos mais importantes para você que deseja acabar com as informações incorretas que atrapalham seus processos. Então, preste atenção e veja que é mais simples aprender como fazer uma planilha de indicadores do que você imagina.
O primeiro passo é entender qual problema o RH quer resolver. Ou seja, qual é a atual dor do setor e onde está faltando informação. É assim que se descobre quais indicadores de RH utilizar. É importante que você selecione as informações levando em conta:
- Quais são os dados necessários para calcular os KPIs;
- Quais as informações precisam ser captadas.
Depois, saiba como otimizar a sua planilha. Questões como “quais fórmulas pretendo utilizar?”, “vou utilizar a base de dados de qual ferramenta da empresa?”, “vou montar uma tabela dinâmica com quais dados?”, “vou usar gráficos?” devem ajudar na formatação visual.
Uma boa dica é pensar no volume de dados que será coletado, e assim entender como organizá-los antes de começar os cálculos e análises mais aprofundadas.
Caso haja muita informação desencontrada e em locais diferentes, o melhor é procurar um software de RH que desenvolva relatórios gerenciais com um dashboard completo, que permite integração de dados e traga segurança da informação.
Em terceiro lugar, aprenda a analisar os indicadores. Quando você não é um profissional orientado a dados, não haverá como compreender se existe ou não um problema nos resultados.
Por fim, após saber quais são os desafios que o setor enfrenta, deve-se pensar nas soluções. Levantar insights para a criação do relatório final junto com a equipe e diretores é o melhor caminho para ser assertivo nas ações.
Contar com uma plataforma de RH ajuda muito nesse processo, uma vez que você não precisa gastar tempo desenvolvendo a planilha de indicadores.
Além disso, há softwares no mercado – como a Convenia – que oferecem relatórios estratégicos diferenciados, com indicadores específicos que facilitam a tomada de decisão do setor. Explicaremos melhor sobre essa funcionalidade no próximo tópico.
Relatórios estratégicos da Convenia: mais de 20 indicadores para analisar
Você aprendeu até aqui a importância da planilha de indicadores e como ela auxilia o RH no planejamento estratégico. Mas, e se houver uma maneira muito mais prática e rápida de organizar os resultados e dados?
Com a nova funcionalidade da Convenia, você terá relatórios completos e um dashboard que contempla as principais dores do setor de RH. Eles possibilitam, além dos indicadores padrão vistos neste conteúdo, a planilha de KPI de tópicos macro, como:
| Temas | Relatórios |
| Diversidade | Distribuição por gênero/etnia/faixa etária; Média salarial por gênero/etnia; Residência de colaboradores; Naturalidade de colaboradores. |
| Riscos | Colaboradores PCD; Menor aprendiz; Diferença salarial entre cargos; Exames periódicos. |
| Salário | Soma dos salários brutos; Motivos pelo aumento salarial; Promoções; Último aumento salarial; Colaboradores por departamento; Custo por departamento; Promoções por departamento. |
| Movimentação | Headcount; Taxa de desligamentos; Admissões; Desligamentos; Tempo de casa; Afastamentos; Faltas; Motivos pelo desligamento. |
Se fizer sentido para o seu momento, você pode procurar por planilhas de indicadores grátis para utilizar. Elas são uma boa forma de aprendizado para entender como analisar dados, formatar os melhores layouts e otimizar a criação de relatórios para a gerência.
No entanto, o próximo passo da transformação digital está em automatizar planilhas e tornar seu trabalho mais rápido ainda. Uma forma de fazer isso é com a ferramenta completa da Convenia!
Não haverá mais necessidade de montar ou personalizar planilhas do zero, e muito menos a preocupação de errar alguma informação. Tudo será automatizado, deixando para você apenas o trabalho de analisar os dados.
