A organização e o estabelecimento de regras prévias de funcionamento são essenciais para qualquer equipe, instituição ou grupo. Por isso, existe um conjunto de regras, informações de conduta, vestimenta, socialização e procedimentos que devem orientar a atuação de uma empresa.
Esses conteúdos devem ser compilados num documento chamado regulamento interno. Por meio dele, líderes, gestores e colaboradores saberão como agir na organização de forma ética e transparente.
Além disso, o regulamento serve como um guia onde as informações de comunicação entre os setores são oficializadas e documentadas. Por que isso é importante? Para promover a harmonia e bem-estar em todos os processos de trabalho e aproximar as equipes, gerando resultados.
Pela introdução, pareceu que o regulamento interno precisa ser rígido, cheio de códigos sociais, mas, na verdade depende mais das motivações da empresa e de sua cultura do que do próprio documento do regulamento.
Então neste artigo vamos explicar um pouco mais como o regulamento interno funciona, a sua importância e como implementá-lo na sua empresa.
Boa leitura!
Qual o papel do regulamento interno?
Como mencionamos anteriormente, o regulamento interno é um conjunto de normas que precisam ser cumpridas por todas as pessoas gestoras e colaboradoras. Quem o estabelece é o próprio empregador. As normas instituídas então passam a ser aplicadas nos demais setores seguindo o que foi proposto.
O regulamento interno tem a função de dar um norte e oferecer soluções para problemas na organização que afetam as boas práticas da empresa. Essas medidas também ajudam a levar a empresa a se fortalecer internamente e aumentar a produtividade, destacando-a no mercado.
O que pode e o que não pode constar em um regulamento interno?
Todas as informações inseridas no regulamento interno precisam estar em conformidade com as leis trabalhistas, civis, acordos sindicais, coletivos e convenções. Alguns parâmetros são mais burocráticos por questões de segurança, mas outras nem tanto.
Além disso, as regras inseridas seguem o bom senso e direcionamentos relacionados ao dia a dia das organizações. Vamos conferir o que pode ou não pode conter em um regulamento:
| Informações aceitas | O que não pode |
| Como utilizar equipamentos de proteção individual (EPI) | Determinar o uso de roupas ou equipamentos que sejam inadequados à temperatura ambiente, gerando desconforto nos colaboradores |
| Normas sobre manter a higiene pessoal | Ferir a Constituição das Leis Trabalhistas (CLT), acordos coletivos, etc. |
| Uso do celular no horário de trabalho | Determinar horários de trabalho que ultrapassam às oito horas por dia |
| Maneiras de lidar com o cliente | Exigir que o colaborador trabalhe em espaços externos da empresa sem nenhuma proteção |
| Explicações e normas sobre a participação nos lucros | Informações trabalhistas sobre férias que diferem do que está estabelecido na CLT |
Com essas informações definidas, ficará mais fácil elaborar o regulamento interno da sua empresa, válido para todos. A ideia do documento não é restringir ou constranger os colaboradores, mas sim gerar uma rotina de trabalho segura e previsível para a equipe.
A importância do regulamento interno para a harmonia no ambiente de trabalho
O regulamento dita as normas do que será feito ou não na empresa. Portanto, é de suma importância que ele seja elaborado com responsabilidade. O gestor pode utilizar o documento para treinar um novo colaborador na empresa, mostrando-lhe as regras já estabelecidas.
Assim, a equipe se sente mais segura sabendo que existem regras internas a serem cumpridas. Até mesmo para disciplinar situações específicas que exigem mais energia dos gestores, como excesso de faltas dos colaboradores, problemas com hierarquia, etc., o regulamento se faz importante.
Como implementar o regulamento interno na empresa?
O regulamento interno precisa ser documentado em papel ou arquivo no computador. Se a empresa apenas dizer verbalmente quais são as regras para os colaboradores, não haverá nenhuma prova de que eles entenderam e vão aplicá-las no dia a dia.
Ele precisa ser legível e compreensível para a leitura dos membros da equipe, evitando ambiguidades e má interpretação das cláusulas (que podem ser quantas o empregador julgar necessário).
Feito isso, é de suma importância fazer cópias do documento e dá-las a cada colaborador para lerem, questionarem se for necessário, e assinarem em seguida.
As consequências positivas de um regulamento
A criação de um regulamento interno impulsiona a comunicação entre as equipes, gestores e a alta administração. Uma vez que, facilita a transparência e clareza sobre regras, procedimentos e comportamentos — permitidos ou não — no ambiente corporativo.
Outro benefício é o alinhamento da conduta, maneira de pensar (mindset) e cultura interna. Dessa forma, a empresa constrói uma identidade própria que será percebida no mundo empresarial. O resultado é o fortalecimento da employer branding (marca empregadora), atraindo talentos, investidores e parceiros de negócios.
Além da melhoria da comunicação interna, o regulamento oferece outros benefícios para a organização. Vejamos alguns deles:
Direito do trabalho
O regulamento interno é considerado uma fonte primária de direito do trabalho. Sendo assim, é um documento tão valioso quanto o contrato de trabalho, o plano de cargos e salários, bem como a negociação coletiva.
Podemos dizer também que as regras estabelecidas no regulamento — ao nível interno — tem a mesma força da legislação trabalhista. Em vista disso, se torna uma importante ferramenta para a proteção e a defesa dos direitos (e deveres) tanto da empresa quanto dos profissionais.
Compliance
De acordo com a Lei n0 12.846/2013 (também conhecida como lei anticorrupção), o compliance é indispensável para as empresas. Em termos simples, o compliance é um programa de conformidade. O objetivo é garantir a obediência de normas legais e regulamentares, diretrizes e políticas organizacionais.
Entre as boas práticas de compliance está a criação de um regulamento interno que direciona as ações que podem ou não ser executadas pelos colaboradores e, por extensão, por toda a empresa. A consequência disso é a consolidação de boas práticas que levam à excelência das práticas da organização.
Produtividade e eficiência
Outra vantagem do regulamento interno da empresa é a otimização da produtividade e eficiência dos colaboradores. Isso acontece porque todos sabem como proceder em situações específicas.
Dessa forma, se ganha o tempo gasto em reuniões e conversas para decidir o que será feito quando surgem dúvidas. Além da economia de tempo, ocorre o aumento da eficiência. Afinal, as atividades serão pautadas em padrões de qualidade pré-estabelecidos.
Os pilares do regulamento interno: compliance trabalhista
O regulamento interno é um compliance trabalhista, ou seja, é o conjunto de ações capazes de fazer as regras se cumprirem na empresa. Vamos listar agora os principais pilares do regulamento:
1- Começa pelos diretores da empresa
A aplicação do regulamento interno começa na diretoria, onde eles dão o exemplo de como se comportar na empresa e da importância de se utilizar o documento no dia a dia. Além disso, a mais alta administração da organização promove a cultura da empresa.
Uma empresa em que os mais altos cargos não seguem o regulamento possui grandes possibilidades de ter problemas de harmonia e comunicação interna, dificultando resoluções de conflitos e gerando desconforto geral. Abrir exceções não deve sequer ser cogitado.
2- Indica os riscos
É certo que toda empresa possui um conjunto de metas, objetivos a serem alcançados em determinado período.
O uso do regulamento interno consegue mostrar quais são os empecilhos que impedem que isso aconteça. Há regras que precisam de mais estrutura? Há colaboradores que não estão recebendo esses procedimentos de maneira transparente? Levantando os problemas, é possível criar ações que diminuam esses riscos.
3- Investir em treinamentos
Investir em conhecimento para gerar a motivação dos colaboradores, não só permite o crescimento na carreira, como também promove engajamento e envolvimento com as normas da organização.
Isso contribui ainda para o colaborador executar as suas atividades conforme o que a empresa espera e precisa.
4- Disponibilizar canais de comunicação seguros
É dever da empresa disponibilizar canais de comunicação seguros para os colaboradores denunciarem ou falarem abertamente alguma conduta, ou violação das regras que possam presenciar.
Uma das opções é determinar um endereço de e-mail, número de telefone ou aplicativos disponíveis para essa comunicação sigilosa e segura. Os profissionais que recebem a denúncia precisam analisar os fatos, as provas, e assim tomarem atitudes para reparar os danos da quebra do regulamento.
É no regulamento que fica claro quais comitês a empresa possui para casos graves de conduta, desconfortos entre colaboradores e um local seguro para desabafar questões que vão além do profissional e podem atingir situações pessoais, como assédios verbais.
5- Abertura às melhorias
Pilares instituídos, regulamento interno formalizado. Agora é hora de colocar tudo em prática. É preciso então promover a cultura dos feedbacks para saber o que deu certo e o que não foi tão legal assim, possibilitando então a melhoria dos processos.
É aqui que é necessário desconstruir a ideia do regulamento ser um documento rígido e que não agrega em nada. Na verdade, é possível criar algo com a participação de todos e seguindo as leis instituídas para regras burocráticas.
Como ele afeta a produtividade da equipe?
O regulamento interno promove a produtividade da equipe porque define a função e conduta de cada membro internamente. O tempo e a energia são direcionados para o que precisa ser feito naquele dia, facilitando a gestão de pessoas na empresa.
A produtividade gera motivação e dedicação por parte dos colaboradores, tornando a equipe preparada para alcançar objetivos e abrir-se às outras mudanças necessárias.
Por serem adaptáveis, às normas instituídas no regulamento necessitam de revisão periódica de modo a atualizar as informações e gerar conhecimento novo para a equipe.
O RH é o único responsável pela criação do regulamento?
Como o RH lida com a gestão de pessoas, muitas vezes, o setor o RH é apontado como o único responsável pela criação do regulamento interno. Mas isso não é correto. Na verdade, toda a empresa tem participação nesse processo.
Embora o setor de recursos humanos possa liderar a elaboração, as lideranças de outras áreas precisam ajudar na definição das regras. Afinal, cada líder sabe a realidade do setor em que atua, ou seja, o que precisa ser melhorado ou eliminado por meio das diretrizes de conduta.
Uma vez elaborado o regimento interno, o trabalho em conjunto permanece. O objetivo é que todas as áreas fiscalizem a aplicação das regras, reportando qualquer desvio interno ao RH. Dessa forma, o documento sairá “do papel” e fará parte do perfil comportamental e das atividade de colaboradores e líderes.
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