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O impacto da tecnologia e portabilidade no trabalho já é algo bastante abordado nos dias de hoje, quando funcionários buscam por mais flexibilidade e satisfação no ambiente corporativo. Assim, ganham cada vez mais possibilidades e formas de atuar, em razão das inovações disponíveis no cenário empresarial. Mas, como implementar home office na empresa?
Embora cada vez mais o Home Office tenha se tornado um desejo comum a vários profissionais, o trabalho remoto ainda é um assunto que costuma dividir opiniões, principalmente por parte dos empregadores.
Se você tem interesse em saber um pouco mais sobre esse tema tão importante e atual no cenário corporativo, continue lendo esse post. Vamos falar sobre o que é Home Office, como isso tem se tornado uma tendência cada vez mais rotineira nas empresas e quais os principais benefícios dessa prática para as empresas e para os colaboradores. Também vamos evidenciar o papel da tecnologia nesse novo contexto. Preparado? Então, vamos lá!
O que é Home Office e trabalho remoto?
É muito comum a ligação entre os dois termos, mas, apesar de semelhantes, eles representam diferentes modalidades de trabalho. No entanto, home office é representado pelo fato de um colaborador realizar o serviço em casa, ou seja, está ligado a permanência do profissional na sede. Já o trabalho remoto se refere ao uso de ferramentas tecnológicas para execução do trabalho à distância, ou seja, representa a forma de interação dos colaboradores com a empresa.
Importância do Home Office para a empresa
Sendo o fator flexibilidade um dos mais desejados e perseguidos pelos colaboradores das novas gerações, empresas de todo o mundo buscam, constantemente, por novas fórmulas para manter (ou aumentar) a produtividade de funcionários sem a necessidade de um ambiente único de atuação — como um escritório. É justamente aí que a tecnologia e portabilidade no trabalho entram como solução, propondo modelos e locais para o exercício de funções que, até pouco tempo, seriam considerados como uma utopia.
Durante muito tempo, o conceito de trabalho se restringiu às atividades executadas pelo empregado dentro das dependências da empresa. Dessa forma, estaria em serviço aquele trabalhador que estivesse no seu local de trabalho, sob as orientações e supervisão do empregador.
Com o passar do tempo e o acirramento da concorrência entre as organizações, surgiram novas necessidades e demandas empresariais e uma das principais delas é a produtividade. Assim, não basta mais que o empregado disponibilize o seu tempo para a empresa, é preciso ser efetivo em suas tarefas, com vistas à obtenção de resultados.
Com o foco da relação de trabalho voltado para os resultados, tornou-se prática comum conceder mais flexibilidade àquele trabalhador que demonstrar comprometimento e atuação voltada para o atingimento de metas. Pouco importa, nesse contexto, de onde ele faça isso, se nas dependências da empresa ou de qualquer outro local.
Implementar Home Office é uma forma de permitir maior flexibilidade ao empregado na hora de executar suas funções, que não ficam mais restritas aos muros da organização.
Qual a vantagem do home office para a empresa?
A implementação do home office na empresa tem uma série de vantagens para todos os envolvidos, de modo que é difícil avaliar quem, dos sujeitos da relação de trabalho, sai ganhando mais. O mais correto, mesmo, é afirmar que isso traz benefícios equivalentes para ambas as partes.
Se de um lado o empregado beneficiado pelo home office tem a possibilidade de trabalhar de casa, com mais conforto, sossego e flexibilidade de horários, por outro, é inquestionável que as empresas têm muitos benefícios também. A qualidade de vida proporcionada ao trabalhador se converte em:
- mais produtividade para a organização;
- menos estresse;
- menos afastamentos do trabalhador;
- menos tempo perdido no trânsito — reduzindo os atrasos;
- menos custos de manutenção das instalações;
- economia de recursos;
- melhoria do clima e cultura organizacional.
Outro benefício importante para a empresa, que pode advir da maior satisfação e comodidade do trabalhador, é a redução do turnover, com a consequente retenção de talentos. Hoje, ninguém duvida que um dos assuntos mais temidos pelas organizações é a perda de talentos para a concorrência. Um bom funcionário, além de elevar o nível e a reputação da organização frente ao mercado, também é responsável pelo incremento significativo da produtividade, engajamento da equipe e muito mais.
Como implementar Home Office na empresa?
Saber como implementar home office na empresa de forma que haja um benefício mútuo, empregado e empregador, é muito importante para ter sucesso com o programa. Por isso, é essencial que uma política seja previamente estabelecida.
Lembrando que, o home office pode funcionar como uma categoria de trabalho fixa e padrão da empresa, ou como uma medida emergencial em meio a crises. Para isso, é importante providenciar:
1. Equipamentos necessários
É importante que a empresa garanta o conforto e munição necessária para a execução do trabalho. Para a aderência do home office, cabe ao empregador oferecer as condições de trabalho para que o empregado possa desempenhar suas funções em sua residência.
2. Segurança da informação da companhia
A segurança da informação é outro ponto importante, pois, mesmo fora, o colaborador continuará acessando informações confidentes. Por isso, é importante que esse termo seja incluído nas políticas internas.
3. Mensuração e supervisão de desempenho
Não tem como implementar Home Office na empresa sem oferecer sistemas para mensuração e supervisão de desempenho. Para isso, o uso de softwares de acompanhamento de tarefas é de grande auxílio para o empregador.
4. Planeje uma estratégia de trabalho
Antes de implementar o home office, é importante criar uma estratégia de trabalho. Para isso, é preciso determinar quais departamentos e indivíduos terão acesso à modalidade. Além disso, estabelecer indicadores de monitoramento para acompanhar a produtividade pode ajudar.
5. Priorize a comunicação
O home office só irá sobreviver diante de uma boa estratégia de comunicação. Para isso, é importante encontrar maneiras de garantir uma comunicação fluida entre as equipes.
6. Elabore uma boa política de home office
O detalhamento da política de home office é importante, pois facilita a solução de problemas relacionados aos direitos e deveres de um colaborador.
Como controlar o trabalho home office?
A implementação do Home Office é um tema de grande relevância no cenário corporativo atual, mas é preciso tomar algumas cautelas na hora de implementá-lo na sua empresa. Como se sabe, cada pessoa tem uma personalidade e características diferentes das demais, cabendo ao líder conhecer bem o perfil de cada colaborador antes de autorizar o teletrabalho.
Isso porque existem profissionais que precisam do estímulo pessoal do gestor para que se tornem produtivos ou sentem a necessidade de trabalhar em equipe ou dentro das dependências da empresa. Então, o primeiro cuidado a tomar é verificar se o trabalhador terá o compromisso e a possibilidade de ser produtivo e comprometido fora da empresa, isto é, no conforto do seu lar.
Outra questão relevante é verificar o tipo de atividade desenvolvida e se a empresa dispõe de tecnologia suficiente para permitir o home office. Por fim, e não menos importante de enfatizar, é o cuidado que se deve ter com a segurança das informações empresariais, que devem ser preservadas e mantidas em sigilo para evitar problemas futuros.
Quais as tendências para os próximos anos?
Tomados esses cuidados, a implementação do home office na empresa se revela uma excelente medida para impulsionar a produtividade, a economia e a satisfação entre os colaboradores de qualquer organização. Criando novos hábitos na vida profissional, a dupla da tecnologia e portabilidade permite, além da adoção de novos locais de atuação, expedientes mais flexíveis e reuniões realizadas a partir de qualquer lugar do mundo.
Ainda, uma liberdade maior de decisão para colaboradores, que podem se beneficiar muito desse cenário e passar, inclusive, a produzir mais, por poderem atuar de uma maneira diferenciada. Com isso, tanto o número de home offices como o de escritórios a céu aberto devem aumentar (e muito) ao longo dos próximos anos.
Essa mudança proporcionará aos funcionários a oportunidade de trabalhar em um ambiente realmente agradável e que estimule a produção e a criatividade. Com mais flexibilidade, o nível de satisfação dos colaboradores também cresce bastante, influenciando até mesmo a possibilidade da retenção de talentos dentro de uma empresa.
A mistura de trabalho presencial e remoto já é uma realidade em algumas empresas do País e isso só tende a aumentar ao longo dos próximos anos. O mesmo ocorre com o uso de tecnologias disponibilizadas pelas empresas em meios de transporte (como ônibus fretados) e até a criação de minicentros empresariais espalhados pelas cidades, dando a chance aos colaboradores de escolher o local mais adequado para realizar suas funções.
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