O processo de desligamento é o encerramento formal da relação empregatícia entre colaborador e empresa, podendo ocorrer por motivos econômicos, estruturais, de desempenho ou simplesmente pelo término do contrato. Embora seja uma prática comum no Departamento Pessoal (DP) e na gestão de recursos humanos, a maneira como esse momento é conduzido pode causar um impacto significativo em todos os envolvidos.
Mais do que cumprir obrigações legais, o processo de desligamento deve ser realizado de forma humanizada, priorizando o respeito ao colaborador e minimizando os efeitos dessa transição em sua vida. Essa abordagem não só reflete uma cultura organizacional que valoriza o capital humano, mas também evita conflitos, preserva relacionamentos e fortalece a imagem da empresa como um empregador responsável e ético.
Neste artigo, vamos explorar as melhores práticas para realizar um desligamento eficiente e humanizado, diferenciá-lo de outros conceitos, entender seus principais motivadores e esclarecer o papel do Departamento Pessoal nesse contexto. Continue lendo para conferir tudo o que você precisa saber! 
Qual a diferença entre desligamento e demissão?
É comum confundir os termos desligamento e demissão, tratando-os como sinônimos. No entanto, apesar de relacionados, eles possuem diferenças importantes.
O desligamento é um conceito mais amplo que abrange qualquer situação em que o colaborador deixa de fazer parte do quadro de funcionários da empresa. Ele pode ocorrer tanto por iniciativa do empregador, ao encerrar o contrato e dispensar o colaborador, quanto por decisão do próprio profissional, ao solicitar o desligamento. Além disso, inclui outras situações, como o término de contratos temporários ou aposentadoria.
Por outro lado, a demissão é uma forma específica de desligamento, caracterizada pela decisão da empresa em encerrar o vínculo empregatício. Geralmente, isso ocorre devido a fatores como desempenho insatisfatório, reestruturação interna ou necessidade de redução de custos.
Compreender essa distinção é essencial para tratar cada caso de forma adequada, respeitando os direitos e deveres de ambas as partes e garantindo uma condução humanizada do processo.
Dicas para conduzir um processo de desligamento
Entender a diferença entre demissão e desligamento é essencial, mas o mais importante é conduzir a saída de um colaborador de maneira humanizada, minimizando desgastes e fortalecendo a imagem da empresa. Um processo de desligamento bem planejado não precisa ser difícil; com as ações certas, pode ser conduzido de forma respeitosa e profissional. Confira algumas dicas fundamentais:
1. Guarde a informação
O fato de que um funcionário em específico será desligado é uma informação que só deve ser compartilhada em caso de absoluta necessidade. Caso não exista uma real obrigação de comunicar outras pessoas, é importante guardar a informação para evitar um mal-estar e um clima ruim na equipe.
2. Defina e oriente um comunicador
Embora caiba ao RH oferecer ajuda, a responsabilidade de comunicar o desligamento a um profissional geralmente cabe ao seu superior direto. Uma vez definido quem será o comunicador, é importante orientá-lo sobre as melhores maneiras de informar o colaborador.
3. Busque um ambiente adequado
O ambiente onde o colaborador tomará conhecimento sobre seu afastamento deve ser adequado, ou seja, longe de olhares curiosos. Por isso, opte por um espaço privado, onde a conversa possa ocorrer sem interrupções e com a garantia de confidencialidade. Evite locais públicos ou de grande circulação dentro da empresa, protegendo a privacidade do profissional e evitando constrangimentos desnecessários.
Além da privacidade, o ambiente deve ser confortável e acolhedor. Isso facilita uma comunicação mais empática e pode contribuir para que o indivíduo se sinta valorizado e respeitado.
4. Escolha um horário adequado
Não há porque adiar uma notícia se os fatos não sofrerão alterações. Por isso, se for possível, é válido comunicar o desligamento durante o período da manhã. A escolha por esse horário evita reuniões com pressa ao final do dia e ainda dá a oportunidade para que o profissional desligado possa se despedir e passar as pendências aos membros da equipe sem pressa.
5. Seja respeitoso
Demonstrar respeito pelo colaborador não apenas facilita a aceitação da notícia, mas também preserva a dignidade da pessoa em um momento potencialmente desestabilizador. Ao comunicar o desligamento, seja direto, mas também sensível. A honestidade é crucial, mas deve ser equilibrada com empatia para que a mensagem seja compreendida sem causar dores desnecessárias.
Demonstrar abertura para ouvir e responder às perguntas e preocupações do colaborador também é importante. Permita que ele expresse seus sentimentos e forneça feedback construtivo que possa ser útil para seu desenvolvimento futuro.
Além disso, reconheça e valorize suas contribuições à empresa. Agradeça pelo tempo e esforço dedicados, destacando aspectos positivos de seu trabalho. Isso não só suaviza o impacto do desligamento, mas também ajuda a manter uma imagem positiva da empresa, tanto para o colaborador que está saindo, quanto para os demais funcionários que permanecem.
Motivos de desligamento da empresa
Para conduzir o processo de desligamento de forma justa e transparente, também é importante entender os motivos que geram o desligamento da empresa e suas particularidades. Os principais são:
Baixa performance
Ocorre quando um colaborador não atinge os padrões esperados. Antes do desligamento, é crucial oferecer feedback e oportunidades de desenvolvimento.
Se mesmo assim não houver melhoria, o desligamento é necessário para manter a competitividade. Nesses casos, é essencial esclarecer que a decisão não é uma punição, mas uma medida necessária para o desempenho da empresa.
Comportamento inadequado
Atitudes que contrariam os valores e políticas da empresa prejudicam o ambiente de trabalho. Aqui, o desligamento é importante para manter um espaço seguro e saudável para a equipe, sendo imprescindível quando o comportamento inadequado persiste mesmo após advertências.
Falta de fit cultural
Como o nome sugere, a falta de fit cultural ocorre quando um colaborador não se alinha com os valores e cultura da empresa. Antes de seguir com o desligamento, é importante entender as razões do desalinhamento. Às vezes, a saída será necessária para manter a coesão da equipe.
Questões financeiras
O desligamento da empresa também pode ser uma medida adotada em caso de necessidade de corte de custos. Antes desse tipo de decisão, é essencial avaliar o impacto na equipe restante para evitar sobrecargas de trabalho e comunicar os motivos com transparência, cuidando do bem-estar dos funcionários.
Término do contrato de trabalho
Contratos temporários ou de experiência, por exemplo, devem ter seu encerramento comunicado com antecedência. Também é importante dar referências positivas para ajudar o colaborador a encontrar novas oportunidades, demonstrando apoio mesmo após o término da relação de trabalho.
Demissão por justa causa
A demissão por justa causa é aplicada em casos de faltas graves, como insubordinação, atos de improbidade, maus procedimentos, etc. Nessas situações é fundamental prezar pelo devido amparo legal, contando com provas concretas para proteger a empresa em caso de contestação, já que o colaborador perde seus benefícios legais.
Acordo mútuo
Ocorre quando colaborador e empresa concordam com a rescisão. Este acordo beneficia ambas as partes, permitindo uma saída amigável e negociada. É importante chegar a um consenso sobre os termos da rescisão, garantindo uma transição justa e transparente.
Cuidados que o DP deve tomar na hora do desligamento
Entendidos os principais motivos de desligamento por comportamento, desempenho ou questões da própria empresa, veja algumas dicas adicionais para que o DP lide com o processo de forma eficaz e humanizada:
Avalie o impacto do desligamento
Antes de realizar o desligamento, avalie o impacto que ele terá na equipe e no ambiente de trabalho. Considere como isso pode afetar a moral dos colaboradores e a produtividade. Além disso, planeje medidas para minimizar esses impactos, como realocação de tarefas e suporte emocional.
Prepare o funcionário para o desligamento
Prepare o colaborador para o desligamento com antecedência. No momento da demissão, ofereça informações claras sobre o processo e o motivo do desligamento. Estabeleça feedbacks realistas, empáticos e forneça suporte para a transição de carreira, como orientações sobre o seguro-desemprego e referências profissionais.
Tenha uma comunicação empática e humanizada
Lembre-se sempre da necessidade de comunicar o desligamento de maneira empática e respeitosa. Ouça as preocupações do colaborador e demonstre empatia durante todo o processo. Esclareça dúvidas e forneça feedback construtivo, reconhecendo as contribuições do colaborador.
Separe um ambiente privado para conversar
O respeito e a empatia também envolvem a escolha de um local privado e tranquilo para comunicar o desligamento. Garanta que o ambiente seja confortável e livre de interrupções, para proteger a privacidade do colaborador e permitir uma conversa realmente franca e honesta.
Deixe claro que os direitos do funcionário serão assegurados
Durante o desligamento, assegure ao colaborador que seus direitos serão respeitados. Explique os benefícios que ele terá direito, como verbas rescisórias e prazos para pagamento e forneça todas as informações necessárias para garantir uma transição justa e tranquila.
Checklist de documentos para conduzir o processo de desligamento
Um processo de desligamento bem-sucedido exige planejamento, organização e o cumprimento de todas as obrigações legais. Garantir que os documentos estejam em ordem e que as etapas sejam seguidas corretamente é fundamental para evitar problemas futuros, tanto para a empresa quanto para o colaborador. Use este checklist como guia para conduzir o processo de forma eficiente e profissional:
- Termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT): Documento que oficializa o encerramento do vínculo empregatício.
- Carteira de trabalho (CTPS): Realize a atualização e devolva a carteira ao colaborador dentro do prazo legal.
- Comprovante de pagamento das verbas rescisórias: Inclua valores como saldo de salário, férias proporcionais, 13º salário proporcional e, se aplicável, multa do FGTS.
- Extrato do FGTS e guia de recolhimento: Apresente os comprovantes de depósito do FGTS e oriente sobre o saque, caso aplicável.
- Comunicação de dispensa (CD): Documento necessário para encaminhar o colaborador ao seguro-desemprego, caso ele tenha direito.
- Atestado de saúde ocupacional (ASO): Exame demissional que deve ser realizado antes da homologação da rescisão contratual. O DP agenda o exame em uma clínica ou com um médico do trabalho.
