Em um mundo caracterizado pela aceleração constante das demandas e pela crescente complexidade das tarefas, a produtividade no trabalho tem se tornado um fator crucial para o sucesso individual e organizacional.
A capacidade de realizar mais em menos tempo, otimizando recursos e mantendo a qualidade do trabalho, tornou-se uma habilidade muito importante para profissionais de todas as áreas.
Assim, compreender o que impulsiona a produtividade e a utilização de estratégias eficazes para maximizar o desempenho tem sido uma prioridade da maior parte das empresas.
Nesse artigo, vamos explorar os elementos-chave da produtividade no trabalho, desde a gestão eficiente do tempo até a promoção de um ambiente propício ao foco e a criatividade. Acompanhe!
Por que investir em produtividade no trabalho?
A produtividade no ambiente de trabalho é uma característica comum a toda organização bem-sucedida. Ao investir em melhorias na performance da equipe, você proporciona uma série de benefícios para o negócio e aos seus colaboradores. Confira alguns deles:
Motivação para funcionários
Uma cultura de desenvolvimento é baseada em etapas bem organizadas e foco em resultados. Isso garante que o bom rendimento dos profissionais seja reconhecido, que o caminho até o cumprimento das metas seja mais claro e que as pessoas sintam-se mais motivadas em suas tarefas.
Redução de perdas e erros
Todos os exemplos de produtividade no trabalho se referem à capacidade de produzir melhor, com menos recursos e em um menor tempo. Trata-se de uma forma de ser mais assertivo em cada execução, o que significa desperdiçar menos.
Retenção de talentos
Como citamos, a produtividade, motivação e satisfação no trabalho andam lado a lado. Com etapas assertivas e um maior senso de reconhecimento, os profissionais enxergam melhores condições e perspectivas nos seus cargos, aumentando a retenção de talentos.
Impacto positivo nos clientes
Ao ter um fluxo laboral estruturado, com entregas assertivas e equipes engajadas, a qualidade entregue fica muito maior. Assim, a produtividade no trabalho favorece a excelência dos produtos e serviços, aumentando a satisfação e fidelização dos clientes.
Como aumentar a produtividade no trabalho?
Ciente da importância de ter uma equipe produtiva, cabe a todo Gestor de Recursos Humanos e demais áreas responsáveis pelo bem-estar dos funcionários promover técnicas de administração de tempo.
Veja as melhores práticas para aumentar a performance dos colaboradores:
Apresente com clareza os Cargos e Funções
Os membros da equipe precisam saber, exatamente, quais são as suas responsabilidades e o que a empresa espera para poder executar um bom trabalho. Saber como funciona o organograma da companhia e em qual nível hierárquico cada colaborador se encontra é fundamental para projetar e aspirar possíveis promoções.
Aposte em Capacitação e Treinamentos
Investir no desenvolvimento dos funcionários é importante tanto para motivar como para reciclar talentos. Quando a capacitação vem acompanhada de um bom plano de carreira, a obtenção de ótimos resultados é praticamente garantida.
A produtividade no trabalho está diretamente ligada ao nível de conhecimento das atividades desenvolvidas. Por esse motivo, é fundamental criar estratégias para capacitar sua equipe.
Para isso, é importante entender quais são as necessidades operacionais. De nada adianta levantar recursos para aperfeiçoamentos que não atinjam o que cada setor precisa. Crie uma matriz de treinamento com o auxílio dos responsáveis de cada departamento.
Identifique os pontos fortes, as fraquezas, os gargalos e o que precisa ser implementado para que novos projetos sejam desenvolvidos com total eficiência e qualidade.
Ofereça benefícios
Oferecer flexibilidade nos horários e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é um dos melhores meios para motivar funcionários e, consequentemente, melhorar o desempenho deles. Não é de hoje que os colaboradores estão em busca de uma qualidade de vida no trabalho e não apenas retornos financeiros.
Logo, alinhar as expectativas pessoais com as necessidades da empresa é fundamental para resultados positivos. Colaboradores satisfeitos são mais engajados com a cultura organizacional.
Contudo, é importante lembrar que essa qualidade tão desejada não está apenas ligada ao interior da empresa, mas também é uma consequência das ações externas.
Para que isso seja um ponto de destaque no seu empreendimento e gere o aumento da produtividade no trabalho, aposte em itens como:
- Remuneração salarial;
- Relação interpessoal;
- Autonomia;
- Saúde e bem-estar.
Proporcionar um bom espaço de trabalho, alinhado com as necessidades da companhia e dos funcionários, é imprescindível para manter a qualidade do serviço prestado. Organize seu ambiente físico, tenha equipamentos atualizados para a demanda do negócio.
Crie uma comunicação clara e aberta
Ser acessível e manter uma comunicação aberta é um dos deveres de um líder, que deve se esforçar para transmitir de forma clara todos os principais valores e missões da empresa. Nessa etapa, é preciso ações conjuntas com endomarketing: responsável por toda a comunicação interna organizacional
O engajamento de cada colaborador da sua equipe dependerá de como ele vai receber as informações. Por isso, é fundamental contar com o auxílio das ferramentas tecnológicas para que tais dados cheguem aos seus destinatários de forma rápida e clara.
Ferramentas como e-mail, newsletter, redes sociais internas são táticas excelentes para informar a todos as necessidades para o cumprimento de objetivos e novidades relacionadas ao negócio.
Demonstre reconhecimento
Reconhecer os colaboradores que desempenham bem as suas funções é o segredo do sucesso para a composição de equipes produtivas. Isso pode ser feito por meio de ajustes salariais e prêmios específicos, entre outros incentivos.
A busca por profissionais capacitados é muito competitiva no mercado de trabalho. Hoje, não são apenas as empresas que selecionam seus talentos. Os profissionais também escolhem em que modelo de organização pretendem ingressar. Assim, é essencial demonstrar o quanto todo o time é importante para o empreendimento.
Estabeleça um cronograma de reuniões. Nelas, não se esqueça de parabenizar a equipe pela produtividade e engajamento de todos. De forma individual, dê feedback: é importante demonstrar os pontos fortes de cada pessoa, apontando como ela ajudou a alcançar o que a empresa desejava.
O bom rendimento no trabalho é o ponto principal para que uma companhia permaneça ativa no mercado. Dessa forma, é necessário estar atento a diversos fatores que, quando somados, demonstrarão a capacidade que a corporação tem de lidar com o mercado externo e, obviamente, como ela age estrategicamente com a sua equipe.
Incentive uma boa Gestão de Tempo
A gestão de tempo é imprescindível para aumentar a produtividade no trabalho. Afinal, assim como a falta de prazos gera adiamentos e procrastinação, afetando o rendimento, o excesso de entregas em um curto período pode gerar acúmulo de tarefas, sobrecargas e estresse.
Portanto, é importante indicar períodos de execução que sejam coerentes com a capacidade de entrega de todo o time.
Mais que definir prazos alinhados às demandas, tenha em mente que as pessoas não conseguem ser produtivas o tempo todo. Ao traçar períodos de pausa para recompor as energias e a concentração, o rendimento coletivo tende a melhorar.
Nesse sentido, uma série de técnicas pode ajudar a gerenciar o tempo de maneira eficiente. Uma das mais conhecidas é a Pomodoro.
Nela, o time é estimulado a trabalhar por 25 minutos com pausas de 5 minutos entre eles. Esse processo é repetido 4 vezes, até que uma pausa mais longa de meia hora é feita. Sua aplicação agrega um melhor andamento às execuções, enquanto também previne a fadiga mental.
Faça avaliações constantes
Avaliar as entregas e processos dos colaboradores constantemente faz toda a diferença para identificar eventuais casos de baixa produtividade e traçar medidas assertivas para corrigi-los.
Por meio de diferentes técnicas de avaliação de desempenho individual, é possível controlar a curva de rendimento de cada profissional e dos seus respectivos times.
Com os indicadores de produtividade no trabalho obtidos, você pode entender quais são os pontos fortes e fracos de cada talento, se há problemas nos processos que estão prejudicando o rendimento, como direcionar melhor o treinamento de funcionários, entre outras melhorias.
Automatize tarefas com softwares de gestão
Graças ao rápido avanço da tecnologia no mercado de trabalho, os softwares de gestão se tornaram ferramentas de produtividade no trabalho indispensáveis para toda empresa que deseja manter-se competitiva.
Essas plataformas permitem automatizar uma série de tarefas manuais, repetitivas e burocráticas. Assim, elas otimizam o tempo da equipe e permitem que os funcionários se dediquem a tarefas mais estratégicas ou que exigem uma maior atenção.
Além da automatização, um bom sistema ainda permite acompanhar os principais indicadores de performance e centralizar a gestão dos fluxos de trabalho.
Outro ponto importante é a possibilidade de cada talento acompanhar as tarefas dos seus colegas e conhecer o status de cada atribuição. Isso agrega mais contexto as demandas, para que todos saibam exatamente quanto falta para o time atingir suas metas.
Como resultado, há mais clareza na administração das pessoas, engajamento para que os membros da equipe ajudem uns aos outros sempre que necessário e assertividade para gerir o andamento dos processos.
Para o RH e Departamento Pessoal, a Convenia atualmente é uma ótima escolha para a sua empresa. Nela, você registra toda a jornada dos profissionais, os mantém integrado aos fluxos de aprovações do RH, centraliza todos os documentos e informações digitalmente, elimina erros, conta com uma agenda automatizada de obrigações, entre muitas outras possibilidades.
Dica extra: Realize Avaliações de Desempenho
Antes de seguir nossas dicas de produtividade no trabalho, é essencial entender o atual desempenho dos seus colaboradores.
Afinal, esse é o ponto de partida para aplicar as boas práticas que mais se adequam às necessidades da sua equipe e promover um ganho de performance que cause impactos reais nos resultados do negócio.
Com o Template de Avaliação de Desempenho por Competência da Convenia, você consegue personalizar essa análise de acordo com as demandas da sua gestão e construir relatórios estratégicos para o recursos humanos e conseguir focar melhor nos pontos de melhoria.
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