O controle de férias dos funcionários é uma tarefa importante do departamento pessoal das empresas. Além de garantir que não haja nenhum passivo trabalhista (como a necessidade de pagar em dobro o valor de férias por ter vencido o período concessivo) você também mantém a transparência da organização com os funcionários – item muito importante na motivação de talentos.
Está perdendo o controle das férias de seus funcionários? Não se preocupe, nós te ajudamos! Baixe agora mesmo a Planilha Gratuita e comece a controlar as férias de forma rápida, prática e simples!
Siga a leitura e confira os principais erros que o RH comete no controle de férias, como retomar o controle e passo-a-passo para melhorar o controle de férias da sua empresa!
Gestão de férias: 3 erros que o RH comete no Controle de Férias
Ter um programa para controle de férias de funcionários bem definido evita o RH cometa alguns erros, como:
Erro 1: Usar planilhas de Excel para controlar férias
Esse erro é o mais perigoso da lista. Afinal, ele é capcioso. “Como usar Excel pode ser um erro se ele é, na verdade, a solução para gerir as férias dos colaboradores?” muitos profissionais de RH podem estar se perguntando.
Apesar de escondidos e pouco óbvios, os problemas em usar planilhas de Excel são onerosos — e não apenas no controle de férias, mas também na gestão de benefícios e na organização de informações de colaboradores para que a Contabilidade feche a folha de pagamento.
Planilhas não possuem alertas automáticos de férias a vencer; podem ser apagadas se o computador onde estão armazenadas passar por um problema; não geram relatórios instantâneos; e não são customizadas especificamente para a Gestão de Férias.
Por esses motivos, o profissional encarregado do controle de férias precisa manualmente incluir fórmulas na planilha e ser meticuloso para não se equivocar nos cálculos. Ou seja: o processo não é eficiente e à prova de erros.
Erro 2: Não ter conhecimento pleno sobre as Férias CLT
Conforme falamos nesse artigo, a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) é o conjunto predominante de regras que regem as leis trabalhistas no Brasil.
É essencial que o profissional de RH que lida com férias tenha conhecimento pleno sobre o que a CLT determina. Caso contrário, a empresa fica sujeita a multas e processos judiciais.
O maior exemplo que temos de ônus financeiro resultante de falhas no controle de férias ocorre quando um funcionário não usufrui de seu direito de férias após o período aquisitivo de 12 meses e nem recebe o dinheiro referente ao período de descanso. A CLT prevê que a empresa pague, nessa situação, férias dobradas ao colaborador.
Há outras penalizações previstas às empresas que descuidam do controle de férias dos colaboradores. E não apenas na CLT: a Convenção Coletiva de Trabalho — instância regulatória de trabalho subordinada à Consolidação das Leis do Trabalho e que resulta do acordo entre empresas e sindicatos — também regula algumas questões de férias específicas de cada ramo de trabalho vinculado a um sindicato.
Erro 3: Terceirizar completamente o Controle de Férias à Contabilidade
Não ter um controle interno mínimo sobre as férias dos colaboradores é arriscado, pois onera a empresa em tempo e, potencialmente, em dinheiro.
O ideal é ter um diretório com informações sobre os colaboradores no RH da empresa mesmo que um escritório contábil gerencie esses dados. Assim, você evita consequências negativas de possíveis erros da Contabilidade, como cálculos equivocados, informações imprecisas sobre o quadro de funcionários, demora na obtenção de informações, esquecimento sobre datas importantes (fim do período aquisitivo e vencimento de férias, por exemplo), dentre outros.
Além de tudo, cometer o erro 3 indiretamente deixa a empresa sujeita aos erros 1 e 2.
Consequências da falta de controle de férias
É obrigação do empregador ter de maneira clara e organizada quando cada um de seus funcionários deverá gozar deste benefício.
Este rígido controle é necessário para manter sua empresa em conformidade com a legislação brasileira, mas também é importante para que você mantenha sua equipe motivada e eficiente. Para que fique mais em evidente a importância de um controle de férias, separamos abaixo 3 grandes consequências da falta de um controle de férias.
Perda de motivação
O funcionário pode ter sua saúde física e mental prejudicada, o que acaba afetando o seu resultado no trabalho. A perda da motivação é um dos principais fatores que levam a diminuição da produtividade.
Estresse
O estresse no ambiente de trabalho afeta não só o funcionário estressado, mas também todos aqueles que possuem algum tipo de relacionamento com ele. As trocas de informações entre as pessoas são prejudicadas e o bom andamento das atividades da organização também é prejudicado.
Em um nível agravado de estresse, o colaborador pode inclusive ter que solicitar licença remunerada, caso venha a atrapalhar a sua saúde. Não deixe a situação chegar neste ponto pois além de impacto financeiro o clima organizacional também ficará muito ruim.
Pagamento de Férias Dobradas
Talvez este seja o item mais reconhecido como risco em não controlar as férias do funcionário. Caso você não o oriente a gozar suas férias antes do término do período concessivo (caso não saiba o que é isso, veja neste artigo), a empresa precisará pagar o valor devido de férias dobrado.
Lembre-se também que não adianta avisar o colaborador faltando uma semana para o fim do período concessivo. É preciso avisá-lo com, no mínimo, 30 dias do início do período de usufruto das férias.
Mas, como retomar o controle de férias de funcionários?
O controle de férias é essencial para qualquer empresa. Porém, muitas vezes na correria do dia-a-dia às vezes nos perdemos e isso é normal. Não se preocupe. Aqui você vai ver como retomar as rédeas de férias na sua empresa e evitar todos os problemas que isso poderia trazer.
Início do Período Atual
O primeiro passo é obter o início do período aquisitivo atual de cada funcionário. Isso é importante pois ele quem define o próximo período concessivo de férias e todos os períodos aquisitivos futuros. (Se você não sabe o que são estes períodos, veja neste artigo)
Você pode se perguntar: mas o período aquisitivo não será sempre baseado na data de admissão do funcionário? Não. Não se esqueça que se houveram férias coletivas no primeiro ano de trabalho deste colaborador, seu período aquisitivo “zerou”. Veja detalhes neste artigo sobre férias coletivas.
Saldo de Férias Atual
O segundo dado que você precisará obter é o saldo atual de férias de todos os funcionários. Isso é importante para você garantir que: i. agende as férias do funcionário antes que acabe o período seu período concessivo atual; ii. que os saldos futuros estejam corretos já que serão somados ao saldo atual.
Estes dados podem ser obtidos através do seu contador ou software de folha de pagamento. Nós temos um modelo de planilha que pode te inspirar a controlar as suas férias. Você poderá utilizar a nossa planilha (clique aqui para fazer o download) ou utilizar um software de gestão de férias, como a Convenia.
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8 passos para melhorar o controle férias
Abaixo vamos destrinchar os passos necessários para você controlar as férias dos colaboradores da empresa. No entanto, já queremos avisar com antecedência que a gestão de férias pode ser feita em menos passos ainda com o uso de uma ferramenta completa.
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1. Obtenha um histórico das férias gozadas
Antes de criar o controle, verifique se existe um histórico pronto. Caso não exista, você deverá criar um.. Solicite na sua contabilidade ou para quem fecha a sua folha de pagamento um histórico detalhado dos períodos de férias gozados por seus funcionários.
De preferência, solicite um arquivo com as seguintes informações por período de férias concedido (efetivamente descansado pelo funcionário):
- nome do funcionário;
- período aquisitivo (de/até);
- dias de férias gozados.
Esses dados são muito importantes, pois se os funcionários não gozarem das férias no período previsto em lei, a empresa pode ser acionada judicialmente e ser alvo de processo trabalhista por parte dos colaboradores com vencimentos atrasados.
Atualmente, existem opções de plataformas, como o Convenia, que ajudam nas rotinas administrativas do pequeno empresário. Além do controle de férias, esse tipo de ferramenta também é muito útil para o cálculo das folhas de pagamento, gestão de admissões e desligamentos, entre outros. Para saber mais, fale com os nossos consultores.
2. Defina a política de férias da empresa
Com a reforma trabalhista, recentemente aprovada, as férias podem ser divididas em até três períodos. No entanto, nenhum deles pode ter duração inferior a cinco dias corridos e, pelo menos, um deles deve ser maior do que 14 dias corridos.
Vale destacar ainda que a divisão das férias nesses períodos pode ser negociada entre o patrão e os colaboradores, mas não pode ser imposta pelo empregador. É preciso que o acordo seja adequado para ambas as partes, por isso a importância do diálogo.
Funcionários menores de 18 e maiores de 50 anos, que não podiam ter suas férias divididas, com a nova legislação deixam de ser exceção e podem ter o período parcelado assim como os demais grupos.
Mesmo assim, você pode querer definir políticas diferentes dentro da sua empresa. Por exemplo, que as férias não possam começar em uma sexta-feira (pela lei, as férias precisam começar em um dia útil).
3. Torne público e claro quais as políticas internas que deverão ser seguidas
Estabeleça as políticas e escreva em um local onde todos os funcionários tenham acesso. Se você tiver um manual de integração, coloque a política de férias descrita lá. (se você quiser montar um manual de integração, pode usar nosso modelo).
A partir daí, crie uma planilha que controle todas as solicitações de férias. Lembre-se que cabe a empresa definir o período em que o funcionário sairá de férias, por isso, você poderá recusar as férias sempre que fugir da política, mas, claro, desde que siga a legislação.
Deixar todas essas informações às claras é importante para que todos os colaboradores entendam que nenhum colega está sendo privilegiado e que todos recebem o mesmo tratamento, por meio de uma comunicação transparente e um relacionamento que preza pelo bem-estar coletivo.
Lembre-se também de consultar a convenção coletiva do sindicato dos funcionários para verificar se há alguma política específica para a categoria. Afinal, existem algumas regulamentações que dizem respeito a apenas alguns setores.
4. Estabeleça prioridades na demanda interna
Para evitar “dores de cabeça” durante o período de férias dos colaboradores na empresa, é absolutamente fundamental que as férias sejam estabelecidas, sempre, de acordo com a demanda interna da sua organização.
Uma papelaria que atinge o ápice de vendas entre os meses de janeiro e fevereiro, por conta da grande procura por material escolar durante o retorno dos estudantes às aulas, por exemplo, será muito prejudicada se resolver conceder férias a seus vendedores nessa época do ano.
O ideal, nesse caso, é que as férias ocorram em outros meses ao longo do ano. Preferencialmente, aqueles nos quais a demanda no estabelecimento é menor e que, consequentemente, há menos circulação de clientes na loja.
Esse foi apenas um exemplo, no entanto, seu princípio é perfeitamente aplicável a qualquer organização, independentemente de seu porte ou segmento de atuação, uma vez que em todas as áreas há períodos nos quais a demanda de trabalho é maior do que em outros, necessitando o time completo para a plena execução das tarefas.
5. Defina prazos
O setor de recursos humanos deve definir prazos para que os funcionários apresentem os seus pedidos de férias. Desse modo, a organização terá o tempo suficiente para projetar o impacto que as ausências causarão em seu processo produtivo.
É possível abrir uma espécie de edital para que todos comuniquem os períodos nos quais gostariam de gozar suas férias. Após todos informarem as datas desejadas, a empresa pode criar um calendário, obviamente, dentro de suas possibilidades, e torná-lo público para todos os funcionários da empresa
Similarmente, é importante estabelecer um diálogo franco e aberto com os colaboradores sobre o assunto, pois, é natural que muitos prefiram tirar férias no verão ou em datas festivas, por exemplo. Como você certamente já sabe nem sempre isso será possível. Isso significa que é necessário estimular a compreensão mútua das diferentes necessidades e fomentar a empatia entre a equipe profissional.
Em situações assim, caso você não atue no comércio, é possível se programar para tirar férias coletivas no fim de ano, que pode ser de uma semana ou quinze dias. O restante dos dias pode ser tirado individualmente por cada funcionário, no decorrer do ano, conforme as solicitações que forem realizadas dentro do prazo preestabelecido.
6. Prepare o grupo para ausências
Quando um funcionário saí de férias, é necessário que alguém assuma as suas atividades para que a empresa não tenha prejuízos no atendimento ao cliente ou nos processos produtivos durante a ausência.
Por isso, antes de sair em férias, o colaborador e seu supervisor devem definir qual ou quais colegas ficarão encarregados de suas funções. Assim, se for necessário, essas pessoas podem ser treinadas e preparadas com antecedência.
O ideal é que esse treinamento seja feito com pelo menos 15 dias de antecedência, para que o substituto esteja completamente apto para as funções provisórias, sem ter que deixar de executar atividades importantes da empresa por conta de despreparo ou desconhecimento.
7. Evite sobrecarga nos setores
Outro cuidado que deve ser tomado quando alguém sai em férias é para evitar a sobrecarga nos setores. Afinal, o colaborador que assumir as funções do colega que está em férias não poderá deixar de fazer aquilo que já é sua obrigação, sendo realizado assim um acúmulo de funções.
Uma ideia interessante para empresas de pequeno e médio porte que tenham poucos colaboradores e que querem evitar a sobrecarga nos setores é a contratação de funcionários temporários.
Desse modo, se existem seis funcionários que precisam gozar de férias, por exemplo, pode ser contratada uma pessoa para trabalhar temporariamente apenas pelo período que os demais precisam se ausentar, evitando assim o acúmulo prejudicial de funções. Em alguns casos, se houver demanda após o término das férias, o colaborador substituto pode ser até mesmo efetivado dentro da empresa.
Outra solução para essas substituições pode ser a contratação de estagiários, no caso de empresas que contam com o trabalho de estudantes que dedicam seus estudos à área de atuação da organização.
8. Conte com o auxílio de um software de RH
Engana-se quem pensa que apenas as grandes empresas podem ter um software que auxilie nos procedimentos de RH e departamento pessoal, como o controle de férias dos funcionários.
Atualmente, existem opções de programas que são de excelente qualidade e desenvolvidos para atender justamente a esse nicho de público, facilitando o dia a dia e as rotinas administrativas do pequeno empresário.
Além do controle de férias, esse tipo de ferramenta também é muito útil para o cálculo das folhas de pagamento, gestão de admissões e desligamentos, melhorar a comunicação entre os colaboradores, distribuir os holerites ou folhas de pagamento etc.
Ficou mais fácil entender a importância e como realizar o controle de férias na sua empresa? Esperamos que o nosso conteúdo tenha sido útil para você.
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