A correta contabilização da folha de pagamento, também conhecida como FOPAG, é fundamental para garantir a conformidade legal e a segurança jurídica da empresa, evitando prejuízos e conflitos com os colaboradores.
Afinal, estamos falando do registro financeiro utilizado para calcular e documentar os salários, bônus e deduções dos seus trabalhadores.
Seu processamento deve seguir as leis trabalhistas e fiscais, assegurando os direitos dos profissionais e o cumprimento das obrigações legais da empresa. O documento pode abranger períodos variados, como semanas, quinzenas ou meses, e é dividido em proventos, descontos e bases.
Para contabilizar a folha de pagamento, é necessário considerar valores de férias, 13º, aviso prévio e impostos como INSS e IRRF. Esse processo pode ser realizado manualmente ou com softwares de gestão, que automatizam tarefas e reduzem erros.
Ficou confuso com todas essas informações? Não se preocupe. Neste texto, você vai aprender de forma definitiva o que é contabilização da folha de pagamento e como fazê-la corretamente na sua empresa. Continue a leitura e tire todas as dúvidas. 😉
O que é classificação contábil?
Classificação contábil é o ato de organizar cada uma das operações e sua consequência no patrimônio da empresa. Qualquer operação monetária realizada em uma empresa, seja compra, venda, despesa, receita etc., deve ser inserida imediatamente na contabilidade e classificada de acordo com sua natureza e valor.
Os salários e seus encargos pagos são classificados como despesas operacionais quando se referem a profissionais de áreas comerciais ou administrativas. No caso de os colaboradores atuarem na área produtiva ou de execução dos serviços que a empresa oferece, eles serão classificados como custo de produção ou de serviços, dependendo do caso.
Lembra-se de que, no início do texto, citamos as divisões da folha de pagamento? Vamos agora entender o que é cada uma.
Proventos
Proventos representam todo o lucro resultante das atividades da empresa que são compartilhados com todos os colaboradores. Aqui, estão incluídos tanto os benefícios pagos pelo trabalho, salário e hora extra, como os pagos por meio de programas governamentais.
Descontos
Já nessa parte da FOPAG, ficam reunidos os descontos realizados no pagamento do trabalhador. Podem ser descontos legais, como INSS e IRRF, ou gerados por faltas e atrasos. O pagamento final é calculado subtraindo-se o valor dos descontos dos proventos.
Bases
Bases são os valores sobre os quais serão aplicadas as alíquotas, a fim de se calcular os tributos pagos. Esses dados são importantes, pois nem todos serão contabilizados — alguns estão na folha apenas para demonstração de cálculo, como INSS patronal e bases para FGTS e INSS.
Como contabilizar a folha de pagamento?
Não existe um modelo oficial de FOPAG, mas o documento deve ser feito de maneira que nenhuma legalidade seja prejudicada, incluindo os registros financeiros de cada funcionário. Toda folha de pagamento deve conter:
- Nome e o cargo dos funcionários;
- Valor do salário;
- Frequência;
- Forma e data de pagamento;
- Nome das funcionárias que estão recebendo salário-maternidade, quando for o caso;
- Parcelas integrantes ou não do salário;
- Descontos legais e as quotas do salário-família de cada colaborador.
Todas as informações citadas na lista devem vir representadas por valores numéricos. Dessa forma, em primeiro lugar são dispostos todos os proventos além dos salários. Esses valores são correspondentes a:
- Indenização de aviso prévio e férias;
- Pagamento de abonos do salário-maternidade e família;
- Quitação do 13º salário.
Em seguida, aparecem os descontos referentes ao adiantamento do salário e dos encargos e impostos. Isso inclui o INSS sobre salários e atrasos, a contribuição sindical e o IRRF sobre salários.
Na segunda parte, aparece o que pode conter na demonstração do INSS, como os valores sobre a remuneração, 13º salário, o que é devido pela empresa e descontado, além do salário-família e maternidade.
Por fim, pode-se encontrar as parcelas que incidem sobre a folha e também a contribuição do Fundo de Garantia sobre o 13º salário com rescisão. Vale ressaltar que, em certos casos, algumas informações complementares são necessárias para fechar a folha de pagamento, como:
- Rescisão de contrato de trabalho por dispensa sem justa causa;
- Contribuição ao FGTS sobre os salários e valores devidos na rescisão, assim como os depósitos feitos;
- Adiantamento de salário;
- Entre outras.
Como organizar as informações da contabilização da folha de pagamento?
Seguindo uma ordem preestabelecida, a coleta das informações para a FOPAG se torna mais eficiente, agilizando o processo de contabilização. Nossa dica é se basear nas seguintes etapas:
- Classificação do funcionário;
- Análise das horas de trabalho;
- Desconto de encargos e impostos;
- Cálculo do FGTS;
- Dedução de benefícios legais.
Administrar uma empresa não é tarefa fácil, mas todos os trâmites podem ser aprendidos. Você pode começar agora, mesmo que de forma manual, a organizar seus lançamentos. Posteriormente, utilize softwares de contabilidade específicos, facilitando o fechamento dos balanços. Conhecendo a contabilização da folha de pagamento, aplique os mesmos princípios em outros balanços contábeis.
Como otimizar a contabilização da folha de pagamento com Convenia?
A contabilização da folha de pagamento é uma tarefa complexa e fundamental para a saúde financeira e jurídica da sua empresa.
Ao contar com o apoio das ferramentas certas, esse processo pode ser significativamente otimizado. Esse é o caso da Convenia, que oferece uma solução completa para simplificar e automatizar todas as demandas do DP, como:
Folha de Pagamento Integrada
A folha de pagamento da Convenia se integra diretamente com a contabilidade e seus eventos podem ser lançados de forma automática, garantindo precisão e conformidade com as obrigações fiscais e trabalhistas.
Controle de Benefícios
A administração de benefícios é centralizada, permitindo configurar operadores, categorias e cálculos finais facilmente. Isso assegura que todos os benefícios sejam corretamente contabilizados na folha de pagamento.
Controle de Espelho de Ponto
A Convenia facilita o controle de ponto, importando dados de diversos formatos e distribuindo espelhos de ponto digitalmente. Assim, é possível garantir a correta contabilização de horas trabalhadas e horas extras.
Reembolsos e Despesas
O sistema organiza e automatiza o controle de reembolsos e despesas, gerando relatórios detalhados e simplificando a auditoria, o que garante que todas as despesas sejam corretamente registradas na folha de pagamento.
Gestão de Admissão e Desligamento
Com a Convenia você automatiza a admissão e o desligamento de funcionários, mantendo checklists e status atualizados. Os documentos são armazenados digitalmente, eliminando a perda de informações e facilitando a assinatura digital.
Distribuição de Holerites
A distribuição de holerites é simplificada com a Convenia, pois eles são enviados online em poucos cliques, garantindo que todos os colaboradores recebam seus holerites de forma rápida e segura.
Automatizando processos, a Convenia economiza até 30 horas semanais e elimina a papelada, reduzindo a possibilidade de erros e melhorando a eficiência.
