Evitar erros na gestão do eSocial, como não informar a contratação de um novo profissional ou não atualizar o cadastro dos colaboradores, pode colocar em risco a conformidade das empresas com as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Mas como evitá-los e assegurar que tudo esteja conforme as normas? A seguir, vamos compartilhar um checklist para facilitar a rotina do Departamento Pessoal e manter sua empresa em dia com as exigências trabalhistas.
Para começar, vamos saber quais são os erros mais comuns no eSocial e como evitar?
Boa leitura!
Quais são os erros mais comuns no eSocial e como evitar?
Muitas empresas falham na gestão do eSocial por falta de planejamento, desconhecimento das regras ou falhas na comunicação entre setores. Os erros mais recorrentes incluem:
- falha no registro de admissão no prazo correto;
- erros na folha de pagamento;
- cadastros desatualizados;
- não realização de exames ocupacionais;
- falta de comunicação de acidentes de trabalho;
- não informar os riscos da função ao colaborador;
- omissão de afastamentos temporários;
- falta de registro de trabalhadores;
- não recolhimento do FGTS.
Entenda!
Falha no registro de admissão no prazo correto
Antes, as empresas tinham até sete dias para registrar a admissão no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Com o eSocial, a regra mudou: agora, é obrigatório enviar a informação até um dia antes do início do trabalho do novo colaborador.
Para evitar multas por erro no eSocial e outras penalidades, o setor de RH pode adotar calendários de admissão ou utilizar sistemas automatizados que garantam o envio no prazo.
Erros na folha de pagamento
A empresa precisa informar corretamente salários, benefícios e tributos ao eSocial, o que inclui desde o valor do salário mensal e benefícios, como vale-transporte e vale-alimentação, até descontos do INSS e pagamento de bônus.
Para evitar problemas, o DP deve revisar os dados antes do envio e, se possível, utilizar um software de gestão de folha de pagamento, especialmente no caso de empresas com muitos colaboradores.
Cadastros desatualizados
Manter os dados dos colaboradores atualizados é fundamental, como nome, CPF e endereço. Uma boa prática é criar um protocolo para revisão periódica dos cadastros e estabelecer um canal para que os próprios colaboradores atualizem suas informações quando necessário.
Não realização de exames ocupacionais
A legislação trabalhista exige exames médicos na admissão, demissão e sempre que houver mudança de função. Esses exames são de responsabilidade do empregador e a falta de cumprimento pode gerar multas elevadas.
Evitar erros na gestão do eSocial, como a falta de exames ocupacionais, é primordial e o Departamento Pessoal pode, por exemplo, organizar um cronograma de exames e registrar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) no eSocial.
Falta de comunicação de acidentes de trabalho
A empresa deve informar todo acidente de trabalho por meio da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) no eSocial. O prazo para envio é até o dia útil seguinte ao fato ou, em caso de óbito, imediatamente.
Caso descumpra a obrigação, pode receber multas significativas. Ou seja, para garantir o envio no prazo, vale a pena automatizar esse processo e treinar os gestores sobre a importância da comunicação rápida.
Não informar os riscos da função ao colaborador
A Lei 8.213/91 determina que as empresas informem os riscos ocupacionais aos seus funcionários desde o início do contrato. Para tanto, devem elaborar e manter atualizado o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
A melhor forma de evitar problemas é investir em treinamentos regulares sobre segurança no trabalho e garantir que o PPP esteja sempre em dia.
Omissão de afastamentos temporários
Os empregadores devem informar ao eSocial sobre licenças, afastamentos por doença e férias de seus funcionários. O não cumprimento dessa obrigação pode gerar multas que ultrapassam R$ 180 mil.
Para evitar penalizações, é possível implementar um sistema de monitoramento de afastamentos e capacitar o RH sobre as regras do eSocial.
Falta de registro de trabalhadores
Empresas que contratam pelo regime CLT devem assinar a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e registrar o funcionário no eSocial. O descumprimento dessa exigência pode resultar em multas e passivos trabalhistas.
Para evitar problemas, é fundamental estabelecer um fluxo eficiente para admissões e utilizar tecnologia para automatizar o processo.
Não recolhimento do FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é um direito de todo trabalhador com carteira assinada. As empresas devem realizar os depósitos mensalmente e informar o pagamento ao eSocial.
Leia também: Consulta de Qualificação Cadastral Online do eSocial foi desativada: entenda o que muda e como fazer agora!
Saber como evitar erros na gestão do eSocial é um passo importante para garantir a regularidade organizacional. Uma dica é acompanhar os vencimentos e utilizar sistemas que geram alertas automáticos.
Para facilitar a rotina do Departamento Pessoal, preparamos um checklist para manter o eSocial em conformidade. Confira a seguir!
Checklist para manter o eSocial em conformidade
Manter a conformidade no eSocial exige organização e controle. Use o checklist abaixo para evitar erros.
Para manter o eSocial em conformidade, é essencial validar e atualizar regularmente os dados cadastrais da empresa, acompanhar diariamente os retornos do sistema e cumprir rigorosamente os prazos de envio dos eventos de admissão, alterações contratuais, afastamentos, remunerações, desligamentos e rotinas periódicas como CAT e exames médicos.
Além disso, deve-se realizar o fechamento mensal da folha, conciliar os valores do eSocial com a folha de pagamento, manter toda a documentação organizada e atualizada, e garantir a comunicação eficiente com gestores e colaboradores sobre a importância do correto envio das informações e das mudanças na legislação.
O que acontece se a empresa perder o prazo no eSocial?
Se a empresa não enviar as informações no prazo, pode receber multas do eSocial e notificações da Receita Federal.
Caso regularize a situação antes da instauração de um processo fiscal, a multa pode ter um desconto de até 40%. Se a correção ocorrer após o início do processo, o desconto será de 20%.
As penalidades variam conforme a infração cometida e podem comprometer a saúde financeira da empresa. Ou seja, seguir as diretrizes, bem como o checklist que compartilhamos, é essencial para evitar prejuízos e garantir a conformidade com o eSocial.
A seguir, vamos apresentar quais são as penalidades por erros no eSocial. Fique atento!
Quais são as penalidades por erros no eSocial?
As penalidades por erros no eSocial são:
- falha no registro de admissão no prazo correto: multa de R$ 3.000 a R$ 6.000 ou R$ 800 por funcionário sem registro;
- erros na folha de pagamento: penalização mínima de R$ 1.812,87;
- cadastros desatualizados: multa de até R$ 600 por funcionário;
- não realização de exames ocupacionais: multa entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33;
- falta de comunicação de acidentes de trabalho: multa variável, que pode dobrar em caso de reincidência;
- não informar os riscos da função ao colaborador: penalizações de R$ 1.812,17 a R$ 181.284,63;
- omissão de afastamentos temporários: multas entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63;
- falta de registro de trabalhadores: multa de até R$ 6.000 por colaborador;
- não recolhimento do FGTS: penalizações entre R$ 10,64 e R$ 106,41, que pode dobrar em reincidência.
Entender como evitar erros na gestão do eSocial contribui diretamente para a atuação dos profissionais de Departamento Pessoal, além de evitar multas para a empresa. E uma dica é utilizar o checklist gratuito da Convenia. Acesse agora!
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Até aqui, você aprendeu como evitar erros na gestão do eSocial, afinal, qualquer falha pode prejudicar profundamente a operação. Mas como deixar esse processo mais fluido e organizado? Veja a seguir.
Gestão eficiente do eSocial para empresas: como evitar erros e otimizar processos?
A gestão eficiente do eSocial é essencial para garantir conformidade com a legislação e evitar problemas, como multas e retrabalho. Aliás, o não cumprimento das obrigações trabalhistas eSocial pode resultar em penalidades e impactar a organização financeiramente.
Com o uso da tecnologia e boas práticas, evitar erros na gestão do eSocial, como a falta de atualização de dados, fica mais fácil. Sistemas robustos permitem enviar informações de forma rápida e simples, o que reduz erros e otimiza o tempo da equipe.
Quer automatizar e garantir a conformidade do eSocial sem erros? Saiba agora como a Convenia pode ajudar a sua empresa!
