A auditoria é um dos processos que busca analisar e inspecionar determinadas atividades e constitui-se em uma prática essencial para a sobrevivência financeira e patrimonial das empresas. Aplicando-a especificamente ao RH, ela garante a qualidade e a segurança dos serviços internos.
Neste artigo, abordaremos sobre a auditoria em RH. Para isso, falaremos sobre os benefícios, como é realizada e qual é a melhor forma do RH se preparar para ela. Acompanhe os próximos tópicos!
O que é e quais são os benefícios da auditoria?
Em termos simples, a auditoria em RH é um conjunto de procedimentos voltados para a avaliação das atividades e:
- Comprova a qualidade e a segurança dos processos;
- Avalia a eficiência e a eficácia dos serviços;
- Indaga, questiona, observa e propõe melhorias ou modificações.
Para que todos esses critérios existam na auditoria, são realizados dois tipos de testes:
- Substantivos – tem a finalidade de obter evidências que comprovem a exatidão e a validade dos dados produzidos pelos sistemas do RH;
- De observância – visa a mensuração dos controles internos estabelecidos pelo RH. Com isso, os auditores percebem se tudo está funcionando bem, além de constatarem se os colaboradores seguem as diretrizes dadas pelo setor.
Quais os benefícios de uma auditoria nas empresas?
Quando realizada da maneira correta, a auditoria em RH oferece muitos benefícios para as empresas. Entre eles, podemos destacar:
- Identificação de riscos: reconhecimento de fraquezas internas que podem prejudicar o desempenho do setor em curto, médio e longo prazo;
- Otimização das tomadas de decisão: os relatórios gerados com a auditoria ajudam os gestores a elaborarem metas, objetivos e estratégias para o RH;
- Elaboração de planos de ação: a identificação de falhas no RH levará os gestores a construírem um planejamento estratégico para eliminá-las, e assim, evitar que ocorram novamente no futuro;
- Estruturação da governança interna: as auditorias possibilitam a definição de regras e a criação de uma política de qualidade para o RH.
Auditoria para o RH: como é feita?
O sucesso da auditoria no RH dependerá de uma série de ações bem fundamentadas. A seguir, elencamos um passo a passo com essas práticas eficientes.
Planejamento
O planejamento garante a eficiência da auditoria. Nessa fase, algumas empresas gostam de definir auditores para cada área do RH, como recrutamento e seleção, gestão de benefícios etc.
É nessa etapa também que se estrutura as metas da auditoria, por exemplo:
- Levantamento dos aspectos que exigem maior atenção;
- Elaboração dos recursos necessários;
- Definição de um cronograma para cada auditoria.
Cronograma
Os gestores irão criar um cronograma com as datas de início e término de cada auditoria. Para garantir o cumprimento dos prazos, o RH pode utilizar metodologias, como o Scrum e o Kanban.
Esses métodos facilitam a visualização do fluxo das tarefas, otimizam os processos e revisam as tarefas que foram realizadas em busca de erros e melhorias.
Checklists
Os auditores precisam ter em mãos um checklist com todos os aspectos a serem verificados. Desse modo, nenhum ponto importante será esquecido. Essa listagem será essencial também para a construção de futuros relatórios sobre os processos do RH.
Pendências
Durante a auditoria, é normal que surjam pendências, ou seja, ajustes a serem feitos para manter o nível de qualidade dos serviços do RH. Para não cair no esquecimento, essas pendências precisam ter um prazo para serem finalizadas. O ideal é que os ajustes de uma auditoria sejam resolvidos antes da realização da próxima.
Indicadores de desempenho
Uma boa estratégia é utilizar indicadores de desempenho (KPIs) nas auditorias do RH. Por exemplo, um KPI de produtividade ajudará os auditores a entender se os processos internos estão atingindo o nível de eficiência.
Como se preparar para uma auditoria interna no seu setor?
Antes de iniciar a auditoria do RH, os gestores definem alguns detalhes importantes. São eles:
- Tipo de auditoria: a autoria será contábil, operacional, de gestão, logística, riscos, sistemas, qualidade ou ambiental?
- Plano da auditoria: quais serão os objetivos, análises, prazos e procedimentos adotados?
- Equipe responsável: quais colaboradores receberão treinamento, os checklists e os formulários para a realização da auditoria?
- Técnica da auditoria: os auditores utilizarão a técnica de apresentação, coleta de dados, encerramento ou todas elas?
- Fluxogramas: os formulários estão prontos? Neles estão descritas as atividades que serão realizadas e os processos que serão avaliados?
- Relatórios: qual será o tipo do relatório: analítico, sintético, verbal, parcial ou especial?
Checklist para controle do RH
Após o planejamento da auditoria, inicia-se a fase de realização. Nessa etapa, como dito, é importante que os auditores tenham um checklist que deve ser um padrão de controle para todas as auditorias.
Os pontos a serem incluídos nesse checklist são:
- Identificação de irregularidades;
- Estudo da política de gestão de pessoas;
- Verificação dos processos de recrutamento e seleção;
- Análise da política de cargos e salários;
- Mensuração da eficiência do programa de treinamento e desenvolvimento dos profissionais internos;
- Avaliação da gestão de competências;
- Verificação da gestão de prevenção de riscos e segurança do trabalho;
- Observação do cumprimento da legislação e das normas trabalhistas;
- Análise das condições do ambiente de trabalho em relação a estrutura física, tecnológica, ergonômica e psicossocial;
- Estudo sobre o alinhamento estratégico do RH com a organização;
- Verificação do uso dos recursos financeiros;
- Avaliação do desempenho dos profissionais;
- Mensuração do atingimento de metas internas;
- Análise do índice de satisfação do time;
- Identificação dos pontos fortes e dos pontos fracos das demandas, bem como dos profissionais.
Vale lembrar que esses critérios do checklist são flexíveis. Sendo assim, o RH pode incluir novos pontos de acordo com as suas necessidades internas.
De fato, a auditoria são os olhos da empresa sobre as atividades internas. Por isso, esse processo precisa fazer parte da política interna do negócio. Dessa forma, haverá regularidade e os níveis de eficiência, organização e qualidade serão sempre mantidos. O resultado será uma empresa bem sucedida no mundo empresarial.
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