O que é Kanban no RH e como aplicar essa metodologia?

O que é Kanban no RH e como aplicar essa metodologia?

O que é Kanban no RH e como aplicar essa metodologia?

Muitos concordam que a base do método Kanban foi construída de acordo com os ensinamentos de Henry Ford – fundador da empresa Ford. No seu livro “Today and Tomorrow”, Ford revela que os projetos de uma empresa devem ter objetivos e etapas bem definidas.

Dessa forma, se cria um “motor contínuo” de produtividade. Devido a sua comprovada eficiência, muitas empresas tentam aplicar o kanban no RH.

Mas, será que isso é possível? Quais são as vantagens dessa implantação? Como a tecnologia pode ajudar? Neste artigo, respondemos a essas perguntas. Acompanhe os próximos tópicos!

O que é Kanban?

O Kanban foi criado e adotado como metodologia pela primeira vez na empresa Toyota por meio do conceito just in time. Logo depois, o Kanban começou a ser utilizado por diversas organizações. A origem desse termo está no idioma japonês e significa: quadro de sinal ou sinal visual.

Essa metodologia é bem simples e funciona da seguinte forma: os gestores de um projeto criam três colunas (pedido, progresso e concluído).

As tarefas relacionadas a esse projeto percorrem as colunas durante o seu andamento. Como é um método flexível, as empresas podem inserir mais colunas de acordo com as necessidades de um time.

Quando bem elaborado e gerenciado, o Kanban vira uma espécie de dashboard interativo e atualizado em tempo real. Sendo assim, as equipes visualizam prazos, atividades, gargalos e outras informações importantes. Em resumo, essa metodologia é sustentada por 6 práticas:

  1. Visualização do fluxo de trabalho;
  2. Limitação do trabalho em progresso;
  3. Gerenciamento do fluxo de tarefas;
  4. Construção de políticas claras sobre os processos;
  5. Feedbacks contínuos;
  6. Estímulo à colaboração.

O Kanban no RH pode ser usado em várias áreas, em especial no processo de admissão. Isso é possível porque o sistema organiza, de forma bem visual, todas as etapas dessa importante atividade interna.

Dessa maneira, o RH entende em qual fase está uma atividade, quais são os prazos e as tarefas a serem executadas.

Por meio de uma eficiente aplicação virtual que tem o sistema Kanban, a empresa consegue finalizar uma admissão em menos de 20 minutos. Incrível, não é mesmo? Descubra mais assistindo a um vídeo breve que fala sobre essa tecnologia.

Como o Kanban pode ser usado no RH?

A metodologia Kanban produz impactos positivos nos processos de RH. Porém, os gestores precisam entender como aplicá-la da maneira correta. Dessa forma, bons resultados são colhidos. 

A seguir, elencamos as melhores maneiras de aplicar o Kanban no RH.

Estabelecimento de metas

As metas e objetivos do RH devem ser claras e bem direcionadas. Para isso, é preciso destrinchar grandes alvos em pequenas metas que serão acompanhadas com facilidades pelo time. 

Essa atitude ajuda também na avaliação das etapas.

Definição de responsáveis pelos projetos

Para cada projeto inserido no Kanban, haverá um colaborador responsável. A principal tarefa desse profissional é gerenciar:

  • Fluxo das atividades;
  • Prazos;
  • Interações entre os membros da equipe;
  • Qualidade das entregas.

Reestruturação das tarefas

O Kanban no RH torna as demandas mais ágeis. Por isso, talvez sejam necessárias algumas melhorias tanto no gerenciamento quanto na execução das atividades do setor a fim de adequá-las à metodologia.

Capacitação dos colaboradores

A implantação do Kanban no RH pode gerar dúvidas e inseguranças no time. Sendo assim, o melhor a fazer é elaborar um programa de treinamento para ajudar os profissionais a entenderem como funciona a metodologia. 

Essa atitude ajudará também no melhor aproveitamento dos recursos disponibilizados pelo Kanban.

Limitação do volume de tarefas

Outra maneira de usar o Kanban no RH é por limitar o volume de tarefas de acordo com a capacidade produtiva dos colaboradores. 

Como todos os projetos ficam visualmente expostos, é fácil os gestores entenderem quais equipes podem absorver mais demandas ou estão sobrecarregadas com o excesso de tarefas.

Quais são os benefícios para o dia a dia da empresa?

Depois que o Kanban é inserido no cotidiano da empresa, logo, as vantagens começam a aparecer. Entre as principais, podemos citar:

  • Redução de custos: a diminuição dos gastos acontece devido a redução de erros na execução das tarefas e o aumento da eficiência dos serviços prestados;
  • Visualização das tarefas: o Kanban permite a utilização de cartões post-its de diversas cores, além de outros recursos que ajudam os profissionais a visualizarem suas responsabilidades;
  • Controle das atividades: os gestores e colaboradores conseguem direcionar melhor as suas atividades, sabendo exatamente qual será o próximo passo de um projeto;
  • Engajamento do time: os colaboradores ficam mais engajados com um projeto quando entendem o andamento das tarefas e as metas a serem alcançadas. Isso é exatamente o que o método Kanban proporciona;
  • RH ágil: o Kanban ajuda na criação de um RH que se adapta rapidamente às transformações do mundo corporativo. Uma vez que auxilia o time a observar as adaptações que precisam ser feitas em  projetos e agir sem demora por meio de soluções eficientes;
  • Comunicação: os colaboradores precisam se comunicar o tempo todo para que os projetos avancem pelas colunas do Kanban. Essa interação promove um espírito de equipe que impulsiona a cultura colaborativa em toda a empresa;
  • Gestão de pessoas: por meio da metodologia, os gestores trabalham estrategicamente com os colaboradores. Em cada projeto e tarefa, são designados responsáveis que tenham as habilidades e competências necessárias para cumprir os serviços com excelência.

Como o software da Convenia usa Kanban no RH?

Uma eficiente ferramenta para implantar o Kanban no RH é a solução em nuvem da Convenia. Por meio dessa tecnologia, os gestores acompanham e organizam o andamento das tarefas relacionadas, por exemplo, com a admissão de colaboradores.

Além disso, o sistema realiza a integração do departamento pessoal (DP) com o RH. Desse modo, os profissionais dessas áreas não precisam interromper o fluxo das atividades para perguntar em qual etapa determinada tarefa está.

Podem acompanhar tudo em tempo real, de qualquer dispositivo e com o quadro kanban na área de admissão se torna mais visual, prático e ágil.

Em pouco tempo, o RH já percebeu os resultados positivos vindos da implantação da solução da Convenia e do Kanban. Sem dúvidas, tornar as demandas internas mais ágeis e organizadas é o sonho de toda a empresa. 

Como vimos neste artigo, o Kanban cumpre exatamente esses objetivos. Em longo prazo, o negócio pode esperar vantagens ainda maiores, como o fortalecimento da competitividade no mercado em que atua.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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