Processos de comunicação com clientes, colaboradores e entre equipes são essenciais para o sucesso das organizações. Através de uma comunicação integrada é possível criar ações efetivas que influenciam em todas as áreas, inclusive para o fortalecimento das estratégias dentro do setor de RH.
A comunicação integrada vem justamente para aplicar e facilitar esse planejamento. Em conjunto com lideranças e diretoria, a gestão integrada é capaz de estabelecer uma padronização e unificação do posicionamento da marca.
Nesse artigo explicamos como criar estratégias de comunicação eficientes na sua instituição de modo a alavancar os resultados não somente do RH, mas de todo o negócio. Acompanhe!
O que é comunicação integrada?
A comunicação integrada é uma forma de planejar e analisar todos os canais da empresa, para oferecer a mesma abordagem em cada setor. Ou seja, é o modo de unificar a mensagem que a instituição passa, tanto para o público externo quanto interno.
O intuito é proporcionar uma experiência positiva e que tenha um padrão em cada etapa. Falando no âmbito do RH, essa é uma estratégia de endomarketing que auxilia o colaborador a ter a mesma satisfação na comunicação do líder, colegas, CEO, entre outros.
Os objetivos que regem essa estratégia são:
- Consistência à marca: todos os meios de comunicação devem ter o mesmo tom de voz e direcionamento;
- Coerência na comunicação: os profissionais devem estar alinhados e terem as mesmas informações;
- Continuidade do planejamento: a comunicação integrada deve sofrer manutenções ao longo do tempo, para adaptar e atualizar o que for necessário;
- Complementaridade dos canais: todos os meios de comunicação devem ter uma finalidade, assim não causará conflito em onde encaminhar determinada informação.
Mas, para que funcione de fato, o profissional de Recursos Humanos deve pensar de maneira ética, honesta e estratégica, para que o planejamento seja condizente com uma empresa responsável.
Além disso, o próprio conceito de comunicação integrada está relacionada com mais de um setor. É o caso de outros setores que são “comunicadores da marca”, como as áreas de marketing, relações públicas, customer success, RH e vendas.
Sendo assim, o planejamento e a estratégia da comunicação integrada é de dentro para dentro da organização, assim como de dentro para fora dela. O ideal é que essa comunicação esteja unificada, para evitar ruídos e falta de transparência para com os colaboradores e também para o público externo..
Qual a importância da comunicação integrada?
Quando a gestão de RH, em conjunto com os gestores e lideranças, aplica a comunicação integrada, ela gera diversos benefícios para a empresa, os colaboradores, e, consequentemente, para os clientes.
Segundo Rosalina Tavares e Ana Cristina França, especialistas em administração organizacional, os profissionais se sentem mais motivados e satisfeitos quando há uma comunicação interna bem estruturada.
Isso acontece pois fica mais fácil da empresa repassar informações de modo claro e transparente. Além de receber e dar feedbacks que auxiliam na melhoria da organização.
As mudanças também são sentidas no consumidor final. Por exemplo, após um atendimento integrado e positivo, o cliente torna-se fiel à marca.
Além disso, existe a tendência que haja pesquisa sobre os produtos e a empresa antes de comprar algo. Segundo pesquisa da Squarespace, 64% dos consumidores da nova geração buscam o site da marca antes de consumir seus produtos.
Isso está interligado ao fato de 73% deles só comprarem de instituições que compactuam. Ou seja, os valores e a consciência se fazem mais que necessários. Por isso a importância de ser uma empresa que aplica sua visão de mundo e cultura organizacional em toda a sua comunicação.
Os colaboradores também estão nessa busca por empresas mais engajadas, e desejam fazer parte de instituições que cuidam da saúde mental, do meio ambiente e que sejam inclusivas.
A comunicação integrada não se trata apenas de facilitar as operações dos setores, e sim de levar satisfação e engajamento aos seus públicos. Essa, no fim, é a razão mais importante de implementar a estratégia integrada à organização.
Qual o papel do RH no plano de comunicação da empresa?
Não existe mais divisão e segregação de conversas, por isso é tão importante que a gestão de RH esteja presente na comunicação integrada. Será o Recursos Humanos que manterá a cultura, posicionamento e employer branding alinhados aos demais setores.
A comunicação da empresa precisa ser muito bem pensada e ajustada, pois é com ela que a instituição dialoga com todos os públicos. Existem diversos tipos de comunicação empresarial que o RH, em conjunto com as lideranças e diretores, precisa considerar. São eles:
- Externa: voltada ao mercado e clientes;
- Interna: para os colaboradores e gestores;
- Ascendente: forma dos colaboradores se comunicarem com os gestores;
- Vertical: como os cargos mais altos falam com os mais baixos;
- Horizontal: comunicação entre pessoas de mesmo nível hierárquico;
- Diagonal: para todas as pessoas da empresa, sem hierarquia.
Se você quer entender o que é comunicação integrada na prática, deve aplicar todos esses conceitos no planejamento estratégico da empresa. Até porque, com as redes sociais em alta, quando a instituição conversa com o colaborador, ela também está mostrando ao mercado como funciona a parte interna.
Imagine, por exemplo, o anúncio de uma vaga de emprego no LinkedIn. Ela pode conter todas as informações corretamente, mas se não estiver aplicado o tom de voz da empresa, irá atrair profissionais que provavelmente não apresentam um fit cultural.
Portanto, é essencial que a gestão de RH tenha uma comunicação integrada ao marketing, assim como os demais setores da empresa.
Passos para criar um plano de comunicação integrada
Falamos da interação entre setores e como o RH pode auxiliar em todo esse processo de comunicação da organização. Neste caso, a parte mais importante para tornar a relação do RH com os demais setores um diferencial é facilitar a integração da informação.
Portanto, preste atenção nesta dica: o seu departamento será o responsável por transmitir a cultura organizacional e os tipos de comunicação empresarial para o restante da instituição.
Sim, o papel principal do Recursos Humanos é criar plano de comunicação integrada interno, recebendo apoio e contribuições da equipe de marketing, diretoria, lideranças, etc. Mas, para tirar as ideias do papel, siga as seguintes orientações:
Faça um diagnóstico 360º da comunicação corporativa
Para conseguir definir algo, antes é preciso fazer um diagnóstico da situação atual. Entender o que está acontecendo nos setores é o primeiro passo para estabelecer o que deve ser transmitido.
Segundo Margarida Kunsch, professora e pesquisadora da USP sobre Teorias da Comunicação Institucional, é esse processo sistêmico que identifica a realidade da corporação. A análise dos dados servirá para formular os objetivos, metas e estratégias que a gestão de RH visa alcançar com a comunicação integrada.
O caminho é questionar e estudar, fazendo pesquisas de engajamento, satisfação e organizacional. Assim, será possível saber como está a cultura da empresa, como é a presença dos CEOs no clima organizacional, o que o produto e o negócio transmitem, etc.
Com o diagnóstico 360º, a instituição ganhará benefícios como:
- Alinhamento dos profissionais à realidade do ambiente institucional;
- Identificação de oportunidades e eventuais ameaças para a comunicação;
- Delimitação de responsáveis e de tarefas;
- Planejamento comunicacional facilitado para tomada de decisão assertiva;
- Entendimento do macro e microambiente.
Crie um manifesto da marca
Entendendo a realidade da empresa e como está a cultura organizacional no momento, o setor de comunicação, com apoio de outros setores, poderá criar um manifesto da marca para expressar sua essência ao mercado.
Essa etapa é uma espécie de declaração pública sobre as intenções, motivos e pontos de vista da instituição. Ela auxilia no estabelecimento do espírito organizacional, dando a energia que os colaboradores deverão sentir e perceber da empresa a partir de então.
É preciso que o manifesto seja feito com um tom de voz coletivo, ativo e de mudança. Além disso, existem alguns elementos que a estratégia de endomarketing deve levar em consideração na hora de elaborar o material. São eles:
- Impacto: deve existir uma chamada para ação, em que fique claro o desejo de inspirar, alterar ou criar do manifesto;
- Emoção: ele precisa ser vulnerável, sincero e autêntico, para que o público interno e externo sintam a marca através das palavras;
- Essência: é necessário ir além da missão, visão e valores. A comunicação deve transparecer o motivo da marca existir e se manter até hoje;
- Conexão: deve-se escrever visando a identificação do colaborador e cliente com a marca, para atraí-lo e fazer com que concorde com o propósito.
Esse manifesto fortalece a employer branding e a fidelização do público, visto que ajuda na criação do senso de pertencimento.
Entenda todos os canais de comunicação
Ao explicar o que é comunicação integrada, foi visto que os canais são o meio de padronizar e unificar a mensagem da empresa. Também foi explicado os tipos de comunicação empresarial, que influenciam muito na utilização dos canais.
Visualizando através da gestão de RH, alguns recursos comuns utilizados pela empresa para se comunicar com os colaboradores, são:
- INTRANET;
- TV Corporativa;
- Mural de recados;
- Rede social corporativa;
- E-mail;
- Softwares de gestão de projetos e processos;
- Aplicativo de mensagens instantâneas;
- Ferramentas de gestão e compartilhamento de informações de clientes.
É essencial compreender quais são eles, sua importância e uso na instituição, além dos benefícios que oferecem. Por esse caminho, torna-se simples planejar a melhor maneira de estabelecer a comunicação integrada por meio desses canais.
Tenha consistência no plano comunicativo
Após identificar os canais, pode ser que você entenda que algumas atividades ou setores precisam de uma comunicação diferente de outros. Mas nessa etapa não se leva em consideração a seriedade que um e-mail corporativo precisa ter, comparado com uma mensagem instantânea, por exemplo.
O que a gestão integrada deve perceber é, de fato, o tom de voz que se utiliza. Ou seja, qual é a personalidade que a organização em si deve ter. É ela que será transmitida em todos os canais, seja ele qual for.
Por exemplo, digamos que a instituição tem uma newsletter empresarial bem informativa e com um tom de voz positivo. Porém, suas redes sociais não agregam valor à marca, e ainda dispõem de uma mensagem séria e apática.
Essa é uma clara situação onde a comunicação integrada falhou em um dos canais, e, por isso, deve ser revista.
Para que isso não ocorra, deixe claro, por meio de um material de boas práticas, qual é a forma de se comunicar da empresa. Assim, os gestores conseguem incentivar a adequação das conversas onde for necessário.
Acompanhe métricas e engajamento
Assim como é comum no marketing analisar os dados e resultados de qualquer ação ou campanha, no RH isso não é diferente.
Feita toda a pesquisa de engajamento, satisfação e organizacional, a gestão de RH deve acompanhar os indicadores de comunicação integrada. Ou seja, entender se as ações estabelecidas estão dando resultados positivos.
Essa é uma etapa importante, visto que apenas 16% das instituições brasileiras utilizam métricas de comunicação interna. Portanto, se o seu desejo é ter diferencial no mercado por meio da gestão integrada, é essencial implementar essas métricas na estratégia, como um diferencial de negócio.
Por meio dessas métricas, o profissional de RH consegue identificar se deve haver alterações no planejamento. Ou então se os investimentos em determinada ação precisam aumentar. Alguns recursos de KPIs que podem ser utilizados são em análises de:
- Clima Organizacional;
- Produtividade;
- Turnover;
- ROI de estratégia.
Com essas pesquisas, haverá diversas vantagens para a empresa, como, por exemplo, o aumento da transparência e confiança entre os gestores e colaboradores. Além disso, será possível defender os investimentos feitos na comunicação interna, tornando ela participativa e constante.
Benefícios práticos da comunicação corporativa
Para quem deseja aplicar a comunicação integrada na empresa, como você, é importante entender os benefícios que essa estratégia traz para os setores da organização.
Nos próximos tópicos trouxemos exemplos de quais são os reais ganhos que a instituição terá com a aplicação da gestão integrada da comunicação. Confira!
Fortalecimento da cultura da empresa
Uma empresa que no mercado defende ser inclusiva, consciente e transparente, mas internamente não aplica isso, está fadada à baixa produtividade, insatisfação dos colaboradores e problemas organizacionais.
A comunicação integrada vem para evitar esse tipo de situação, oferecendo clareza, objetividade e estratégia interna que fortaleça a cultura da empresa. Ou seja, tudo o que se diz é executado por meio do planejamento e alinhamento dos setores e profissionais.
Reputação da marca
A comunicação integrada, quando bem estruturada, evita crises de reputação na empresa. Isso é decorrente do fortalecimento da cultura organizacional, que será a mesma para o público interno e externo.
Essa vantagem é essencial nos dias de hoje, visto que há uma cultura do cancelamento digital, em que qualquer empresa pode sofrer quando não está bem alinhada com seus propósitos.
É possível que ainda existam desafios na comunicação e seja necessário fazer a gestão de crises. Mas isso não significa perder clientes. A prova disso é que, segundo pesquisa da Eldeman, 71% permanecem leais às marcas em que confiam, mesmo se cometerem um erro.
Portanto, quando se tem a reputação fortalecida por meio da comunicação integrada, fica muito mais simples gerenciar qualquer situação.
Integração entre as equipes
A cooperação dos colaboradores causada pela unificação dos canais de comunicação acarreta na integração das equipes. Isso, inclusive, faz com que processos sejam diminuídos, uma vez que o profissional saberá a quem recorrer para solucionar determinada situação.
Com todos tendo um alinhamento de informações, a mensagem é passada com mais fluidez, sem ter ruídos causados por mau entendimento ou divergências. Consequentemente, as relações interpessoais são fortalecidas, o trabalho coletivo é desenvolvido e a produtividade aumenta.
Eficiência na comunicação interna e externa
Como dito anteriormente, para haver padronização, a gestão de RH deve, entre outras coisas, desenvolver uma comunicação integrada de marketing. É assim que será possível informar e comprovar que as medidas internas são as mesmas ditas ao mercado.
O inverso também ocorrerá, pois quando o cliente desejar saber mais sobre algum produto ou campanha da empresa, os colaboradores saberão todos os detalhes. Isso auxilia para que haja um alinhamento de informação com o público interno e externo, facilitando, inclusive, a comunicação entre eles.
Aumento de vendas
Por existir uma comunicação integrada e fluida na empresa, o ambiente de trabalho fica mais tranquilo. Isso resulta em um clima organizacional positivo, causando maior satisfação aos colaboradores.
Segundo pesquisa feita pela Universidade da Califórnia, os profissionais quando estão felizes trabalham 31% mais e vendem 37% mais. Isso significa que quando se investe nesse tipo de estratégia de comunicação, a instituição fará o melhor para todos, e não estará apenas melhorando as operações dos setores.
Equipes tecnológicas
Atualmente, existem inúmeras tecnologias que facilitam a integração na empresa e otimizam a comunicação entre os setores. Quando se fala de aplicar esse planejamento nos dias de hoje, significa digitalizar a empresa.
Consequentemente, é preciso ensinar seus colaboradores a utilizarem esses recursos para que as tarefas fluam bem e o processo de automação ocorra de forma simples. Ou seja, ao aplicar a tecnologia na rotina de trabalho, os profissionais e a instituição estarão se desenvolvendo juntos.
Inovação especialmente no RH
O Recursos Humanos é um dos setores que mais necessita da implementação de tecnologias. Sua rotina repleta de tarefas, prazos e obrigações, se torna um verdadeiro caos quando não se automatizam as operações.
Para tornar o RH mais multidisciplinar, com conhecimento orientado a dados e utilizando cada vez mais o People Analytics, deve-se otimizar todos os processos possíveis. Softwares de RH, com funcionalidades como o ConveniaConecta, por exemplo, podem ser são recursos que vão ajudar o seu dia a dia.
É dessa forma que a inovação auxilia o setor a ter mais tempo para cuidar de assuntos como a comunicação integrada, ao invés de precisar preencher diversas planilhas com diferentes finalidades.
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Como você pode perceber ao longo do texto, a comunicação integrada vai muito além do seu desejo de facilitar a troca de mensagens dos setores ou criar uma estratégia revolucionária de marketing. Ela atua com benefícios em várias escalas, auxiliando principalmente no crescimento da empresa.
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