Por muitos anos, a folha de pagamento no Excel foi amplamente utilizada como uma ferramenta de gestão de RH. Muitas empresas, até hoje, fazem uso dessas planilhas para controle do departamento pessoal.
No entanto, pensar em armazenar dessa forma as informações sobre os colaboradores, como o controle de benefícios e a folha de pagamento, pode parecer um tanto arcaico. Afinal, a tecnologia já trouxe soluções incríveis para esse setor.
Se a sua empresa ainda encontra resistência para aderir a essas ferramentas, este texto foi feito para você. Descubra por que o Excel é um recurso ultrapassado, confira 5 motivos para modernizar esse processo e, ao final, veja como fechar a folha de pagamento diretamente pelo eSocial. Acompanhe!
Por que fazer folha de pagamento no Excel já está ultrapassado?
Fazer a folha pagamento no Excel já está ultrapassado por um motivo muito simples: embora as planilhas sejam bastante úteis, existe um risco muito grande de não conseguir manter os dados seguros. Além disso, alimentá-las demanda mais tempo que o necessário para a atividade.
Quando uma empresa utiliza o Excel para registrar as informações referentes aos salários dos seus colaboradores, isso significa que, mensalmente, o responsável pelo departamento deve realizar o mesmo procedimento. Ou seja, a atualização de uma planilha nada mais é do que um processo de retrabalho manual.
Investir em um sistema que permita que esses cálculos sejam feitos de maneira quase automática por meio da integração com o relógio ponto promove benefícios que vão desde a organização desses dados até a redução de custos. Além disso, traz segurança aos procedimentos relacionados à remuneração dos colaboradores, já que qualquer erro pode resultar em uma ação trabalhista.
Automatizar processos é uma prática cada vez mais presente no mundo dos negócios. No lugar de perder horas atualizando cada aba manualmente, é possível investir esse tempo buscando por soluções que transformem o RH em um departamento estratégico, visando aumentar a produtividade das equipes e trazendo resultados positivos para o negócio.
4 erros e motivos para parar de usar o Excel
Se você ainda não está convencido de que automatizar a folha de pagamento é a melhor solução para a sua empresa, veja, então, 4 problemas que você pode ter ao insistir no uso do Excel:
1. As planilhas podem desaparecer
Que atire a primeira pedra quem nunca perdeu um arquivo importante no computador. Mesmo que seja armazenado em nuvem, ainda assim, corre o risco de ser apagado acidentalmente. Além disso, uma pane no computador ou uma queda repentina de energia elétrica podem apagar todos os dados inseridos recentemente na tabela.
2. Falhas nos cálculos
Algumas planilhas são complexas e, mesmo que o Excel seja conhecido e reconhecido por suas fórmulas quase certeiras, não está imune a uma falha de cálculo, seja pelo cruzamento indevido de dados, seja pela desatualização das alíquotas de desconto etc. A folha de pagamento não traz somente a informação do salário. Dependendo do cargo ou do período do ano, existe uma série de valores adicionais que resultam na remuneração final.
Vale ainda ressaltar que, mesmo inserindo a fórmula correta, qualquer erro de digitação pode causar um desequilíbrio nos valores da folha de pagamento e resultar, até mesmo, em uma multa trabalhista.
3. Acesso à informação restrito
Toda vez que a sua planilha precisar ser acessada por um diretor ou um colaborador do setor financeiro, provavelmente você terá que explicar a composição da sua tabela, o que significa que a informação não vai circular pela empresa de maneira fluída e intuitiva. Inclusive, isso pode diminuir os períodos em que você pode se ausentar da empresa, por férias ou por compensação de banco de horas, já que é preciso alguém para interpretar a planilha com segurança.
A integração de dados entre setores é fundamental para garantir uma rotina mais dinâmica entre todos eles, o controle orçamentário e a visibilidade em tempo real de tudo o que está acontecendo em relação ao pagamento dos colaboradores. Somente um sistema pode fornecer acesso simples, ágil e seguro a todos os envolvidos nesse processo.
4. Deficiência na emissão de relatórios
O Excel não emite relatórios e não produz informações. Apenas apresenta o que foi acrescentado manualmente. Isso significa uma limitação no trabalho do RH, já que não há um recurso que possa gerar relatórios mais completos que auxiliem nos processos de tomada de decisão.
Cada vez que é necessário colher uma informação sobre um determinado colaborador ou setor, é preciso selecionar os valores individualmente, aumentando os riscos de erros e o tempo de trabalho. A carência na emissão de relatórios também prejudica a conferência dos dados que devem ser transmitidos ao eSocial.
Novamente, a probabilidade de cometer erros deve ser considerada, assim como o tempo gasto para realizar esse trabalho.
A importância de usar um sistema que automatize processos
Além dos erros apresentados anteriormente, a prática manual do controle da folha de pagamento pode trazer problemas em relação ao eSocial. O Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do Governo Federal do Brasil e seu principal objetivo é unificar o envio dos dados sobre trabalhadores em um site e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez.
Com as obrigações do eSocial, o fechamento da folha de pagamento merece um cuidado extra. Quando o processo é bem-sucedido, o profissional de RH pode ficar tranquilo em relação às demais rotinas de trabalho até o próximo mês.
Etapas do eSocial
No entanto, para que essas informações sejam enviadas, há uma série de etapas que devem ser respeitadas pelo profissional do RH, onde podemos destacar 4 principais:
- conferência da folha: confira a folha após processar os dados no sistema. Para isso, é importante utilizar um relatório eficiente;
- eventos de remuneração: se a conferência estiver de acordo, basta enviá-los. O eSocial vai retornar com os valores de INSS e FGTS cujos dados devem ser novamente conferidos;
- eventos de pagamentos: nessa etapa, é necessário enviar o evento de pagamentos de cada colaborador e conferir se o valor do IRRF condiz com o calculado pelo sistema da empresa;
- evento de fechamento: deve ser enviado até o dia 07. Caso não seja possível, é preciso mandar o evento de contingência para que seja possível gerar a guia.
Após passar por todas as etapas, é necessário conferir novamente se os valores estão de acordo com os que foram lançados no sistema da organização.
Realizar todos esses processos manualmente, além das possibilidades de erro e de retrabalho, ocupa um precioso tempo do departamento. Quando a empresa adota um sistema que automatiza esse processo, alivia a carga operacional do RH e possibilita que esse tempo possa ser empregado na construção de ações mais estratégicas para o negócio.
