Gestão de equipes externas: como manter o controle e a produtividade

Gestão de equipes externas: como manter o controle e a produtividade

Tempo de leitura: 7 minutos

O sucesso de uma empresa está diretamente ligado à produtividade dos seus colaboradores. Logo, alinhar um time que esteja totalmente engajado com a política e a missão de um negócio é fundamental para o alcance dos objetivos. Contudo, quando os funcionários executam suas funções longe da sede da empresa, é essencial traçar estratégias para a gestão de equipes externas.

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Quando temos esses colaboradores trabalhando fora do ambiente de trabalho, a gestão dos profissionais requerer uma maior atenção. Além disso, é necessário optar por processos diferentes, para que haja uma eficiência constante nas rotinas.

Para auxiliar as empresas no processo de gestão de equipes externas, neste post, vamos trazer informações imprescindíveis para manter o controle e a produtividade. Leia e confira!

5 dicas para gestão de equipes externas

Entenda como fazer a gestão de equipes externas de forma que consiga manter o controle e a produtividade.

1. Defina metas atingíveis

Conhecer especificamente o campo em que os colaboradores aplicarão suas atividades é fundamental para estabelecer metas atingíveis.

Cabe ao gestor compreender o mercado externo em que se situa, assim ele conseguirá planejar objetivos plausíveis e alcançáveis. A partir disso, conhecendo a capacidade de produtividade dos colaboradores, aumentar a lucratividade por meio do desempenho da equipe externa se torna algo cada vez mais fácil e eficaz.

No entanto, de nada adianta definir metas sem qualquer análise prévia, ou até mesmo querer resultados que os próprios estudos mostram que não poderão ser alcançados. Esse estilo de liderança apenas contribuirá para a retração e a desmotivação dos profissionais.

Por outro lado, quando as metas são definidas a partir de estudos preestabelecidos e que demonstram que certos resultados são realmente possíveis, o comprometimento e o engajamento com essas metas é algo natural por parte da equipe.

2. Estabeleça uma política de trabalho externo

Com frequência, os empreendimentos têm estabelecido políticas internas para o desenvolvimento da empresa. Geralmente, elas são baseadas em regras, objetivos e particularidades daquele negócio frente aos clientes, colaboradores e fornecedores.

São essas diretrizes que conduzirão o desenvolvimento da organização e farão com que essa empresa se destaque entre os concorrentes. Ademais, são essas políticas que nortearão o posicionamento de cada colaborador dentro do empreendimento.

Entretanto, quando se fala em trabalho externo, existem algumas situações que precisam ser pontuadas e se diferenciam dos princípios internos. Dessa forma, estabelecer uma política de gestão de equipes externas é fundamental para a organização definir como os colaboradores deverão se posicionar durante sua jornada de trabalho. Afinal, eles serão os principais representantes da marca empresarial.

Constituir o modo de comportamento e a maneira como o trabalho deverá ser realizado é essencial quando falamos em equipe externa. Isso ajudará os profissionais a solucionarem questões corriqueiras, assim como poderão tomar melhores decisões diante de conflitos, sempre baseados na conduta que a organização prega.

3. Invista na comunicação

A comunicação é a base para o desenvolvimento empresarial. Sem sombra de dúvidas, são os relacionamentos interpessoais e profissionais que garantem o alcance da empresa ao seu público-alvo.

O elo entre os trabalhadores ocorre quando o emissor emite uma mensagem que passa pelo intermediário e chega ao receptor. Isso tudo utilizando um canal de comunicação. Se no meio desse processo houver quebras nas informações, a última ponta receberá dados imprecisos. Logo, o resultado final pode não ser o almejado.

Dentro de um empreendimento, a comunicação faz com que os colaboradores fiquem a par do que está ocorrendo no estabelecimento, tendo como principal função informar, monitorar, apresentar e divulgar.

A comunicação interna é fundamental para formar laços, criando um ambiente de trabalho organizado e saudável para os funcionários. No entanto, quando falamos das equipes externas, qual a importância da comunicação?

Saiba que a transparência se torna ainda mais importante quando o assunto é a gestão de equipes externas. Esse compartilhamento seguro das informações só ocorrerá com uma comunicação bem aplicada e alinhada. Criar canais de fácil acesso, para que todos estejam atualizados sobre as decisões tomadas, torna os processos idôneos e facilmente compreendidos.

Como os profissionais externos não estão diariamente dentro da matriz, controlar documentalmente o trabalho realizado é indispensável para que todos sigam as mesmas instruções.

4. Monitore os deslocamentos

Não é porque a equipe é externa que não deverá seguir as regras estabelecidas pela empresa. Uma delas é cumprir com a jornada de trabalho e manter o curso dos processos dentro do planejado.

Controlar os horários de trabalho faz parte das atividades da gestão de equipes externas. Nesse momento, a tecnologia se torna essencial, pois já existem muitos softwares que permitem o controle da jornada dos colaboradores externos.

Essa verificação se faz necessária para assegurar o descanso garantindo aos colaboradores, além de prevenir a empresa contra possíveis fiscalizações e autuações do Ministério do Trabalho.

Esse controle, em conjunto com o monitoramento dos deslocamentos das equipes externas, atesta a realização das tarefas projetadas. A definição de um mapa planejado da área onde será realizado o trabalho, traçando todos os detalhes, garante que a equipe chegará ao local estipulado.

Além disso, o monitoramento dos percursos realizados sustenta um controle mais eficaz dos custos. Já que os deslocamentos geram despesas com combustíveis e estadias, ter esses valores orçados garante a solidez das finanças. Lembre-se de que o dispêndio descontrolado desses valores pode acarretar gargalos no fluxo de caixa. Hoje, existem ferramentas que controlam o percurso exato percorrido pelos veículos, garantindo que eles não sejam usados para fins pessoais.

5. Usufrua da tecnologia

A informatização revolucionou as atividades empresariais. Afinal, por meio dela, foi possível reduzir o tempo de execução dos trabalhos, assim como diminuir os riscos existentes para os negócios.

Toda essa modernização beneficiou o controle dos trabalhos externos, pois estreitou a comunicação entre os profissionais e ainda permitiu o controle dessas equipes pelos gestores.

Com a utilização de aplicativos e ferramentas tecnológicas, é possível se comunicar com os funcionários em tempo real, de qualquer lugar que houver um sinal de internet. Também se tornou possível acompanhar o desenvolvimento das atividades, possibilitando que os gestores tragam feedbacks instantâneos para as equipes, podendo alterar os resultados finais.

Antigamente, os níveis decisórios só teriam conhecimento de alguns dados no momento em que tudo estivesse finalizado, não podendo alterar tais resultados. Usufruir de todos esses recursos trouxe grandes contribuições para os empreendimentos, pois facilitou o acesso e permitiu tomar decisões baseadas em dados reais.

Isso significa que todos esses passos fazem parte de uma gestão de pessoas baseada em políticas de engajamento e produtividade, alinhadas aos valores pessoais. Dessa maneira, quando esses processos são estabelecidos e aplicados com a colaboração dos trabalhadores, a equipe entende os objetivos e nada é realizado baseado em cobranças excessivas.

O investimento em softwares se torna ainda mais necessário para os empreendimentos que desejam garantir um controle eficiente das equipes externas. Assim, pesquisar por sistemas que se alinhem às necessidades individuais da empresa é de suma importância para a obtenção das metas desejadas.

Agora que você sabe os principais fatores que influenciam uma gestão de equipes externas, entre em contato conosco. Temos o suporte que sua empresa precisa!

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