Indicadores de departamento pessoal: por que você deve utilizá-los?

Se você não pode medir, não pode gerenciar! Talvez você já tenha lido essa frase, com algumas modificações, em algum livro ou artigo da internet. Tais palavras são atribuídas a Peter Drucker – considerado o pai da administração moderna. Essa frase revela a importância de mensurar processos, por exemplo, com a ajuda dos indicadores de departamento pessoal.

Neste artigo, focaremos nesse tipo de indicadores. Falaremos sobre os prejuízos de não os usar e como o departamento pessoal pode implantá-los nos seus processos. Acompanhe os próximos tópicos!

O que são indicadores de departamento pessoal?

Os indicadores de desempenho (KPIs) de departamento pessoal (DP) são índices ou ferramentas de gestão que permitem a visualização dos resultados obtidos nas demandas ou na produtividade das equipes.

Dessa forma, o DP mantém estratégias eficientes, modifica as que não estão gerando efeitos positivos e implanta metodologias alinhadas com as necessidades internas. Podemos dizer que os KPIs de DP tornam o setor mais estratégico, inovador e direcionado por dados.

O resultado é um departamento pessoal que, junto com o RH, otimiza a gestão de pessoas da empresa. Desse modo, a organização melhora os processos internos, gerando uma boa experiência para os times, bem como fortalecendo a posição da marca (employer branding) no mercado em que atua.

Qual a importância dos indicadores de departamento pessoal? 

O departamento pessoal é um dos setores que mais detém processos importantes e complexos nas empresas. Além disso, esse departamento também lida com um grande volume de demandas no dia a dia. 

Diante de tantas responsabilidades, os gestores têm dificuldades em observar e mensurar o nível de qualidade de cada processo. Para que isso seja feito, é essencial o uso dos indicadores de departamento pessoal. 

Sendo assim, fica mais fácil estipular metas de desempenho e entender se as demandas estão próximas ou distantes de atingi-las. Mas os benefícios dos KPIs vão além. Com esses índices, o departamento pessoal mensura:

  • Despesas internas;
  • Produtividade da equipe;
  • Engajamento do time com as metas do setor;
  • Necessidade de inovação em processos;
  • O fluxo das atividades etc.

De acordo com o livro “Indicadores de desempenho – Dos objetivos à ação – Métodos para elaborar KPIs e obter resultados”, escrito por Andresa S. N. Francischini e Paulino G. Francischini, os KPIs ajudam os gestores a focar o investimento de tempo e recursos em ações que contribuam para a produtividade interna.

Diante desse esclarecimento, podemos ressaltar que o departamento pessoal só ganha quando utiliza os indicadores de desempenho. Esses “louros” acabam também impactando positivamente toda a empresa.

6 Prejuízos causados pela falta de indicadores de departamento pessoal

O livro “Avalie o que importa”, escrito por John Doerr, mostra que os indicadores de desempenho auxiliam os gestores na definição de prioridades, na criação de cenários futuros e na concentração de esforços em estratégias que são essenciais para as empresas.

Em vista dessa importância, é fácil perceber que a ausência de KPIs pode ocasionar prejuízos para o departamento pessoal. A seguir, elencamos as principais consequências negativas vindas com a falta desses indicadores.

Taxa de absenteísmo alta

A taxa de absenteísmo pode atingir níveis alarmantes quando a empresa não implantou indicadores de desempenho. Afinal, se a organização não sabe o número de faltas dos colaboradores ao trabalho, também não descobrirá os motivos e tampouco tomará ações específicas.

Vale lembrar que quanto maior for o volume de ausências ao trabalho, maior será a queda da produtividade interna. Com isso, é gerado um efeito dominó que atinge também a lucratividade e a qualidade dos serviços internos.

Falta de controle de horas

Sem o KPI de controle de horas, o departamento pessoal não visualiza a extensão do período de trabalho dos colaboradores e nem entende quantas horas extras foram realizadas. No primeiro caso, os profissionais podem extrapolar os limites da jornada de trabalho, prejudicando sua saúde física e emocional.

Já no descontrole das horas extras, os prejuízos são sentidos no orçamento da empresa. Uma vez que, essas horas extraordinárias são mais caras do que as normais e, muitas vezes, os profissionais as realizam sem necessidade.

Erros de processamento na folha de pagamento

Sem o uso de indicadores de departamento pessoal, os erros na gestão da folha de pagamento podem nunca serem consertados. Caso isso aconteça, aumentam as chances de a empresa ter passivos trabalhistas vindos das ações judiciais iniciadas por ex-colaboradores que se sentiram lesados nos seus honorários trabalhistas.

Outro dano da falta de KPIs na folha de pagamento é o atraso e a falta do envio de informações ou eventos ao eSocial. Um exemplo é a não comunicação de férias ao de rescisões de colaboradores. Nessa situação, a empresa também pode sofrer sanções judiciais.

Descontrole nas tomadas de decisões

Os relatórios gerados pelos indicadores são essenciais para a tomada de decisões dos gestores do departamento pessoal. Por outro lado, sem KPIs, não existem dados concretos que direcionem as decisões, sendo então definidas apenas por meio de achismos.

Em um cenário assim, os colaboradores e os processos do DP tendem a ficar confusos. A consequência seguinte é o descompasso entre o departamento pessoal, o RH e os objetivos da empresa.

Alto custo de rotatividade

Sem o uso de indicadores de departamento pessoal, a rotatividade (turnover) de profissionais pode elevar. Como isso acontece? A começar pelo time do DP que, no meio de um setor sem direcionamento e uma estrutura baseada em dados, pode acabar perdendo talentos valiosos.

Além disso, como os processos do departamento pessoal tocam na vida profissional de todos os colaboradores da empresa, a perda de talentos pode atingir níveis globais. Dessa forma, a organização terá um alto custo com demissões, verbas rescisórias e novas contratações.

Índice de reclamações trabalhistas

Em um tópico anterior, falamos sobre os passivos trabalhistas – custos gerados com processos judiciais. Muitas dessas ações poderiam ser eliminadas se o departamento pessoal mensurasse as razões que as provocam.

A partir daí, algumas soluções estratégicas podem ser adotadas, visando a redução dos processos ou a utilização de acordos extrajudiciais – que são mais rápidos e menos custosos para as empresas.

Como implementar indicadores de DP?

Para ter sucesso com os indicadores de departamento pessoal, é necessário que algumas estratégias sejam adotadas. Por exemplo:

  • Escolha do indicador de desempenho – que tipo de KPI será utilizado?
  • Definição do que será mensurado – qual processo terá o acompanhamento de um KPI?
  • Alinhamento com objetivos estratégicos – o que o departamento pessoal espera alcançar com o indicador escolhido?
  • Identificação dos responsáveis – quais gestores ou profissionais internos irão analisar os relatórios gerados pelos KPIs?
  • Fortalecimento da comunicação – que canais serão utilizados para as interações sobre os resultados dos indicadores? Seria a rede social corporativa, as reuniões presenciais ou virtuais?
  • Realização da coleta de dados – como será feita a coleta, segmentação, análise e armazenamento das informações obtidas? Qual tecnologia será usada?
  • Monitoramento de resultados – quem será o responsável por identificar falhas, desvios ou erros nos KPIs durante o processo de monitoramento?

E se os indicadores estiverem apontando um mau desempenho? 

Dificilmente todos os indicadores do departamento pessoal irão mostrar que os processos e estratégias internas estão no nível máximo de qualidade – sempre há campo para melhora. Porém, caso o cenário apontado pelos KPIs seja muito ruim, o ideal é que os gestores:

  • Analisem os resultados;
  • Planejem ações corretivas;
  • Implantem as estratégias sem demora;
  • Avaliem os novos resultados;
  • Adotem ações preventivas.

Essas atitudes devem fazer parte da política interna de qualidade e padronização de processos. Dessa forma, outros setores, além do DP, podem se beneficiar dessas ações que visam melhorar demandas. Com o tempo, a tendência é que os processos se tornem cada vez mais eficientes e a nível de excelência.

Sem dúvidas, todas essas etapas de implantação terão maior efetividade se forem acompanhadas pelos líderes e embasadas em aplicações virtuais e automação de processos de RH. Dessa forma, o uso de indicadores de desempenho não será apenas um procedimento temporário, mas uma prática a ser perpetuada na empresa.

O que achou do nosso artigo? Entendeu a importância e como usar os indicadores de departamento pessoal?  Então, baixe agora mesmo o nosso infográfico: 7 indicadores estratégicos para ter um DP de sucesso.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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