Contar com a tecnologia para poupar tempo e poder focar em seus colaboradores é o sonho de qualquer Recursos Humanos. Para isso, é imprescindível a utilização de ferramentas, como o organograma online, para auxiliar nos processos internos.
Com ele, você consegue ser mais assertivo nos planejamentos estratégicos e ainda otimiza atividades ao ter acesso virtual e automatização da estrutura.
Neste conteúdo, ensinaremos como criar um organograma online, quais são ferramentas para desenvolver fluxograma e mapa mental, e de que forma a área de RH é beneficiada com sua utilização. Boa leitura!
Organograma online: qual a sua importância?
O organograma online é um gráfico que organiza visualmente a estrutura da empresa. Seu objetivo principal é apresentar a hierarquia, departamentos, funções e atividades que existem na instituição, e de que forma elas se relacionam.
Elaborar e utilizar um organograma online é importante tanto para os colaboradores quanto para os dirigentes e lideranças. Eles ajudam desde a orientação para novos talentos sobre o funcionamento da organização, até o auxílio no planejamento estratégico para gestores.
Quando se trata de um modelo de acesso virtual, a praticidade e dinamicidade ainda potencializam seus motivos de implementação.
Por exemplo: ao invés de um colaborador procurar sempre seu líder para compreender quais são as responsabilidades que precisa dividir com um novo colega, ele pode simplesmente acessar o organograma e conferir.
Já o Recursos Humanos consegue visualizar o organograma como uma ferramenta de auxílio na identificação de gargalos vistos em relatórios gerenciais, e assim ter insights para solucionar essa questão.
No geral, as principais vantagens de se adotar um organograma online na empresa, são:
- Saber quem é o responsável por um determinado projeto;
- Saber para quem se reportar em determinada situação;
- Quais são os papéis de cada colaborador;
- Quais são os departamentos que podem expandir;
- Auxílio para criação do plano de carreira;
- entre outros.
É importante que ele seja construído sempre de forma objetiva, simplificada e organizada. Essa composição torna essa ferramenta essencial para apoiar os objetivos do negócio.
A Convenia preparou um modelo de organograma empresarial gratuito e exclusivo para você baixar e aplicar agora mesmo no seu negócio. Baixe-o agora mesmo!
Como criar um organograma online de forma gratuita? Confira algumas possibilidades
No mercado, existem diversas ferramentas de organograma online que facilitam processos individuais e eventuais. Ou seja, se o seu intuito é ter um fluxograma, mapa mental ou algum outro modelo para utilizar para organização ou brainstorm, o recurso de criador de organograma dessas plataformas vai ser excelente. Confira alguns exemplos:
Canva
O Canva é uma plataforma de design online e colaborativa que permite criações de diversas artes, contando, inclusive, com um criador de organograma online. Com ele, é possível encontrar:
- Mais de 20 tipos diferentes de gráficos;
- Templates para criar rapidamente seu fluxo de trabalho;
- Edição simplificada e personalizável.
Miro
O Miro é uma plataforma de comunicação visual, onde desenhos podem ser feitos para organizar pensamentos, planos e projetos. Os organogramas online são completamente editáveis, e você pode, inclusive, optar por modelos diversos:
- Empresarial;
- Simples;
- Organizacional.
Visme
O Visme é muito semelhante ao Canva, por ser uma plataforma com a mesma finalidade. Nele, você também consegue encontrar modelos prontos ou então criar seu organograma online do zero.
Adobe Express
O Adobe Express é uma plataforma de criação online, onde o usuário consegue criar artes do zero ou utilizar templates modernos. Seus organogramas são bem voltados para um tipo organizacional. Mas nada impede que você crie um inédito a partir do recurso folha em branco.
Mural
Por fim, temos a plataforma Mural, onde sua interface parece unificar todos os outros criadores de organograma. Com ele, diversas pessoas podem editar o documento ao mesmo tempo, facilitando o brainstorming, por exemplo.
Como utilizar um modelo de organograma online de forma eficiente?
Tornar o uso do seu organograma online eficiente depende principalmente da escolha do modelo mais adequado para os seus principais objetivos com esse instrumento.
Além disso, é sempre importante lembrar que essa ferramenta é útil para outros setores além do RH, visto que a compreensão da organização empresarial é essencial para o desenvolvimento do trabalho de todos os setores.
Abaixo, explicaremos sobre os tipos de organogramas e como escolher o ideal para sua empresa. Confira!
Organograma vertical
É o mais comum utilizado pelas empresas. Nele, a hierarquia cresce verticalmente, como uma espécie de pirâmide. Há também o organograma funcional, que ao invés de constar os cargos, são setorizadas as funções.
Organograma radial
A radial, também conhecida como circular, é uma forma de visualizar a estrutura da empresa de modo unificado. Ou seja, nela todas as funções estão conectadas, e cada faixa do círculo representa um setor.
Essa é uma boa opção para descentralizar a atenção ao CEO, fazendo com que todos se sintam pertencentes à “roda empresarial”.
Organograma matricial
O modelo matricial é ideal para empresas que possuem muita flexibilidade e necessitam de uma estrutura dinâmica. Nele, é possível setorizar por produtos, ao invés de hierarquia de cargo, por exemplo. Isso facilita o entendimento das unidades funcionais.
Organograma linear de responsabilidade
Por fim, o organograma linear de responsabilidade, como o próprio nome diz, é sobre as funções e atividades dos setores. Sendo assim, é possível fazer representações visuais que demonstram a etapa do processo para cada departamento.
Organograma online focado em RH: como funciona na Convenia
Você conferiu até aqui como criar um organograma online e a importância dele para a área de RH. Porém, apesar de existirem ferramentas avulsas no mercado, o ideal é ter um organograma robusto, que de fato auxilie a gestão do DP à poupar tempo, dando ao Recursos Humanos mais oportunidade para focar nos colaboradores.
Para solucionar essa questão, a Convenia desenvolveu uma nova ferramenta em seu software de RH. Com ela, é possível criar organogramas editáveis que auxiliam a estruturar a sua área, fazer fluxogramas, planejamentos estratégicos, etc.
E o melhor disso é que podem ser aplicados quantos detalhes forem necessários, por meio de integrações ligadas aos outros recursos que a plataforma proporciona para os demais gerenciamentos de RH e DP.
Esse é um ponto essencial, visto que ter um só software de RH proporciona uma melhor visão holística e estratégica dentre vários aspectos relevantes da gestão.
A automação das informações também já estará toda no recurso, simplificando e otimizando seu trabalho. É muito mais rapidez e praticidade no seu dia a dia, centralizando, inclusive, as informações que facilitam a leitura de métricas, por exemplo.
Confira detalhadamente as principais vantagens do recurso de organograma online da Convenia!
Tenha acesso fácil a todas as informações sobre a estrutura do negócio
É essencial para o RH ter as informações sobre os cargos, funções, tarefas, etc, organizados e estruturados. É por meio disso que o setor consegue:
- Dar transparência na hierarquia;
- Ter uma fonte de informações para melhorias estruturais e alternativas;
- Incluir os dados no onboarding;
- Servir como base para fazer o plano de carreira.
Além desses benefícios, com a ferramenta da Convenia o documento pode ser visualizado e compartilhado com a empresa, facilitando o acesso às informações.
Torne claro aos colaboradores os diversos papéis na empresa
É comum que, mesmo aqueles colaboradores que possuem anos de casa, não saibam exatamente o que seus colegas fazem.
Isso é prejudicial, pois, consequentemente, ele não sabe o que esperar ou não têm entendimento sobre o que fazer para auxiliar ou facilitar o trabalho do próximo. Muitas vezes, o colaborador não sabe nem até onde vão as suas atribuições e onde começam as funções de um colega de setor, por exemplo.
Com o organograma empresarial, a visão sistêmica de todos os funcionários melhora, tornando os processos mais fluidos e assertivos.
Alternativa visual e prática de todo o quadro de trabalhadores
Fazer a leitura de cargos e funções se baseando em planilhas pode não ser a melhor opção para compreender a estrutura da organização.
Mas, ao ter uma alternativa visual, essa leitura é facilitada. Até porque, ver uma imagem com várias informações é muito mais rápido de se entender, quando comparado com ler um texto.
Portanto, se você pretende otimizar seu trabalho em cada operação possível, ter um organograma funcional online é a melhor solução!
Melhoria na comunicação e integração entre as equipes
A falha de comunicação pode acarretar em diversos problemas que influenciam na rotina de trabalho de todos os profissionais da empresa. Mas, quando se tem o organograma que mostra exatamente quem é o responsável por cada tarefa, os ruídos diminuem.
Para melhorar ainda mais essa questão, conte com o software da Convenia! Ele já é um canal de comunicação integrada entre colaborador e gestor, o que simplifica muito sua vida. Não será preciso ficar mandando alerta ou e-mails para auxiliar nas dúvidas organizacionais. Um simples acesso na plataforma já soluciona a questão.
Apoia no desenvolvimento do planejamento estratégico
É possível utilizar o organograma online para embasar seus planejamentos táticos, operacionais, gerenciais ou funcionais, gerando análises situacionais com base em departamentos isolados ou conjuntos.
O profissional de Growth, por exemplo, pode utilizar a plataforma da Convenia para fazer um cruzamento de dados de métricas para compreender as relações empresariais.
Já o profissional de R&S consegue montar uma estratégia para seu processo seletivo que faça sentido para a empresa, e não apenas se basear em necessidades isoladas.
Auxílio ao RH e DP: suporte ao gerenciamento do crescimento
O mercado tem aquecido muitos setores, principalmente para as startups. Isso auxilia no crescimento contínuo do quadro de colaboradores.
Ter um software para gestão de Recursos Humanos que automatiza o preenchimento de organogramas online é essencial para que o RH não perca tempo nesses processos.
