O RH digital ou RH 3.0 é responsável por transferir os processos manuais do RH e conectá-los a plataformas digitais que possibilitam uma gestão de pessoas e processos mais eficiente. Mas antes de mergulhar no RH Digital é importante entender que, assim como a indústria passou por um processo de transformação digital, a área de recursos humanos também está passando por uma evolução de processos e metodologias que hoje está compreendida dentro do que chamamos RH 4.0. Entenda a diferença de cada fase:
Em uma pesquisa feita pela Convenia, identificamos que mais de 40% das empresas brasileiras operacionalizam suas rotinas de RH e Departamento Pessoal sem usar plataformas digitais. Isso acontece porque até então era possível fazer gestão de pessoas com processos manuais, de uma forma muito burocrática, mas ainda assim possível.
Porém, passamos por uma crise mundial, em que do dia para noite empresas do mundo todo adotaram o modelo de trabalho remoto, que acelerou o processo de digitalização de todas as áreas nas empresas.
A partir do isolamento social e o uso do modelo remoto , ficou impossível fazer gestão com controles manuais, principalmente nas áreas mais afetadas — as de recursos humanos e departamento pessoal.
Se você se identificou com essa situação continue lendo este artigo, falaremos sobre os pontos mais importantes do processo de digitalização do RH, quais são as rotinas que podem ser alteradas e claro, por onde começar. Vamos lá?
O que é RH 4.0?
A transformação digital expandiu as possibilidades e oportunidades de desenvolvimento para a área de recursos humanos. Nesse contexto, o RH atingiu patamares que seriam impossíveis sem o auxílio de tecnologias de alto desempenho.
De acordo com o estudo “Robotic Process Automation (RPA) & Human Resources”, publicado pela UiPath, as ferramentas digitais liberaram o caminho para o RH focar em estratégias que impulsionam a gestão de pessoas e os resultados — ao nível organizacional.
Em outras palavras, a transformação digital gerou um novo capítulo na história do setor de recursos humanos. Entre os principais desdobramentos dessa nova fase, está a criação de um conceito chamado RH 4.0.
O que ele representa? A prática de utilizar tecnologias em todas as áreas internas do RH. Mas não apenas isso. O RH 4.0 promove também a cultura da inovação, além da inserção de metodologias e técnicas que aprimoram os processos.
O resultado é um setor que acompanha o ritmo das mudanças no cenário corporativo e no perfil dos profissionais. Sendo assim, é possível, por exemplo, descobrir o nível de compatibilidade de um candidato para uma vaga que está sendo oferecida.
Torna-se viável também a realização de previsões sobre a produtividade e os impactos das habilidades e competências do profissional; caso exerça a função. Essa realidade é bem diferente da vivida pelo RH tradicional.
Nesse modelo, as demandas são feitas de forma manual — custando tempo e esforço do time, além de recursos financeiros da empresa. As decisões não são embasadas em dados analisados por tecnologias, mas apenas pela experiência e opinião dos gestores. Em vista disso, o RH avança a passos lentos – se é que isso acontece.
Por que agora é o momento para implementar o RH 4.0?
A indústria 4.0 com a internet das coisas, big data, wearables, computação em nuvem, aplicativos e plataformas, já ocupou tanto espaço no nosso cotidiano que é quase impossível viver sem estar conectado. A conectividade permite uma vida mais confortável, produtiva e organizada.
Na vida organizacional isso não é diferente, hoje todas as áreas da empresa podem trabalhar de forma integrada, utilizando plataformas que conectam o ecossistema empresarial. São ferramentas que automatizam a gestão burocrática, aumentam a produtividade, diminuem o impacto ambiental entre outras diversas vantagens.
Agora imagine a área de recursos humanos desconectada, trabalhando em planilhas e até mesmo com arquivos físicos. Entre os principais problemas podemos listar:
- Atraso no envio dos documentos de admissão;
- Atraso ou falta de envio de holerites;
- Pagamento de férias dobradas;
- Informações desatualizadas no eSocial;
- Documentos dos colaboradores desatualizados.
A área de recursos humanos hoje é considerada a área mais estratégica da empresa e, sem processos bem definidos, dados atualizados e plataformas digitais com tecnologia de ponta não é possível contratar e reter talentos essenciais para que a operação funcione e, consequentemente, a organização atinja seus objetivos.
Outro indicador que mostra que já está mais que na hora de digitalizar o seu RH é a adesão do trabalho remoto em larga escala, como citado anteriormente. Se ainda era possível fazer algum processo manual, daqui para frente é impossível. Pense no problema mais grave que pode acontecer: vazar dados dos colaboradores.
Como você controla isso se não tem um software em nuvem com controle de acesso e segurança de dados? Ou pense em problemas mais simples, como você está distribuindo os holerites que anteriormente eram em papel? Não entregar o holerite para o colaborador é uma grave falta de transparência.
Redução de tempo em processos manuais
Segundo a pesquisa “Human Resource Automation”, realizada pela Sapper, a automação economiza até 60% do tempo da equipe do RH. Uma das razões é que os processos manuais se tornam bem mais dinâmicos quando realizados em softwares.
Antes do RH 4.0, os profissionais passavam um longo tempo, por exemplo, realizando os cálculos da folha de pagamento, reunindo a documentação de admissionais, organizando arquivos manuais, entre outras tarefas repetitivas e demoradas.
No caso da folha de pagamento, quando algo era lançado de forma errada, a equipe tinha que revisar todos os lançamentos. A quantidade de refação custava ainda mais tempo e esforço. Além do cansaço físico, essa e outras atividades manuais reduziam a produtividade do time.
Essa junção de queda no desempenho com cansaço, fazia a satisfação dos colaboradores no trabalho diminuir drasticamente — o que resultava também na piora do clima interno. Sem dúvidas, a digitalização foi o caminho para a redução desses efeitos negativos.
Como começar a migração do RH analógico para o 4.0
Antes de qualquer coisa, é essencial que você entenda que utilizar planilha não caracteriza um RH digital, na maior parte dos casos ela e utilizada nas primeiras etapas de organização do setor, que caso queira evoluir, terá de pensar em outras estratégicas. Se você ainda usa planilha, confira esse passo a passo para revolucionar a sua gestão de pessoas e alcançar um patamar rumo ao RH 4.0:
Mapear todos os processos manuais do DP e RH
Considere todos os processos e estratégias que são importantes para a sua empresa, podem ser muitos e vai depender de cada empresa, mas os principais são: R&S, admissão, controle de dados, atualização de documentos, gestão de férias, distribuição de holerites, gestão de benefícios, avaliação de desempenho e treinamento e desenvolvimento.
Pesquisar plataformas em nuvem que atendam a sua demanda
Existem soluções para todos os tipos de empresas, operações e segmentos de mercado. Ao pesquisar plataformas considere o número de funcionários que você tem e as particularidades do seu processo.
Migrar seus controles manuais e planilhas para plataformas digitais
Algumas empresas fornecem o serviço de parametrização da plataforma e importação de dados como a Convenia. Mas caso a empresa contratada não forneça esse serviço, tenha em mente que será necessário organizar o seu banco de dados atual. Isso é necessário para que no futuro você economize muito tempo e dinheiro.
Capacitar seu time para utilização das novas plataformas
Esse também é um serviço comum que muitas empresas oferecem, a Convenia, por exemplo, tem um portal de videoaulas para capacitar seu time sempre que entrar uma pessoa nova na equipe.
Quais benefícios são colhidos no RH 4.0?
Na era da transformação digital, as empresas precisam de ferramentas eficientes que as façam continuar resilientes diante de qualquer desafio ou mudança. É exatamente isso que a tecnologia para RH proporciona. A seguir, apontamos inúmeras vantagens em implementar um RH tecnológico na empresa.
Gestão remota e descentralizada
A pandemia do Covid-19 “pavimentou” a estrada para a gestão remota e descentralizada. Devido às políticas de distanciamento, muitas empresas perceberam ser possível, e até vantajoso, adotar o home office, modelo híbrido ou anywhere office (trabalhe de qualquer lugar).
De acordo com um estudo feito pelo “Thinking With Google”, 47% dos profissionais e 54% dos líderes entrevistados observam o trabalho remoto com confiança. Sendo assim, muitas empresas já decidiram que esse formato continuará na era pós-pandemia.
Para se adaptar a essa nova realidade, as organizações estão investindo em tecnologias. Por meio delas, o RH integra equipes, acompanha o fluxo das atividades e mensura o desempenho dos profissionais em todas as estações de trabalho.
Menos burocracia
Burocracia é uma palavra que dá arrepios na maioria das pessoas. Mas os efeitos negativos dela vão além disso. No RH, processos burocráticos significam lentidão, perda de produtividade, atrasos nas entregas e demandas obsoletas.
Quando implantado o RH 4.0, é diminuída a quantidade de etapas desnecessárias para a execução das atividades. Tudo fica mais simples, prático e otimizado. O resultado são entregas com maior qualidade em menos tempo.
Esses benefícios também são sentidos no departamento pessoal. Uma vez que, é uma área correlacionada com o RH e tem várias demandas internas que necessitam de otimização. Por exemplo, o cálculo da rescisão contratual dos demissionais. Essa e outras atividades são realizadas com muita exatidão.
Inteligência artificial
Outra vantagem da tecnologia em RH é o uso da inteligência artificial (IA). Esse conceito permite que robôs (bots) aprendam, aprimorem e executem tarefas importantes para o andamento das demandas da área de recursos humanos.
Por exemplo, um bot consegue interagir com os candidatos do processo seletivo. Dando dicas, orientações e outros detalhes a respeito das etapas seletivas. Além disso, os robôs reúnem e arquivam documentações enviadas de forma online. Dessa forma, o RH gera uma boa experiência para os candidatos do recrutamento.
People analytics
O people analytics é o uso inteligente de dados, com a construção de um sistema automatizado que monitora, analisa e apresenta resultados das ações do RH. É possível levantar dados sobre a diferença salarial entre gênero e etnia, assim como se há problemas com a legislação, na falta de contratação de PCDs e Jovem Aprendiz.
A análise de dados traz uma visão estratégica e embasada das ações do RH, otimizando os resultados obtidos na jornada do colaborador. Confira os benefícios do people analytics na montagem de relatórios estratégicos da área.
Soluções em nuvem
As ferramentas em nuvem (cloud) são essenciais para a potencialização da estrutura tecnológica do RH 4.0. Afinal, com a nuvem, as possibilidades são infinitas. Além de aumentar a escalabilidade, segurança e robustez dos sistemas, a cloud entrega aplicações inovadoras.
Outro benefício é que toda a estrutura virtual do RH fica em servidores online. Sendo assim, por meio de um dispositivo eletrônico conectado à internet, os profissionais têm acesso a documentos, arquivos e projetos colaborativos; não importa a localização deles.
Softwares de Gestão
O software de gestão tem soluções específicas para as rotinas do RH. Um exemplo é o software de admissão digital. Em poucos minutos, o contratado envia documentações, assina o contrato de trabalho de forma eletrônica e inicia o processo de onboarding. Já os recrutadores, apenas acompanham e aprovam cada etapa.
Outra funcionalidade dessa tecnologia é a gestão de férias. Por meio dela, o RH programa, aprova e cumpre os prazos das férias de forma simples e prática. Já o recurso fluxo de desligamento, permite o envio da documentação diretamente para a área de contabilidade ou o contador da empresa.
Há também os relatórios gerenciais gerados pelo software. Essas informações apresentam um panorama real sobre as ações realizadas pela plataforma. Dessa forma, os gestores têm acesso a dados preciosos para tomada de decisões importantes.
O RH 5.0 já existe?
Segundo um estudo publicado pela ResearchGate, a transformação digital levou as empresas a redesenharem as estratégias de recursos humanos. Surgindo assim, uma diferente proposta de valor: utilizar a inteligência artificial, big data e o people analytics para melhorar a gestão de pessoas.
Esse uso de tecnologias analíticas nas estratégias de desenvolvimento e melhoria na experiência do colaborador é o novo capítulo da área de recursos humanos: o RH 5.0. Sim, esse conceito já existe e está em pleno vapor no mundo corporativo.
Isso significa que o RH 4.0 está ultrapassado?
Podemos encarar a evolução do RH como degraus de uma escada. Quando subimos um, não significa que o outro é sem importância. Pelo contrário, cada degrau é o ponto de sustentação para o próximo.
O mesmo acontece em relação ao RH 4.0. A chegada do 5.0 figura como mais uma etapa no processo evolutivo dos recursos humanos. Cada empresa pode estar em um estágio diferente, mas o importante é atravessá-lo para que a transformação digital seja consolidada internamente.
É preciso passar pelo RH 4.0 para chegar no 5.0?
Podemos dizer que é necessário adotar o RH 4.0 antes do 5.0. Por que? Sem as ferramentas, conceitos, técnicas e metodologias do primeiro, é difícil implementar o segundo.
Isso acontece devido a necessidade do RH obter a maturidade digital, ou seja, a experiência em lidar com ferramentas, suas funcionalidades e aplicações, e que toda a rotina esteja estruturada digitalmente.
Após isso, os gestores entenderão como utilizar o conhecimento e a habilidade tecnológica em diversas áreas da gestão de pessoas. Considerando o alinhamento da cultura, propósito e metas globais com o perfil comportamental dos colaboradores.
O que o metaverso tem a ver com o RH 5.0?
O metaverso – também chamado de realidade virtual – permite a interação com pessoas e experiências imersivas em ambientes simulados – tem impactos importantes no RH 5.0. Entre eles, está a possibilidade de aproximar os colaboradores remotos da cultura e dos profissionais internos da empresa.
Com a ajuda do metaverso, as reuniões, eventos corporativos e feedbacks, serão bem mais próximos da realidade física. A ideia é que os profissionais remotos se sintam mais acolhidos e conectados com a organização. Podemos esperar transformações também nas entrevistas e dinâmicas dos processos seletivos.
Sem dúvidas, o futuro do RH está sendo desenhado diante dos nossos olhos. Cabe aos gestores ficarem atentos a cada traço pincelado para que o RH não fique fora do quadro final: um mundo corporativo embasado nas tecnologias analíticas e imersivas.
O que achou do nosso artigo? Entendeu o que é o RH 4.0? Gostaria de aplicar esse conceito, mas não sabe por onde começar? Então, baixe o nosso e-book: Automação no RH: O guia completo.
