6 cuidados essenciais ao escolher um sistema online para o RH

6 cuidados essenciais ao escolher um sistema online para o RH

A tecnologia é uma aliada cada vez mais importante nas rotinas das empresas, e o setor de Recursos Humanos está entre os mais beneficiados ao utilizar um sistema online. Afinal, com esse tipo de solução, é possível:

  • Otimizar os serviços da área;
  • Automatizar tarefas do dia a dia;
  • Agregar mais segurança e organização nos processos;
  • Além de reunir um maior nível de qualidade nos serviços realizados.

Se a eficiência dos Recursos Humanos é imprescindível para o sucesso de um negócio, não é exagero afirmar que esse tipo de software está entre os investimentos mais relevantes para qualquer organização.

Contudo, é preciso ter em mente que a implementação de bons sistemas online exige planejamento e alguns cuidados especiais. Isso porque, atualmente, diversas opções podem ser encontradas no mercado e nem todas são capazes de atender às necessidades específicas dos profissionais.

A seguir, entenda melhor o papel das ferramentas oferecidas pela tecnologia no RH e descubra o que priorizar na hora de aderir a elas.

A relação entre RH e tecnologia

Diante de um mercado complexo e cada vez mais competitivo, o RH precisa ter uma atuação baseada em estratégias para gerar os resultados esperados

Ou seja, a atuação na área deve ser inteligente, com pleno alinhamento aos objetivos do negócio e ampla capacidade de gerar e medir resultados.

Para isso, é indispensável contar com bons sistemas online. Afinal, são eles que permitem guiar os projetos com maior organização e gerenciar com facilidade um grande volume de dados e procedimentos.

Tenha em mente que processos seletivos lentos, inúmeras funções burocráticas, planilhas em papel, documentos gerenciados manualmente e retrabalhos impedem que os profissionais de RH se dediquem a funções estratégicas.

Mais que eliminar essas dificuldades, bons softwares permitem avaliar o desempenho dos funcionários e do próprio setor com mais eficácia. Além disso, é possível:

  • Controlar e monitorar processos de treinamento;
  • Elaborar recrutamentos mais céleres e alinhados aos objetivos do negócio;
  • Automatizar processos repetitivos;
  • Criar relatórios em poucos cliques.

Ou seja, o apoio da tecnologia está diretamente ligado à otimização de trabalhos antes complexos, volumosos e redundantes, ao acompanhamento eficaz de equipes e à geração de indicativos que permitem extrair ao máximo as habilidades de cada profissional e a eficiência de diferentes setores.

Porém, a quantidade de informações referentes aos colaboradores e as diferentes demandas operacionais do RH podem ser complexas e volumosas. 

É fundamental ter cautela na escolha do sistema online mais adequado. Descubra quais cuidados priorizar no próximo item!

6 cuidados na hora de escolher um sistema online

Como evidenciamos no item anterior, atualmente é impossível que o RH desempenhe um papel estratégico sem que tenha o apoio de um bom sistema online. Porém, antes de aderir a esse tipo de software, algumas questões devem ser observadas, como:

1.   Faça um levantamento de suas necessidades

Em primeiro lugar, é preciso ter clareza quanto às demandas que o RH precisa sanar em termos operacionais. Nesse ponto, verifique o número de dados que serão migrados ao novo sistema e se há a necessidade de integração com outros softwares utilizados na empresa.

Uma boa alternativa é reunir toda a equipe para compreender quais as necessidades prioritárias e integrar o departamento de TI nas discussões para ter uma visão alinhada à realidade técnica dos recursos que serão agregados.

2. Busque feedbacks de outras organizações

A utilidade e as principais vantagens dos sistemas online são mais bem percebidas durante a sua utilização no dia a dia. Por isso, é recomendado entrar em contato e consultar outros negócios que já utilizam ferramentas do tipo em seu RH.

Dessa maneira, é possível evitar surpresas desagradáveis, entendendo melhor se o fornecedor é confiável, se problemas foram percebidos durante sua implementação, se o suporte é bom, entre outros pontos que trataremos logo adiante.

3. Selecione fornecedores de confiança

Em relação ao tópico anterior, a reputação do fornecedor é um dos pontos mais importantes a ser consultado durante a conversa com parceiros que já têm sistemas online. 

Inclusive, esse é um cuidado que não pode ser restrito aos feedbacks de outras organizações, mas que precisa ser adotado durante toda a sua pesquisa.

Antes de fechar contrato, consulte avaliações na internet, entre em fóruns de tecnologia e de reclamações, leia com atenção as informações dos sites de cada produto e acesse as redes sociais das marcas para ver se sua fama é boa.

4.   Avalie o tempo de implementação

Depois das primeiras etapas, você já terá uma boa noção sobre os sistemas online mais adequados para a sua empresa. 

Na hora de optar entre as opções selecionadas, veja quais são aquelas que oferecem um menor tempo de implementação, para que sua equipe não gaste longos períodos se adequando a uma tecnologia que, na verdade, deveria acelerar seus processos.

Mas atenção: muitos fornecedores oferecem tempos de adesão mais baixos que seus concorrentes para se destacar entre a clientela. Infelizmente, em alguns casos, esse período pode ser menor do que o necessário para uma boa entrega.

Assim, com base no volume de ferramentas que serão implantadas, procure observar se há equilíbrio entre um prazo que seja prático e, ao mesmo tempo, viável para os trabalhos.

5. Priorize uma boa assistência técnica

Outro fator que deve ser decisivo para definir qual será o sistema online definitivo do seu RH é o padrão de assistência técnica. Logo, certifique-se de que o suporte é previsto em contrato, tenha ampla disponibilidade e seja de fácil acionamento.

Afinal, por melhor que seja a tecnologia adotada, ela sempre estará sujeita a eventuais falhas, que precisam ser resolvidas o mais rápido possível para não atrapalhar as rotinas da empresa.

6. Teste o sistema antes de fechar negócio

Para finalizar, mesmo que o sistema online tenha passado em todas as avaliações que mencionamos até aqui, não abra mão de um período de testes. Como falamos no segundo tópico, é mais fácil perceber os benefícios de um software quando ele já é aplicado no cotidiano da empresa.

Sendo assim, consulte bem as funcionalidades do programa, veja qual é a sua capacidade de personalização, se ele é fácil de usar e se realmente cumpre aquilo o que propõe para o RH.

Quais funcionalidades devem ter em um sistema online para o RH?

De nada adianta priorizar os cuidados descritos acima se não há clareza quanto às ferramentas que devem integrar um RH digital.

Via de regra, os melhores sistemas online para departamentos de recursos humanos são aqueles que têm as seguintes funcionalidades reunidas em uma plataforma integrada:

  • Admissão e desligamento online;
  • Armazenamento na nuvem;
  • Chat exclusivo;
  • Dados e relatórios;
  • Gestão de benefícios;
  • Gestão de férias;
  • Holerite digital;
  • Mural de comunicação.

É evidente que, de acordo com os planos contratados, nem todos esses recursos podem ser disponibilizados de uma só vez.

Porém, o importante é que eles existam na solução contratada e possam ser aderidos com facilidade, para que o software consiga escalar junto com o crescimento da sua empresa.

A Convenia é referência em sistema online para RH/DP e está alinhada às demandas dos negócios mais exigentes do mercado. Baixe nosso e-book e entenda um pouco mais sobre os nossos planos de contratação, também separamos alguns cases de sucesso de clientes que aderiram ao nosso software!

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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