Ter o calendário do departamento pessoal (DP) sempre à mão é essencial para o profissional da área. Como são muitas datas para se lembrar ao longo do ano, quem trabalha no RH precisa tê-las bem organizadas, de modo que consiga se preparar para cada tarefa com antecedência.
Dessa forma, a equipe evita esquecer alguma ação importante — o que pode acarretar problemas com órgãos trabalhistas — e pode distribuir adequadamente o trabalho ao longo dos meses para não sofrer com a demanda.
Para você não deixar nada importante para trás, trazemos neste artigo um resumo das principais rotinas trabalhistas do DP. Além disso, explicamos o que fazer se algum prazo for perdido, a importância de cumprir todas as datas e os desafios que o departamento pessoal pode enfrentar no ano de 2024.
Calendário de rotinas do DP: conheça as obrigações da área
Podemos dizer que um DP organizado e eficiente tem a prática de cumprir todos os prazos anuais do calendário fiscal. Para ajudar nesse objetivo, a seguir, elencamos as tarefas que fazem parte desse planejamento ao longo de todo ano.
Nesse artigo fazemos uma síntese de todas as obrigações e prazos mais importantes do calendário do departamento pessoal para se atentar ao longo do ano. No entanto, para seguir de maneira adequada no dia a dia, somente um controle e acompanhamento periódico das atividades pode te ajudar a se manter em dia com a justiça.
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Rotinas e encargos mensais
Folha de pagamento
A folha de pagamento é uma das principais responsabilidades da área de Recursos Humanos. Ela contém informações importantes, como remuneração, descontos e bonificações.
Além dessa função operacional, tem importância fiscal e contábil. O documento é mensal e exigido por lei, mais precisamente pelo Decreto 3.048/1999, cujo artigo 225 descreve todos os dados que devem constar na folha, como nome do empregado, cargo, remuneração e benefícios.
A folha de pagamento deve ser emitida até o quinto dia útil de cada mês, da mesma forma que o pagamento mensal. Ao não fazer a emissão, a empresa fica sujeita à fiscalização dos órgãos trabalhistas.
eSocial
O eSocial é o sistema utilizado pelo empregador para registrar eventos e cumprir obrigações decorrentes de relações de trabalho, portanto, é uma das rotinas de RH obrigatórias.
Para que a empresa possa cumprir essa obrigação trabalhista, é imprescindível que o software utilizado pelo RH esteja preparado para o eSocial. Além disso, é importante estar atento ao cronograma de implantação do sistema, obrigatório desde 8 de janeiro de 2018 para alguns grupos de empresas.
Aos empregadores que já estão transmitindo informações via eSocial a data limite para envio das informações do evento S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos (evento que conclui o fechamento da folha de pagamento) é até o dia 15 do mês subsequente ao mês de referência do evento.
Recolhimento FGTS
O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) é um sistema criado pela Caixa que serve para informar a previdência sobre os valores de FGTS e INSS que a empresa está recolhendo, assim como outras informações trabalhistas.
O FGTS deve ser recolhido até o dia 07 de cada mês subsequente ao de sua competência, caso não seja útil o recolhimento deve ser antecipado.
Em 2024, com o FGTS Digital, o recolhimento poderá ser realizado até o dia 20 do mês subsequente.
Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)
Outra obrigação mensal do RH é a geração do DARF de INSS e de IRRF. Eles devem ser pagos conforme a agenda tributária da receita, seguindo os prazos devidos de cada tributo.
O DARF Previdenciário — conhecido como DARF do INSS — é gerado quando a empresa realiza o encerramento dos eventos periódicos, no eSocial e na EFD-Reinf, dessa forma, via DCTFweb é possível gerar o DARF para recolhimento à previdência, caso contrário o INSS é recolhido pela GPS – Guia da previdência Social ainda gerada via SEFIP.
Já o DARF para recolhimento do IRRF que é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma antecipação do pagamento do imposto de renda, cobrado pela Receita Federal.
Guia da Previdência Social (GPS)
A Guia da Previdência Social (GPS) serve para pagar o seguro recolhido pelo Instituto Nacional de Seguro Social (INSS). É com o pagamento desta guia que o trabalhador tem garantidos alguns benefícios como auxílio-maternidade, pensão por morte, dentre outros.
O recolhimento deve ser feito pela empresa, com desconto no salário do colaborador. Atrasar o pagamento ocasiona multa, portanto é recomendado que este documento seja obrigatório em um calendário do departamento pessoal.
Encargos Anuais
Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)
No primeiro trimestre do ano, há também a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF). O Imposto de Renda, é uma das rotinas de RH igualmente importantes. Essa é a maior fonte de arrecadação do governo brasileiro e é obrigatório para as empresas. O prazo de entrega varia a cada ano, mas costuma ser entre fevereiro e março.
A declaração deve ser feita até o último dia de fevereiro, ou seja, até o dia 29 de fevereiro de 2024. Ela é entregue por meio de um software, o Receitanet. No caso de empresas com filiais, a matriz fica responsável por agrupar as declarações em um único arquivo digital.
Caso atrase a declaração ou deixe de fazê-la, a empresa está sujeita a multa e juros com base na taxa Selic. Além desses encargos, a empresa pode ainda ficar impedida de prestar serviços ou vender produtos para órgãos públicos e ter dificuldade no acesso ao crédito.
É um dos principais encargos das empresas, então recomenda-se adicionar as datas em um calendário do departamento pessoal.
Perfil Profissiográfico Previdenciário
O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento de perfil histórico-laboral que reúne informações sobre as condições do ambiente de trabalho em funções consideradas periculosas e insalubres através de laudo técnico (LTCAT).
O (PPP) passou a existir a partir da Instrução Normativa N0 99/2003, e começou a vigorar no ano de 2004. Um dos objetivos desse documento foi substituir vários formulários obrigatórios exigidos pelo Instituto Nacional da Previdência Social (INSS). Ele detalha as atividades realizadas por colaboradores que trabalham expostos a agentes nocivos à saúde.
Para que serve o Perfil Profissiográfico Previdenciário?
O PPP é um documento válido para os trabalhadores de carteira assinada e indivíduos que participam de alguma cooperativa, sindicato ou microempresa. No documento, é preciso constar as atividades realizadas pelo trabalhador, os agentes nocivos aos quais ele é exposto, por quanto tempo isso ocorreu, e até mesmo exames médicos.
Listaremos agora as principais funções ligadas ao Perfil Profissiográfico Previdenciário:
- Fornecer as informações necessárias sobre o ambiente de trabalho para fins de pedido de aposentadoria especial do trabalhador, mas também por rescisão do contrato de trabalho e solicitação de benefício por incapacidade junto ao INSS;
- Comprovar a relação de trabalho entre empregador e empregado;
- Permitir que a empresa organize as informações sobre as condições de trabalho de cada função e evite ações judiciais no futuro;
- Oferecer informações primárias aos administradores públicos e privados como o INSS, a vigilância sanitária e epidemiológica, mantendo as obrigações com os órgãos de fiscalização em dia.
Por meio da Portaria n.º 1010/2021 publicada em 27 de dezembro, a entrega do documento passou a ser eletrônica para todas as empresas. A Portaria n.º 313 definia que o PPP fosse entregue com outros eventos do eSocial.
O PPP é obrigatório desde o dia 1º de janeiro de 2004 observando-se as atividades exercidas pelos trabalhadores, conforme a Lei n.º 8.213 /1991.
Novembro e dezembro: Primeira e segunda parcela do décimo terceiro
Novembro e dezembro são meses importantes para o calendário do departamento pessoal, já que é nesse período que devem ser feitos os pagamentos da primeira e da segunda parcelas do décimo terceiro salário.
A primeira parcela deve ser paga até 30/11 e a segunda até 20/12. Ao negligenciar esse pagamento, a empresa está sujeita a multa de R$ 170,25 por colaborador contratado.
O que fazer se esquecer alguma data ou prazo?
Vale relembrar que o DP deve seguir à risca o calendário anual de rotinas trabalhistas. No entanto, pode acontecer de um dos eventos serem esquecidos, resultando na perda do prazo. O que fazer nesse caso? Se for uma obrigação trabalhista, será preciso gerar uma nova guia de pagamento.
Com certeza, haverá a incidência de multa ou taxa. Isso ocorre quando o DP não paga em dia, por exemplo, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Além disso, essa inadimplência impacta diretamente na relação entre a empresa e o colaborador. Isso porque ela dificulta a realização do cálculo das verbas rescisórias.
O resultado pode ser o início de uma reclamação trabalhista feita pelo colaborador em um órgão da justiça do trabalho.
Em contrapartida, se a perda de prazo for em relação ao envio de documentos (como o DARF ou a folha de pagamento), é importante que o departamento pessoal entre no site da instituição responsável pelo recolhimento e entenda os procedimentos a serem seguidos a partir do atraso. Seguindo o protocolo determinado, é possível ficar em dia com os envios.
Qual a importância de cumprir todos os prazos do calendário do departamento pessoal?
O órgão responsável por fiscalizar e apontar as regras relacionadas às obrigações trabalhistas é o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Essa instituição atua com firmeza para evitar que os trabalhadores tenham os seus direitos infringidos.
Sendo assim, qualquer atraso ou não cumprimento de prazos do cronograma das rotinas trabalhistas, pode gerar multas ou inadimplência da empresa perante o MTE. Outra consequência é a abertura de um processo administrativo ou judicial contra a organização nesse órgão.
Existe também o dano que a empresa pode sofrer com a criação de uma má reputação perante os colaboradores e o mercado em que atua. Afinal, uma organização que não cumpre as obrigações trabalhistas, não atrai os melhores talentos profissionais, parceiros de negócios e investidores.
Pelo contrário, a organização acaba prejudicando a sua employer branding (marca empregadora) e valuation (valor da marca no mercado financeiro). Tudo isso e outros possíveis resultados negativos são evitados quando o calendário do departamento pessoal é seguido à risca.
Desafios para o Departamento Pessoal em 2024
Todo ano que se inicia apresenta novos e antigos desafios para as mais diversas áreas de uma instituição. Em 2024 não será diferente.
A melhor maneira de enfrentar os obstáculos é adotando uma postura ativa diante das questões que se apresentam, se organizando perante as responsabilidades fiscais. Desse modo, o departamento pessoal derruba os desafios; em vez de ser derrubado por eles.
Por isso, trouxemos algumas questões relativas ao setor que estarão presentes em 2024. Afinal de contas, o conhecimento e a antecipação são chaves centrais para superar as dificuldades. Confira:
FGTS Digital
O FGTS Digital é uma forma de recolhimento que visa facilitar e simplificar a rotina do DP. Para isso, o sistema utiliza as informações do eSocial, disponibiliza diversas opções para gerar guias e tem uma interface 100% digital. Com essa ferramenta, as empresas obterão alguns benefícios, como:
- Redução dos custos operacionais vindos com o FGTS;
- Melhoria na integração, acesso e gerenciamento das informações;
- Maior segurança, integridade e confiabilidade dos dados processados e armazenados;
- Garantia de uma comunicação fácil entre administrados e administração;
- Digitalização, automação e otimização de serviços e procedimentos etc.
Apesar das vantagens do FGTS Digital, haverá desafios na fase de implementação e adaptação do departamento pessoal. Afinal, muitos processos serão modificados. Isso exigirá o treinamento e alinhamento da equipe em relação às novas rotinas.
Embora ainda não haja uma data oficial para o início do funcionamento do FGTS Digital, o MTE já adianta que haverá um prazo de 6 meses de preparação entre a divulgação do cronograma e a vigência do sistema – que deverá acontecer ainda no ano de 2023.
É importante que o departamento pessoal comece a se planejar para esse semestre preparatório. Nesse período, o ideal é que o setor revise a maneira como são realizadas as declarações remuneratórias no eSocial. Em especial as referentes ao FGTS. Dessa forma, os ajustes a serem feitos serão previamente identificados e rapidamente executados.
Driblar a burocracia para melhorar o funcionamento do setor
A enorme quantidade de procedimentos e prazos a serem cumpridos pelo DP, pode acarretar um problema que assusta as empresas: a burocracia. Esse problema resulta em demandas complexas, truncadas e que tendem a ficar obsoletas.
Uma das maneiras de reduzir ou eliminar a burocracia é adotar a política da inovação. Isso significa que o departamento pessoal deve estar aberto a ideias, soluções e ferramentas que otimizam e automatizam os serviços. A utilização de um software de Departamento Pessoal, por exemplo, é capaz de digitalizar, automatizar e integrar uma série de rotinas do setor.
Muitas dessas inovações vêm por meio do feedback dos colaboradores que trabalham diretamente com as rotinas trabalhistas. Além disso, os gestores do DP podem ficar atentos ao que outras empresas estão fazendo para reduzir a burocracia (uma forma de benchmarking).
Ao implementar estratégias contra a burocracia, a equipe do DP trabalha com maior produtividade, engajamento e eficiência. Já os gestores, concentram seu tempo e esforço em demandas mais estratégicas. O resultado é um departamento pessoal com processos mais rápidos, sabendo datas e prazos que devem ser seguidos em um calendário do departamento pessoal completo.
Investimento em tecnologia para um bom gerenciamento da área
De acordo com um estudo realizado pela Mckinsey & Company, as empresas que investem em tecnologias, são mais eficientes e lucrativas do que as que não tem essa prática. Podemos até dizer que a implementação de ferramentas digitais se tornou algo essencial para a sobrevivência das organizações.
Atualmente, o setor precisa lidar com vários processos que estão sendo digitalizados pelo Governo Federal, como: eSocial e o FGTS Digital. Para essa tendência, não há volta. Sem dúvidas, a transformação digital continuará impactando as rotinas trabalhistas nos próximos anos
Sendo assim, é fundamental que o DP tenha profissionais que abracem a transformação digital e implemente um sistema que agilize, otimize e alinhe as demandas internas com as obrigações vindas dos órgãos fiscalizadores.
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