Se você está precisando reorganizar o departamento de Recursos Humanos em uma estrutura mais eficiente, a organização do setor dividido em subsistemas de RH é um ótimo caminho.
A ideia foi amplamente desenvolvida por Idalberto Chiavenato em seu livro, Recursos Humanos: O Capital Humano das Organizações, que já está em sua 11ª edição.
Continue a leitura deste artigo para relembrar quais são os subsistemas do RH e como eles ajudam a organizar o trabalho das equipes de RH e a potencializar os resultados de uma empresa.
O que configura um subsistema de RH?
Para entender o que é um subsistema de RH precisamos relembrar uma ideia fundamental da Teoria dos Sistemas. Considerando que todo setor de uma empresa é um sistema dividido em partes, o foco desta teoria está na organização das partes e não nas partes em si.
A diferença parece muito sutil, mas ela é crucial para o reconhecimento de que as partes interagem entre si de forma dinâmica e constante. Logo, elas são interdependentes. Ao contrário das teorias tradicionais que pensavam as partes de forma isolada.
Em síntese, partimos do pressuposto de que o setor de Recursos Humanos é um sistema. Sendo assim, ele é dividido em subsistemas que atuam em conjunto para a realização de objetivos definidos.
São subsistemas que servem para planejar, organizar, dirigir e controlar o trabalho e a atuação dos profissionais na empresa.
Neste sentido, um subsistema de RH compreende uma parte das tarefas desenvolvidas pelo setor Recursos Humanos que influencia diretamente nas outras partes – outros subsistemas.
Essa interdependência vai ficar mais clara no próximo tópico, em que apresentaremos quais são os subsistemas de RH e suas funções.
Quais são esses subsistemas e suas funções?
Um dos autores mais importantes da área de Recursos Humanos e Administração, Idalberto Chiavenato, afirma que existem 5 subsistemas de RH. Confira a seguir quais são eles:
Provisão de pessoas
Este subsistema tem a função de fazer o recrutamento e a seleção de talentos que contribuam para a estratégia de pessoas da empresa. Aqui vale a pena diferenciar cada uma dessas atividades.
O recrutamento é um conjunto de técnicas que tem como objetivo atrair profissionais qualificados e que se encaixam na cultura da organização para ocupar cargos na instituição. Portanto, essas técnicas envolvem os processos de comunicação da empresa, como o marketing e o branding.
Além de buscar os talentos externamente, o recrutamento também ocorre dentro da empresa por meio da promoção de colaboradores. O que evidencia o ponto de contato deste subsistema com o de desenvolvimento de pessoas.
Já a seleção de pessoal funciona como uma espécie de filtro que permite que apenas os profissionais que atendem às características desejadas pelas vagas ocupem cargos na empresa.
Dessa forma, uma atividade complementa a outra. Isto é, os candidatos chegam até a empresa por meio das estratégias de recrutamento e são escolhidos a partir dos critérios de seleção estabelecidos pela empresa.
A Provisão de pessoas também pode ser chamada de Recrutamento & Seleção, com o uso dos fundamentos de Hunting ativo.
Aplicação de pessoas
Os processos de aplicação de pessoas constituem os primeiros passos da integração de novos colaboradores na organização. Ou seja, depois do recrutamento e seleção é preciso posicionar o novo colaborador em seu cargo na empresa.
Sendo assim, este subsistema de RH é responsável pelas seguintes processos:
Socialização organizacional
Mais conhecido por onboarding, este processo funciona como uma espécie de iniciação do novo trabalhador. Trata-se de uma atividade importante para contextualizar e integrar o novo membro da equipe às práticas e valores da organização.
A ideia é que o colaborador compreenda a cultura da empresa de forma rápida e passe a se comportar de acordo com ela. Em muitas empresas, esse processo começa com uma cerimônia que pode ser um café da manhã ou uma reunião para que os novos colegas possam se apresentar.
Hoje em dia é muito comum falar em onboarding e onboarding digital e como são importantes para integrar novos colaboradores. Esses termos vieram da organização de subsistemas de RH e estão cada vez mais complexos para gerenciar.
Desenho do cargo
Significa estabelecer quatro condições fundamentais para o trabalho do colaborador:
- Qual o conjunto de tarefas que ele deverá realizar;
- Quais os métodos e processos de trabalho serão utilizados na realização dessas tarefas;
- A quem o colaborador deve se reportar, ou seja, sua relação com o líder;
- Quem ele deve supervisionar, isto é, sua relação com seus subordinados.
O desenho do cargo também inclui a definição dos salários de cada posição que existe na organização. Portanto, a Aplicação de pessoas envolve tanto o início do colaborador na organização como o plano de cargos e salários.
Avaliação do desempenho
Não se refere ao desempenho geral das equipes, mas da performance de cada pessoa em seu cargo. Neste caso, a avaliação considera o potencial de desenvolvimento futuro do colaborador.
Esse processo tem como objetivo estimular as qualidades dos indivíduos e detectar as lacunas que serão trabalhadas no subsistema de desenvolvimento de pessoas.
Manutenção de recursos humanos
O objetivo deste subsistema é manter os colaboradores motivados e engajados com a organização. Em outras palavras, é aplicação de estratégias de retenção de talentos.
Neste sentido, os principais cuidados que o RH deve ter para manter seus colaboradores satisfeitos no ambiente de trabalho são os seguintes:
- Planos de compensação monetária;
- Benefícios sociais;
- Segurança do trabalho;
- Higiene adequada das instalações.
Além disso, a manutenção de recursos humanos também pode incluir um sistema de recompensas e reforçar boas práticas de cuidado, comportamento e bom senso, quando necessário.
No caso das recompensas, o RH pode instituir formas concretas de reconhecer comportamentos positivos. Por exemplo, conceder bônus e promoções de acordo com critérios pré-estabelecidos.
A criação de boas práticas no trabalho servem para evitar determinadas condutas .
Desenvolvimento de pessoas
Este é outro exemplo de como os subsistemas de RH são interdependentes, pois o desenvolvimento de pessoas se relaciona diretamente com a manutenção dos recursos humanos que vimos no tópico anterior.
Afinal, os treinamentos beneficiam tanto a organização quanto os colaboradores. Pelo lado da empresa, essas atividades propiciam melhores entregas e agregam valor à instituição.
Do ponto de vista do colaborador, participar dos programas de desenvolvimento melhora o seu currículo e a sua capacidade de realizar suas atividades com mais facilidade.
Um instrumento que ajuda a nortear esses treinamentos é o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), não só para os colaboradores da operação, mas também para as lideranças. A grande vantagem dos PDIs é que eles são personalizados, ou seja, eles dão conta de necessidades específicas de cada profissional.
Vale lembrar que o desenvolvimento de pessoas não se limita às habilidades técnicas, mas também comportamentais. Assim, os participantes conseguem identificar e mudar os hábitos que não contribuem para a cultura e objetivos da organização.
5. Monitoração
Por fim, o último subsistema de RH descrito por Chiavenato é o de monitoração. Ele serve para garantir que todas as unidades organizacionais estejam trabalhando de acordo com o planejamento.
Para isso, existem dois elementos fundamentais: o Sistema de Informações em RH e a Auditoria de RH.
A principal função do Sistema de Informações em RH é coletar e processar informações para o apoio na tomada de decisões. Dessa forma, os gestores baseiam suas decisões em evidências sobre as situações que precisam resolver, eliminando grande parte dos fatores subjetivos.
A Auditoria de RH, por outro lado, tem como objetivo analisar as práticas e políticas na gestão de pessoas para sugerir melhorias. Ou seja, ela funciona como um sistema de revisão e controle que identifica a eficácia e eficiência dos demais subsistemas.
O Departamento Pessoal é considerado um subsistema de RH?
Em alguns casos, o Departamento Pessoal pode ser considerado um subsistema de RH, dependendo do tamanho da organização. Contudo, em um cenário ideal, eles são setores diferentes que executam funções próprias.
O RH está se tornando cada vez mais uma parte estratégica da empresa, deixando as tarefas burocráticas e legais para o DP.
Ou seja, enquanto o RH desenvolve estratégias para alcançar os objetivos voltados para a humanização do trabalho e performance da empresa, o DP garante o cumprimento das obrigações trabalhistas da instituição, que não são poucas.
Por isso, a característica da rotina do DP é sobretudo operacional, com cuidados de documentação, legislação e folha de pagamento, por exemplo. Já o RH envolve o planejamento e desenvolvimento de ações como as que apresentamos nos tópicos anteriores.
Desse modo, o trabalho de uma equipe de RH é diferente daquele desenvolvido por uma equipe de DP.
A tendência em mesclar os dois departamentos se deve ao fato de que ambos estabelecem uma ponte entre os colaboradores e a empresa. Por isso, em empresas menores, a distinção entre eles não fica tão clara. Dessa forma, o RH acaba absorvendo as funções do DP.
Também é comum que as organizações deixem as demandas do DP a cargo do financeiro ou para um escritório de contabilidade terceirizado. Portanto, mesmo em empresas pequenas, a inclusão do DP no setor de RH já não é mais tão usual.
Os subsistemas de Idalberto Chiavenato estão antiquados nos dias de hoje?
Para responder a essa pergunta, podemos partir da diferença entre os conceitos de “antiquado” e “clássico”. O primeiro refere-se a teorias ultrapassadas que já foram substituídas por outras.
O segundo, por outro lado, classifica aquelas ideias e teorias que permanecem ao longo do tempo, influenciando a forma como o setor se organiza no presente.
Neste sentido, os conceitos teóricos de Chiavenato não são antiquados, mas clássicos. Isso porque a forma como o RH se configura atualmente ainda possui grande influência do trabalho do autor.
As principais mudanças dizem respeito às nomenclaturas que não são usuais nos dias de hoje – seja por tendências linguísticas ou por novos nomes advindos do digital, como HR Tech – e um uso maior da tecnologia. Em outras palavras, modifica-se a forma, mas o conteúdo permanece.
A nível teórico, não importa se chamamos o processo de integrar os novos colaboradores de “socialização organizacional” ou de “onboarding”. O que importa é o conceito: a introdução do profissional na cultura da empresa.
A quantidade de subsistemas também não é rígida. Conforme o RH absorve novas funções ou quando um processo específico se torna mais complexo, surgem também outras subdivisões.
Portanto, os subsistemas continuam perfeitamente aplicáveis hoje em dia. Talvez até de forma mais efetiva do que na época em que foram idealizados. Contamos hoje com uma série de recursos tecnológicos para auxiliar no desenvolvimento de suas atividades.
Por exemplo, uma das melhores práticas de RH da atualidade é o People Analytics. Esta metodologia envolve o uso da tecnologia para coletar e analisar dados dos colaboradores para apoiar as tomadas de decisões.
Neste sentido, o People Analytics se adequa perfeitamente ao subsistema de monitoração. Assim como práticas atuais de retenção de talentos para evitar a rotatividade estão alinhadas com o subsistema de manutenção de recursos humanos.
Quais as vantagens para a empresa em ter subsistemas?
Agora que deixamos claro que os subsistemas continuam atuais, vamos nos aprofundar em suas vantagens.
Em geral, os impactos em uma empresa que adota os subsistemas acontecem na organização e performance do setor de RH. O que influencia diretamente a qualidade dos serviços da empresa como um todo.
Entre as principais vantagens, podemos destacar as seguintes:
Melhor divisão do trabalho da equipe de RH
A empresa que possui subsistemas de RH consegue organizar melhor o fluxo de trabalho deste departamento aproveitando melhor as habilidades singulares dos membros de sua equipe. Isso porque cada subsistema fica sob responsabilidade dos analistas que dominam melhor as suas funções.
Por exemplo, um analista pode ter mais expertise em recrutamento e seleção, enquanto outro tem mais conhecimento em desenvolvimento de pessoal. Então, embora ambos os profissionais sejam parte do RH, eles desempenham funções diferentes de acordo com suas preferências e afinidade com a função.
Melhoria constante do setor de RH
Outra vantagem de ter subsistemas é o aumento da eficiência do setor, pois suas ações são constantemente verificadas pelas auditorias de RH. Como resultado, cada função está sempre em um processo de melhoria contínua.
É importante que seja assim, pois as empresas não são estáticas. Ou seja, elas mudam ao longo do tempo, de modo que o RH precisa acompanhar essas mudanças para adaptar suas estratégias.
Alinhamento do RH com a estratégia de negócios
Já mostramos como o RH está se consolidando como um setor estratégico dentro das organizações. Isso porque os colaboradores representam a parte mais importante da instituição para a qualidade dos seus produtos ou serviços.
Por isso, é fundamental que as funções do RH se organizem para manter a empresa na direção correta. Sob este ponto de vista, os subsistemas constituem a estrutura mais adequada para ajudá-la a alcançar seus objetivos, pois com eles:
- Os processos de seleção são mais assertivos, com contratações mais rápidas;
- Os colaboradores ficam mais motivados e engajados;
- A gestão de pessoas é mais organizada;
- O acompanhamento do desempenho dos profissionais é mais preciso;
- Os índices de turnover são menores.
É possível aplicar tecnologia nos subsistemas da empresa?
Sim, a tecnologia é uma grande aliada de um RH que se organiza em subsistemas. Uma das principais contribuições de um software de gestão de RH, por exemplo, são as ferramentas de acompanhamento de métricas.
Além disso, a tecnologia também pode ser aplicada nos subsistemas de RH para organizar o fluxo de trabalho e automatizar processos. Aliás, a automação é uma das principais tendências que surgiram junto com a transformação digital.
Todo o uso da tecnologia o setor de People Analytics fica ainda mais robusto e consegue analisar e interpretar melhor os dados. Isso porque, as metodologias do People Analytics são multidisciplinares, transformando os dados em informações confiáveis para apoiar a tomada de decisões.
Hoje, já não é exagero afirmar que esta tendência está se transformando em uma necessidade devido ao potencial competitivo que ela representa para as empresas.
Se você quer entender melhor o diferencial em aplicar tecnologia no setor de RH, confira um nosso planner de RH e DP para 2022
