O orçamento da sua empresa está sempre extrapolando os limites? Existem muitos erros nas planilhas e isso tem gerado atrasos e sobrecargas? Com um controle orçamentário bem estruturado e definido você consegue solucionar todos esses problemas.
Ficar de olho nas receitas e despesas é a melhor forma de prever a saúde financeira do negócio e evitar dores de cabeça. E sabemos que nem sempre todos os dados estão à mão ou são fáceis de serem visualizados.
Neste conteúdo, explicamos tudo o que você precisa saber para fazer um bom planejamento orçamentário e, consequentemente, melhorar sua gestão financeira e de pessoal . Continue a leitura e descubra!
Controle orçamentário: por que é tão importante fazê-lo de forma eficaz?
O objetivo do controle orçamentário é prever gastos desnecessários por meio da projeção de receitas e despesas da empresa. A importância de saber a melhor forma de controlar o orçamento futuro está em manter a saúde financeira do negócio positiva.
O plano serve como uma análise inversa à contabilidade, já que ao invés de trabalhar com dados reais, são projetados números hipotéticos. Mas, não pense que os cálculos são feitos por meio de “achismo”. Existem diversos métodos e formas de controle orçamentário para se aplicar.
Quando falamos em gestão financeira no RH e DP, essa abordagem pode ser feita para acompanhar, controlar e prever custos com:
| Departamento Pessoal | Recursos Humanos |
| Processo admissional e demissional; Gestão de férias; Benefícios e vales; Aumentos de salário e promoções; Folha de pagamento. | Investimento em treinamentos, palestras e workshops; Campanhas de endomarketing; Kits, presentes e premiações para colaboradores; Plano de carreira. |
Implementar o controle orçamentário nos setores promove ao analista financeiro uma visão estruturada do planejamento estratégico, facilitando sua tomada de decisão sobre assuntos incertos ao longo do período programado.
Quais são as vantagens do controle orçamentário?
Existem muitas vantagens do controle orçamentário para a empresa como um todo. Veja alguns exemplos nos tópicos abaixo.
Melhor planejamento do ROI
O Retorno sobre Investimento (ROI) é um dos indicadores financeiros mais importantes quando o assunto é controle de receitas e despesas. Ele demonstra qual é o impacto de cada investimento sobre os resultados desejados.
Por meio do controle orçamentário empresarial é possível prever esses números. Isso ajuda a decidir se a aplicação do dinheiro valerá a pena ou não, antes mesmo de gastar qualquer quantia.
Mais organização, tranquilidade e previsibilidade para a gestão
Imagine que você quer fazer a admissão de funcionários, mas não tem noção do quanto os encargos trabalhistas irão custar para a empresa. A partir do momento que você traça um possível salário, consegue desenhar o real custo daquele colaborador.
Dependendo do valor, se prevê que as vendas irão precisar aumentar em X%. Assim, caso no momento essa meta esteja longe de ser alcançada, você sabe que não é o melhor momento para se contratar um novo talento.
Percebe como essa prática concede organização e previsibilidade para o controle interno? Fazer projeções de gastos é o que torna o trabalho do financeiro mais tranquilo.
Facilita a tomada de decisões
Já citamos como o planejamento do controle orçamentário facilita a tomada de decisões. É por meio dele que analistas, gestores e até mesmo diretores conseguem organizar os gastos com diferentes setores e ações.
Essa é a melhor forma de entender qual é um valor justo para ser investido e se há necessidade de colocá-lo em prática. Sem contar que é feita a estimativa de fatores variáveis e incertos, proporcionando uma maior assertividade na escolha.
Criação de uma base histórica de informações financeiras
O plano orçamentário, quando feito com frequência estabelecida, consegue promover um histórico de dados financeiros. Ele serve para entender se o gasto feito é semelhante ao que foi previsto.
Em casos de alta discrepância, o profissional pode estudar os motivos que levaram a essa diferenciação, e compreender se o erro está na projeção ou na decisão de investir a mais.
Ajuda na identificação de desvio de metas e facilita um ajuste rápido
A base histórica comentada no tópico anterior também auxilia na identificação de desvios. Não é incomum que mudanças aconteçam ao longo do tempo, gerando a necessidade de mudar o orçamento previsto.
Quando são feitos gastos maiores ou menores do que a projeção, precisa-se realizar ajustes. Ter o acompanhamento do controle orçamentário proporciona agilidade nessa questão.
Uma boa dica é estabelecer um nível de tolerância de desvios como uma forma de sinalizar possíveis mudanças na distribuição financeira. Além disso, fazer diferentes simulações de cenários também garante mais flexibilidade e organização para o profissional.
Na gestão do DP, essa questão pode acontecer em processos demissionais, por exemplo. Seja por precisar demitir mais funcionários do que o previsto ou em decorrência de processos trabalhistas. São situações que podem acontecer e acabar gerando um custo que não era previsto.
Se você está com dificuldades para desenvolver o orçamento do RH e DP, confira o Guia de Planejamento Orçamentário do Departamento Pessoal que a Convenia preparou!
Nele, você aprende como controlar o orçamento para ter mais organização e planejamento nas suas tomadas de decisões. Além disso, confere dicas e indicações para otimizar sua rotina e poupar tempo no setor.
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Qual a diferença entre planejamento financeiro e orçamentário?
Pode até parecer a mesma coisa, mas a verdade é que o controle financeiro e orçamentário são distintos. Isso porque, a programação, execução e controle de recursos orçamentários e financeiros se dão por meio da análise e acompanhamento das receitas e despesas.
A diferença é que o planejamento do orçamento, como você já aprendeu, faz as projeções de receitas, despesas, custos e investimentos. Ele normalmente prevê um período de médio a longo prazo, e promove aos setores mais organização.
Já o plano financeiro tem como objetivo focar resultados para atingir suas metas a curto prazo. O fluxo de caixa é seu principal parâmetro de avaliação, funcionando como um histórico das finanças.
Para você entender melhor, separamos um exemplo hipotético.
Digamos que a empresa ofereceu um treinamento aos colaboradores, pago em 3x de R$1.500,00. Para o planejamento financeiro, a saída mensal é o que vale para seus registros. Já para o planejamento orçamentário, é contabilizado o valor total de R$4.500,00.
Percebe como um deles analisa as informações a curto prazo e o outro considera um período mais longo?
Um quer garantir que você tenha capacidade para fazer o pagamento, e, por isso, prevê o gasto total. Enquanto o outro foca no dinheiro disponível no caixa, refletindo a realidade de cada cobrança.
Tipos de planejamento orçamentário
Citamos ao longo do texto a existência de diferentes formas de controle orçamentário. Agora, explicaremos quais são eles e de que forma utilizá-los. Confira!
Planejamento estático
O nome estático remete a algo que fica parado, não muda. O conceito desse planejamento é exatamente isso: algo que foi definido e que não será alterado, independente do resultado.
Para dar um exemplo, é como se o DP estabelecesse R$10.000,00 para fazer promoções salariais, visando gratificar 10 funcionários. Mas, como o RH implementou muitas ações de desempenho, mais colaboradores foram aptos para subir de carreira.
Neste caso, o orçamento manterá o mesmo valor, dando a responsabilidade do setor entender se todos serão promovidos (diminuindo assim o aumento salarial de cada um) ou se apenas 10 serão promovidos (seguindo o plano inicial).
Essa é uma prática muito comum para grandes empresas, que estabelecem os recursos financeiros de modo estratégico, prévio e com um limite de desvio.
Planejamento flexível
O planejamento flexível, diferente do que foi visto anteriormente, possibilita alterar o limite de gastos de acordo com a necessidade.
Digamos que o plano orçamentário do DP para gestão de benefícios é de R$30.000,00. Mas, para motivar mais os funcionários, o RH solicitou um aumento desse valor com o intuito de contratar mais serviços (como um vale academia, por exemplo).
É importante que se acompanhe os valores eventualmente, a fim de evitar furos nos valores e problemas financeiros no futuro.
Planejamento contínuo
No planejamento contínuo, como o próprio nome sugere, é preciso acompanhar o orçamento com grande frequência. As empresas costumam fazer isso mensalmente, para entender o curso das despesas e ver se a estratégia abordada no início continua fazendo sentido.
Quando a instituição apresenta uma alta taxa de rotatividade, por exemplo, precisa fazer esse tipo de planejamento orçamentário na gestão empresarial. O custo com admissões, demissões, rescisões e pagamento de férias indenizadas se torna muito volátil.
Ter um cuidado contínuo sobre esses fatores auxiliam o DP a ter um olhar mais realista da saúde financeira da empresa, e assim remanejar o orçamento sempre que necessário.
Planejamento ajustado
Esse planejamento orçamentário é semelhante ao flexível, já que também proporciona fácil ajuste para atender a demanda daquele período.
A diferença é que no flexível não há um limite de gastos. Já no ajustado, você continua com o limite de orçamento e desvio pré definido, e realoca os valores de acordo com a necessidade daquele momento.
Para exemplificar, imagine que no mês de março estava organizado que 2 colaboradores iriam tirar férias. Mas, por um erro do RH, houve o vencimento das férias de um terceiro funcionário, que precisou retirar seu descanso no mesmo período.
Neste caso, a lei determina que o pagamento deve ser feito em dobro, dando um gasto maior na folha de pagamento.
A situação pede que o setor faça um ajuste na distribuição dos gastos por período. Ou seja, houve um aumento de custo no mês de março. Porém, há como compensar o valor ao remanejar a gestão de férias, colocando um profissional para tirar férias no ano seguinte, por exemplo.
Planejamento matricial
O tipo orçamentário matricial é uma espécie de planejamento colaborativo, onde cada departamento é responsável por definir os seus valores de receitas, despesas, custos e investimentos.
Se a sua instituição tem setores de RH, DP e contabilidade bem definidos, essa é uma boa opção para dar mais liberdade aos profissionais.
Mas se no seu trabalho você é quem gerencia todas as demandas dessas áreas, então não é recomendável aplicar esse planejamento.
Até porque, a ideia aqui é que o plano estratégico do orçamento seja feito em grupo, respeitando as necessidades de cada setor.
O único cuidado que se deve ter é de não tornar a prática uma disputa de controle interno. Compreender estrategicamente quais áreas precisam de mais atenção naquele momento é o melhor caminho para conciliar os gastos.
Planejamento base zero
Lembra quando falamos sobre a vantagem da base histórica? Neste tipo de planejamento ela não é considerada. Cada nova estratégia utiliza apenas as informações e previsões daquele período, sem fazer a leitura de dados anteriores para servir como guia.
Essa é uma boa opção para os setores que são mais voláteis, como, por exemplo, o de Marketing e Comunicação. Dificilmente ele será aplicado ao DP, ou até mesmo ao RH, já que esses departamentos costumam seguir uma linha de raciocínio mais fixa.
5 dicas de como agilizar os processos de controle orçamentário
Depois de aprender sobre o controle orçamentário vamos sugerir um passo a passo para você conseguir aplicar esse plano com mais agilidade e ter uma otimização na gestão do tempo no DP!
1. Comece pelo planejamento estratégico
O planejamento estratégico visa identificar os recursos disponíveis, reconhecendo as oportunidades e antecipando tendências. Para ter um sistema de controle orçamentário, é preciso ter antes a parte estratégica.
Definir metas deve ser um dos passos neste momento, com o intuito de sempre seguir à risca o valor definido, mas considerando também o limite de desvio. Uma boa ideia é estabelecer quanto será gasto para atingir cada meta.
Por exemplo, se um dos objetivos do planejamento estratégico é aumentar o faturamento, possivelmente serão necessárias novas contratações ou o pagamento de horas extras.
Neste caso, uma meta que é referente ao setor de vendas, também envolverá o Departamento Pessoal.
Considerar todas essas nuances do planejamento estratégico é o que garante uma assertividade maior na definição orçamentária.
2. Projeções de custos fixos e variáveis, investimentos e receita
Outro ponto importante é fazer projeções de custo fixo e variável, receita e investimentos, e não apenas das ações que serão desenvolvidas anualmente.
O Departamento Pessoal é um bom exemplo de ter inúmeros tipos de gastos. Alguns deles são:
| Custos Fixos | Custos Variáveis |
| Pagamento de funcionários; Custos de serviços públicos; Impostos; etc. | Horas extras; Rescisão; Contratações; etc. |
Se só for considerado o custo fixo, o planejamento orçamentário irá sempre passar do proposto. Por isso, é necessário levar em consideração tudo que sai em pagamento ao longo do ano, para não errar na escolha do valor pré-definido.
3. Margem de Lucro Alvo
Citamos anteriormente como o planejamento orçamentário envolve a parte de estratégia, e, assim, o trabalho indireto com as metas de outros setores. Encontrar uma margem de lucro alvo significa basicamente proporcionar um retorno financeiro ao negócio.
Aqui se utilizará muito o ROI, que vimos ser uma das vantagens do controle orçamentário. Essa é uma forma, inclusive, de criar argumentos que defendam o valor escolhido para os gastos do setor.
Ao invés de apenas prever a contratação de um sistema operacional, você terá insumos para mostrar como um software de gestão financeira pode contribuir para a gestão de pessoas.
4. Revisão do orçamento
Dependendo do tipo de controle orçamentário que a empresa escolher, será preciso montar um comitê de revisão de orçamento. O objetivo é monitorar os desempenhos das ações, ver se as metas estão sendo cumpridas e avaliar a necessidade de ajustes.
Fazer uma reunião mensal ou bimensal é o ideal neste caso, visando sempre acompanhar os gastos e ter insights para otimizar as despesas.
5. Por último, mas não menos importante: como lidar com as variações orçamentárias?
Variações são comuns de acontecerem, e como você pode ver existem até planejamentos orçamentários que levam elas em consideração.
As necessidades e demandas mudam ao longo dos meses, fazendo com que o orçamento precise ser economizado ou aumentado.
Mas, independente do tipo de plano que você escolha, é importante definir o limite de desvio comentado lá no tópico sobre vantagens.
Ao utilizá-lo, se cria uma espécie de “fundo emergencial” na projeção dos custos, dando um respiro tanto para os setores como para o financeiro.
Aprendeu como fazer um bom controle orçamentário com nossas dicas e informações?
Agora chegou o momento de colocar tudo em prática! Se precisar de ajuda para criar relatórios gerenciais e lidar com as burocracias do DP, conte com a Convenia! Conheça nossa solução e saiba mais sobre seus benefícios!
