Quem nunca trabalhou com um colega que faltava em excesso, e que, quando “dava o ar da graça”, normalmente chegava atrasado? Esse é um exemplo claro de absenteísmo. Esse termo assusta demais o RH das empresas porque resulta em grandes prejuízos financeiros e impacta na qualidade das demandas internas.
Além de afetar a produtividade, um índice alto de absenteísmo pode ser sinal de clima organizacional ruim. A boa notícia é que existem algumas práticas capazes de reduzir e até mesmo eliminar esse tipo de problema. Se você sente que precisa estratégias eficazes para isso, veio ao lugar certo.
Neste artigo, explicaremos o que é o absenteísmo, suas causas e como a empresa pode diminuir esse índice negativo. Avance para os próximos tópicos!
Absenteísmo: o que é?
O absenteísmo é um termo amplamente utilizado no contexto empresarial e se refere à ausência de funcionários no local de trabalho, quando deveriam estar presentes. Esse fenômeno pode ocorrer por várias razões, e é essencial compreendê-lo, pois tem implicações significativas para as empresas e seus colaboradores.
O absenteísmo pode ser desencadeado por diversas razões, e entender suas causas é fundamental para lidar com o problema de maneira eficaz.
Porém, o problema reside no excesso de não comparecimento, que pode se configurar como consequência de insatisfação com o trabalho, prejudicando a produtividade do profissional. Nesse caso, o RH precisa agir rápido e adotar estratégias bem direcionadas para diminuir a taxa de absenteísmo.
Os tipos de absenteísmo
Como você verá nos tópicos seguintes, um profissional pode ficar ausente do trabalho pelas mais diversas causas. Independentemente da razão, todas podem ser enquadradas em três categorias principais. São elas:
Justificado
O absenteísmo justificado, como o nome sugere, é aquele ligado às faltas por motivos aparentes. Ou seja, o profissional informa aos gestores o porquê da sua ausência. Na maior parte dos casos, isso é feito previamente.
Assim, a empresa consegue se preparar para cobrir a falta. Os tipos mais comuns são as idas a consultas médicas e as licenças em geral.
Injustificado
Já o injustificado acontece quando o colaborador não avisa sobre sua ausência e nem explica o seu motivo. Suas causas podem ser diversas. As principais vão desde imprevistos comuns do dia a dia, até a falta de motivação com o trabalho e insatisfações em relação à empresa.
Presenteísmo
Por sua vez, o presenteísmo se refere à presença parcial. Isso significa que a pessoa está presente no seu posto, mas apresenta um desempenho muito baixo. Por ser de difícil identificação, é importante acompanhar a produtividade da equipe de perto.
Esse tipo de problema também pode ser gerado por insatisfações ou até mesmo por problemas pessoais.
Quais são as principais causas de absenteísmo?
É importante que o RH identifique as razões para uma elevada taxa de absenteísmo. Assim, os gestores podem adotar estratégias para reduzir esse índice interno.
- Incompatibilidade com cultura organizacional: se os valores e comportamento do profissional não estão alinhados com a cultura organizacional da empresa, é provável que ele se sinta desmotivado e incorra no absenteísmo.
- Assédio moral: profissionais que se sentem tiranizados ou debochados por colegas de trabalho/chefia têm muito mais chances de alegar doença ou problemas pessoais para faltar no trabalho e evitar o assédio sofrido.
- Volume excessivo de trabalho: cargas exageradas de trabalho afetam produtividade e satisfação do profissional, que pode atingir altos níveis de estresse psicológico e, por conseguinte, não comparecer ao trabalho na frequência necessária.
- Procura por novas oportunidades: alguns empregados faltam no trabalho para participar de uma entrevista ou dinâmica de emprego em outra empresa – pela maioria ser realizado durante o período comercial.
- Doença: as justificativas mais comuns para faltas ou atrasos no trabalho são doenças e consultas médicas.
- Baixa expectativa de crescimento: sem um plano de carreira, bem como uma política de treinamento e desenvolvimento, os colaboradores tendem a desanimar. Uma vez que ficam estagnados na mesma função durante anos, sem valorização das suas competências.
- Ergonomia: a ausência da ergonomia física, cognitiva e organizacional no trabalho, representa um grande obstáculo para o bem-estar e a qualidade de vida dos colaboradores.
- Estresse ou depressão: essas doenças emocionais podem ser o resultado da síndrome de burnout que é caracterizada pela exaustão extrema no exercício do trabalho. Essa síndrome debilita e leva um profissional a se afastar do emprego.
- Falta de motivação e engajamento: quando o RH não implanta práticas para otimizar a employee experience (experiência do colaborador), o time não recebe incentivos voltados para a motivação e o engajamento. Com isso, é fácil os profissionais não desejarem ir ao trabalho.
Como o absenteísmo afeta o trabalho em equipe e prejudica a empresa?
Absenteísmo e queda na produtividade são variáveis diretamente relacionadas. Essa foi a conclusão do Gallup-Healthways Well-Being Index, estudo da Gallup que entrevistou 94.000 trabalhadores norte-americanos em 14 ocupações distintas para averiguar quanto as empresas perdiam por conta de faltas e atrasos em suas equipes.
O estudo identificou quantos dólares a queda na produtividade causada pelo absenteísmo custava aos diferentes setores nos quais trabalhavam os empregados abordados. Seguem os resultados:
Ou seja, o absenteísmo gerou um prejuízo total de U$ 84 bilhões de dólares à economia americana no período estudado.
Outro estudo, dessa vez conduzido pela empresa Circadian e divulgado na publicação The Bottom-Line Killer, constatou que o absenteísmo onera o empregador em U$ 2.650/ano para cada empregado assalariado. Esse prejuízo é composto por gastos como salário pago ao trabalhador ausente, custo de substituição de mão-de-obra e custos administrativos para gerenciar o absenteísmo.
Além desses custos diretos, existem outras consequências do absenteísmo, como descontentamento por parte de funcionários que precisam cobrir o empregado ausente e redução na qualidade do serviço.
Como consequência, a comunicação e a colaboração de todo o time também são prejudicados. Isso torna mais difícil coordenar as tarefas e compartilhar informações.
Nesse processo, a confiança entre os colaboradores quase sempre fica abalada, uma vez que o absenteísmo frequente de alguns profissionais pode gerar ressentimento por parte dos outros. Ou seja, os impactos no clima organizacional também são diretos.
Como reduzir absenteísmo na minha organização?
Ciente das principais causas, prejuízos e de como o absenteísmo afeta o trabalho em equipe, podemos abordar soluções e estratégias para reduzi-lo.
Diferentes práticas podem compor um bom plano de ação para reduzir o problema. As mais importantes incluem:
1. Checar compatibilidade com a cultura organizacional nos processo de Recrutamento e Seleção
É comum que gestores e recrutadores subestimem a compatibilidade do candidato com a cultura organizacional da empresa em favor de atributos mais “sedutores”, como currículo de prestígio ou boas recomendações.
Entretanto, um profissional que não tem valores e personalidade adequados à cultura da empresa, mesmo com um histórico atraente, pode começar a faltar no trabalho devido ao desgaste gerado pela incongruência entre empresa e sua pessoa.
2. Crie pesquisas de clima organizacional
A qualidade do clima organizacional tem tudo a ver com a satisfação do funcionário. Portanto, é essencial que o departamento de Recursos Humanos crie periodicamente pesquisas de clima organizacional, verificando como os empregados se sentem no ambiente de trabalho e quais sugestões de melhoria podem dar.
3. Uso de ferramentas de comunicação interna
A comunicação interna reduz ruídos no diálogo entre chefe e subordinado e aproximam os funcionários do RH. Isso facilita que o trabalho seja bem executado, além de trazer um sentimento maior de segurança/acolhimento do empregado.
4. Estímulo à prática de exercícios laborais
A empresa pode oferecer exercícios laborais uma vez por semana aos funcionários. Por mais que essa prática não vá mudar radicalmente a rotina de atividade física dos empregados (e que também não vá causar impacto profundo na qualidade de vida), ela evita complicações como tendinite e bursite — além de ser um eventual pontapé inicial para práticas mais globais, como corrida ou academia.
Ainda, pensando no momento atual, em que uma parte das empresas estão no modelo de home office ou híbrido, o estímulo à prática de exercícios laborais pode ser através de vídeos explicativos. Assim, um instrutor físico pode enviar algumas atividades por vídeos curtos e o colaborador pode realizar uma pausa nas tarefas e praticar os exercícios em sua casa.
5. Estímulo à alimentação saudável
A alimentação desregrada é a causa de muitos problemas de saúde que podem afastar o profissional do escritório. Medidas interessantes são: oferecer um amplo cardápio de opções saudáveis nos postos de alimentação (refeitório, carrinho de comida ou vending machine) que existem dentro da empresa; e organizar materiais como palestras e vídeos que ensinam os funcionários a adotar dietas adequadas.
6. Atuação efetiva do RH
O RH, em especial, deve atuar na linha de frente do combate ao absenteísmo. Afinal, esse setor é o maior responsável pelo capital humano da empresa.
Além de todas as práticas citadas nos tópicos anteriores, o RH pode, em conjunto com a liderança da empresa, implantar uma política interna para a redução das faltas ao trabalho. Com o tempo, os resultados aparecem em forma de colaboradores produtivos, engajados e que prestam serviços de qualidade.
Como calcular as taxas de absenteísmo?
O cálculo da taxa de absenteísmo é essencial para que os gestores entendam a dimensão do problema. A matemática é simples. Basta seguir esse passo a passo:
- Verifique e some a quantidade de horas mensais que cada colaborador deveria trabalhar;
- Faça um levantamento do total de horas de ausência durante um mês (nessa conta entram os atrasos, as faltas parciais ou totais e as saídas antecipadas;
- Realize o cálculo de quantas horas cada colaborador deixou cumprir;
- Por fim, some todos esses resultados.
Com esse total em mãos, é necessário aplicar a seguinte fórmula: Absenteísmo = horas perdidas: horas totais x 100.
Vale lembrar que um índice aceitável de absenteísmo fica em torno de 3% a 4%.
Como acompanhar os índices de absenteísmo?
A melhor maneira de acompanhar os índices de absenteísmo é implantando tecnologias que entreguem informações em tempo real para o RH. Esses dados ajudarão não só a identificar faltas como também tendências comportamentais que podem elevar, em longo prazo, a elevação da taxa de absenteísmo. A seguir, mostramos uma ferramenta virtual eficiente.
Como fazer um relatório de absenteísmo assertivo para meu negócio
Quando citamos que a tecnologia oferece os melhores meios para acompanhar o indicador de absenteísmo, é porque seria impossível coletar, segmentar e calcular todos os dados com a precisão, agilidade e abrangência que você precisa sem o auxílio de um bom sistema de RH.
Com esse tipo de solução, todas as métricas e informações relacionadas às faltas e suas causas são convertidas automaticamente em relatórios completos e de fácil interpretação.
Basicamente, sua função é converter as porcentagens das horas de trabalho perdidas pelo absenteísmo e apresentá-las de maneira visual e intuitiva. São segmentadas as saídas, atrasos ou faltas, que podem ou não serem justificadas.
Além disso, uma boa plataforma oferece relatórios com uma série de outros indicadores, para que você consiga correlacionar às ausências com outros fatores relevantes para a gestão de pessoas, como clima organizacional, produtividade, engajamento, e assim por diante.
De forma prática e rápida, você cadastra cada falta, seu tipo, motivo e data. A partir desse banco de dados, a tecnologia estrutura as informações e faz os cálculos automaticamente.
Nesse processo, os relatórios costumam ser gerados em poucos cliques. Basta selecionar o tipo de relatório que você quer (nesse caso, o de absenteísmo), filtrar os agrupamentos e datas, inserir os parâmetros de cálculo e obter as informações para tomar decisões assertivas.
Plataforma de gestão de RH da Convenia
O software de gestão da Convenia foi desenvolvido para descomplicar os processos do RH. Com essa tecnologia, o setor automatiza o processo de admissão, a gestão de férias e outras demandas, em uma única solução.
Depois de conferir acima como fazer um relatório de absenteísmo, você já sabe que precisa de uma solução prática, eficiente e personalizável para monitorar as faltas em tempo real.
Esse é outro diferencial da Convenia! Temos o melhor sistema de RH para atender essa demanda. Você pode acessar uma biblioteca completa de relatórios predefinidos ou criar novos personalizados. Tudo conforme as suas necessidades de análise e gestão.
Oferecemos a geração de informações mais rápida do mercado. Você não tem nenhum trabalho para calcular indicadores como absenteísmo e turnover. Isso porque, essas métricas já se apresentam prontas para a sua equipe na área de relatórios.
Entendeu como reduzir a taxa de absenteísmo na sua empresa? Quer controlar melhor a frequência dos seus colaboradores? Então, baixe agora mesmo nossa Planilha Cálculo do índice de Absenteísmo (mensal e anual)!
