O cadastro de funcionários, quando não estruturado de forma otimizada, acaba se tornando um processo lento, burocrático e passível de erros. Se você está aqui é porque já deve conhecer esse cenário.
Atualizar os dados em planilhas despende muito tempo, centraliza a tarefa em apenas uma pessoa e ainda pode gerar complicações trabalhistas decorrentes de falhas ou atrasos no cumprimento de eventos do eSocial.
Quer se livrar desses gargalos? Tenha um sistema de RH e deixe a operação mais simples e organizada por meio da automação!
Neste conteúdo, contamos tudo sobre a importância, funcionamento e benefícios que um software proporciona para a rotina do Departamento Pessoal e Recursos Humanos.
Boa leitura!
A estrutura de cadastro de funcionários ideal para uma empresa
A estrutura ideal para o seu cadastro de funcionários deve seguir algumas etapas. Isso se aplica independente da forma de registro de empregados que sua empresa escolheu, seja ela:
- Sistema eletrônico;
- Livro;
- Ficha.
As duas últimas opções, por serem manuais, podem necessitar de mais processos para ter uma boa estrutura. Mas, de forma geral, os principais fatores necessários, são:
Coleta e análise de informações dos colaboradores
Como você já sabe, o primeiro passo é fazer a coleta dos dados pessoais da pessoa colaboradora. Eles são necessários para o processo de admissão de novos talentos e demissão, assim como para o controle do ASO.
Mas, vale salientar que outros dados corporativos, como: cargo, departamento, histórico de salário, horas trabalhadas, entre outros, também devem ser registrados. Ter uma estrutura que centraliza e analisa essas informações em um só lugar, possibilitando filtragem e pesquisa, é o ideal.
Tenha disposição de todos os dados do time
A visualização dos registros de modo coletivo oferece uma visão sistêmica capaz de tornar a gestão do RH mais eficaz e precisa. Com os dados em um único lugar, é possível gerar relatórios e estatísticas para análise de diversos parâmetros essenciais. Alguns exemplos, são:
- Métricas de desempenho;
- Absenteísmo;
- Rotatividade;
- Diversidade;
- Competências-chave;
- entre outros.
Dessa forma, você analisa tendências e padrões para melhorar sua tomada de decisão sobre o ambiente de trabalho. E ainda, consegue identificar lacunas para aperfeiçoar seus colaboradores.
Faça os dados serem acessíveis para seus superiores
É importante que os tomadores de decisões, como gerentes, lideranças e diretores, tenham acesso livre ao sistema para cadastro de funcionários. Por meio dele, é possível conferir análises de produtividade e avaliações de desempenho, por exemplo.
Em um sistema de RH, você consegue controlar o acesso para cada nível de atribuições. Por exemplo, gestores podem visualizar o histórico de treinamentos realizados, enquanto os recrutadores possuem permissão para conferir os indicadores de recrutamento e seleção.
Assim, há maior controle sobre o acesso aos dados, proporcionando segurança e organização para todos.
Faça atualizações periodicamente
Por fim, a estrutura de cadastro de funcionários deve permitir atualizações periódicas, já que muitas informações corporativas são coletados periodicamente, como:
- Mudanças de cargo;
- Aumento de salário;
- Alterações de endereço;
- Atualizações de dependências;
- Entre outros.
É nesse processo que equívocos costumam acontecer, portanto contar com um sistema de RH que garante a atualização automática irá não apenas reduzir os erros como otimizar sua rotina de trabalho.
Com essas quatro etapas da estrutura de cadastro de funcionários, você terá um registro completo e atualizado, permitindo não apenas melhorias nas operações internas como também uma garantia do cumprimento de todas as obrigações trabalhistas.
Como simplificar o processo com um software de RH
Apontamos anteriormente algumas melhorias que um sistema de RH possui, em comparação a uma planilha de cadastro de funcionários.
A tecnologia, principalmente após o RH 4.0, permite atender necessidades de otimização em todas as áreas do setor, como em análise de currículos, integração de atividades, automatização de processos burocráticos, e muito mais.
Antes, o que demorava semanas para ser feito, hoje pode ser concluído em algumas horas. Talvez, esse seja o principal benefício de uma solução para o segmento: acelerar operações do dia a dia.
Na questão do cadastro de funcionários, você não vai precisar buscar documentos no arquivo morto do setor, muito menos perder tempo preenchendo planilhas manuais. Com a automação, basta alguns cliques para preencher formulários e encontrar informações.
Outro ponto muito importante é a administração de grandes volumes de dados. Imagine ter diversas prateleiras para guardar todos os arquivos da organização fisicamente. Isso não apenas é um desperdício de espaço como também de papel.
Implementar um sistema de Recursos Humanos na sua empresa abre caminho para seu time ser orientado a dados. O RH data-driven é uma necessidade do mercado, pois permite a digitalização das inúmeras informações e atividades do setor, sem abrir mão da praticidade e funcionalidade.
Dessa forma, você vai garantir que a enorme quantidade de registros cadastrais sejam automatizados, o que evita erros e falhas humanas. A área terá mais controle da gestão e não mais precisará se preocupar com preenchimento de informações.
Isso proporciona um alívio na rotina, deixando mais tempo livre para você realizar tarefas estratégicas e dar mais atenção às pessoas colaboradoras.
Outros benefícios que você precisa conhecer ao considerar um software de RH
Além das vantagens já citadas anteriormente, vamos destacar alguns outros pontos que podem lhe ajudar na hora de convencer seu superior a adotar um sistema de Recursos Humanos na sua empresa. Confira:
Baixo custo de implementação
Um gerenciamento eletrônico de documentos é implementado por nuvem, com modelo de cobrança SaaS (Software as a Service). Ele necessita apenas de um pagamento de plano mensal, o qual você pode escolher qual cabe dentro do seu orçamento.
Não é necessário comprar várias máquinas, licenças ou contratar um profissional de TI. Por isso, ter um sistema de RH é muito mais barato e funcional do que qualquer outra estrutura.
Aprimoramento de treinamento para seus funcionários
Ressaltamos diversas vezes sobre a importância dos dados corporativos, ou seja, dos índices de absenteísmo, produtividade, engajamento, competências, etc. O software de RH permite que vários relatórios sejam gerados com base nessas informações.
Dessa forma, você consegue planejar estrategicamente treinamentos e PDIs para seus colaboradores, fortalecendo o ambiente de trabalho e a carreira de cada um.
Centralização de informações em um único banco de dados
Ter um dashboard com todos os dados dos colaboradores centralizados torna os processos internos muito mais eficientes, já que outras áreas como o Departamento Pessoal e Financeiro, podem usufruir dessas informações também.
Essa integração entre setores só acontece quando o banco de dados é único, e desenvolvido para organizar e otimizar as atividades corporativas.
Conformidade com a legislação
Ter processos desatualizados corre o risco de não seguir a legislação atual. Isso acarreta em multas e passivos trabalhistas. A melhor forma de evitar isso é implementando um software de RH que atue em conformidade com a lei.
Ou seja, qualquer alteração, revogação ou nova norma aparente, o próprio sistema atualizará as funcionalidades, notificando as mudanças e tornando sua rotina de trabalho mais segura.
Segurança dos registros
A proteção de dados é um ponto extremamente importante para as organizações. As empresas precisam seguir a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para todo e qualquer registro de informação, principalmente no cadastro de funcionários.
Além de um software de RH aplicar as normas em seu sistema, ele também assegura o acesso em nuvem apenas para pessoas autorizadas. Essa proteção diminui o risco de vazamento e preserva-os de possíveis acidentes (como computadores danificados ou cypher ataques).
Crie relatórios personalizados para sua empresa
Os relatórios são uma excelente ferramenta de gestão estratégica. Eles possibilitam insights, melhorias e previsões baseadas no cadastro de dados do sistema.
Por mais que as planilhas de funcionários sejam um recurso similar, os relatos descritivos gerados por software conseguem ser extraídos em tempo real, permitindo que a análise seja mais assertiva e eficiente.
É uma forma inteligente de catalogar as informações e ainda por cima poupar tempo. Por exemplo, a solução permite criar um modelo de organograma com os cargos e funções atualizadas, para facilitar a tomada de decisões sobre promoções e novas contratações.
Outras vantagens que você pode apresentar para seus superiores na hora de convencer a adoção do sistema, são:
- Centralização de informações dos setores;
- Descoberta de gargalos operacionais;
- Criação de histórico de dados;
- Organização dos indicadores de RH;
- etc.
Mas, sem a possibilidade de personalizar esses relatórios, as necessidades particulares da sua empresa não serão solucionadas.
Por isso, é importante contar com uma solução que permita a alteração da estrutura das análises, para que você possa ter uma gestão estratégica mais alinhada com os objetivos do negócio.
O software de RH da Convenia apresenta todos esses benefícios, justamente por ser uma solução desenvolvida exclusivamente para a gestão de pessoas. Suas inúmeras funcionalidades auxiliam desde a contratação online até o controle de holerite.
No próximo tópico contamos mais detalhes sobre o sistema de RH da Convenia, confira!
Veja porque o Software de RH da Convenia é o melhor do mercado
Você veio para este conteúdo buscando soluções práticas para acabar com processos engessados, erros manuais e gargalos internos. O software da Convenia é o melhor sistema de RH para resolver estes e outros problemas do setor.
Isso porque, ele apresenta as três principais características que todo profissional deve procurar na hora de escolher uma ferramenta para a área:
- Inúmeras funcionalidades;
- Custo-benefício excelente;
- Estrutura de confiança.
Na etapa de cadastro de funcionários, por exemplo, a Convenia permite uma digitalização e automação dos dados, enviando lembretes de tarefas a fazer e gerando relatórios para análise estratégica.
O software também possui dezenas de recursos que não são encontrados em outras soluções do mercado. Confira na tabela abaixo:
Além disso, todo o armazenamento é feito em nuvem, para garantir segurança aos dados e facilidade ao acesso de informação. Aproveite para fazer um teste grátis e conferir na prática as ferramentas existentes no melhor sistema de RH do mercado!
