Calendário do Departamento Pessoal 2025: guia completo!

Ter o calendário do Departamento Pessoal 2025 sempre à mão é essencial para o profissional da área. Como são muitas datas para se lembrar ao longo do ano, quem trabalha no RH precisa tê-las bem organizadas, de modo que consiga se preparar para cada tarefa com antecedência.

Dessa forma, a equipe evita esquecer alguma ação importante – o que pode acarretar problemas com órgãos trabalhistas – e consegue distribuir adequadamente o trabalho ao longo dos meses para não sofrer com a demanda.

Para você não deixar nada importante para trás, reunimos neste artigo um resumo das principais rotinas trabalhistas do DP. Você também vai saber o que fazer caso perca algum prazo, entender a importância de cumprir todas as datas e os desafios que o setor pode enfrentar ao longo do ano. Boa leitura!

Calendário de rotinas do DP: conheça as obrigações da área

Podemos dizer que um DP organizado e eficiente tem a prática de cumprir todos os prazos anuais do calendário fiscal. Para ajudar nesse objetivo, a seguir, vamos compartilhar as tarefas que devem incluir o planejamento ao longo de todo o ano. 

No calendário do Departamento Pessoal 2025, você encontra uma síntese de todas as obrigações e prazos mais importantes para se atentar ao longo dos próximos meses. No entanto, para seguir de maneira adequada no dia a dia, é essencial manter o controle e o acompanhamento periódico das atividades a fim de se manter em dia com a legislação. 

Para facilitar, a Convenia organizou um material para você agendar e acompanhar todas as rotinas e datas relevantes do DP ao longo do ano. 

Acesse o material e faça o download gratuito do Planner RH e DP 2025! 

Datas importantes para o Departamento Pessoal

Entre as datas importantes para o Departamento Pessoal estão:

• Recolhimento do FGTS: até o dia 7 de cada mês;
• Envio do eSocial: até o dia 15 de cada mês;
• Recolhimento do INSS e IRRF: até o dia 20 de cada mês;
• Envio da RAIS: fevereiro de 2025;
• Envio da DIRF e da DCTF: março de 2025.

São muitas datas para ficar atento, não é? 

A boa notícia é que você pode simplificar sua gestão de RH e DP com a Convenia!

Centralize admissão, férias, desempenho e engajamento em um só lugar. Automatize processos, economize tempo e foque no que importa: o sucesso da sua equipe.

Para deixar mais claro quais são as obrigações mensais e anuais, a seguir apresentamos as principais rotinas e encargos para ajudar a organizar o Calendário do Departamento Pessoal 2025. Confira!

Planejamento mensal do Departamento Pessoal: rotinas e encargos

O planejamento mensal do Departamento Pessoal envolve rotinas e encargos essenciais para a organização, como:

• folha de pagamento;
• eSocial;
• recolhimento do FGTS;
• Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF);
• Guia da Previdência Social (GPS).

Entenda mais sobre cada um a seguir!

Folha de pagamento

A folha de pagamento é uma das principais responsabilidades da área de Recursos Humanos, pois reúne informações importantes, como remuneração, descontos e bonificações.

Além da função operacional, a folha tem importância fiscal e contábil. Portanto, deve fazer parte do Calendário do Departamento Pessoal 2025.

O documento é mensal e uma exigência da legislação trabalhista, mais precisamente pelo Decreto 3.048/1999, cujo artigo 225 descreve todos os dados que devem constar na folha, como nome do empregado, cargo, remuneração e benefícios.

O departamento pessoal deve emitir a folha de pagamento sempre até o quinto dia útil de cada mês, da mesma forma que o pagamento mensal do colaborador. Caso não a emita, a empresa fica sujeita à fiscalização dos órgãos trabalhistas. 

eSocial 

O eSocial é o sistema que o empregador utiliza para registrar eventos e cumprir obrigações decorrentes de relações de trabalho. Portanto, é uma das rotinas obrigatórias do Departamento Pessoal.

Para que a empresa cumpra essa obrigação trabalhista, é imprescindível que o setor de RH ou DP utilize um software que se integre ao eSocial. Além disso, é importante estar atento ao cronograma de implantação do sistema, obrigatório desde 8 de janeiro de 2018 para alguns grupos de empresas.

Aos empregadores que já transmitem informações via eSocial, a data limite para envio dos dados do evento S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos (evento que conclui o fechamento da folha de pagamento) é até o dia 15 do mês subsequente ao mês de referência do evento.

Recolhimento FGTS 

A Caixa criou o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) para informar à Previdência sobre os valores de FGTS e INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) que a empresa recolhe, assim como outras informações trabalhistas.

O FGTS, por exemplo, tem prazo de recolhimento sempre até o dia 7 de cada mês subsequente ao de sua competência. Assim, a data deve constar no calendário do Departamento Pessoal 2025.

Neste ano, com o FGTS Digital, as empresas precisam recolher os valores até o dia 20 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores. Para entender na prática, devem declarar e pagar os débitos e créditos decorrentes do mês de fevereiro em março. 

Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)

Outra obrigação mensal do Departamento Pessoal é a geração do DARF de INSS e de IRRF. O pagamento dos tributos deve ocorrer conforme a agenda tributária da receita, de acordo com os prazos de cada um.

A geração do DARF Previdenciário – ou DARF do INSS – ocorre quando a empresa realiza o encerramento dos eventos periódicos, no eSocial e na EFD-Reinf. Assim, via DCTFweb é possível gerar o DARF para recolhimento à Previdência, caso contrário, a Guia da Previdência Social (GPS) recolhe o INSS via SEFIP.

Já o DARF para recolhimento do IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte – é uma antecipação do pagamento do Imposto de Renda, uma cobrança organizada pela Receita Federal.

Guia da Previdência Social (GPS)

A Guia da Previdência Social (GPS) serve para pagar o seguro que o INSS recolhe. É com o pagamento desta guia que o trabalhador assegura alguns benefícios, como auxílio-maternidade, pensão por morte, dentre outros.

O recolhimento é uma responsabilidade da empresa, com desconto no salário do colaborador. Como o atraso no pagamento ocasiona multa, recomenda-se a obrigatoriedade do documento no Calendário do Departamento Pessoal 2025.

Planejamento anual do Departamento Pessoal: encargos 

Já o planejamento anual do Departamento Pessoal requer atenção a alguns encargos fundamentais, como:

• Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Novembro e dezembro: parcelas do décimo terceiro salário.

Nos tópicos abaixo, saiba mais sobre cada encargo!

Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)

No primeiro trimestre do ano, há também a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF). O Imposto de Renda é uma das rotinas de RH igualmente importantes. Afinal, trata-se da maior fonte de arrecadação do governo brasileiro e é obrigatório para as empresas. 

Em 2025, o prazo de entrega da DIRF é até 28 de fevereiro e o envio ocorre por meio de um software, o Receitanet. No caso de empresas com filiais, a matriz fica responsável por agrupar as declarações em um único arquivo digital. Já o Imposto de Renda Pessoa Física tem o prazo de envio entre 17 de março e 31 de maio.

Caso atrase a declaração ou deixe de fazê-la, a companhia está sujeita a multa e juros com base na taxa Selic. Além desses encargos, pode ser proibida de prestar serviços ou vender produtos para órgãos públicos e ter dificuldade no acesso ao crédito.

Como se vê, trata-se de um dos principais encargos das empresas. Logo, recomenda-se adicionar as datas no Calendário do Departamento Pessoal 2025.

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)

O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento de perfil histórico-laboral que reúne informações sobre as condições do ambiente de trabalho em funções periculosas e insalubres por meio do laudo técnico (LTCAT).

O PPP existe desde a Instrução Normativa Nº 99/2003, e começou a vigorar no ano de 2004. Um dos objetivos da criação do documento foi substituir vários formulários obrigatórios que eram exigência do INSS. No PPP estão todos os detalhes das atividades que os colaboradores que trabalham expostos a agentes nocivos à saúde praticam.

Novembro e dezembro: parcelas do décimo terceiro salário

Dois meses importantes para o Calendário do Departamento Pessoal 2025 são novembro e dezembro, pois é nesse período que a empresa realiza o repasse das parcelas do décimo terceiro salário.

O pagamento da primeira parcela tem data limite em 30/11, já a segunda tem seu pagamento obrigatório até 20/12. Ao negligenciar as datas, a empresa fica sujeita à multa de R$ 170,25 por colaborador aos cofres públicos.

O que fazer se esquecer os prazos do calendário do departamento pessoal 2025?

Como vimos até aqui, as datas do Calendário do Departamento Pessoal 2025 são essenciais para a rotina organizacional, a fim de evitar problemas trabalhistas. No entanto, caso ocorra o esquecimento do envio de declarações obrigatórias, a empresa precisará gerar uma nova guia de pagamento.

Sobre a guia haverá a incidência de multa ou taxa, como no caso do atraso do pagamento do FGTS do trabalhador. Além disso, a inadimplência traz impactos negativos para a relação entre a empresa e o colaborador e, ainda, dificulta o cálculo das verbas rescisórias.

O resultado pode ser o início de uma reclamação trabalhista em um órgão da justiça do trabalho.  

Caso a empresa perca o prazo de envio de documentos – como o DARF ou a folha de pagamento –, é importante que o Departamento Pessoal entre no site da instituição responsável pelo recolhimento e entenda os procedimentos que você deve seguir a partir do atraso. 

Qual a importância de cumprir todos os prazos do calendário do departamento pessoal?

O órgão responsável por fiscalizar e apontar as regras relacionadas às obrigações trabalhistas é o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Dessa forma, qualquer atraso ou não cumprimento de prazos do cronograma das rotinas trabalhistas pode gerar multas ou inadimplência da empresa perante o órgão. Outra consequência é a abertura de um processo administrativo ou judicial contra a organização.

Existe, ainda, o dano que a empresa pode sofrer ao criar uma reputação negativa junto aos colaboradores e ao mercado no qual atua. Afinal, uma organização que não cumpre as obrigações trabalhistas deixa de atrair os melhores talentos profissionais, parceiros de negócios e investidores.

Ou seja, a organização prejudica a sua employer branding (marca empregadora) e valuation (valor da marca no mercado financeiro). Para evitar possíveis resultados prejudiciais, é fundamental seguir o Calendário do Departamento Pessoal 2025 à risca. 

Desafios do Departamento Pessoal em 2025: o que esperar?

Todo início de ano traz consigo novos e antigos desafios para as mais diversas áreas de uma instituição. Em 2025 não será diferente. 

A melhor maneira de enfrentar os obstáculos é adotar uma postura ativa frente às questões que se apresentam, a começar pela organização das responsabilidades fiscais. 

Portanto, a seguir, vamos compartilhar os principais desafios do Departamento Pessoal em 2025, já que o conhecimento e a antecipação são chaves centrais para superar as dificuldades. Acompanhe! 

FGTS Digital

O FGTS Digital é uma forma de recolhimento que visa facilitar e simplificar a rotina do DP. O sistema utiliza as informações do eSocial, disponibiliza diversas opções para gerar guias e tem uma interface 100% digital. Com a ferramenta, as empresas podem obter benefícios, como:

• redução dos custos operacionais;
• melhoria na integração, acesso e gerenciamento das informações;
• maior segurança, integridade e confiabilidade dos dados processados e armazenados;
• garantia de uma comunicação fácil entre administrados e administração;
• digitalização, automação e otimização de serviços e procedimentos.

Apesar das vantagens do FGTS Digital, o DP pode encontrar desafios na fase de implementação e adaptação, já que muitos processos estão diferentes. Portanto, é fundamental investir no treinamento da equipe para garantir o melhor alinhamento em relação às novas rotinas. 

Vencer a burocracia para melhorar o funcionamento do setor

A quantidade de procedimentos e prazos que o DP precisa cumprir pode acarretar um problema que assusta as empresas: a burocracia. Trata-se de uma questão que resulta em demandas complexas e que tendem a ficar obsoletas.

Uma das maneiras de reduzir ou eliminar a burocracia é adotar a política da inovação. Ou seja, é essencial que o DP se abra a novas ideias, soluções e ferramentas que otimizam e automatizam os serviços. O uso de um sistema para gestão de RH e DP, por exemplo, é capaz de digitalizar, automatizar e integrar uma série de rotinas do setor. 

Ao implementar estratégias contra a burocracia, a equipe do DP trabalha com mais produtividade, engajamento e eficiência. Já os gestores concentram seu tempo e esforço em demandas mais estratégicas. O resultado é um setor com processos mais rápidos e atento às datas e aos prazos que constam no Calendário do Departamento Pessoal 2025. 

Investimento em tecnologia para um bom gerenciamento da área 

De acordo com um estudo da Mckinsey & Company, as empresas que investem em tecnologias são mais eficientes e lucrativas do que aquelas que deixam a inovação de lado. Inclusive, podemos dizer que a implementação de ferramentas digitais se tornou algo essencial para a sobrevivência das organizações.

Atualmente, o DP precisa lidar com vários processos que passam pela era da digitalização pelo Governo Federal, como o eSocial e o FGTS Digital. Ou seja, muito mais do que uma tendência, a digitalização é uma obrigação para o Departamento Pessoal. E, certamente, a transformação digital impactará cada vez mais as rotinas trabalhistas nos próximos anos.

Em outras palavras, é imprescindível que os profissionais de DP abracem a transformação digital e implementem sistemas inovadores que agilizem, otimizem e alinhem suas demandas internas com as obrigações dos órgãos fiscalizadores. 

Planejamento estratégico: o segredo para um RH e DP mais eficiente 

Para que o RH e o Departamento Pessoal alcancem melhores resultados na sua empresa, estruturar o planejamento estratégico é essencial. A organização de metas, prazos e compromissos garante mais eficiência, reduz erros e melhora a tomada de decisões. 

Com as ferramentas certas, sua equipe pode atuar de forma mais estratégica, focada na produtividade e no impacto real para a empresa.

Quer transformar a gestão do seu RH e DP? Baixe agora o Planner Gratuito RH e DP 2025 da Convenia e tenha um planejamento completo para o ano.

Com checklists, lembretes trabalhistas e insights estratégicos, você garante um RH mais organizado e eficiente. Baixe grátis e comece a planejar hoje mesmo.