Departamento pessoal x recursos humanos, você conhece as diferenças entre as rotinas das áreas?
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Por lidarem com assuntos relativos à Gestão de Pessoas, é comum que se confunda Departamento Pessoal com Departamento de Recursos Humanos. Apesar de em algumas empresas a configuração dessas áreas ser diferente, no geral o DP é um dos tentáculos do RH, uma subárea.
Para esclarecer as principais diferenças entre o Departamento Pessoal X Recursos Humanos, confira algumas de suas principais competências descritas de maneira mais detalhada.
Departamento pessoal x Recursos Humanos
São muitas as funções do recursos humanos e departamento pessoal. As atividades do RH são as voltadas para gestão de pessoas em um contexto estratégico, por exemplo, avaliação de desempenho, plano de cargos e salários, recrutamento e seleção, pesquisa de clima, entre outros.
Já as rotinas do departamento pessoal envolvem atividades mais burocráticas, como: cálculo de férias, folha de pagamento, admissão, desligamento, gestão de ponto e horas extras e benefícios. Além do registro trabalhista, legislação trabalhista, impostos taxas e contribuições estão entre as demandas do DP. Mas quais são essas funções e quais são suas atribuições dentro da área de gestão de pessoas?
Competências do Recursos Humanos
Existem algumas tarefas administrativas de recursos humanos. A junção delas com as competências do setor definem qual a função do RH. Entre elas, podemos destacar:
Recrutamento e seleção
Buscar profissionais com o perfil adequado para as diferentes funções e cargos, é uma tarefa difícil, uma vez que o recrutador precisa encontrar um equilíbrio entre candidatos com o perfil técnico e comportamental. Para resolver as questões de conhecimento o gestor responsável pela posição, pode preencher o mapa da vaga, para auxiliar o recrutador, além de aplicar testes específicos para a função.
Uma vez que o perfil técnico tenha sido mapeado, dedique-se a encontrar o perfil comportamental adequado, assim você evitará um aumento no turnover. A técnica mais comum é realizar um teste de fit cultural entre a empresa e o candidato, as respostas devem ser compatíveis.
Caso a sua empresa ainda não tenha, construa o seu código de cultura e disponibilize para os candidatos estudarem e entenderem se é algo que realmente faz sentido para ele.
Onboarding de funcionários
Dizem que a primeira impressão é a que fica, então leve isso a sério! O processo de onboarding é a integração de um novo funcionário na empresa. Ele precisa ser muito bem estruturado para que o novo funcionário se sinta parte da equipe. Separamos algumas dicas para você:
- Evite pedir entregas para o novo funcionário na primeira semana, é muito importante que essa semana seja de estudo e integração;
- Prepare um bom kit de boas vindas!
- Conte a história da empresa, dos fundadores e como a ideia foi concebida;
- Explique o propósito por trás da sua marca, o que move a empresa;
- Repasse o código de cultura apresentado no processo de recrutamento e aproveite para explicar as regras de convivência;
- Apresente o novo colaborador para o time e para os pares, se possível escolha uma pessoa para acompanhá-lo nos primeiros dias, o “Buddy”, que irá tirar suas dúvidas, levar para almoçar e garantirá uma integração mais rápida.
Avaliação de desempenho e elaboração de estratégias
A aplicação de avaliações de desempenho, coleta de dados sobre potencialidades e fragilidades da empresa e desenvolvimento de planos de melhoria é um passo importante para o profissional de RH que visa atingir melhores resultados utilizando o capital humano. As avaliações ajudam também o funcionário a se adequar e conseguir evoluir dentro de um plano de crescimento e carreira.
Existem alguns passos importantes antes e depois de fazer uma avaliação de desempenho, como definir qual o tipo de avaliação será feita (existem mais de oito tipos), definir quais serão os KPI’s avaliados, prezar pelo anonimato e construir uma avaliação flexível para sugestões.
Após a avaliação ainda tem uma tarefa muito importante que é montar um plano de ação em cima dos resultados.
Treinamento e desenvolvimento
Uma tarefa que resulta da avaliação de desempenho é a identificação das necessidades de qualificação da equipe e aplicação de treinamentos para desenvolver alguns colaboradores. É de extrema importância que o RH avalie e capacite o time internamente para manter crescimento sustentável e motivação.
Existem alguns fatores que dificultam muito a implantação de treinamentos corporativos, como altos custos, tempo e falta de engajamento. Porém existem formatos de treinamentos que podem te ajudar a contornar esses problemas, tente ser criativo e utilize a tecnologia a seu favor. A forma como as pessoas absorvem conteúdo mudou, então nada mais justo que as empresas se adequarem também.
Aqui na Convenia, por exemplo, temos uma boa prática chamada “Convenia Talks” em que os próprios colaboradores podem compartilhar seus conhecimentos com o restante da empresa em uma espécie de workshop. Acontece duas vezes ao mês, os temas são divulgados com antecedência e a participação é livre. Esta é uma ação sem custo e que engaja e desenvolve o time como um todo.
Retenção de talentos
Reter talentos, vai muito além de evitar o turnover. E é uma das estratégias da área de recursos humanos que está diretamente ligada à receita da empresa.
Há algum tempo o salário deixou de ser o fator mais importante para reter talentos. As pessoas buscam qualidade de vida no ambiente corporativo e cabe aos gestores da empresa, junto ao RH, promover esse equilíbrio para que os colaboradores não estejam em um lugar onde não queiram estar e sejam improdutivos e infelizes. Algumas ações são importantes para reter talentos:
- Ofereça benefícios criativos. Aqui na Convenia, nós disponibilizamos para nossos colaboradores e clientes um Clube de vantagens, que permite o compartilhamento do benefício entre amigos e família, além de gerar economia para o colaborador;
- Crie uma rotina de feedback. Feedbacks podem ser pontuais ou periódicos, mas o importante é que você aponte pontos de melhoria e ajude seu colaborador a evoluir, além de escutar o que ele tem a dizer sobre a empresa, suas dificuldades e seus líderes;
- Promova um ambiente de trabalho agradável. A maioria das pessoas passa mais tempo no escritório do que em suas casas, elas precisam se sentir confortáveis com o local e seus pares;
- Tenha flexibilidade. Ambientes que não promovem liberdade não estão na moda e colaboradores que têm maior liberdade para executar suas tarefas da forma como julgam, tendem a ser mais produtivos.
Plano de cargos e salários
Todo colaborador em um determinado momento irá questionar qual seu próximo passo na empresa. Para você ter a resposta pronta é importante que o RH tenha o desenho do plano de cargos e salários de todas as áreas.
Cada área terá uma divisão específica entre os cargos, por isso é importante que a construção seja feita junto ao diretor ou responsável. Ao construir o plano, defina para cada área:
- Cargos e níveis de senioridades;
- Responsabilidades: Descreva, em detalhes, as responsabilidades que serão assumidas pelo colaborador neste cargo;
- Perfil técnico: Para cada cargo na sua empresa você precisa detalhar as características técnicas necessárias. Isso fará com que seus colaboradores se aperfeiçoem e se preparem para cargos futuros. Estas características poderão ser cobradas em avaliação de desempenho;
- Perfil comportamental: Não é só de competências técnicas que se vive. Quais são os aspectos comportamentais necessários para a vaga? Comprometimento? Liderança? Trabalhará com dados sigilosos? Descreva qual é o perfil comportamental que precisa ser desenvolvido para alcançar este cargo.
Pesquisa de clima organizacional
O core da empresa está na cultura organizacional, que parte da missão e dos valores, ou seja, “quem é a empresa”. A partir disso o RH consegue fazer uma gestão de pessoas mais assertiva.
Uma cultura organizacional forte garante, entre outras coisas, um time engajado, pessoas felizes, maior produtividade e a resolução de um dos maiores pesadelos do RH, o aumento do turnover.
O clima organizacional é o termômetro que mantém a cultura forte. Daí a importância de se fazer pesquisas regulares para avaliar o nível de engajamento e satisfação dos colaboradores na empresa. Mensure o clima da sua empresa, apresente para os colaboradores e leve soluções para resolver os problemas encontrados.
Competências do Departamento Pessoal
Como falado anteriormente o departamento pessoal é uma das áreas mais burocráticas da empresa, porém sem esse departamento não é possível que uma organização se desenvolva. Entre as funções do departamento pessoal estão:
Admissão de colaboradores
Após o RH finalizar a escolha do candidato, vira papel do DP processar a admissão. Atente-se para alguns detalhes, como os prazos de entrega da CTPS e os documentos obrigatórios para esse processo. Caso tenha dúvidas, consulte nosso manual do processo admissional.
Apesar de ser um processo bastante demorado e burocrático, hoje já é possível automatizá-lo e o próprio funcionário fazer sua admissão. Com a Convenia, por exemplo, desde o preenchimento dos dados e entrega de documentos até a assinatura do contrato de trabalho, é tudo feito digitalmente.
Folha de pagamento
O fechamento da folha de pagamento é a tarefa mais importante da área de departamento pessoal, uma vez que todas as tarefas ditas até agora são compiladas e devem resultar em uma folha de pagamento sem erros, a fim de diminuir e evitar as temidas ações trabalhistas.
Dentre as diversas rotinas que envolvem o fechamento da folha, as principais são:
- Análises de processos;
- Cálculo de salário;
- Retenção de Imposto de Renda;
- Depósitos;
- Entrega de holerites/contracheques;
- Pagamentos às devidas agências governamentais.
Para ajudar nessa missão, muitas empresas terceirizam o fechamento da folha, o conhecido “BPO da Folha de pagamento”. Plataformas como a Convenia, fecham a FOPAG de empresas que querem minimizar e até extinguir erros com essas tarefas e ter um atendimento especializado em legislação tributária.
Controle de ponto e banco de horas
O registro de ponto é uma obrigatoriedade para todas as empresas com mais de 10 funcionários e, como essa atividade está diretamente ligada à folha de pagamento, passa a ser responsabilidade do departamento pessoal também.
Além das obrigações ligadas a horas extras, banco de horas e período de compensação, o profissional do DP precisa estar extremamente atento às regras de exceções, como cargos de confiança e trabalhadores externos, por exemplo. O ideal para fazer essa gestão do ponto é contratar ferramentas que automatizam desde a batida até o envio das informações para folha de pagamento.
Controle de férias
A gestão e o controle de férias é outra tarefa que impacta muito no orçamento do DP. O controle precisa ser fiel para que não haja passivos trabalhistas, devido a férias vencidas e não gozadas. Além de colaboradores estressados e descontentes por não descansarem.
Algumas medidas podem ser tomadas para facilitar a vida do DP em relação às tarefas de gestão de férias, como evitar o controle em planilhas e solicitações de pedidos de férias por e-mail, não ter pleno conhecimento da CLT e por fim, automatizar esse controle em plataformas como o Convenia.
Gestão de benefícios
Após a folha de pagamento, gestão de benefícios tende a ser o custo mais alto da área de Pessoal, e consequentemente da empresa. Se esse for o seu caso, isso é bom, significa que sua empresa se importa muito com pessoas.
A gestão de benefícios inclui diversas rotinas essenciais, dentre elas:
- Criação da Política de Benefícios;
- Contratação de Fornecedores;
- Recargas mensais;
- Faturamento mensal;
- Rotinas Operacionais como reembolso, movimentações de benefícios e beneficiários;
- Atendimento ao colaborador;
- Acompanhamento e atualização da política de benefícios conforme a legislação.
Apesar de ser uma tarefa da área de DP, a gestão de benefícios é quase um departamento à parte, pois os profissionais que lidam com essa demanda precisam ser altamente qualificados.
Desligamento de funcionários
Todo o processo de desligamento de um funcionário passa pelos profissionais do departamento pessoal, responsáveis por representar a empresa junto aos órgãos oficiais.
O primeiro passo de um desligamento dependerá do tipo de desligamento, as quatro modalidades de demissão mais comuns são: rescisão por justa causa, rescisão sem justa causa, acordo entre as partes e pedido de demissão. Cada uma tem um passo a passo e uma legislação específica que cabe ao profissional de DP estudar e saber na ponta da língua. Após formalizar o desligamento e recolher as documentações, todo o processo deve ser enviado para a contabilidade finalizá-lo.
O módulo de desligamento da Convenia possui um checklist para auxiliar no controle dos documentos necessários e tarefas a serem executadas, além da facilidade do envio do processo em um clique para o contador cadastrado.
Assim como a área de recursos humanos, o departamento pessoal está passando por uma revolução tecnológica, hoje é possível automatizar 100% dos processos da área com baixo custo. A Plataforma de departamento pessoal da Convenia, por exemplo, é em nuvem, permitindo o acesso de qualquer lugar ou dispositivo e administra todas as tarefas do DP, elimina planilhas e ajuda a reduzir em 80% os custos operacionais.
Essas tecnologias estão evoluindo de forma acelerada e proporcionando tanto ao RH quando ao DP uma vida menos burocrática e muito mais tempo para se dedicar a questões estratégicas. Se você tiver alguma dúvida, ou quiser conversar sobre o que a Convenia faz, entre em contato com a gente, ou faça um teste grátis na nossa plataforma por 14 dias.
