Toda empresa está sujeita à fiscalização do trabalho. É por meio dela que o Poder Público garante o cumprimento das Leis Trabalhistas e assegura que os direitos dos colaboradores estão sendo cumpridos pelos empregadores.
Estar preparado para receber os auditores é fundamental. Qualquer inconformidade encontrada por eles pode gerar penalidades significativas, acarretando em perdas financeiras e prejudicando a imagem da organização perante o mercado.
As inspeções podem ocorrer sem avisos. Portanto, é muito importante que o RH e DP se previnam. Isso sem falar que, além de evitar problemas junto à fiscalização, cumprir todos os requisitos necessários também é sinal de respeito aos trabalhadores.
Mas afinal, o que é fiscalização do trabalho exatamente? Nesse artigo explicaremos essa questão, quem é responsável pela sua realização e como o DP e o RH podem se preparar para esse momento.
O que é a fiscalização do trabalho?
A fiscalização do trabalho, como o próprio termo sugere, consiste em uma inspeção relacionada ao cumprimento da legislação trabalhista. Seu objetivo é garantir que as empresas estejam em dia com os direitos de seus colaboradores.
Trata-se de uma averiguação que compete privativamente à União – especificamente no MTPS do Governo Federal. Mais que combater a informalidade, ela também é importante para orientar trabalhadores e empregadores a se manterem em dia com os direitos do colaborador.
Os auditores responsáveis gozam dos poderes de investigação, livre acesso, injunção, notificação para correção de irregularidades, expedição de notificação de débito, autuação, mediação, autenticação e autorização.
Entenda melhor como funciona as atividades da fiscalização do trabalho nos próximos itens.
Como funciona?
A fiscalização do trabalho pode ocorrer de diferentes formas. Conhecê-las é uma atribuição do Departamento Pessoal para que, assim, seja mantida a plena conformidade com as exigências trabalhistas e com os direitos dos trabalhadores. São elas:
Fiscalização por denúncia
A inspeção do trabalho por denúncia tem início depois que alguém realiza denúncias aos órgãos competentes. Elas geralmente são relacionadas às obrigações trabalhistas, como pagamento de impostos, ou riscos aos colaboradores ligados às condições de trabalho.
As denúncias podem ser feitas para o Ministério do trabalho pelo telefone 158
Fiscalização dirigida
De acordo com a Portaria MTP Nº 547, que disciplina a atuação da inspeção do trabalho, fiscalização dirigida é aquela “cujo início e desenvolvimento ocorrem nos locais de trabalho ou estabelecimentos fiscalizados”.
Ela pode ocorrer em qualquer empresa, nas datas planejadas pela Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT) ou pela Secretaria Regional do Trabalho e Emprego (SRTE).
Fiscalização indireta
Por sua vez, a fiscalização trabalhista indireta é focada somente na análise documental. Nela, os fiscais realizam a verificação dos documentos fornecidos pelas empresas que receberam a Notificação para Apresentação de Documentos (NAD).
A NAD é um comunicado oficial indicando a necessidade da empresa apresentar documentação às Delegacias Regionais do Trabalho.
Fiscalização imediata
Ocorre quando o auditor constata irregularidades, mesmo sem procedimento em aberto, averiguando iminente risco aos trabalhadores, o que engloba toda situação de trabalho que possa causar acidente ou doença com lesão ao profissional.
Este tipo de fiscalização obriga a comunicação à chefia técnica imediata, seguindo para o auto de infração ou expedição de termo de embargo ou interdição.
Fiscalização para análise de acidente do trabalho
Trata-se da fiscalização originada de notícia sobre ocorrência de acidente de trabalho grave ou fatal. Nela, os auditores coletam informações e analisam o ambiente laboral para determinar os fatores que causaram o fato.
A empresa é obrigada a prestar socorro e comunicar o acidente por meio Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), evento SST do eSocial. Em caso de morte, a comunicação deve ser imediata junto à autoridade competente.
Fiscalização do recolhimento do FGTS e Contribuição Social
Por fim, há a fiscalização focada no pagamento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e na Contribuição Social.
Em caso de irregularidade, a empresa recebe uma Notificação Fiscal para Recolhimento da Contribuição (comunicado oficial que obriga a organização a realizar o pagamento) , além do auto de infração.
Quando a fiscalização acontece?
Como você pôde ver logo acima, a fiscalização do trabalho pode ocorrer de diversas formas e ter diferentes origens. De maneira geral, ela é motivada por uma denúncia, chamada de Notícia de Fato.
Nesse sentido, ela pode ser feita por auditor-fiscal depois de uma autuação, por um Juiz do Trabalho após constatar irregularidades em uma ação trabalhista, por um procurador depois de um parecer ou mesmo por meio da queixa de um ou mais trabalhadores.
De acordo com a o marco regulatório da legislação trabalhista, os auditores da Secretaria do Trabalho têm livre acesso às dependências das organizações. Além do poder de investigação, eles também podem estipular obrigações às empresas investigadas.
Inclusive, o auditor fiscal do trabalho, quando munido de credencial, pode ingressar livremente e sem aviso prévio em todos os locais de trabalho, sejam eles públicos ou privados, em qualquer dia e horário.
A fiscalização não tem duração específica. Ela leva o tempo necessário para que toda a averiguação necessária seja feita na organização.
Também compete aos auditores-fiscais apreender documentos, equipamentos, materiais, livros e o que mais for pertinente para averiguar eventuais irregularidades. Nessas ocasiões, é necessário emitir um auto de guarda e apreensão, que deve descrever as razões da apreensão.
Além dessas inspeções presenciais, que inclusive podem incluir entrevistas com os colaboradores, também há a fiscalização do trabalho feita à distância. Ela consiste na análise de documentos e no cruzamento de informações.
Em todos os casos, sempre que os fiscais constatarem alguma inconformidade relacionada à legislação trabalhista, um auto de infração é emitido e um processo administrativo é iniciado, respeitando o direito à ampla defesa, ao sigilo e ao contraditório da organização.
Quem faz a fiscalização?
A fiscalização do trabalho pode ser realizada por dois órgãos diferentes: o Ministério Público do Trabalho (MPT), por meio de procuradores do trabalho, e pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTPS), na atuação de auditores trabalhistas.
No caso do antigo Ministério do Trabalho e Emprego, vale ressaltar que a sua atuação é exclusivamente administrativa. Isso significa que os representantes do MTPS agem de forma extrajudicial.
Representando esse órgão, os auditores-fiscais do trabalho (AFT) têm competência e legitimidade para fiscalizar as organizações e também prestar orientações, a fim de assegurar o pleno cumprimento da legislação trabalhista.
Entre as atribuições dos AFT, está a realização de visitas de inspeção, a emissão de notificações para a solicitação de documentos e a lavratura de autos de infração. Eles também podem impor apreensões, multas administrativas, interdições, entre outras penalidades.
Por sua vez, o Ministério Público do Trabalho, por intermédio de seus procuradores, pode tomar todas as providências cabíveis para que os direitos do colaborador sejam cumpridos, o que também inclui ações judiciais.
Isso porque, o MPT é um órgão autônomo. Ou seja, ele pertence ao Ministério Público da União e não está na alçada de nenhum dos três poderes (nem do Legislativo, nem do Judiciário ou do Executivo).
Setores mais impactados pela fiscalização do trabalho
Alguns setores costumam ser mais impactados pela fiscalização do trabalho do que outros. Segundo dados do Radar SIT – Painel de Informações e Estatísticas da Inspeção do Trabalho no Brasil, as atividades econômicas (CNAEs) mais autuadas entre 2012 e agosto de 2022 foram:
- Comércio e reparação de veículos automotores e motocicletas, com 545.312 autuações;
- Indústrias de transformação, com 438.749 autuações;
- Construção, com 376.340 autuações;
- Alojamento e alimentação, com 160.572 autuações;
- Transporte, armazenagem e correio, com 147.241 autuações;
- Atividades administrativas e serviços complementares, com 133.167 autuações;
- Agricultura, pecuária, produção florestal, pesca e aquicultura, com 116.094 autuações;
- Saúde humana e serviços sociais, com 84.405 autuações;
- Educação, com 76.237 autuações;
- Atividades profissionais científicas e técnicas, com 46.754 autuações.
Considerando apenas as CNAEs mais autuadas até meados de 2022, a ordem das primeiras colocações segue a mesma.
As maiores autuações até junho de 2022 no Brasil foram:
- – Irregularidades no FGTS (44,09%),
- – Irregularidades através da própria fiscalização 12,04%);
- – Registro e Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) (9,90%).
No gráfico abaixo é possível ver a lista completa de autuações:
E como o DP pode se preparar para a fiscalização?
Estar preparado para a fiscalização do Ministério do Trabalho é imprescindível para evitar penalidades. Afinal, além dos prejuízos financeiros, elas também prejudicam a imagem do negócio perante o mercado e, diretamente, o trabalho do DP e Financeiro, que atuam nas conformidades da lei trabalhista.
Mais do que isso: manter-se em dia com a legislação trabalhista é sinal de respeito aos direitos dos trabalhadores. Entre os cuidados mais importantes que o Departamento Pessoal deve manter para não ter problemas nas inspeções, destacam-se:
Documentação para a segurança do trabalho
Os auditores-fiscais do trabalho podem solicitar qualquer documento trabalhista para os empregadores. Não caberia citar todos neste artigo, mas vale ficar atento àqueles que normalmente são avaliados no DP. Eles incluem:
- Fichas de registro dos colaboradores;
- Folhas ou cartões de ponto;
- Comprovantes de horas extras trabalhadas;
- Contracheques;
- Exames admissionais e exames demissionais;
- Entre outros.
Quanto à segurança do trabalho, os auditores também podem pedir todo tipo de documentação. A lista é extensa, e varia conforme o grau de risco do segmento em que a empresa atua e a presença ou não de denúncia.
Entre os documentos mais solicitados, destacam-se:
- Comunicados de Acidente de Trabalho (CAT’s) recentes;
- Ficha de EPIs;
- Comprovantes de treinamentos de segurança;
- Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
- Ordem de Serviço;
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Entre outros.
Junto da análise da documentação, a fiscalização também pode avaliar o ambiente laboral e conversar com os colaboradores, principalmente para averiguar se eles estão cientes dos riscos das atividades praticadas, uma vez que é obrigação da empresa informá-los.
Dê atenção especial para o Livro de Inspeção do Trabalho
O Livro de Inspeção do Trabalho é um instrumento utilizado pelos auditores-fiscais. Cabe à empresa prezar pela guarda do documento e possuir suas cópias, tanto na matriz, quanto em suas respectivas filiais.
Nele, estão todas todas as informações sobre as inspeções, desde a primeira até as mais recentes visitas. Isso inclui anotações sobre o ambiente laboral, eventuais irregularidades, prazos de regularização para itens de não conformidade, entre outras.
Trata-se de uma ferramenta imprescindível para os esforços de fiscalização do trabalho e para que as organizações mantenham-se devidamente regularizadas. Inclusive, não possuir o livro é uma infração sujeita a penalidades, o que inclui multas de R$ 201,27 a R$ 2.012,66.
As empresas de pequeno porte (EPP) e as microempresas (MEs) não são obrigadas a manter o Livro de Inspeção do Trabalho. Todas as demais devem possuí-lo, conforme determina a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
O RH também ajuda nessa preparação?
Além das atribuições próprias do Departamento Pessoal, a preparação para a fiscalização do trabalho ainda deve incluir gestão de Recursos Humanos. As funções mais importantes do RH para assegurar o alinhamento à legislação trabalhista incluem:
Organize uma auditoria interna
Para não ser surpreendido por inconformidades e acabar tendo problemas com a fiscalização do trabalho, é muito importante antecipar-se. A melhor maneira de fazer isso é por meio de uma auditoria própria.
Portanto, antes mesmo de receber a visita de um auditor-fiscal, não deixe de fazer um levantamento completo. Ele deve partir da própria iniciativa do RH e contemplar tudo o que for pertinente em termos trabalhistas.
Isso vai desde a verificação do pagamento de impostos, das condições de segurança no trabalho, além da atualização dos documentos e registros. Dos contratos, às horas extras, adicionais, extratos previdenciários e rescisões, tudo deve ser contemplado.
Mantenha a documentação dos colaboradores sempre pronta
Com a auditoria pronta, o foco é na documentação dos colaboradores. Considerando que a fiscalização do trabalho pode ocorrer a qualquer momento e sem avisos prévios, você precisa ter todas as informações disponíveis, para poder consultar sempre que necessário.
Não deixe de ordenar os arquivos por data e tipo, investir na digitalização para tornar sua guarda mais segura e seu acesso mais prático, além de coletar e atualizar as devidas assinaturas.
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