Modelo de planilha de controle de férias dos colaboradores: entenda e faça download!

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Especialmente após a reforma trabalhista, é essencial que todo administrador conheça a fundo os direitos dos trabalhadores e saiba como manter obrigações e benefícios em dia e bem organizados.

Contar com o auxílio de softwares especializados para automatizar serviços repetitivos e realizar planilhas completas pode ser a diferença entre fazer um fechamento de mês simples e seguro e passar horas a fio checando informações para criar uma folha de pagamento correta.

Deseja descomplicar suas rotinas de RH e planejar melhor os períodos de férias dos funcionários e não sabe por onde começar? Siga a leitura e faça o download do nosso modelo de planilha de controle de férias!

Como gerenciar as férias dos colaboradores

Em qualquer tipo de companhia, manter um controle das férias dos empregados é essencial para que se possa planejar os processos do próprio negócio e controlar tanto sua produtividade quanto seu rendimento.

Antes mesmo de definir qual será o mecanismo utilizado pela companhia para monitorar e calcular os períodos e férias dos empregados, é importante que o gestor entenda bem o que diz a legislação neste sentido e conheça ainda as convenções coletivas de suas categorias, que podem trazer orientações complementares ou mesmo divergentes das gerais.

É importante informar ao colaborador quanto aos direitos que possui explicar como funcionam suas férias, já que assim você evitará conflitos e poderá esclarecer eventuais dúvidas. Feriados também devem ser estabelecidos ainda com certa antecedência para que se possa organizar o trabalho na companhia e não perder a produtividade.

Manter o diálogo aberto é essencial, afinal, o período de férias pode ser dividido em até três vezes de acordo com o que determinou a reforma trabalhista, dando margem para que patrões e empregados negociem bem como se dará o seu funcionamento e encontrem um meio termo que atenda tanto às necessidades da empresa quanto aos desejos do colaborador.

Criar um calendário de férias e compartilhá-lo com os colaboradores pode facilitar bastante as coisas, já que o documento pode ser utilizado na programação de escalas. Tente dar uma cópia para cada um deles com um mínimo de trinta dias antes de suas férias, mantendo sempre um registro (preferencialmente assinado) também para o RH.

Passo a passo para usar corretamente a planilha de controle de férias

Todo controle eficiente de períodos de férias de colaboradores exige que o gestor saiba exatamente quando ele começa e termina, bem como quais os valores devidos (já pagos e a pagar).

Ter uma planilha simplifica todo o processo: além de poder acessá-la a qualquer momento e em qualquer lugar por meio de um dispositivo compatível, o gestor consegue visualizar bem lançamentos e cálculos relativos a férias, tendo total controle da obrigação.

Pensando nisso, elaboramos uma planilha simples, para que qualquer administrador consiga inserir dados e obter os resultados pretendidos. Entenda o passo a passo para manejá-la corretamente:

Insira os dados solicitados

Ao abrir a planilha no Microsoft Excel, você verá uma breve explicação sobre como utilizá-la na aba “Como usar esta planilha”. Ela dá instruções gerais de uso e explica um pouco sobre suas funcionalidades.

Na aba seguinte, denominada “Funcionários”, você poderá cadastrar os colaboradores e já alimentar a base de dados para manter suas férias em dia. Você deverá anotar dados como data de contratação e saldo de férias, sendo que na quarta coluna há um alerta de pendências em que pode constar “Sem pendências” ou “Atenção! Férias vencidas”.

Visualize as férias dos colaboradores

Uma vez alimentada a planilha com os dados iniciais, é hora de passar para a aba “Lançamento de férias”. Nela, você deverá mais uma vez informar o nome de cada empregado e, em seguida, incluir também os períodos de férias de que gozou ou que tem a gozar (nas colunas “de” e “até”).

A planilha será capaz, assim, de calcular e preencher as colunas com saldo de férias, dias utilizados e novo saldo após o gozo de férias para cada um dos funcionários.

Obtenha o cálculo do período solicitado

Na aba “Cálculo e controle de férias” você poderá fazer os cálculos dos valores devidos aos colaboradores um a um. Em primeiro lugar, você deve informar qual sua remuneração base, o valor devido ao INSS e dias de férias (gozados e abonados).

Feito isso, pode partir para os cálculos, informando valores e descontos quanto a valor de férias e abonos pecuniários, 1/3 quanto às férias e ao abono e valores relativos ao INSS. Assim, poderá obter o valor líquido devido ao funcionário por suas férias.

Benefícios de softwares especializados

Ainda que a planilha possa funcionar bem, — sobretudo para empresas de pequeno porte — nem sempre ela é a melhor opção para administradores que desejam mais eficiência e segurança tanto para o controle das férias de seus funcionários quanto para outros aspectos de sua vida na instituição.

O Microsoft Excel não é tão responsivo, prático e seguro para quem busca mais do que apenas visualizar informações nem se contenta a ficar restrito a fórmulas simples que são aceitas pelo programa — que, além de tudo, não é capaz de reconhecer falhas humanas e pode vir a não funcionar para certos casos.

Automatizar processos como um todo e optar por um software de departamento pessoal de excelência, assim, é uma decisão estratégica inteligente para quem quer cortar gastos, facilitar a circulação de informações e ganhar em competitividade, já que fica mais rápido e simples controlar as rotinas do RH da empresa.

Além do ganho em produtividade por parte dos colaboradores responsáveis pelo RH da instituição, os softwares especializados são capazes de destrinchar rotinas burocráticas, e evitar erros que podem dar causa até mesmo a processos trabalhistas ou tributários e pesar para o bolso.

Vale a pena investir em um software para que seu negócio seja capaz de implantar uma visão mais sistêmica dos processos e permitir que o departamento pessoal possa documentar sua experiência e desenvolver cada vez mais recursos que gerem ganho de tempo e produtividade.

E então, entendeu como organizar de vez o RH do seu negócio e controlar corretamente as rotinas do setor? Faça o download do nosso modelo de planilha de controle de férias dos colaboradores e ganhe tempo para aumentar sua performance na empresa!

Gestão e cálculo de férias com abono pecuniário

 

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