Especialmente após a reforma trabalhista, é essencial que todo administrador conheça a fundo os direitos dos trabalhadores e saiba como manter obrigações e benefícios em dia e bem organizados.
Contar com o auxílio de softwares especializados para automatizar serviços repetitivos e realizar planilhas completas pode ser a diferença entre fazer um fechamento de mês simples e seguro e passar horas a fio checando informações para criar uma folha de pagamento correta.
E para te ajudar a gerenciar o controle de férias dos colaboradores e otimizar a sua rotina de RH, preparamos uma planilha exclusiva para a sua empresa! Continue conosco para aprender como usá-la corretamente.
Deseja descomplicar suas rotinas de RH e planejar melhor os períodos de férias dos funcionários e não sabe por onde começar? Siga a leitura e faça o download do nosso modelo de planilha de controle de férias!
Como gerenciar a planilha de controle de férias dos colaboradores?
Em qualquer empresa, manter o controle das férias dos empregados é essencial para se poder planejar os processos do próprio negócio e controlar tanto sua produtividade quanto seu rendimento.
Antes mesmo de definir qual será o mecanismo utilizado pela companhia para monitorar e calcular os períodos e férias dos empregados, é importante que o gestor entenda bem o que diz a legislação neste sentido e conheça ainda as convenções coletivas de suas categorias, que podem trazer orientações complementares ou mesmo divergentes das gerais.
É importante informar ao colaborador quanto aos direitos que possui e explicar como funcionam suas férias, já que assim evitará conflitos e poderá esclarecer eventuais dúvidas. Feriados também devem ser estabelecidos ainda com certa antecedência para se poder organizar o trabalho na companhia e não perder a produtividade.
Manter o diálogo aberto é essencial, afinal, o período de férias pode ser dividido em até três vezes conforme a reforma trabalhista, dando margem para que patrões e empregados negociem bem como se dará o seu funcionamento e encontrem um meio-termo que atenda tanto às necessidades da empresa, quanto aos desejos do colaborador.
Criar um calendário de férias e compartilhá-lo com os colaboradores pode facilitar bastante as coisas, já que o documento pode ser utilizado na programação de escalas. Tente dar uma cópia para cada um deles com um mínimo de trinta dias antes de suas férias, mantendo sempre um registro (preferencialmente assinado) também para o RH.
A seguir, vamos te dar um passo a passo para usar uma planilha de controle de férias corretamente. Mas, existem soluções que dispensam as planilhas e automatizam a gestão de férias, facilitando a rotina tanto para empresa, quanto para o colaborador.
Passo a passo para usar corretamente a planilha de controle de férias
Toda planilha de controle de férias de colaboradores exige que o gestor saiba exatamente quando as férias devem começar e terminar, bem como quais os valores devidos – conhecidos como já pagos e a pagar.
Ter uma planilha simplifica todo o processo: além de poder acessá-la a qualquer momento e em qualquer lugar por um dispositivo compatível, o gestor consegue visualizar bem lançamentos e cálculos relativos a férias, tendo total controle da obrigação.
Pensando nisso, elaboramos uma planilha simples, para que qualquer administrador consiga inserir dados e obter os resultados pretendidos. Entenda o passo a passo para manejá-la corretamente:
Insira os dados solicitados
Ao abrir a planilha no Microsoft Excel, você verá uma breve explicação sobre como utilizá-la na aba “Como usar esta planilha”. Ela dá instruções gerais de uso e explica um pouco sobre suas funcionalidades.
Na aba seguinte, denominada “Funcionários”, você poderá cadastrar os colaboradores e já alimentar a base de dados para manter suas férias em dia. Você deverá anotar dados como data de contratação e saldo de férias, sendo que na quarta coluna há um alerta de pendências em que pode constar “Sem pendências” ou “Atenção! Férias vencidas”.
Visualize as férias dos colaboradores
Uma vez alimentada a planilha de controle de férias com os dados iniciais, é hora de passar para a aba “Lançamento de férias”. Nela, você deverá mais uma vez informar o nome de cada empregado e, em seguida, incluir também os períodos de férias de que gozou ou que tem a gozar (nas colunas “de” e “até”).
A planilha será capaz, assim, de calcular e preencher as colunas com saldo de férias, dias utilizados e novo saldo após o gozo de férias para cada um dos funcionários.
Obtenha o cálculo do período solicitado
Na aba “Cálculo e controle de férias” você poderá fazer os cálculos dos valores devidos aos colaboradores um a um. Em primeiro lugar, você deve informar qual sua remuneração base, o valor devido ao INSS e dias de férias (gozados e abonados).
Feito isso, pode partir para os cálculos, informando valores e descontos quanto a valor de férias e abonos pecuniários, 1/3 quanto às férias e ao abono e valores relativos ao INSS. Assim, poderá obter o valor líquido devido ao funcionário durante suas férias.
Benefícios de softwares especializados
Ainda que a planilha possa funcionar bem, — sobretudo para empresas de pequeno porte — nem sempre ela é a melhor opção para administradores que desejam mais eficiência e segurança tanto para o controle das férias de seus funcionários quanto para outros aspectos de sua vida na instituição.
O Microsoft Excel não é tão responsivo, prático e seguro para quem busca mais do que apenas visualizar informações nem se contenta a ficar restrito a fórmulas simples aceitas pelo programa — que, além de tudo, não consegue reconhecer falhas humanas e pode vir a não funcionar para certos casos.
Automatizar processos como um todo e optar por um software de gestão de férias de excelência, assim, é uma decisão estratégica inteligente para quem quer cortar gastos, facilitar a circulação de informações e ganhar em competitividade, já que fica mais rápido e simples controlar as rotinas do RH da empresa.
Além do ganho em produtividade por parte dos colaboradores responsáveis pelo RH da instituição, os softwares especializados são capazes de destrinchar rotinas burocráticas, e evitar erros que podem dar causa até mesmo a processos trabalhistas ou tributários e pesar para o bolso.
Vale a pena investir em um software para que seu negócio consiga implantar uma visão mais sistêmica dos processos e permitir que o departamento pessoal possa documentar sua experiência e desenvolver cada vez mais recursos que gerem ganho de tempo e produtividade.
Quais as vantagens de se ter um controle de férias?
Primeiramente, essa ferramenta é capaz de otimizar o tempo e a rotina do setor de RH ou DP. Além disso, uma planilha de controle de férias dos colaboradores gera inúmeras vantagens para a empresa e a equipe de trabalho.
Vantagens para a empresa
Maior controle dos colaboradores
Ter um controle sobre quais colaboradores estarão de férias em determinados períodos do ano facilita toda a gestão do RH e DP. Permite que tarefas não se acumulem, que tenha remanejamento de pessoas se necessário, evita pagamentos errôneos, entre outras questões.
Mês a mês, os gestores conseguirão visualizar com clareza quem vai entrar de férias ou quem já passou pelo período de descanso.
Esse instrumento pode ajudar também a reduzir a rotatividade de pessoal, visto que melhora a gestão das férias e deixa o colaborador mais tranquilo para se planejar. Além disso, os possíveis conflitos internos relacionados ao descanso diminuem, melhorando o clima organizacional efetivamente.
Previsão de contratação temporária
Caso a empresa precise de mão de obra especializada no período em que alguns colaboradores estão de férias, é possível investir em contratação temporária. Nesse caso, a organização abre vagas temporárias e contrata um profissional para cumprir as férias de um colaborador.
A planilha permite que gestores visualizem com clareza em qual momento será necessária a contratação temporária. Assim, a empresa consegue se organizar para contratar os profissionais qualificados para função no momento adequado, e não atrasar as entregas.
Otimização do tempo
Com o gerenciamento das férias, o líder saberá exatamente quando serão as férias dos membros da equipe. Com isso, será mais fácil organizar as tarefas para cada trabalhador.
Dessa maneira, é possível evitar o acúmulo de tarefas importantes dias antes do período de férias deles. Assim como criar um plano de ação de adiantamento de tarefas, como um mutirão para deixar tudo preparado.
Todos saem ganhando com cada coisa em seu lugar e no tempo certo. Os gestores também conseguem planejar as próprias férias com mais facilidade.
Vantagens para o colaborador:
Planejamento prévio
Sabendo quando vai tirar férias, o colaborador irá trabalhar com mais confiança e certeza de que a empresa está organizando o seu período de descanso e cumprindo os direitos trabalhistas. Assim, ele vai conseguir planejar a sua rotina diária para não deixar nada acumulado antes de sair de férias.
Geralmente, os colaboradores gostam de escolher um determinado mês para tirar as suas férias, seja para conciliar com o período em que os filhos também estão de férias escolares ou mesmo para marcar uma viagem em família com mais tranquilidade.
Nesse ponto é importante que o RH ouça o colaborador sobre esses momentos, pois é a única maneira de descanso a longo prazo que o profissional terá. Se for tudo bem gerido, o colaborador se sentirá pertencente, ouvido e irá ter mais motivação na volta ao trabalho.
Facilidade para negociação
Negociar o período de férias ficará mais simples para a empresa e para o colaborador com uma planilha de controle desses eventos. Lembrando que a legislação determina que o trabalhador tire as suas férias anualmente. Caso as férias não ocorram, a empresa pode precisar pagar o período em dobro, conforme o artigo 137 da CLT.
Portanto, o colaborador vai negociar as suas férias no período que lhe cabe e a empresa poderá se organizar para conceder o período de descanso com mais certeza e precisão.
Agora que você já sabe da importância de manter as informações dos colaboradores organizadas, convidamos você a baixar a nossa planilha de cálculos e controle de férias exclusiva!
Isso significa otimizar o tempo na gestão de tarefas e do dia a dia dos gestores, resultando em rotinas mais sólidas nas organizações. Baixe a planilha gratuitamente e comece a usá-la em sua empresa.
