O plano orçamentário é um documento essencial para a saúde financeira da empresa. E o Departamento Pessoal e o Recursos Humanos precisam compreendê-lo para organizarem seus gastos alinhados às necessidades da organização.
Ou seja, sem esse controle financeiro, os setores de gestão de pessoas não conseguirão atender as necessidades da empresa. Em paralelo, a organização como um todo não estará em conformidade com a lei.
Se você busca evitar esses problemas e ter um plano estratégico e eficiente, fique com a gente nos próximos tópicos e entenda um pouco mais sobre o que é, qual a importância e como montar um planejamento orçamentário!
O que é plano orçamentário e porquê você deveria utilizá-lo
De modo geral, o plano orçamentário nada mais é do que um planejamento do orçamento da empresa. Os principais objetivos desta organização estratégica são:
- Contabilidade: organizar e controlar as finanças por meio do balanço das despesas e gastos ocorridos em determinado período;
- Previsões: projeta e simula os dados através do histórico, metas internas e situações externas (como exemplo, a instabilidade econômica do país).
O RH consegue fazer o controle orçamentário em diversos momentos. Um deles pode ocorrer ao elaborar um planejamento de custos para um workshop ou treinamento. Assim, é possível compreender antemão se o valor do investimento é válido, e qual será a meta a ser alcançada para cobrir os custos.
A estrutura do plano orçamentário deve conter os seguintes fatores:
- Custos;
- Despesas;
- Receitas;
- Investimentos.
Este último é tido como um fator opcional, visto que o planejamento orçamentário empresarial não obriga aplicar melhorias para equilibrar as contas. Ele deve ser aplicado apenas quando há um plano de crescimento, decorrente da “visão” da empresa. No próximo tópico, explicaremos com mais detalhes os outros três pontos essenciais.
Receitas, despesas e custos: conceitos centrais do planejamento
Uma previsão orçamentária empresarial não existe sem a organização e controle das receitas, despesas e custos incorridos em determinado período. Isso porque, eles são os principais indicadores para conseguir analisar os dados e estruturar o plano financeiro.
A começar pela receita, que engloba todo o capital da instituição proveniente de sua atividade. A contabilidade dela é decorrente, principalmente, das vendas do produto ou serviço.
É importante ressaltar que seu conceito difere de lucratividade, uma vez que este se trata do valor restante da receita, após pagamento das despesas, impostos e demais obrigações financeiras.
Os tipos de receitas existentes no plano empresarial, são:
- Bruta: o faturamento completo, sem descontos;
- Principal: o “carro-chefe” de vendas;
- Secundária: os demais produtos/serviços em destaque no ranking;
- Líquida: já contabilizando a dedução de impostos;
- Sobras de materiais: venda de materiais não utilizados na produção, para um mercado B2B;
- Financeira: vinda de aplicações financeiras/investimentos no mercado;
- Não operacional e não recorrente: faturamento esporádico, por exemplo, de um evento promovido pela instituição.
Após, temos o conceito de despesas. Ele diz basicamente sobre os gastos diretos ou indiretos da empresa para a sua obtenção de receita.
Há dois tipos de despesas, a regular e a extraordinária. A primeira trata sobre aqueles gastos recorrentes, como salários, aluguel, contas de consumo, etc. Já a segunda é para aquelas eventuais, como multas ou emergências.
Por último temos os custos, que são reflexo dos gastos com a produção. Eles são divididos em 4 tipos:
- Diretos: essenciais para produzir o produto/serviço, e por conta disso deve ser incluído no valor final do material;
- Indiretos: subentendido como despesa recorrente, que interfere na produção de forma secundária;
- Fixos: aqueles custos de gasto que possuem sempre o mesmo valor;
- Variáveis: se alteram conforme aumento da produção, escolha da embalagem, escassez da matéria-prima, etc.
Tipos de plano orçamentário
Existem diversos modelos de plano orçamentário, e cada empresa deve estudar seus tipos para compreender qual é o mais interessante para o negócio. Abaixo, explicamos quais são eles e como você pode aplicá-los no seu setor.
Planejamento ajustado
O planejamento orçamentário ajustado, também conhecido como forecast ou revisado, é um formato que permite eventuais ajustes. Eles podem ocorrer de acordo com mudanças do mercado, visando garantir a saúde financeira da instituição.
Esse é um bom modelo para se adotar quando há muitos fatores externos que podem influenciar na concretização do plano.
Por exemplo, se o RH organizou uma palestra, mas houve um problema no transporte do palestrante, forçando o adiamento do evento. Isso poderá impactar nos gastos, visto que a preparação do local, os alimentos e bebidas do coffee break, entre outros, precisarão ser revistos.
Planejamento estático
O plano estático não pode ser alterado durante todo seu período de execução, independente dos resultados da empresa. É comum que haja apenas uma meta ampla a ser atingida, como ter um budget de R$10 mil para ações de endomarketing.
Isso significa que não há uma estratégia detalhada para ser seguida. O objetivo é apenas cumprir com o orçamento estipulado, sendo responsabilidade do RH distribuir esse valor da forma que achar melhor.
Ele deve ser revisado semestralmente ou trimestralmente, a fim de acompanhar os resultados das aplicações e analisar melhorias ou manutenção no futuro.
Planejamento flexível
Ao contrário do modelo ajustado e estático, o plano flexível conta com uma margem/previsão de orçamento. Por conta disso, ele pode ser alterado a qualquer momento.
O orçamento do RH, nesse exemplo, pode ser visto nas contratações de fim de ano. Quando estipula-se uma média de recrutamento temporário, mas que pode variar de acordo com a demanda daquele momento.
Planejamento matricial
Esse tipo de plano orçamentário é feito por meio de uma matriz que cruza dados de dois eixos:
- Entidades: representam os setores/departamentos da empresa;
- Pacotes: representam as despesas, receitas, custos ou investimentos da empresa.
Isso é feito para que cada subdivisão receba um orçamento justo, de acordo com suas necessidades. Ele pode ocorrer tanto de forma ampla como setorizada. Ou seja, pode ser definido um plano matricial para a empresa toda, ou então um orçamento via matriz feito para cada departamento.
Por exemplo, o RH pode fazer uma matriz própria para atender as entidades jurídicas, endomarketing, departamento pessoal, entre outros. Ou então, pode ser feito um planejamento geral, considerando a entidade de contabilidade, RH, administração, produção, etc.
Planejamento incremental
O plano financeiro incremental funciona baseado na análise e elaboração de projeções posteriores. Ou seja, avalia-se o que deu certo anteriormente, e aplica para o próximo período. É um planejamento superficial, mas que é prático e ágil.
Ele pode ser utilizado para ações de baixo risco, por exemplo, na produção de kits institucionais para os colaboradores. Basta verificar quanto foi gasto no último envio para se prever o orçamento, considerando a variação no quadro de funcionários e fatores como a inflação.
Planejamento contínuo
Também chamado de Rolling Forecast, o planejamento contínuo é aquele revisado a cada mês, trimestre ou semestre. Seu intuito é garantir que o orçamento esteja sempre atualizado através de percepções de aplicação ou previsão.
Por exemplo, o budget para processo seletivo é de R$10 mil por trimestre. Todavia, após a análise do primeiro trimestre, foi visto que esse valor não foi totalmente utilizado, e portanto, pode ser diminuído para o próximo período.
Orçamento base zero
Por fim, temos o planejamento financeiro base zero, ou OBZ. Diferente dos demais, ele não utiliza nenhum histórico, indicador ou dados das receitas, custos, despesas e investimentos da empresa. Seu objetivo é montar um orçamento, de fato, do zero.
Ele pode ser utilizado para aplicar ações inovadoras, nunca feitas antes da empresa. Ou então, quando o mercado demonstra grande variação de tendências, e não há formas de prever o budget.
Por conta de seu formato, ele demanda tempo e muita análise para estruturar algo realista. O RH pode fazê-lo quando deseja reposicionar a marca empregadora, por exemplo, algo que afetará toda a cultura organizacional da empresa.
Qual a importância desse planejamento para a saúde financeira da empresa?
Após aprender o que é planejamento orçamentário e descobrir a fundo seus tipos, entende-se que a importância desse plano é justamente manter a saúde financeira da empresa em equilíbrio. Resultados de um bom plano orçamentário, são:
- Previsões reais;
- Ações assertivas;
- Diminuição de erros e riscos;
- Manutenção dos recursos;
- Acompanhamento dos resultados;
- Alcance das metas e objetivos.
Sem uma análise das receitas, despesas, custos e investimentos, não há embasamento para estruturar o plano. Consequentemente, as tomadas de decisões dos gestores e as ações anuais necessárias podem ser estabelecidas de forma errada, prejudicando assim todo o período de produção da instituição.
Quem cuida do fluxo de caixa da empresa?
Em via de regra, o responsável pelo fluxo de caixa da organização é o setor financeiro, deixando que o RH e DP apenas com o papel da gestão de pessoas. Pode ser comum que o RH e DP estejam concentrados no Financeiro ou Contabilidade, principalmente em empresas de pequeno porte.
O ideal é manter um departamento dedicado inteiramente às finanças (escalando ao menos um profissional para essa tarefa). Assim, ele poderá cuidar dos diversos pagamentos, controle dos tributos, distribuição de investimentos dos setores, entre outros.
Neste cenário, o Recursos Humanos, Departamento Pessoal e Contabilidade irão apenas auxiliar para os processos financeiros ocorrerem alinhados com as demandas internas.
Como funciona a gestão orçamentária no RH e DP?
Como você deve estar acostumado, o DP entende que a parte orçamentária envolve a burocracia do setor. Isso porque, as despesas com a gestão de pessoas são boa parte do destino da receita empresarial.
O principal impacto aqui é no planejamento estratégico, pois caso não haja orçamento estruturado, os custos com pessoal aumentarão.
Portanto, é essencial que o DP acompanhe, controle e preveja os seguintes gastos:
- Processo admissional e demissional;
- Gestão de férias;
- Benefícios e vales;
- Aumentos de salário e promoções
- Folha de pagamento;
- entre outros.
O RH, como visto até aqui, também tem responsabilidades no planejamento orçamentário. Elas são mais estratégicas e envolvem ações internas, não necessariamente para fins trabalhistas. Alguns exemplos, são:
- Investimento em treinamentos, palestras e workshops;
- Estrutura da empresa, como equipamentos e materiais para os colaboradores;
- Campanhas de endomarketing;
- Kits, presentes e premiações para colaboradores;
- Plano de carreira
- entre outros.
E como posso elaborar um plano orçamentário no RH?
Visto os papéis do DP e RH nesse planejamento, chegou o momento de entender como montá-lo.
É importante que ambos os setores façam uma análise dos seus custos e iniciem auditorias para prever o orçamento necessário para cada atividade.
Isso pode ser feito praticando os seguintes passos:
- Reflexão sobre os desafios atuais e como solucioná-los;
- Listar todas as despesas e custos;
- Atentar às mudanças trabalhistas;
- Avaliar diferentes cenários;
- Organizar os dados e analisar seus históricos;
- Prever admissões, promoções e demissão;
- Utilizar indicadores.
Para compreender a fundo como implementar esse passo a passo, você pode ler as 8 dicas infalíveis para criar o orçamento de RH. Nesse artigo, você aprenderá com mais detalhes como funciona e de que forma montar o plano orçamentário no seu setor. Confira!
O plano orçamentário pode ser desenvolvido digitalmente?
Hoje em dia os profissionais com certeza possuem muitas atribuições complexas no dia a dia. Afinal, sabemos que são várias as rotinas e obrigações dos setores de Recursos Humanos e de Departamento Pessoal.
Por isso, o ideal é utilizar ferramentas digitais, automações e tecnologia e inovação que facilitem as operações que vão desde o Financeiro até o RH . São formas de otimizar seu plano orçamentário e evitar erros. Em todos os setores mencionados no texto há plataformas que agilizam o trabalho manual.
Aqui na Convenia, por exemplo, os processos burocráticos do Departamento Pessoal passaram a ser ágeis e organizados. O impacto no orçamento é sentido quando erros cometidos anteriormente deixam de ser rotina, assim como todos os tributos passam a ser pagos em dia, evitando multas e processos trabalhistas.
As inúmeras planilhas, pastas de arquivos e envios de e-mails podem ser trocados pela automatização de inúmeras demandas. O impacto será positivo não apenas na gestão da sua rotina, como também no plano como um todo, gerando benefícios no orçamento empresarial de forma direta e indireta.
Visando auxiliar ainda mais no entendimento sobre esse assunto, a Convenia preparou um E-book gratuito sobre como fazer o plano orçamentário do DP. Nele, você vai encontrar dicas e ferramentas para começar a construir seu orçamento de DP de forma prática e assertiva. Aproveite!
