O monitoramento de férias é uma demanda essencial do departamento pessoal (DP). Para maior eficiência do gerenciamento dessa atividade, é fundamental a implantação de um sistema de controle de férias que ajude na automatização do processo.
Dessa forma, se evita retrabalhos, o sobrecarregamento da equipe e possíveis processos judiciais por descumprimento da legislação trabalhista. No entanto, essas são apenas algumas vantagens conquistadas com a implantação de uma ferramenta de RH.
Neste artigo, destacamos outros pontos positivos para entender mais sobre o tema. Falaremos também sobre a sua importância e como escolher o melhor para a sua organização. Além disso, apontaremos as consequências da falta de eficiência no controle de férias.
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Entenda a importância de contar com um sistema de controle de Férias
O controle de férias tem como principal objetivo o planejamento do período de descanso dos colaboradores. Por meio desse mapeamento, a empresa não somente garante o alívio do time, como também realiza cálculos e pagamentos dos direitos trabalhistas de forma ágil.
Quando existe eficiência e precisão neste processo, a companhia percebe os impactos positivos no desempenho, produtividade e engajamento dos colaboradores. No recorte administrativo, o departamento pessoal obtêm:
- Redução dos impactos vindos com as ausências – previsão de quais colaboradores entrarão de férias e definição de outros profissionais para assumir as demandas;
- Conhecimento das legislações – as obrigações tributárias e trabalhistas são identificadas e seguidas de perto. Dessa maneira, se evita prejuízos vindos de pagamentos de multas e encargos;
- Possibilidade de realizar contratações temporárias – caso a organização não tenha um número suficiente de profissionais para assumirem as funções dos colaboradores em férias, é possível contratar mão-de-obra temporária.
Esses benefícios são potencializados por meio de um sistema de controle de férias. Com a ajuda dessa tecnologia, seu negócio consegue ainda maior precisão nos lançamentos e registros. O resultado é a redução dos erros manuais inseridos na folha de pagamento e nos eventos enviados ao eSocial.
Pontos de vantagens de ter um sistema de controle de férias
Segundo um estudo publicado pela McKinsey & Company, as empresas que utilizam ferramentas digitais têm um desempenho e eficiência maior do que as que não utilizam. No tópico anterior, essa realidade apontada pelo estudo ficou bem clara ao entender os benefícios da automatização do processo.
A seguir, continuaremos falando dos pontos positivos do uso de uma solução voltada para o DP e RH da sua companhia. Para isso, apontaremos as principais vantagens do sistema e mostraremos maiores detalhes sobre cada uma delas. Veja:
Economia de tempo
Os processos manuais consomem tempo e energia da equipe de colaboradores. Sem falar que também impactam negativamente no desenvolvimento das habilidades e competências. Em vez de preencher planilhas, os membros da equipe de RH seriam melhor utilizados em projetos inovadores que otimizem as práticas internas.
Isso é perfeitamente possível com a implementação de um sistema de controle de férias. Uma vez que, será essa ferramenta que fará todas as etapas de monitoramento por meio de funcionalidades automatizadas.
Otimização de processos para focar em pessoas
Com o auxílio de uma ferramenta para a área de DP, os gestores podem mudar o foco para causas estratégicas. No lugar de ficar revisando os registros e cálculos feitos, a liderança terá tempo para olhar com maior cuidado para as pessoas da empresa.
Sendo assim, será possível que o RH foque em atividades mais estratégicas, por exemplo:
- Criação de treinamentos, programas de mentoria;
- Análise de benefícios;
- Outras estratégias que possam motivar e desenvolver as equipes.
A consequência será um time mais produtivo e engajado com o trabalho.
Melhoria na eficiência operacional
A eficiência operacional é a base de sustentação de todas as empresas. Para atingir essa prática, a organização não pode contar apenas com os colaboradores. Visto que, são humanos e propensos a falhas.
Por outro lado, o sistema de controle de férias é preciso. Sem falar que consegue realizar uma solicitação de férias em questão de segundos. Desse modo, a equipe do DP terá dados confiáveis em tempo real para repassar aos funcionários, gerência e órgãos trabalhistas.
Organização detalhada sobre as tarefas para cada funcionário
A ferramenta oferece funcionalidades que permitem a visualização das demandas exercidas por cada profissional envolvido no negócio. Entre os benefícios desse recurso, está a organização e distribuição das tarefas durante o período de ausência de membros em férias.
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As consequências de apresentar falhas no controle de férias
As regras sobre as férias dos colaboradores estão previstas nos artigos 129 e 130 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Em resumo, eles definem que profissionais têm direito a 30 dias de férias remuneradas a cada 12 meses de atividades.
Já o artigo 134 trata do fracionamento das férias. Essa alternativa é possível desde que seja consentida tanto pelo empregador quanto pelo empregado.
Com respeito aos descansos coletivos, a CLT indica que podem ser concedidos em até 3 períodos anuais (sempre superiores a 5 dias corridos). Além disso, é necessário que os colaboradores sejam avisados com, pelo menos, 15 dias de antecedência.
Quando as férias não são controladas e, portanto, descumprem as regras da CLT, o artigo 137 indica que a empresa terá de pagar em dobro o valor da remuneração do profissional. Além disso, o colaborador pode iniciar uma reclamação trabalhista exigindo que a justiça determine a concessão do período de descanso.
Se essa reclamação for aceita, a justiça determinará o pedido e ainda fixará uma multa diária de 5% do salário-mínimo nacional – até que as férias sejam cumpridas. Ainda haverá o risco de uma multa administrativa aplicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Além dos prejuízos judiciais e financeiros, a empresa pode ter a sua imagem prejudicada perante os colaboradores, investidores, parceiros de negócios e clientes. Sendo assim, o melhor a fazer é gerenciar o controle de férias de maneira efetiva e eficiente.
Como escolher o melhor software para minha empresa?
Diante de tantos benefícios, muitas empresas optaram por deixar de lado as planilhas e processos manuais para automatizar os processos por meio de um software de controle de férias.
No entanto, antes de escolher um sistema, é importante ficar atento a alguns detalhes. Um deles é se a tecnologia entrega funcionalidades que se alinham com as necessidades da organização. Outro fator essencial é analisar o custo-benefício.
Com base nessas informações, fica mais fácil apresentar a proposta do sistema para a liderança da sua empresa.
Para facilitar essa escolha, podemos dar uma sugestão: a Plataforma de Gestão de RH e DP da Convenia.
A seguir, apontamos os principais benefícios de seu uso:
Dashboard intuitivo e de fácil entendimento
O objetivo do dashboard é fornecer uma visão geral e rápida das principais informações e métricas relacionadas à gestão de RH e do DP. No dashboard da Convenia, a empresa encontrará diferentes seções e widgets que exibem dados importantes de forma clara e organizada. Alguns exemplos são:
- Resumo de dados – principais indicadores de RH, como o número de funcionários ativos, vagas em aberto, contratos vigentes e horas extras;
- Calendário e eventos – datas de pagamento, férias, feriados, aniversários de funcionários etc;
- Processos de RH – admissões, desligamentos, férias e afastamentos;
- Documentos e arquivos – documentos e arquivos importantes relacionados aos funcionários, como contratos de trabalho, registros de ponto e recibos de pagamento;
- Comunicação interna – recursos, como mural de recados ou fóruns, onde os colaboradores podem compartilhar informações, fazer perguntas, acessar informações e contracheques..
Personalização e flexibilidade
A Convenia permite que se faça configurações personalizadas segundo as políticas e processos específicos do seu negócio. Dessa forma, é possível definir regras de trabalho, cargas horárias, benefícios e feriados.
Outra possibilidade é a criação e personalização dos fluxos de RH. Por meio dessa funcionalidade, a empresa pode definir etapas, aprovações e notificações específicas para cada processo, como admissões, desligamentos, solicitações de férias, entre outros.
A Convenia oferece também integração com outros sistemas e softwares, como aqueles usados para controle de ponto, bancos de horas e contabilidade. Isso permite a conexão com diferentes ferramentas e compartilhamento de dados de forma eficiente.
Facilitação administrativa
A plataforma automatiza várias tarefas administrativas, como:
- Gestão de Férias CLT, Estágio, PJ
- Admissão e Demissão;
- Controle de Benefícios;
- Controle de ponto;
- Geração de contratos.
Sendo assim, se reduz a necessidade de tarefas manuais e repetitivas, economizando tempo e minimizando falhas.
Faça um teste grátis
O teste grátis da Convenia permite que as empresas interessadas experimentem as funcionalidades da plataforma antes de tomar uma decisão de compra.
Os detalhes específicos sobre os planos e preços podem ser encontrados no site da Convenia ou ao entrar em contato com a equipe de vendas. Em relação à implementação do sistema, nós oferecemos ajuda especializada para auxiliar no processo.
O suporte pode ajudar a configurar a plataforma conforme as necessidades internas, além de:
- Importar dados dos funcionários;
- Fornecer treinamentos;
- Orientações sobre o uso da plataforma.
Esse auxílio pode ser realizado também por meio de recursos como tutoriais, documentação online, webinars, vídeos explicativos e contato direto com a equipe.
Os profissionais da Convenia estão disponíveis para auxiliar o seu negócio durante a implementação, garantindo uma transição suave e bem-sucedida para a utilização da plataforma. O que acha de fazer agora mesmo um teste grátis da plataforma da Convenia? Experimente recursos que otimizam tanto o sistema de controle de férias quanto todas as áreas do RH e do DP.
