Investir em tecnologia se tornou uma necessidade para qualquer empresa. Contar com um sistema de gestão de pessoas permite que as operações sejam digitalizadas, poupando tempo e dinheiro para o setor.
Agilizar demandas, reduzir gastos com multas e processos trabalhistas, desafogar sua equipe e otimizar sua comunicação interna só é possível com uma plataforma dedicada para gestão do departamento de RH.
Deseja ter esses benefícios na prática sem precisar investir um alto custo? Então, continue a leitura para descobrir dicas sobre ferramentas e informações sobre o sistema da Convenia!
Sistema de gestão de pessoas como instrumento essencial de sucesso
O sistema de gestão de pessoas funciona como um recurso organizacional para controlar todas as atividades e processos do RH. Ele possui ferramentas que automatizam tarefas, integram setores, centralizam operações e armazenam informações essenciais.
Por ser tão amplo e diversificado, a plataforma de gestão de pessoas se encaixa e supre as necessidades de qualquer empresa, independente do seu tamanho.
Uma PME, por exemplo, normalmente tem um RH enxuto e por isso precisa otimizar o máximo de processos possíveis para que o profissional consiga dar conta de todas as atividades.
No Webinar RH em Foco, a Convenia tratou justamente sobre este tema, falando um pouco sobre a influência da tecnologia no business, people e liderança das PMEs. Assista abaixo.
Já uma grande corporação, possui uma estrutura bem completa, mas com inúmeras operações internas. Automatizar as demandas faz com que erros sejam evitados, diminuindo o número de problemas trabalhistas.
Ou seja, utilizar essa tecnologia é o que dá ao Recursos Humanos a possibilidade de ter mais tempo para gerar estratégias assertivas, baseadas em indicadores personalizados e dados confiáveis.
Segundo o livro Human + Machine, de Paul Daugherty, esse tipo de ferramenta auxilia no desenvolvimento de habilidades cognitivas e na interação com colaboradores, fazendo com que os profissionais de RH possam dedicar mais tempo às atividades humanizadas.
A transformação tecnológica é inevitável, pois cada vez mais o ambiente corporativo está conectado ao virtual. E preencher planilhas manualmente não faz parte dessa mudança.
Se você quer maximizar os ganhos no departamento de RH e minimizar os gastos da sua empresa, então é preciso implementar um sistema de gestão de pessoas o quanto antes!
7 motivos para implementar um sistema de gestão de pessoas
No tópico anterior, falamos do motivo principal para aplicar um sistema para gestão de pessoas na sua empresa.
Agora, iremos detalhar um pouco mais os benefícios dessa ferramenta no seu dia a dia e ajudar na sua argumentação na hora de convencer seu chefe a contratar um software de DP e RH. Confira!
1. Redução de custos
O primeiro motivo é, sem dúvida, a redução de custos. À primeira vista isso não faz sentido, já que a contratação de um software de gestão de pessoas requer um investimento médio.
Mas saiba que a economia financeira direta e indiretamente interligada à aplicação dessa tecnologia vale muito a pena.
Primeiramente, ao otimizar o tempo gasto nas atividades, o sistema faz com que haja uma redução com horas extras, além de organizar facilmente as escalas de trabalho, inclusive as jornadas que necessitem de adicionais no salário.
Outro ponto está na diminuição dos erros. Fazer um cálculo da folha de pagamento erroneamente pode gerar multas e processos trabalhistas que penalizam a empresa. Com a automação das demandas, esses equívocos não acontecem mais.
Até mesmo as demissões são reduzidas, uma vez que a plataforma pode auxiliar na assertividade do recrutamento e seleção, além de fazer com que os profissionais organizem melhor suas rotinas, mantendo-os motivados e engajados.
2. Manter informações seguras em conformidade com LGPD
A aplicação da LGPD nos dados de Recursos Humanos é essencial para promover segurança de dados aos colaboradores.
Um simples problema técnico pode corromper as inúmeras planilhas presentes no computador da empresa. E mesmo aquelas salvas em nuvem no Google não protege de ataques cibernéticos.
Contar com um software de RH garante que todas as informações, inclusive as sigilosas, estejam protegidas e centralizadas no sistema. Isso faz com que você não apenas mantenha os colaboradores seguros, como também certifica o cumprimento da lei automaticamente.
3. Redução de tempo
Não existe plataforma de gestão de pessoas sem automação. Ela precisa estar em grande parte dos recursos operacionais para que o sistema funcione. Essa simples funcionalidade é capaz de poupar até 25% das tarefas de um negócio.
Por exemplo, ao ter um dashboard com o cronograma de férias de seus funcionários, você consegue editar o calendário com mais facilidade e ainda vai ter um sistema que notifica automaticamente os colaboradores..
4. Maior olhar estratégico de dados
Como citamos anteriormente, a transformação digital está cada vez mais presente no dia a dia das empresas. Ter um RH orientado a dados é o que garante estratégias mais assertivas e realistas.
A implementação de ferramentas de gestão de pessoas permite que relatórios gerenciais sejam desenvolvidos com os principais indicadores de RH, como turnover, taxa de promoções e diversidade. Assim, permitindo que os profissionais tenham embasamento para fazer uma análise humanizada das informações.
5. Personaliza processos conforme sua necessidade
Pode ser que você tenha diferentes objetivos para sua gestão empresarial. Um sistema especializado muitas vezes oferece personalização das funcionalidades.
Por exemplo, se você tem diferentes tipos de contratos no seu quadro de funcionários, o sistema personalizado permite que você escolha entre CLT, PJ, estágio e Jovem Aprendiz, aplicando automaticamente seus direitos previstos em lei.
Além disso, pode editar a jornada de trabalho para horista, mensalista, comissionado, 12×36, entre outros.
Esse é um recurso que uma planilha de Excel não oferece. Além disso, há tecnologias, como o sistema da Convenia, que integra esse processo aos demais departamentos (DP e contabilidade), para que cada setor saiba quais tarefas precisam ser realizadas dentro do prazo.
6. Facilita a gestão de documentos
No seu computador existem inúmeras pastas com documentos variados que você precisa enviar à uma plataforma sempre que necessita realizar alguma tarefa? Pois saiba que com um sistema de gestão de pessoas você não vai mais passar por isso.
Toda a gestão e armazenamento de documentos é centralizada e integrada, fazendo com que o próprio software saiba qual documento é equivalente a determinado processo.
7. Possibilidade de ações em massa
A automação de tarefas faz com que muitos processos sejam escaláveis. Por exemplo, se daqui 2 anos for necessário admitir ou demitir o triplo dos colaboradores do que o habitual devido a uma situação específica, o software consegue realizar isso sem problemas.
É ótimo pensar que a longo prazo você não vai ter gargalos operacionais, mesmo com o crescimento e expansão da sua empresa.
O que a plataforma de gestão de pessoas da Convenia tem?
Você está aqui porque precisa entender como um sistema de gestão de pessoas pode reduzir os erros e custos do setor e desafogar a rotina da sua equipe, mas sem precisar investir alto numa solução.
Existem os mais diversos tipos de plataformas especializadas em RH, que atendem a variados tamanhos, necessidades e objetivos. Por isso, a primeira coisa que você deve fazer é definir qual o intuito da contratação.
Se precisar apenas de algo que lhe ajude no People Analytics, por exemplo, o ideal é procurar um recurso focado apenas nisso. Já se a empresa precisa de um sistema que se integre a outras ferramentas, então esse é o principal diferencial a ser visto.
Mas, em geral, há algumas funcionalidades principais que compõem um software de gestão de pessoas.
Veja abaixo quais são elas e quais seus benefícios para a rotina do RH.
Gestão de Admissão/Demissão
A demissão e admissão de funcionários são bem demorados quando feitos manualmente. Usando um software especializado, o processo se torna 100% digital, acelerando o tempo desprendido para contratações e desligamentos.
Com o sistema da Convenia, por exemplo, você faz uma admissão completa em apenas poucos cliques, com integração direta à Convenia Contábil, que é a área exclusiva do contador..
Esse tipo de funcionalidade também permite que haja controle sobre múltiplos tipos de contrato e escalas de trabalho, podendo, inclusive, personalizar conforme o acordado. A gestão consequentemente se torna mais completa e eficiente, elevando a produtividade do RH.
RH estratégico com People Analytics
O People Analytics tem se tornado um fator essencial para a gestão de pessoas. Ele permite que o RH faça uma análise de dados:
- Demográficos;
- Salariais;
- Performance;
- Clima organizacional – eNPS
- Turnover e headcount
- One on one e avaliações de desempenho (em breve);
- entre outros.
Esses insumos auxiliam a traçar estratégias assertivas e realistas. O Recursos Humanos ganha ainda mais benefícios quando se tem um sistema que permite a personalização de relatórios, pois consegue moldar resultados de acordo com sua necessidade.
Adicionar infos de organograma
Folha de Pagamento
A folha de pagamento é uma das operações que mais demanda tempo do DP. São muitos detalhes com pagamento de tributos, holerite, adicionais, horas extras e conferência do espelho de ponto.
Com um sistema de gestão de pessoas, todos os processos são automatizados, levando a zero a taxa de erros e evitando atrasos no depósito dos salários.
Aquele envio de e-mails mensais com a holerite ou solicitando a NF não será mais necessário. Tudo fica armazenado e centralizado no software, fazendo com que a gestão seja feita em apenas alguns cliques.
Gestão de Colaboradores CLT, PJ e mais
Contratos temporários, integrais, comissionados ou de revezamento. São diversas possibilidades que existem no mercado.
Um sistema de gestão de pessoas eficiente possibilita essa escolha, para que o profissional de RH consiga gerenciar os contratos de modo legal e assertivo. Além disso, fica mais fácil de controlar os benefícios, folha ponto, frequência, entre outros, tornando o cálculo do holerite automático e sem erros.
Gestão de Férias
Por fim, uma plataforma de gestão de pessoas também precisa necessariamente ter um controle de férias completo.
O sistema permite que lembretes sejam configurados, notificações sejam automatizadas, documentos sejam enviados e toda a jornada de aprovação das férias seja controlada.
Assim, as multas e ações trabalhistas caem bruscamente, promovendo uma economia e eficiência maior para o setor.
Gestão de pessoas com a Convenia: praticidade e estratégia para seu RH
Agora, só falta você saber como escolher um sistema de gestão de RH ideal. Por isso, iremos mostrar os motivos que levam a Convenia ser a melhor opção!
Primeiramente, todos os recursos abordados no tópico anterior estão presentes em nosso software. Há ainda uma série de outras funcionalidades que compõem nosso sistema, como por exemplo:
- Gestão de Benefícios;
- Pagamento com NF;
- Gestão de Ponto;
- Controle de ASO;
- Campos personalizados;
- Chat dentro da plataforma;
- Relatórios e dados em tempo real;
- Dados de cadastro em um só lugar;
- e muito mais!
A plataforma foi feita para quem procura automatizar o máximo de funções de RH possíveis. Isso porque, seu objetivo é liberar tempo para o setor implementar ações estratégicas e humanizadas.
Sem contar a integração com o DP e contabilidade, eliminando a criação de planilhas e processos manuais. Com isso, a burocracia reduz e o RH ganha mais autonomia no gerenciamento.
No tópico abaixo comprovamos como nosso sistema de gestão de pessoas pode auxiliar na operação da sua empresa e na melhoria do setor. Confira!
Convenia na prática: entenda como impulsionamos os resultados da AEVO
A AEVO é uma startup que oferece diversas soluções para a gestão da inovação. Seu crescimento foi rápido, passando de 35 para mais de 100 colaboradores rapidamente.
Mas, sua gestão de pessoas não era bem estruturada e não comportou esse aumento exponencial de funcionários. O resultado foi um processo burocrático, manual e descentralizado.
A gestão admissional era um de seus maiores problemas. Suas contratações eram interestaduais, e eles não tinham um sistema digitalizado para receber documentos e contratos. Tudo precisava ser enviado fisicamente para que a empresa conseguisse assinar os papéis.
A solução só poderia ser uma: aplicar uma solução completa e 100% digital para cuidar de todos os processos de RH.
O sistema da Convenia foi implementado, permitindo que a admissão passasse a ser mais rápida e eficiente.
Os próprios novos colaboradores podiam fazer o upload de documentos e preencher todos os seus dados. Sobrava para o time de Pessoas e Cultura se preocupar apenas com a conferência.
A gestão de férias e a folha de pagamento também eram outros desafios que a AEVO enfrentava. O controle era feito por planilhas, que dificultavam a visualização e atualização das informações.
Mas, com a Convenia, tudo passou a ser digitalizado e automatizado. O fechamento da folha de pagamento que antes levava cerca de duas semanas e meia para acontecer, agora era feito em apenas 4 dias.
Com isso, a AEVO ganhou muito mais agilidade nas tarefas e maior controle na gestão, desafogando os profissionais de RH do mar de burocracias e processos desatualizados.
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Perguntas Frequentes:
Como um sistema de gestão de pessoas pode ajudar na tomada de decisões estratégicas relacionadas aos funcionários?
Por meio do sistema, o RH consegue gerar pesquisas e relatórios relacionados aos colaboradores, como a avaliação de desempenho, por exemplo. Isso permite que o setor tenha informações assertivas para analisar e entender o que deve ser melhorado.
Quais são os principais desafios na implementação de um sistema de gestão de pessoas e como superá-los?
Como toda novidade, muitas vezes é necessário despender um tempo para aprender a mexer na ferramenta, integrar com outros sistemas e fazer as configurações necessárias. Porém, com o software certo, esse processo pode ser muito mais fácil e rápido.
Quais são as melhores práticas para maximizar o uso e o valor do sistema de gestão de pessoas na empresa?
Além de envolver os profissionais diretamente no processo de aprendizado e uso do sistema, a empresa deve garantir uma boa configuração inicial e monitorar os resultados para fazer ajustes conforme o necessário.
