A substituição da DIRF por novos sistemas digitais marca um dos passos mais importantes na modernização das obrigações fiscais no Brasil.
Se sua empresa ainda não se preparou, agora é a hora de entender o que muda com a chegada do eSocial e da EFD-Reinf — e como essa transição impacta diretamente a rotina do RH, DP e áreas contábeis.
Quer saber mais sobre como adotar essa alteração na prática?
Neste artigo, explicamos de forma prática como funcionará essa nova etapa, o que sua empresa tem que fazer para se adequar e como aproveitar esse processo para ganhar mais organização e eficiência. Vem com a gente!
O que é a DIRF e por que sairá de cena?
A DIRF é uma declaração anual com informações sobre rendimentos pagos e impostos retidos na fonte. As empresas usam esse documento para informar à Receita Federal valores relacionados a salários, serviços e outras remunerações.
Apesar de cumprir sua função, a DIRF exige retrabalho, repete registros em diferentes sistemas e aumenta o risco de erro. Por esta razão, o governo trocará esse modelo por ferramentas mais modernas.
O eSocial e a EFD-Reinf assumem esse papel de forma mais ágil, centralizada e confiável. Com os dois sistemas, as empresas podem organizar melhor as informações e ganhar mais segurança na entrega dos dados.
Como funciona a EFD-Reinf e eSocial?
A EFD-Reinf e o eSocial fazem parte do processo de escrituração fiscal digital e funcionam como plataformas que reúnem informações fiscais e trabalhistas. Enquanto a EFD-Reinf registra retenções de impostos em serviços, o eSocial concentra dados da folha de pagamento.
As duas ferramentas substituem a DIRF com mais agilidade, clareza e segurança no cumprimento das obrigações.
Esse novo formato permite mais controle sobre os registros enviados ao Fisco. Como a entrega passa a ser mensal, as empresas evitam o acúmulo e reduzem as chances de inconsistências.
Além disso, a integração com sistemas de folha e contabilidade facilita a rotina e melhora a qualidade das declarações.
eSocial e retenções: o que muda na prática?
O eSocial concentra todas as informações relacionadas aos vínculos de trabalho, como salário, férias, adicionais, licenças e contribuições. A empresa envia esses dados de forma estruturada de acordo com os prazos e formatos definidos pelo governo.
Essa organização reduz erros e facilita o controle dos descontos obrigatórios na folha de pagamento. Por exemplo: ao registrar o salário de um colaborador, o sistema já calcula e inclui o valor do INSS e do IRRF.
Esse controle automático das retenções de IRRF reduz falhas e torna o processo mais confiável. Com esse modelo, o RH acompanha os registros em tempo real e evita correções de última hora ou inconsistências no fechamento da folha.
Agora que você já entendeu como funciona a EFD-Reinf e o eSocial e viu na prática o que muda com foco em eSocial e retenções, descubra como ficou a divisão de responsabilidades entre EFD-Reinf e DIRF.
Leia também: Como calcular IRRF na folha de pagamento?
EFD-Reinf e DIRF: quem cuida de quais informações agora?
Com a saída da DIRF, as informações antes centralizadas em uma única declaração agora se dividem entre dois sistemas. A lógica dessa nova organização é simples: cada plataforma ficou responsável por um tipo específico de informação. Entenda a seguir.
EFD-Reinf
Cuida das retenções em pagamentos feitos a pessoas jurídicas, como:
- IR, PIS, COFINS e CSLL aplicados em notas fiscais;
- serviços prestados por empresas contratadas.
eSocial
Organiza os dados relacionados aos trabalhadores, como:
- salários, benefícios, férias e licenças;
- impostos retidos na folha de pagamento (INSS, IRRF, FGTS).
Cada sistema foca um grupo específico de informações, o que facilita a rotina das áreas responsáveis e melhora a qualidade dos registros enviados ao Fisco.
Quais os impactos da mudança na rotina do DP e RH?
A substituição da DIRF exige mais do que apenas entender os novos sistemas. O DP e o RH têm que ajustar práticas internas e assumir um papel ainda mais estratégico no cumprimento das obrigações fiscais. Confira os principais pontos de atenção:
- atualização dos processos: as rotinas seguem o novo calendário mensal, o que exige mais planejamento para evitar atrasos e falhas no envio das informações;
- padronização de dados: cadastros de colaboradores, prestadores e eventos precisam de coerência entre sistemas. Registros inconsistentes causam erros e geram notificações da Receita;
- acompanhamento constante das obrigações: com a entrega das informações ao longo do ano, os setores conferem os registros de forma contínua. Adiar esse cuidado compromete a regularidade e aumenta o risco de erro;
- colaboração entre áreas: RH, DP, contabilidade e fiscal necessitam de uma comunicação fluida. A troca de informações tem que acontecer de forma ágil e alinhada.
Adotar uma postura proativa ajuda a reduzir retrabalho, evita multas e torna a rotina mais organizada. Com o apoio da tecnologia e uma equipe bem treinada, o dia a dia ganha ritmo, segurança e mais controle sobre o compliance fiscal.
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Cronograma e obrigatoriedade: o que vale a partir de 2025?
A DIRF deixou de fazer parte das obrigações das empresas. Isso porque, desde janeiro de 2025, as próprias companhias enviam todas as informações diretamente pelo eSocial e pela EFD-Reinf. Esses dois sistemas agora reúnem os dados que antes se concentravam na declaração antiga.
A mudança segue a Instrução Normativa RFB nº 2.181, publicada em março de 2024. Com o novo modelo, as empresas prestam contas todos os meses e não acumulam mais os registros para uma entrega anual.
Quem já se adaptou ganha mais fluidez na rotina e mais segurança no controle das obrigações. Quem ainda enfrenta dificuldades tem a possibilidade de contar com ferramentas integradas e apoio especializado para organizar os processos e evitar erros.
Quais os desafios da substituição da DIRF para as empresas?
A troca da DIRF pelo eSocial e pela EFD-Reinf traz alguns obstáculos:
- falta de alinhamento entre setores: quando RH, DP, contabilidade e fiscal não seguem o mesmo padrão de informações, os erros aumentam e o retrabalho se torna frequente. A cooperação tem que integrar a rotina;
- uso de controles manuais: planilhas isoladas e controles paralelos dificultam a consistência dos dados. A integração com os sistemas do escritório ajuda a eliminar falhas e deixa a rotina mais eficiente;
- mudanças frequentes nas regras fiscais: a legislação passa por atualizações frequentes. A empresa que acompanha essas mudanças com agilidade ajusta os processos sempre que houver novidade nas exigências.
Como se preparar para a transição da DIRF? Passo a passo
Para lidar bem com essa mudança, a empresa tem que adotar uma postura ativa e organizar a rotina com mais foco. Algumas ações ajudam a manter o controle e garantem mais segurança no dia a dia. Confira!
1. Treinar a equipe
Os colaboradores conhecem melhor os sistemas quando passam por treinamentos. Esse preparo reduz erros e aumenta a segurança no envio das informações.
2. Usar ferramentas integradas
Soluções que conectam folha, eSocial e EFD-Reinf deixam os dados organizados e ajudam a cumprir os prazos com mais tranquilidade.
3. Acompanhar atualizações oficiais
As regras mudam com frequência. Consultar os layouts e comunicados da Receita garante que as informações sigam o formato correto e evita retrabalho.
Substituição da DIRF com mais agilidade e menos trabalho
Como vimos, a substituição da DIRF exige mais organização e atenção aos detalhes, mas também abre espaço para automatizar processos e facilitar a rotina do RH.
Nesse cenário, a plataforma da Convenia oferece uma solução prática: envia os informes de rendimento de forma automática para todos os colaboradores, inclusive os desligados.
A ferramenta separa os documentos digitalmente e envia por e-mail um link para cada pessoa acessar o informe com segurança e praticidade.
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