Como manter a comunicação e gerenciar o trabalho de quem está fazendo home office? Se você está com essas dúvidas, não perca tempo e baixe o nosso Ebook GRATUITO e aprenda como implantar o trabalho remoto na sua empresa!
Se você é líder de equipe ou até mesmo dono de um negócio, com certeza aumentar a produtividade dos colaboradores e reduzir custos são ações que constam no topo de sua lista de prioridades (ou de desejos).
Existem várias medidas que contribuem para atingir os resultados destacados acima. E uma delas – não tão óbvia para alguns gestores e que ainda conta com o bônus de melhorar o clima organizacional de empresas de qualquer porte – é a criação de uma política de home office.
De acordo com uma pesquisa recente conduzida pelo Banco do Brasil, implantar o home office pode elevar em aproximadamente 15% a produtividade dos funcionários da empresa – além de economizar 17% nos gastos. Mas, será que seu negócio é compatível com o trabalho remoto? Vejamos!
O que é Home Office?
É muito comum a ligação entre os dois termos, mas, apesar de semelhantes, eles representam diferentes modalidades de trabalho. No entanto, home office é representado pelo fato de um colaborador realizar o serviço em casa, ou seja, está ligado a permanência do profissional na sede. Já o trabalho remoto se refere ao uso de ferramentas tecnológicas para execução do trabalho à distância, ou seja, representa a forma de interação dos colaboradores com a empresa.
Importância do Home Office para a empresa
Sendo o fator flexibilidade um dos mais desejados e perseguidos pelos colaboradores das novas gerações, empresas de todo o mundo buscam, constantemente, por novas fórmulas para manter (ou aumentar) a produtividade de funcionários sem a necessidade de um ambiente único de atuação — como um escritório. É justamente aí que a tecnologia e portabilidade no trabalho entram como solução, propondo modelos e locais para o exercício de funções que, até pouco tempo, seriam considerados como uma utopia.
Durante muito tempo, o conceito de trabalho se restringiu às atividades executadas pelo empregado dentro das dependências da empresa. Dessa forma, estaria em serviço aquele trabalhador que estivesse no seu local de trabalho, sob as orientações e supervisão do empregador.
Com o passar do tempo e o acirramento da concorrência entre as organizações, surgiram novas necessidades e demandas empresariais e uma das principais delas é a produtividade. Assim, não basta mais que o empregado disponibilize o seu tempo para a empresa, é preciso ser efetivo em suas tarefas, com vistas à obtenção de resultados.
Com o foco da relação de trabalho voltado para os resultados, tornou-se prática comum conceder mais flexibilidade àquele trabalhador que demonstrar comprometimento e atuação voltada para o atingimento de metas. Pouco importa, nesse contexto, de onde ele faça isso, se nas dependências da empresa ou de qualquer outro local.
Implementar Home Office é uma forma de permitir maior flexibilidade ao empregado na hora de executar suas funções, que não ficam mais restritas aos muros da organização.
Qual a vantagem do home office para a empresa?
A implementação do home office na empresa tem uma série de vantagens para todos os envolvidos, de modo que é difícil avaliar quem, dos sujeitos da relação de trabalho, sai ganhando mais. O mais correto, mesmo, é afirmar que isso traz benefícios equivalentes para ambas as partes.
Se de um lado o empregado beneficiado pelo home office tem a possibilidade de trabalhar de casa, com mais conforto, sossego e flexibilidade de horários, por outro, é inquestionável que as empresas têm muitos benefícios também. A qualidade de vida proporcionada ao trabalhador se converte em:
- mais produtividade para a organização;
- menos estresse;
- menos afastamentos do trabalhador;
- menos tempo perdido no trânsito — reduzindo os atrasos;
- menos custos de manutenção das instalações;
- economia de recursos;
- melhoria do clima e cultura organizacional.
Outro benefício importante para a empresa, que pode advir da maior satisfação e comodidade do trabalhador, é a redução do turnover, com a consequente retenção de talentos. Hoje, ninguém duvida que um dos assuntos mais temidos pelas organizações é a perda de talentos para a concorrência. Um bom funcionário, além de elevar o nível e a reputação da organização frente ao mercado, também é responsável pelo incremento significativo da produtividade, engajamento da equipe e muito mais.
Como funciona o Trabalho home office segunda a nova lei trabalhista?
A nova lei trabalhista regulamentou a prática do home office, determinando como será feita a mudança do trabalho presencial para o remoto. Segundo determina a nova lei, essa virada de chave deverá ser feita por meio de acordo entre as partes, registrado em contrato.
Garantindo também a alteração do regime home office para o presencial por determinação do empregador, que, nesse caso, precisa garantir um período de transição de no mínimo 15 dias, com alteração em contrato.
Para a aderência dessa modalidade de trabalho, cabe ao empregador oferecer as condições de trabalho para que o empregado possa desempenhar suas funções em sua residência. Com isso, cabe ao empregador, o custo da implementação do home office, e a disponibilização de todos os equipamentos necessários.
Como implementar Home Office na empresa?
Saber como implementar home office na empresa de forma que haja um benefício mútuo, empregado e empregador, é muito importante para ter sucesso com o programa. Por isso, é essencial que uma política seja previamente estabelecida.
Lembrando que, o home office pode funcionar como uma categoria de trabalho fixa e padrão da empresa, ou como uma medida emergencial em meio a crises. Para isso, é importante providenciar:
1. Equipamentos necessários
É importante que a empresa garanta o conforto e munição necessária para a execução do trabalho. Para a aderência do home office, cabe ao empregador oferecer as condições de trabalho para que o empregado possa desempenhar suas funções em sua residência.
2. Segurança da informação da companhia
A segurança da informação é outro ponto importante, pois, mesmo fora, o colaborador continuará acessando informações confidentes. Por isso, é importante que esse termo seja incluído nas políticas internas.
3. Mensuração e supervisão de desempenho
Não tem como implementar Home Office na empresa sem oferecer sistemas para mensuração e supervisão de desempenho. Para isso, o uso de softwares de acompanhamento de tarefas é de grande auxílio para o empregador.
4. Planeje uma estratégia de trabalho
Antes de implementar o home office, é importante criar uma estratégia de trabalho. Para isso, é preciso determinar quais departamentos e indivíduos terão acesso à modalidade. Além disso, estabelecer indicadores de monitoramento para acompanhar a produtividade pode ajudar.
5. Priorize a comunicação
O home office só irá sobreviver diante de uma boa estratégia de comunicação. Para isso, é importante encontrar maneiras de garantir uma comunicação fluida entre as equipes.
6. Elabore uma boa política de home office
O detalhamento da política de home office é importante, pois facilita a solução de problemas relacionados aos direitos e deveres de um colaborador.
Como adotar Home Office em tempos de crise?
São diversos os tipos de crise que podem levar as organizações a tomarem medidas restritivas, gerando a transformação no modo de trabalho. Aos que detêm o poder de decisão, cabe uma análise crítica da crise para que as decisões sejam positivas para a organização, bem como, para os colaboradores.
Há muito o mundo não passava por um período de crise que sucumbice em um despertar rápido e emergencial. Diante de pandemias, como a do atual COVID-19, o RH precisa estar munido de soluções rápidas e eficazes e, o Home office é uma das opções que geram benefícios mútuos.
Diante do cenário atual, a luta contra a propagação do Coronavírus, requer que medidas firmes e extraordinárias sejam tomadas pelas empresas. Com isso, algumas ações de prevenção podem ser adotadas.
O Home office oferece diversos benefícios para as empresas, pois permite que o fluxo de atividades permaneça no mesmo nível, mantendo a empresa em atividade, mesmo que em ambientes de trabalho diferentes. Além disso, o home office evita a concentração de pessoas no mesmo ambiente, ajudando no combate do COVID-19. Mas, para adotar esse regime de trabalho é necessário:
Garantir que os funcionários possuam um local adequado para trabalhar
Para liberar o home office a empresa precisa garantir que o colaborador terá os equipamentos necessários para o desenvolvimento normal do trabalho, como:
- Cadeira confortável;
- Telefone;
- Computador com acesso à internet;
- Soluções online para reuniões, entre outros.
Nesse caso, é necessário que o setor de RH, e os gestores, realizem o mapeamento para verificar os possíveis obstáculos, promovendo as ações a serem tomadas.
Concessão de benefícios corporativos
Durante o período de home office os benefícios corporativos, como vale-refeição e vale-transporte, passa a não ser mais uma obrigatoriedade da empresa. Com isso, cabe a cada organização definir se irá manter ou suspender a entrega dos benefícios nesse período.
Aderir ao home office é a melhor decisão frente a pandemia, assim não apenas resguardar os colaboradores, a empresa, também estará contribuindo para a não propagação do vírus. Em casos de setores e atividades que não podem adotar o home office, uma solução eficaz são as escalas de trabalho, pois elas ajudam a evitar a aglomeração de pessoas no mesmo ambiente e ao mesmo tempo.
Como controlar o trabalho home office?
A implementação do Home Office é um tema de grande relevância no cenário corporativo atual, mas é preciso tomar algumas cautelas na hora de implementá-lo na sua empresa. Como se sabe, cada pessoa tem uma personalidade e características diferentes das demais, cabendo ao líder conhecer bem o perfil de cada colaborador antes de autorizar o teletrabalho.
Isso porque existem profissionais que precisam do estímulo pessoal do gestor para que se tornem produtivos ou sentem a necessidade de trabalhar em equipe ou dentro das dependências da empresa. Então, o primeiro cuidado a tomar é verificar se o trabalhador terá o compromisso e a possibilidade de ser produtivo e comprometido fora da empresa, isto é, no conforto do seu lar.
Outra questão relevante é verificar o tipo de atividade desenvolvida e se a empresa dispõe de tecnologia suficiente para permitir o home office. Por fim, e não menos importante de enfatizar, é o cuidado que se deve ter com a segurança das informações empresariais, que devem ser preservadas e mantidas em sigilo para evitar problemas futuros.
Quais as tendências para os próximos anos?
Tomados esses cuidados, a implementação do home office na empresa se revela uma excelente medida para impulsionar a produtividade, a economia e a satisfação entre os colaboradores de qualquer organização. Criando novos hábitos na vida profissional, a dupla da tecnologia e portabilidade permite, além da adoção de novos locais de atuação, expedientes mais flexíveis e reuniões realizadas a partir de qualquer lugar do mundo.
Ainda, uma liberdade maior de decisão para colaboradores, que podem se beneficiar muito desse cenário e passar, inclusive, a produzir mais, por poderem atuar de uma maneira diferenciada. Com isso, tanto o número de home offices como o de escritórios a céu aberto devem aumentar (e muito) ao longo dos próximos anos.
Essa mudança proporcionará aos funcionários a oportunidade de trabalhar em um ambiente realmente agradável e que estimule a produção e a criatividade. Com mais flexibilidade, o nível de satisfação dos colaboradores também cresce bastante, influenciando até mesmo a possibilidade da retenção de talentos dentro de uma empresa.
A mistura de trabalho presencial e remoto já é uma realidade em algumas empresas do País e isso só tende a aumentar ao longo dos próximos anos. O mesmo ocorre com o uso de tecnologias disponibilizadas pelas empresas em meios de transporte (como ônibus fretados) e até a criação de minicentros empresariais espalhados pelas cidades, dando a chance aos colaboradores de escolher o local mais adequado para realizar suas funções.
Pensando em esclarecer dúvidas, o Convenia, em parceria com a Trello, elaborou O Guia Definitivo Para Implementar o Trabalho Remoto Na Sua Empresa. Esse e-book apresenta dicas práticas para começar agora a criar uma política de home office e também elenca algumas ferramentas de apoio para o processo.
