Entender sobre modelo de folha de pagamento é um tema crucial para empresas que desejam manter a organização financeira e cumprir as obrigações trabalhistas em dia. Esse documento registra todos os vencimentos, descontos e encargos sociais dos funcionários. Elaborá-lo de forma inadequada pode resultar em sérios problemas jurídicos.
Fazer a gestão eficiente dos colaboradores é um processo imprescindível para qualquer organização, afinal, esse setor é vital para o cumprimento das obrigações legais que fazem parte da composição do modelo de folha de pagamento.
Se você chegou até aqui e ainda não sabe como fazê-la, não se preocupe! Neste post vamos explicar os detalhes mais importantes e apresentar os principais modelos para conseguir elaborá-la com maestria. Continue sua leitura e entenda mais sobre este assunto!
Mas, afinal, como é elaborado um modelo de folha de pagamento?
Considerando que não existe um modelo de folha de pagamento padrão a ser seguido, cada empresa tem a sua própria forma de elaborar o documento. Nesse sentido, ela pode seguir critérios próprios desde que atenda aos requisitos mínimos estipulados pela legislação do trabalho. Confira as estruturas básicas que este documento deve ter!
Informações básicas
O recibo de pagamento, que é também conhecido como holerite, é resultado dos cálculos trabalhistas e nele devem constar as seguintes informações:
- nome, endereço, razão social e CNPJ da empresa;
- nome do colaborador;
- cargo ou serviços prestados;
- parcelas integrantes da remuneração;
- parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo etc.);
- caso se aplique, adicionais (noturno, periculosidade e insalubridade) e horas extras;
- descontos efetuados (faltas, adiantamentos e atrasos);
- descontos por contribuições (sindical, INSS e FGTS);
- descontos não obrigatórios (seguro de vida, vale alimentação, planos de saúde e odontológico);
- resultado líquido a ser pago;
- tipo de contrato;
- número e série da CTPS;
- quantidade de dias trabalhados;
- gratificações.
Descontos permitidos
Como observado nas informações do tópico anterior, em uma folha de pagamento são realizados diversos descontos legais. Por exemplo;
- INSS – que serve para garantir os benefícios de aposentadoria dos empregados e os encargos sociais;
- FGTS – que tem o objetivo de favorecer os trabalhadores que precisarem se afastar em caso de doença, abono para aqueles que forem desligados da sua função sem justa causa ou ainda para subsidiar a compra de um imóvel.
Também devem ser levados em consideração os benefícios concedidos ao colaborador, como: vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde ou odontológico.
Além dessas deduções, podem ser atribuídos descontos do salário, aqueles injustificáveis como atrasos com redução de horas trabalhadas e também deduções sobre o Imposto de Renda.
Cálculo de folha de pagamento: passo-a-passo para montar a sua
Para realizar da forma correta os cálculos de folha de pagamento e ficar em dia com a legislação trabalhista, é importante conhecer bem as informações que a compõem.
A boa notícia é que, para isso, não será preciso ter uma formação em contabilidade. Basta dar atenção a quatro elementos importantes. A seguir, mostraremos cada um deles.
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Faça classificação do colaborador
O primeiro passo para iniciar o cálculo de folha de pagamento é classificar o colaborador conforme a sua categoria profissional. As regulamentações e normas que regem como os valores trabalhistas serão calculados em cada categoria, são definidos por meio de uma convenção coletiva.
Sendo assim, é essencial que o departamento pessoal estude e analise essas regras. Quando seguidas da maneira correta são minimizadas as chances de erros que podem levar a retrabalhos e processos trabalhistas.
Analise as horas de trabalho
A próxima fase engloba a observação cuidadosa da folha de ponto de cada um dos colaboradores. O objetivo é analisar as horas trabalhadas, horas extras, descanso remunerado e jornadas adicionais. Nessa análise, também serão averiguadas as ausências ocorridas no mês, bem como as possíveis justificativas.
Caso existam, o DP investigará se foi apresentado um atestado médico (em situação de doença). Quando esse documento é apresentado, a falta pode ser abonada. Por outro lado, a inexistência do atestado médico leva ao desconto no pagamento bruto.
Cuide dos encargos sociais e imposto de renda
Em seguida, é necessário contabilizar as deduções vindas das contribuições feitas ao INSS e a outros encargos sociais, como o FGTS.
Após feito esse cálculo, o DP realiza o desconto do imposto de renda (IR). Vale ressaltar que tanto os encargos sociais como o IR são obrigatórios e devem ser pagos conforme as especificações da legislação trabalhista.
Dedução dos benefícios legais
Por fim, o DP precisa descontar os valores referentes aos benefícios legais (contribuição sindical, vale-transporte, vale-refeição, entre outros). Quando essa dedução é finalizada, é obtido o valor líquido a ser inserido na folha de pagamento dos funcionários.
Como gerenciar o processo de criação de uma folha de pagamento?
Uma folha de pagamento pode ser criada via processo manual, mecânico ou utilizando softwares de gestão. Atualmente, as evoluções tecnológicas têm feito parte em todos os setores da nossa vida, tanto pessoal quanto profissional.
Por isso, o uso de softwares é muito comum hoje, afinal, a automatização de registros e processamento de dados como descontos, horas extras, atrasos, faltas ou licenças previstas na CLT tornam atividades mais simples e rápidas.
Nesse sentido, é muito importante adotar um modelo para folha de pagamento em um sistema automatizado. Além dos benefícios citados, ele ainda facilita o entendimento do colaborador sobre as informações e descontos que são dispostos, como: repasses, despesas de salários e encargos sociais — INSS e FGTS.
Então, como escolher um modelo de folha de pagamento adequado?
Embora a folha de pagamento seja um item obrigatório — amparado pela Consolidação das Leis de Trabalho —, o seu formato não é especificado e por isso podem existir diversos modelos diferentes.
Entretanto, de modo geral, a sua estrutura deve seguir um padrão básico, contendo informações mínimas que podem ser observadas no guia definitivo da folha de pagamento.
Confira a seguir os principais modelos e ferramentas indicados!
Modelos feitos em Excel
O uso de programas como o Excel é recomendado pelas funcionalidades que eles dispõem. Os campos padronizados, as funções matemáticas e financeiras automatizadas se tornam uma grande vantagem na utilização dessa ferramenta.
Além disso, os gestores têm a oportunidade de fazer um acompanhamento mais próximo dos encargos e despesas mensais de cada colaborador.
No entanto, embora esse recurso seja muito interessante na hora de realizar projeções e construir um planejamento do corpo efetivo da empresa, ele pode apresentar aspectos que se tornem uma desvantagem, como ser manipulado por um número grande de funcionários e também por ser mais trabalhoso e passível de erros.
Modelos virtuais
Muitas empresas e também alguns órgãos públicos utilizam como padrão um modelo online de gerenciamento das folhas de pagamento. O formato pode ser conferido diretamente pelo computador ou ainda acessando a tela de um smartphone com acesso à internet.
Esse método além de favorecer a preservação do meio ambiente — eliminando os custos de impressão — garante a privacidade do colaborador.
Portanto, basta seguir os requisitos para gerar um holerite online e contar com um funcionamento bem simples, pois nessa versão são exibidas imagens com todos os dados e os campos não são alteráveis, garantindo ainda mais a segurança desse procedimento.
Com isso, todos os dados dos colaboradores estão acessíveis de maneira simplificada e ágil, visto que não há necessidade da manipulação de documento físico.
Vale ressaltar que quando o pagamento é feito via depósito em conta, descarta-se a necessidade da assinatura do colaborador no holerite. Nesse caso, de acordo com a CLT, basta que o colaborador confirme o pagamento assinando um recibo simples.
5 erros comuns na hora de calcular a folha de pagamento
Com certeza, a matemática que envolve o processo de cálculo da folha de pagamento é um pouco complexa. Porém, é possível facilitar esse procedimento se alguns erros comuns forem evitados. A seguir, elencamos os 5 mais cometidos pelos departamentos pessoais.
Não computar horas extras, faltas e atrasos
É importante pontuar que a folha de pagamento não é um documento estático (ou fixo). Uma vez que os valores que embasam os cálculos mudam mensalmente. Quando não existe essa consciência, o DP pode repetir os valores como se fossem padronizados.
Se isso acontecer, além de lançar quantias indevidas, o departamento pessoal pode deixar de registrar novos eventos ocorridos em um determinado mês. Uma maneira de evitar isso é por computar criteriosamente as horas extras, faltas e atrasos (valores que tendem a mudar) conforme acontecem.
Esquecer os reflexos do descanso semanal remunerado (DSR) na folha
Ao analisar o DSR, é necessário lembrar de dois pontos. O primeiro é que esse descanso já está incluído no valor mensal – no caso dos colaboradores mensalistas. Por outro lado, os profissionais horistas têm o DRS calculado com base nas horas trabalhadas.
Saindo desses contextos, focando agora nas horas extras e outros tipos de eventos, existe também a necessidade de calcular o DSR com base nessas alterações. Para não esquecer desses detalhes, o ideal é realizar uma conferência detalhada (todo mês).
Uma sugestão é incluir o cálculo do DSR no checklist feito pelo DP durante o processo de elaboração da folha de pagamento.
Cometer erros no cálculo de incidência do INSS, FGTS e IRRF
Na correria para fechar a folha de pagamento é fácil errar os cálculos referentes ao INSS, FGTS e o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Tais falhas podem gerar multas e outras punições judiciais para a empresa. Para não cometer esses erros, é essencial que o DP conheça as normas específicas de cada um desses cálculos.
Algo que ajuda muita são as tabelas que apresentam as alíquotas de descontos. Por exemplo, anualmente, a Receita Federal do Brasil (RFB) disponibiliza uma tabela referencial. O mesmo é feito pelo Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS).
Não transmitir os eventos da folha para eSocial
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado para facilitar o envio de informações das empresas para o Fisco. No entanto, muitas organizações ainda não conseguiram implantar e se adaptar a essa plataforma.
Dessa forma, esquecem, deixam de enviar, ou enviam dados incorretos. O resultado é a perda de prazos e o recebimento de multas judiciais. Para evitar esses prejuízos, a equipe do DP precisa conhecer as regras, prazos e eventos do eSocial.
Algo que facilita é a implantação de uma plataforma de gestão que automatiza o envio dos dados.
Não aplicar as regras estabelecidas na convenção coletiva na folha de pagamento
Em um tópico anterior, ressaltamos a importância de analisar a convenção coletiva da categoria dos trabalhadores para realizar o cálculo da folha de pagamento.
Afinal, nesse documento, existem regras que devem ser seguidas. É essencial que a equipe do DP conheça a convenção e se atualize, caso haja alterações.
Concluindo, garantir a segurança nesses processos por meio do uso adequado de um modelo de folha de pagamento é uma forma de manter resguardados os direitos dos trabalhadores e evitar problemas para empresa e também para os setores de DP e RH.
