O crescimento tecnológico das duas últimas décadas mudou a maneira de trabalhar de maneira global, inclusive no RH e DP. Exatamente por essa nova realidade, automatizar planilhas para recursos humanos e departamento pessoal é a maneira mais barata e simples de melhorar os processos e evitar erros.
Considerando as necessidades atuais dos dois setores, preparamos esse conteúdo para você ter em mãos os melhores materiais e planilhas para trabalhar. Você encontrará nesses materiais:
- Cálculos automatizados para evitar que você cometa erros;
- Aplicação mais clara dos indicadores de RH e DP;
- Organização dos processos do departamento;
- Passo a passo simplificado dos cálculos e das ações a serem tomadas.
Ao todo separamos os 10 materiais mais completos, tanto em planilhas para recursos humanos, quanto para departamento pessoal, com dados confiáveis e de credibilidade para aplicar de forma efetiva no dia a dia.
Confira!
Planilha de cálculo e controle de férias
Vamos recomendar diversas planilhas de departamento pessoal essenciais para o profissional do DP entregar cálculos sem erros.
O primeiro deles é nossa planilha de cálculo e controle de férias, um dos pontos mais complexos e trabalhosos da CLT. Caso ocorra um errinho, a empresa fica sujeita a multas, pagamentos a mais e processos judiciais.
O ônus financeiro resultante de falhas no controle de férias ocorre quando um funcionário não usufrui de seu direito de férias no período aquisitivo de 12 meses. Ou em casos piores, quando nem recebe o dinheiro referente ao período de descanso.
Nestes casos a CLT prevê que a empresa faça o pagamento dobrado de férias ao colaborador. Não ter um controle interno mínimo sobre as férias dos colaboradores é arriscado, não é?
O uso de planilhas para recursos humanos voltado para a gestão de férias permite o controle de férias dos colaboradores da sua empresa, otimiza sua rotina e traz mais segurança.
Vantagens dessa planilha:
- Agilidade no processo: com um dispositivo compatível – tablet, mobile ou PC -, você consegue acessar a planilha a qualquer momento. É possível visualizar bem os lançamentos e cálculos relativos a férias, tendo total controle da obrigação.
- Gestão de Férias: ter um processo organizado facilita toda a gestão do RH e DP. Permite que tarefas não se acumulem, que tenha remanejamento de pessoas se necessário e muito mais.
- Cálculo de pagamento de férias: insira algumas informações básicas e a planilha fará o cálculo das informações mais complexas. Assim, você diminui a chance de erros e possíveis penalidades trabalhistas.
Manual de avaliação de desempenho por competência
Apesar do DP lidar com muitos cálculos e áreas burocráticas, o RH também não fica atrás na quantidade de dados que precisam ser avaliados.
Através da avaliação por competência, informações fundamentais são levantadas para avaliar a atual situação daquele colaborador e verificar se está alinhado com a empresa. Veja abaixo os principais pontos a serem percebidos:
1. Produtividade
2. Cumprimento de metas
3. Relacionamento com outros empregados
4. Comunicação interna
5. Proatividade
Cada um desses itens são métricas que devem ser analisadas. Em alguns casos só dados não são suficientes – como no caso de um colaborador entregar 95% das tarefas no prazo. É importante ter contextos que embasam os resultados finais.
Aí está a necessidade do template de avaliação por competência da Convenia! Outras planilhas para recursos humanos podem ser interessante, como a de clima organizacional ou pesquisas gerais, como as de engajamento e satisfação.
Vantagens do material:
- Template personalizável: você pode modificar o modelo da avaliação de desempenho por competência com os critérios que importam para a sua empresa.
- Mapa comportamental e técnico: você terá um mapa completo levando em conta dados técnicos e dados comportamentais para você preencher, assim você avalia os critérios com a mesma eficiência.
- Relatório estratégico: com uma visão macro, você terá acesso a um mapa geral da empresa, observando onde deve focar seus esforços.
Modelo de holerite editável
A emissão do holerite como “recibo de pagamento” é prevista no artigo 464 da CLT e é obrigatória. O demonstrativo tem o principal objetivo de comprovar pagamentos, tanto de salário como também dos benefícios.
É importante que o holerite contenha informações claras sobre a empresa e o colaborador. Elas geralmente estão dispostas no cabeçalho, sendo as principais:
- Razão social da empresa;
- CNPJ;
- Nome completo do funcionário;
- PIS do colaborador (o mesmo do NIT e NIS);
- Cargo do colaborador (deve ter o mesmo código do registro em carteira).
Vale lembrar que há vários fatores que podem influenciar no pagamento de mês a mês, como a própria quantidade de dias, reajustes ou outros.
Após esses dados, também devem constar:
- Carga horária + valor do salário bruto (sem acréscimos ou descontos), conforme descrição no contrato de trabalho;
- Descontos: faltas não justificadas, contribuição sindical, INSS, benefícios, aviso prévio ou adiantamentos;
- Valores adicionais: bônus, adicional noturno ou de periculosidade;
- Bonificações: divisão de lucros, gratificação, comissão, ajuda de custo.
Pode ser uma tarefa árdua realizar e demonstrar os cálculos de salários, comissões, bônus, horas extras, entre outros, no holerite. Para padronizar e agilizar esse processo, criamos um modelo padrão de holerite, que você poderá preencher e entregar aos colaboradores de forma online.
Vantagens do material:
- Agilidade no processo: gere quantos holerites forem necessários de forma prática e rápida, em um único lugar.
- Template personalizável: o modelo é modificável para lançar os eventos da sua empresa: salário, comissão, DSR (Descanso Semanal Remunerado), INSS, IRRF, FGTS e encargos trabalhistas.
- Recibo de Pagamento: se adeque à legislação coletando mensalmente o recibo de pagamento de cada funcionário através de um modelo simples e profissional.
Planilha de controle de ponto e frequência
Se tem algo indispensável e sempre está em um checklist do departamento pessoal, é o controle de ponto e frequência! Há algumas maneiras de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, como os relógios de ponto cartográficos e digitais, o controle manual (feito em papel ou no Excel) e as mais modernas, como o controle de ponto eletrônico.
Realizar o controle de ponto dos colaboradores é primordial para que a empresa evite dor de cabeça, multas e despesas inesperadas. O controle de ponto serve também para contabilizar horas trabalhadas, folgas, faltas injustificadas, horas extras ou banco de horas.
Além disso, é preciso adicionar informações que devem constar no espelho ponto do colaborador. Ao todo são: nome completo do funcionário, horários de entrada e saída, horário de almoço e intrajornada e, caso tenha, contagem de horas extras.
É muita coisa em uma atividade só, e cada colaborador CLT precisa ter esse documento mês a mês. As planilhas de departamento pessoal podem facilitar a vida do RH de ver as taxas de absenteísmo. Tem o papel de também facilitar a vida do DP no cálculo de horas trabalhadas, extras etc.
Desenvolvemos uma planilha exclusiva e totalmente gratuita de controle de ponto e frequência para você usufruir.
Vantagens da planilha:
- Fórmulas prontas para agilizar os cálculos: basta você inserir os horários do ponto que o resultado total sai automaticamente.
- Controle de horas extras, faltas e atrasos: tenha acesso a essas informações de cada colaborador de maneira organizada.
- Dicas de materiais totalmente gratuitos: separamos 4 ferramentas que vão tornar o seu dia a dia mais ágil e produtivo.
Manual de entrevista de desligamento
Seja no pedido de demissão do colaborador ou no processo de desligamento realizado pela própria empresa, há certas regras legislativas que devem ser seguidas, além do próprio tratamento humanizado que deve ser implementado na entrevista de desligamento.
Há 4 tipos diferentes de demissão segundo a CLT, e em cada tipo, há regras específicas. O que não muda é a importância de se fazer uma entrevista de desligamento, mesmo naqueles casos de demissão por justa causa.
É através desta entrevista que o RH identifica os pontos de melhoria nas equipes, seja no processo ou na liderança, e consegue passar esse feedback com mais clareza para quem fica na empresa.
O RH realiza a entrevista de desligamento para conseguir entender as falhas na gestão de pessoas e realizar recrutamentos mais alinhados com a cultura da empresa e evitar turnovers.
Planilhas para recursos humanos podem até ajudar a calcular absenteísmo, turnover e outros indicadores que conversam com a entrevista de desligamento, mas ainda assim é uma atividade que requer uma metodologia à parte.
Preparamos um manual completo para o RH montar o próprio modelo, seguindo as boas práticas do setor.
Vantagens deste manual:
- Entenda a importância de utilizar um modelo de desligamento: Descubra como fazer um desligamento humanizado, diminuindo possíveis efeitos negativos neste processo.
- Saiba quais perguntas fazer: na entrevista de desligamento, não há espaço para perguntas mal formuladas. Criamos um roteiro com as melhores perguntas para esse momento.
- Você pode analisar o que foi coletado na entrevista: as respostas dos questionamentos são feedbacks valiosos que devem ser analisados. Saiba como usar esses dados para realizar mudanças na sua empresa.
Controle de atestado de saúde ocupacional (ASO)
O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é um documento que apresenta uma avaliação médica sobre um colaborador que será admitido, demitido ou faz parte do time da empresa há um certo período. É através deste atestado que a empresa tem os indicativos se o trabalhador está apto ou não para exercer determinada função.
Esse é um dos documentos que compõem o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO) e é obrigatório – de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
O ASO permite uma análise dos exames complementares e clínicos que ajudam a manter o histórico de saúde do colaborador na empresa. Controlar esse processo é extremamente importante para evitar doenças adquiridas no trabalho, penalidades judiciais, além de priorizar o bem-estar e a segurança do colaborador.
Veja as vantagens da planilha que criamos para o DP controle de ASO:
- Saiba se sua equipe está saudável: acompanhar esse processo permite adotar medidas que vão melhorar a saúde dos colaboradores, contribuindo para o aumento da produtividade da empresa.
- Evita processos trabalhistas: ao não realizar esses tipos de exames, o empregador está sujeito à multa pela infração do Artigo 168 da CLT, exposta também na NR-7. O valor pode variar de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
- Organização do processo: nessa planilha você controlará a periodicidade de cada exame, quanto tempo falta para a realização do próximo e a data limite. Tudo isso ao alcance dos seus olhos!
Pesquisa de Clima Organizacional
A pesquisa de clima organizacional é uma das ferramentas estratégicas utilizadas pelo setor de RH. Ela coleta dados e informações referentes à percepção que os colaboradores têm sobre a empresa e sobre o ambiente de trabalho em que estão inseridos.
Os principais fatores abordados são:
- Percepções sobre o espaço físico de trabalho;
- Qualidade da comunicação interna;
- Satisfação em relação aos salários e benefícios;
- Relacionamento com colegas de equipe e liderança;
- Volume de trabalho e distribuição de tarefas.
Dessa forma, o RH e toda a equipe de gestores podem realizar ações mais assertivas e alcançar melhores resultados internos, seja com comunicação, metodologias de trabalho e mudanças no ambiente de trabalho.
Planilhas para recursos humanos e departamento pessoal e outros materiais que podem conversar com nosso template de pesquisa de clima organizacional são: cálculo de turnover, indicador de absenteísmo e modelo de ESG para a empresa etc.
Vantagens do material:
- Template com 20 perguntas prontas: desenvolvemos um formulário com perguntas estratégias que abordam as principais questões organizacionais para você realizar a coleta de dados valiosos.
- Apoio em análise de dados: além de falar sobre a importância dessa estratégia e seus benefícios, explicamos como realizar a análise das respostas através do eNPS.
- Pessoas mais engajadas e produtivas na empresa: quando os colaboradores estão felizes e se sentem bem na organização, são mais produtivos. Com o nosso material você vai identificar as melhorias necessárias na sua empresa.
Planilha de cálculo de Pro-labore
Além dos colaboradores, há a remuneração dos sócios de uma empresa. Esse pagamento é chamado de pró-labore. O pró-labore é diferente de salário na legislação trabalhista, porém, obrigatória.
E também de acordo com a legislação brasileira, a remuneração dos sócios deverá ser feita por meio do Pró-Labore, que é um cálculo diferente de uma folha de colaborador CLT. Por ser bem mais específico, criamos uma planilha de cálculo de pró-labore automatizada, com o objetivo de facilitar o profissional do DP e evitar erros nesse pagamento.
Vantagens desta planilha:
- Pro-Labore vs Dividendos: algumas empresas optam por apenas distribuir dividendos, em vez de pagar Pro-Labore. Porém, o negócio corre o risco de ser autuado caso não haja nenhum Pro-Labore para sócios; e também se a remuneração for abaixo de um valor de salário de mercado pago para a função exercida pelo sócio.
- Calculadora de Encargos e Impostos: com esta planilha, você entende o valor a ser recolhido referente a encargos como (INSS) e imposto de renda (IRRF). Você saberá exatamente o valor líquido para pagamento e o quanto esse sócio custará para empresa.
- Aposentadoria: além de evitar passivo trabalhista, o pagamento via Pro-Labore garante que o sócio tenha aposentadoria pelo INSS, com recolhimento do valor para esta finalidade.
Organização da Escala de trabalho
A escala de trabalho é o período de tempo em que cada profissional trabalhará para a empresa, variando de acordo com os cargos e as funções internas. Em todos os casos, a produtividade da empresa está intimamente ligada à escala de trabalho dos colaboradores. É essencial que a gestão, junto com o DP/RH, controlem e organizem esse processo.
O que rege a escala de trabalho é a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Porém, a Constituição da República Federativa do Brasil, no artigo 7, também estipula limite da duração de uma escala de trabalho, que não pode exceder 8 horas diárias e 44 horas semanais de trabalho.
Pensando nas regras específicas e os diversos tipos de escalas, montamos um material completo para seu RH e DP ter mais facilidade na organização da tarefa. É uma forma de melhorar indicadores importantes, como absenteísmo e número de faltas justificadas.
Vantagens desta planilha:
- Evite processos trabalhistas na sua empresa: o controle de escalas evita excesso de horas extras, adicionais de atividades consideradas insalubres e até mesmo, cobranças excessivas de verbas rescisórias.
- Melhoria dos índices de absenteísmo: acompanhar esse processo ajuda na diminuição do absenteísmo e ainda permite avaliar a causa raiz da ausência dos colaboradores (doenças laborais, estresse etc.).
- Facilidade na organização de escalas: planeje escalas em poucos minutos, tenha a visão macro da agenda dos colaboradores e tome decisões assertivas.
Planilha de cálculo de turnover
O turnover é um dos principais indicadores de Recursos Humanos, métrica essencial para entender se empresa tem profissionais engajados com a cultura organizacional ou não. Quanto mais alto o nível de turnover, mais existirá a rotatividade de profissionais, impedindo crescimento do negócio.
Quando bem trabalhado, o turnover pode indicar para as empresas coisas importantes como:
- Qualidade do processo de recrutamento e seleção;
- Qualidade no processo de admissão de um funcionário e, consequentemente, também no onboarding;
- Capacidade de retenção de talentos na empresa.
O RH, sabendo da importância dessa métrica, periodicamente realiza o cálculo de turnover da empresa, para entender o que houve nos desligamentos.
O RH também realiza outras pesquisas e utilizam outras planilhas para recursos humanos para entender quantos colaboradores estiveram doentes, Para auxiliar o setor de recursos humanos, preparamos uma planilha automatizada que realiza o cálculo de turnover.
Vantagens da planilha:
- Aplicação imediata: em poucos minutos você conseguirá extrair informação importante sobre o turnover (saída de funcionários) na sua empresa.
- Compare os tipos de turnover: nem todo desligamento deve ser considerado ruim. Para isso, separamos na planilha dois tipos de turnover para sua análise. O turnover geral: considerando tanto desligamentos por vontade do funcionário quanto por vontade da empresa e turnover voluntário: apenas quando o desligamento ocorre por vontade do colaborador – que pode indicar uma insatisfação dos colaboradores.
- Projeção para o futuro: é bom saber o rumo da insatisfação dos colaboradores. Através do gráfico que será preenchido automaticamente, você terá dados para discutir com as equipes e trabalhar para melhorar.
Para além das planilhas para recursos humanos e departamento pessoal
Apesar das planilhas para recursos humanos e departamento pessoal serem uma grande parceira do dia a dia, há processos que podem ser realizados de maneira digital e inovadora sem o uso delas.
As planilhas trazem um grande ganho para organizações novas e pequenas, ou para empresas que estão organizando o RH para chegar em uma nova etapa de inovação de processos. Para empresas que querem – e devem – aplicar o RH 4.0, é imprescindível ir além das planilhas.
Atualmente, o RH 4.0 é considerado um grande ganho para a empresa por se conectar com o negócio estrategicamente. Há diversos softwares que auxiliam nas métricas tanto do RH quanto do DP.
As ferramentas trazem ainda segurança digital e jurídica, com bastante uso de dados seguros na nuvem – já pensou se o DP perde um arquivo fundamental de um ex-colaborador que entrou com uma reclamação trabalhista?
A inovação tecnológica garante organização de maneira geral, cria um clima de confiança entre empresa e colaboradores, além de permitir a criação de uma cultura organizacional mais coesa. As próprias lideranças serão capazes de gerir pessoas com ajuda direta do RH e DP.
Se sua empresa quer acabar com a fase das planilhas, está na hora de conhecer outras plataformas digitais. Pensando justamente nisto, preparamos um ebook completo sobre as funcionalidades da Convenia, um software de admissão digital, gestão de férias e colaboradores.
Você ainda pode experimentar a Convenia por 14 dias de graça, sem a necessidade de colocar dados bancários para olhar todas as funcionalidades!
